Аренда имущества у работника для использования в служебных целях

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Аренда имущества у работника для использования в служебных целях" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Когда не облагается НДФЛ компенсация за использование личного имущества работника в служебных целях?

Об освобождении от НДФЛ сумм возмещения расходов работника, связанных с использованием его личного имущества в интересах работодателя при выполнении трудовых обязанностей.

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ЧУДПО по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов ее работника, связанных с использованием личного имущества, и в соответствии со [K=14;P=34.2;T=статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации] (далее — Кодекс) разъясняет следующее.

В соответствии с пунктом 3 [K=14;P=217;T=статьи 217 Кодекса] не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку [K=14;P=207;T=глава 23 «Налог на доходы физических лиц»] Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации.

Согласно [K=17;P=188;T=статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации] при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Аренда имущества у работника

«Главная книга», 2009, N 11

(Как учесть арендную плату и какие налоги с нее нужно заплатить при применении общего режима налогообложения и УСНО)

В современных условиях не каждая организация может приобрести основные средства или дорогостоящее имущество. Решить эту проблему можно с помощью аренды имущества. Причем иногда его можно арендовать у работника. При этом у бухгалтеров возникают вопросы: как отразить аренду имущества в бухгалтерском учете, как учесть сумму арендной платы для целей налогообложения и нужно ли с нее удерживать какие-либо налоги? Об этом мы и расскажем в предлагаемой статье.

Оформление аренды имущества

После заключения в письменной форме договора аренды с работником вы должны оформить акт приема-передачи имущества. Этот акт из-за отсутствия унифицированной формы может быть составлен в произвольной форме и должен содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа . За образец можно взять и акты по форме N ОС-1 или N ОС-1а , убрав из них все ненужные графы и строки.

О налогообложении выплат по договору аренды транспортных средств с экипажем читайте в журнале «Главная книга», 2008, N 15, с. 39.

Статья 606, п. 1 ст. 609 ГК РФ.
Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Утверждены Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Учет аренды имущества при применении общего режима налогообложения

Получив имущество по акту приема-передачи, вы должны оприходовать это имущество на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» .

Суммы арендной платы в бухучете включаются в состав расходов по обычным видам деятельности .

Для налогового учета расходы на аренду в первую очередь должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и направлены на получение дохода . И при соблюдении этих условий суммы арендной платы можно отразить в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией .

Самым обоснованным является размер ежемесячных арендных платежей, приближенный к сумме ежемесячной амортизации по имуществу. Рассчитать ее можно исходя из рыночной стоимости полученного имущества и срока его полезного использования. Для подтверждения этих показателей составьте бухгалтерскую справку и храните ее на случай возможной проверки со стороны налоговиков.

По общему правилу датой отражения арендной платы является день расчетов, предусмотренный в договоре. А если это условие отсутствует, то расходы можно принять на последний день отчетного периода .

При этом ежемесячные акты об оказании услуг по договору аренды не требуются, если из договора понятно, какую сумму каждый месяц вы должны платить работнику .

Если организация собирается арендовать у сотрудника квартиру, например под офис, то нужно учитывать, что при проверке налоговики могут исключить арендные платежи из «прибыльных» расходов . И тогда доказывать возможность их учета придется через суд. Ведь договор аренды жилого помещения под офис, заключенный до перевода помещения в состав нежилых, ничтожен . Кроме того, в региональных законах за нарушение правил эксплуатации жилищного фонда может быть предусмотрен штраф, налагаемый на организацию .

Если договором аренды предусмотрено, что расходы на ремонт и на содержание арендованного имущества оплачивает ваша организация, то эти затраты также учитываются при исчислении налога на прибыль как расходы, связанные с производством и реализацией .

[3]

Только не забудьте их обосновать, собрав все необходимые подтверждающие документы. К примеру, при аренде у сотрудника автомобиля расходы на содержание подтверждаются:

  • для списания ГСМ — путевыми листами с подробным маршрутом следования, чеками с АЗС на приобретение ГСМ;
  • для списания расходов на ремонт — дефектной ведомостью произвольной формы, актом выполненных работ, актом на списание установленных на автомобиль запчастей, накладными на их покупку.

План счетов. и Инструкция по его применению, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.
Пункты 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.
Пункт 1 ст. 252 НК РФ.
Подпункт 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Подпункт 3 п. 7 ст. 272 НК РФ.
Письмо Минфина России от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559; Письмо УФНС России по г. Москве от 26.03.2007 N 20-12/027737.
Письмо Минфина России от 14.02.2008 N 03-03-06/1/93; Письмо УФНС России по г. Москве от 22.09.2008 N 20-12/089130.
Статья 168, п. 3 ст. 288 ГК РФ; п. 38 Постановления Пленума ВС РФ N 6, Пленума ВАС РФ N 8 от 01.07.1996.
Статья 2.1 КоАП РФ.
Статья 616 ГК РФ; п. 1 ст. 252, пп. 2 п. 1 ст. 253, пп. 11 п. 1, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Учет арендной платы при применении УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы»

При УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы» выплаченные работнику суммы арендной платы, а также оплаченные затраты на содержание и ремонт арендованного имущества вы можете включить в расходы .

Читайте так же:  Как пишется врио начальника

Подпункты 3, 4, 12 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Налоги с работника

Суммы, полученные от сдачи имущества в аренду, для работника являются доходом . А ваша организация, выплатившая ему эти суммы, выступает в качестве налогового агента . Это означает, что вы должны удержать с этих выплат НДФЛ :

(или) по ставке 13% — для резидентов. При этом работник имеет право на стандартные вычеты ;

(или) по ставке 30% — для нерезидентов.

Уплатить удержанный с дохода НДФЛ в бюджет вам нужно не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату этой арендной платы или дня ее перечисления на счет работника .

ЕСН, страховые взносы в ПФР и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев с суммы арендной платы, выплачиваемой работнику, вам платить не нужно .

Пример отражения в бухучете операций, связанных с арендой имущества у работника

Условие

В марте 2009 г. организация заключила со своим работником договор аренды ноутбука стоимостью 30 000 руб., который был принят ею по акту приема-передачи. Арендная плата за использование ноутбука составляет 4000 руб. в месяц. Ноутбук используется для работы бухгалтерии. Стандартные вычеты по НДФЛ работнику не предоставляются.

Решение

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи.

Подпункт 4 п. 1 ст. 208 НК РФ.
Пункт 1 ст. 226 НК РФ.
Пункты 1, 3 ст. 224, п. 4 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина России от 11.11.2008 N 03-04-05-01/417; Письмо ФНС России от 02.10.2008 N 3-5-04/[email protected]; Письма УФНС России по г. Москве от 05.09.2008 N 28-11/84360, от 07.04.2008 N 28-10/[email protected]
Пункт 3 ст. 210 НК РФ.
Пункт 6 ст. 226 НК РФ.
Пункт 1 ст. 236 НК РФ; п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ»; ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном. страховании от несчастных случаев на производстве. «; п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184; п. 22 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765.

Отчетность по доходу работника

Данные о доходе работника в виде арендной платы и сумм НДФЛ с нее вам нужно отразить в налоговой карточке по форме N 1-НДФЛ . Также вам следует включить сумму этого дохода, исчисленный и удержанный с него НДФЛ в справку по форме N 2-НДФЛ . Ее нужно будет подавать в ИФНС не позднее 1 апреля года, следующего за годом, в котором имущество арендовалось у работника . В этой справке доходы работника от аренды необходимо отразить по коду :

(или) 2400 — при аренде любых транспортных средств и средств связи;

(или) 1400 — при аренде иного имущества.

Не забудьте, что, арендуя имущество у работника, ваша организация становится налоговым агентом. И вы должны исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с сумм арендной платы. Иначе налоговики могут взыскать с вас пени и штраф за неперечисление этого налога .

Утверждена Приказом МНС России от 01.11.2000 N БГ-3-08/379.
Утверждена Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/[email protected]
Пункт 2 ст. 230 НК РФ.
Приложение N 2 к форме N 2-НДФЛ, утв. Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/[email protected]
Пункты 1, 7 ст. 75, ст. 123 НК РФ.

Аренда личного имущества у сотрудника

Вопрос-ответ по теме

Организация на УСН (доход минус расход)занимается производством теплиц. Директор решил предоставить личные инструменты для производства предоставить организации для работы. Как правильнее оформить чтобы не увеличивать доход УСНкак благотворительность или аренда инструментов. Мы хотим ремонтировать инструменты по перечислению и принимать расходы как расход УСН.

Безвозмездная передача в собственность не увеличит доход организации только в том случае, если передающей стороной является учредитель компании с долей в УК более 50%.

Передача в безвозмездное пользование инструмента увеличит налоговую базу по УСН в любом случае (независимо от того, учредитель предоставил право пользования или нет).

В случае заключения договора аренды расходы в виде арендной платы могут быть включены в расходы при расчете единого налога. Но вот расходы на ремонт инструмента и поддержание его в рабочем состоянии не могут уменьшать налоговую базу. Перечень расходов (ст. 346.16 НК РФ) является закрытым, и в нем поименованы только расходы на ремонт амортизируемых основных средств (подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Арендованные же у физического лица инструменты амортизируемым имуществом не являются.

Обратите внимание: из суммы арендной платы при выплате необходимо удержать НДФЛ. Страховыми взносами данная выплата не облагается.

Как оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении аренду личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля)

Сотрудник может использовать в работе свое личное имущество: транспортное средство, компьютер, телефон, факс и т. д.

Использование личного имущества сотрудника для служебных целей организация должна оплатить. Сделать это можно:

  • назначив ему компенсацию;
  • заключив с сотрудником договор аренды.

[1]

При аренде личного имущества сотрудника организация платит ему арендную плату, предусмотренную договором (ст. 606 и 614 ГК РФ).

Ситуация: может ли договор аренды имущества быть подписан одним и тем же человеком как со стороны арендодателя, так и со стороны арендатора, если организация арендует имущество у своего руководителя

Требования законодательства при этом не нарушаются. Человек не может заключить договор сам с собой, в том числе как представитель другого гражданина или организации (п. 3 ст. 182 ГК РФ). Однако на законного представителя организации – ее руководителя – это требование не распространяется.

В соответствии с требованиями гражданского законодательства РФ организацию в сделках, как правило, представляет ее руководитель, действующий на основании устава. Поэтому организация через своего руководителя может приобретать права и выполнять обязанности. Такой вывод следует из статей 53, 91 и 103 Гражданского кодекса РФ.

Таким образом, руководитель организации, заключая сделки (например, договор аренды) от ее имени, не выступает как самостоятельный участник гражданских правоотношений. То есть считается, что договор заключила организация. Аналогичные выводы содержит арбитражная практика (см., например, определения ВАС РФ от 19 декабря 2007 г. № 14573/07, от 18 января 2007 г. № 16517/06, постановления Президиума ВАС РФ от 11 апреля 2006 г. № 10327/05, от 1 ноября 2005 г. № 9467/05, постановления ФАС Московского округа от 1 февраля 2008 г. № КГ-А40/14593-07, от 10 июля 2007 г. № КГ-А40/4605-07, Поволжского округа от 5 июля 2007 г. № А65-13887/2006).

Поэтому, если организация выступает арендатором имущества своего руководителя, руководитель может подписать договор аренды как со стороны арендодателя, так и со стороны арендатора.

Арендованное имущество принимайте по акту о приеме-передаче и приходуйте на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» (Инструкция к плану счетов).

Читайте так же:  Надбавка к минимальной пенсии

В бухгалтерском учете сумму арендной платы относите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендовано имущество сотрудника:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 76
– отражена плата за аренду личного имущества сотрудника (сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору).

Пример отражения в бухучете аренды личного имущества сотрудника

В январе ООО «Альфа» (арендатор) заключило со своим сотрудником (арендодатель) договор аренды мобильного телефона. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 января следующего года. Стоимость телефона по соглашению сторон – 7500 руб. Ежемесячная арендная плата за телефон составляет 900 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие проводки.

Дебет 001
– 7500 руб. – принят на забалансовый учет мобильный телефон, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче).

Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:

Дебет 26 Кредит 76
– 900 руб. – списана арендная плата за пользование личным мобильным телефоном сотрудника.

НДФЛ и страховые взносы

Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нет, НДФЛ нужно начислять по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удерживайте при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы на сумму арендной платы не начисляйте. Связано это с тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, не признаются объектом обложения страховыми взносами. Такой порядок следует из части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и статьи 606 ГК РФ.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на арендную плату также начислять не нужно.

Объясняется это тем, что с доходов, полученных по гражданско-правовым договорам, взносы на страхование от несчастных случаев уплачиваются только в том случае, если такая обязанность предусмотрена договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации, применяющие упрощенку, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:

  • суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
  • затраты на оплату услуг связи (если организация арендовала мобильный телефон) (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

О том, как учесть при расчете единого налога при упрощенке расходы на ремонт имущества, арендованного у сотрудника, см. Как провести и отразить в бухучете и при налогообложении ремонт основных средств.

Затраты признаются только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 03-11-04/2/24 и УМНС России по г. Москве от 16 марта 2004 г. № 21-09/17094).

Пример начисления платы за аренду личного имущества сотрудника. Организация применяет упрощенку. Объект налогообложения – разница между доходами и расходами

ООО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог по ставке 15 процентов. В январе организация (арендатор) заключила договор аренды с секретарем Е.В. Ивановой (арендодатель). Объект аренды – личный факс сотрудницы. Срок действия договора – с 1 января по 31 декабря.

Стоимость факса по соглашению сторон – 6000 руб. Ежемесячная арендная плата – 500 руб.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Детей у Ивановой нет, поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ, предусмотренные подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, ей не предоставляются.

Сумма НДФЛ с арендной платы равна:
500 руб. × 13% = 65 руб.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» ежемесячно включает в состав расходов арендную плату в размере 500 руб.

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 и 2 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы, связанные с арендой личного имущества сотрудника, не влияют.

Как учесть при расчете единого налога при упрощенке расходы на ремонт имущества, арендованного у гражданина (сотрудника). Организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами

Ответ на этот вопрос зависит от вида арендованного имущества:

  • транспортные средства;
  • ККТ;
  • имущество, арендованное для обеспечения пожарной безопасности (например, системы оповещения о пожаре);
  • другое имущество.

Расходы на ремонт транспортного средства, арендованного у гражданина (сотрудника), учесть при расчете единого налога при упрощенке можно. Это объясняется тем, что такие затраты уменьшают налоговую базу как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Эту точку зрения подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 ноября 2006 г. № Ф04-8284/2005(27935-А45-40)).

Расходы на ремонт арендованной ККТ и имущества, арендованного для обеспечения пожарной безопасности, также можно учесть при расчете единого налога (подп. 10, 35 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

При этом должны быть соблюдены следующие условия:

  • по законодательству или согласно договору арендатор обязан проводить ремонт арендованного имущества за свой счет (ст. 616, 644 ГК РФ);
  • произведенные расходы соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Во всех остальных случаях затраты на ремонт имущества, арендованного у гражданина (сотрудника), учесть при расчете единого налога при упрощенке нельзя. Такую позицию налоговое ведомство объясняет тем, что подпункт 3 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ позволяет исключить из налогооблагаемых доходов расходы на ремонт только амортизируемых основных средств, которые признаются таковыми при расчете налога на прибыль (п. 4 ст. 346.16, п. 1 ст. 256 НК РФ). Однако основные средства, принадлежащие гражданам (сотрудникам), не относятся к амортизируемым основным средствам для целей налогообложения прибыли (п. 1 ст. 246, п. 1 ст. 256 НК РФ). Следовательно, суммы, израсходованные на ремонт такого имущества, доходов при упрощенке не уменьшат. Данный вывод подтверждает письмо УФНС России по г. Москве от 9 февраля 2007 г. № 18-11/3/11896. В отличие от организаций на общей системе налогообложения организации на спецрежиме не могут учесть эти расходы на основании статьи 264 Налогового кодекса РФ. Это связано с тем, что перечень расходов при упрощенке закрыт (ст. 346.16 НК РФ).

Аналогичный порядок действует и в случае субаренды имущества, принадлежащего гражданину (сотруднику). Это объясняется тем, что к таким договорам применяются правила о договорах аренды (п. 2 ст. 615 ГК РФ). Применительно к данной ситуации никаких исключений при отражении расходов на ремонт субарендованного имущества законодательством не предусмотрено.

Читайте так же:  Банкротство физического лица

Личное имущество в служебных целях

«Бухгалтерия и кадры», 2008, N 8

Оплачивать использование личного имущества сотрудника в служебных целях можно по-разному. Есть два распространенных способа — оформить с ним договор аренды и выплачивать ему компенсацию в рамках трудового договора. Оба способа применяются одинаково широко. Но порядок оформления, учет и налогообложение у них разные.

Зачастую для компании намного выгоднее и удобнее воспользоваться имуществом, принадлежащим сотруднику, чем приобретать его в собственность (кроме автомобиля, это может быть мобильный телефон, факс, компьютерная техника и др.). Если, конечно, человек согласен. Но ведь и для сотрудника подобное соглашение с работодателем является возмездным, а значит, материально привлекательным. Выплачивать сотруднику вознаграждение законодательство разрешает. Это можно делать в рамках договора аренды и в рамках трудового договора с сотрудником.

По договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное пользование (ст. 606 ГК РФ).

Одно из условий действительности договора аренды — это документальное подтверждение факта собственности имущества (п. 2 ст. 611 ГК РФ). Имущество сдается в аренду вместе со всеми его принадлежностями и относящимися к нему документами (техническим паспортом, сертификатом качества и т.п.), если иное не предусмотрено договором. Естественно, если эти документы у работника есть, то их следует приложить к договору. Если же их нет, то при составлении договора аренды необходимо отдельным пунктом прописать, что передача подтверждающей приобретение имущества документации в данном случае не предусматривается. В договоре нужно подробно расписать характеристики имущества и указать стоимость, по которой сотрудник-арендодатель оценил свой объект.

При заключении договора аренды необходимо составить акт приема-передачи имущества от сотрудника к работодателю. При его окончании или расторжении следует составить документ обратного содержания, подтверждающий переход права собственности от организации к работнику.

Арендованное имущество в бухгалтерском учете следует учитывать на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». В рамках договора аренды работодатель-арендатор обязан оплачивать все расходы по содержанию и текущему ремонту арендованного имущества (п. 2 ст. 616 ГК РФ). Эти расходы формируют расходы по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг (п. п. 5, 7, 9 ПБУ 10/99).

А арендные платежи отражают в бухгалтерском учете по дебету счетов учета расходов или счета 44 «Расходы на продажу» (если это предприятие торговли) в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример 1. Организация арендует у сотрудника компьютер, оцененный в соответствии с документами на его приобретение в 30 000 руб. В договоре аренды предусмотрена ежемесячная арендная плата в сумме 1000 руб. В июле организация оплатила ремонт компьютера в сумме 590 руб., в том числе НДС.

В учете организации сделаны следующие бухгалтерские проводки.

В момент принятия на учет арендованного компьютера:

  • 30 000 руб. — принят на забалансовый счет компьютер.

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 73

  • 1000 руб. — начислена арендная плата за использование компьютера сотрудника.

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 73

  • 1000 руб. — начислена арендная плата за использование компьютера сотрудника;

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 51 «Расчетный счет»

  • 590 руб. — оплачен счет за ремонт компьютера;

Дебет 26 Кредит 60

  • 500 руб. — отражена в расходах стоимость ремонта компьютера;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60

  • 90 руб. (590 руб. x 18% : 118%) — отражена сумма НДС, перечисленная поставщику.

Налог на прибыль

Сумму арендной платы можно учесть в целях налогообложения прибыли (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Расходы по содержанию арендованного имущества также признаются в целях налогообложения прибыли, поскольку поддержание объекта аренды в исправном состоянии в соответствии с законодательством является непосредственной обязанностью арендатора и главной особенностью договора аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ). К расходам в целях налога на прибыль исходя из условий примера 1 организация может относить ежемесячно 1000 руб., а в июле сумма налоговых расходов составит 1500 руб. (1000 + 500).

Доходы, полученные сотрудником от сдачи в аренду своего имущества, облагаются налогом на доходы физических лиц. Об этом прямо сказано в пп. 4 п. 1 ст. 208 и в п. 1 ст. 209 Налогового кодекса РФ.

Организация при этом является налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога (п. 1 ст. 226 НК РФ). Расчет НДФЛ производят по ставке 13 процентов, если сотрудник является налоговым резидентом, или 30 процентов, если он резидентом не является (ст. 224 НК РФ). Удержать начисленную сумму налога следует непосредственно из доходов работника при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Предположим, что сотрудник-арендодатель является налоговым резидентом. Ежемесячно в отношении НДФЛ с арендной платы, выплачиваемой сотруднику, бухгалтер должен делать такие проводки:

Дебет 73 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»

  • 130 руб. ((1000 руб. x 13%) — удержана сумма НДФЛ с арендной платы, причитающейся сотруднику;

Дебет 73 Кредит 50 «Касса» (51)

  • 870 руб. (1000 — 130) — выплачена арендная плата работнику за вычетом суммы НДФЛ.

ЕСН, взносы в ПФР и «по травме»

Единый социальный налог и страховые взносы в Пенсионный фонд РФ с суммы арендной платы, причитающейся сотруднику, организация начислять не должна. Этот вывод можно сделать на основании п. 1 ст. 236 НК РФ, где сказано, что объектом налогообложения признают выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг. Получаемая сотрудником арендная плата выплачивается не по трудовому договору и не является платой за труд, а следовательно, ЕСН и взносами в ПФР не облагается. Не нужно начислять и взносы «на травматизм» (п. 22 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы в ФСС РФ, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765).

Главное — не переусердствовать

Договор аренды привлекателен тем, что предприятие может арендовать у работников любое имущество. Заметим, что с помощью таких договоров можно экономить на большинстве зарплатных налогов и увеличивать налоговые расходы. Однако не следует забывать о том, что основным условием признания расходов при расчете налога на прибыль является их производственная необходимость и экономическая обоснованность (п. 1 ст. 252 НК РФ).

А слишком большое количество в организации таких договоров непременно привлечет внимание контролеров. Разумеется, они захотят увидеть и само это имущество. Поэтому нужно, чтобы арендуемый объект оказался в нужное время в нужном месте.

Компенсация

Другим широко распространенным способом оформить взаимоотношения работника и организации об использовании в производственных целях принадлежащего ему имущества (а также и сэкономить на зарплатных налогах) является компенсация стоимости (износа, амортизации) и расходов, понесенных им в связи с эксплуатацией данного имущества. Статья 188 ТК РФ предписывает делать это. А природа данной выплаты предусматривает, что за ее счет работник самостоятельно несет все расходы по содержанию имущества, за которое получает компенсацию (ремонт, страховка и т.д.).

Читайте так же:  Административно-технический персонал

Соглашение с сотрудником о выплате компенсации

Специальной формы договора об использовании имущества сотрудника с условием выплаты ему компенсации законодательством не предусмотрено. Однако в ст. 188 ТК РФ говорится, что размер такой компенсации определяют соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Поэтому уместно отразить взаимоотношения работника и работодателя в трудовом договоре, если при его заключении уже известно, что личное имущество работника будет использоваться в производственных целях. Если же подобная ситуация возникла неожиданно, то тогда нужно внести изменения в трудовой договор, подписав с сотрудником дополнительное соглашение. Как правило, компенсацию выплачивают вместе с заработной платой на основании приказа руководителя организации. Этот документ можно составить следующим образом.

На основании ст. 188 Трудового кодекса РФ приказываю:

  1. Установить Скворцову В.П. ежемесячную компенсацию за использование его личного принтера в служебных целях в размере 1000 (Одна тысяча) руб.
  2. Выплачивать Скворцову В.П. компенсацию начиная с 1 июня 2008 г.

Основание: дополнительное соглашение от 1 июня 2008 г. N 1 к трудовому договору от 15 июня 2007 г. N 55.

С приказом ознакомлен: Скворцов

В бухгалтерском учете расходы по выплате компенсации за использование личного имущества в служебных целях являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы по начислению компенсации за использование личного имущества в производственных целях отражаются по дебету счетов учета затрат в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Размер таких компенсационных выплат Трудовой кодекс не ограничивает. Но Налоговый кодекс РФ связывает порядок начисления многих налогов на такие выплаты с «установленными нормами». Поэтому суммы могут быть любыми (разумными, конечно!), но при единственном условии — отражении в трудовом договоре. Это и можно считать установленной нормой.

Итак, сумма компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях в пределах норм при расчете налога на прибыль учитывается в составе расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). Зарплатными налогами она не облагается. Иначе дело обстоит, если сумма фактической выплаты такой компенсации превысит сумму, оговоренную в трудовом договоре. Сумма превышения не войдет в налоговую базу по налогу на прибыль, с нее нужно будет удержать НДФЛ, начислить на нее взносы «на травматизм». Не нужно только начислять ЕСН и пенсионные взносы, поскольку эта сумма не формирует «прибыльную» базу (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Для удобства сведем эти нормы в таблицу:

Пример 3. ООО «Мечта» с 1 июня 2008 г. установило сотруднику — налоговому резиденту В.П. Скворцову компенсацию за использование его принтера. Размер компенсации установлен в трудовом договоре в размере 1000 руб. в месяц. Процент отчислений организации в ФСС РФ на обязательное страхование от несчастных случаев составляет 0,2 процента.

В июле 2008 г. в период отчетной кампании принтер Скворцова использовали с повышенной нагрузкой. Поэтому в этом месяце директор выплатил работнику компенсацию в большем размере — 3000 руб., не внеся изменений в трудовой договор. Оклад Скворцова составляет 10 000 руб. в месяц. Права на стандартные налоговые вычеты он не имеет.

При расчете налоговой базы по НДФЛ сотрудника за июль бухгалтер исключил из его налогооблагаемого дохода 1000 руб. — сумму компенсации за использование в служебных целях личного имущества, предусмотренную договором. НДФЛ удержан с двух сумм: 10 000 руб. и 2000 руб. (3000 — 1000). Сумма налога составляет соответственно: 1300 руб. (10 000 руб. x 13%) и 260 руб. (2000 руб. x 13%).

На руки сотрудник получит: зарплату в сумме 8700 руб. (10 000 — 1300) и компенсацию в сумме 2740 руб. (3000 — 260).

В налоговую базу по ЕСН и пенсионным взносам входит доход работника в размере 10 000 руб. А в расчетную базу по взносам «на травматизм» включается 12 000 руб. (10 000 + 3000 — 1000). В налоговых расходах на оплату труда за месяц можно учесть 11 000 руб. (10 000 + 1000).

Организация работает на общей системе налогообложения и применяет ПБУ 18/02. На превышение компенсации над установленной суммой в размере 2000 руб. (3000 — 1000) бухгалтер начислил постоянное налоговое обязательство в размере 480 руб. (2000 руб. x 24%). Таким образом, в июле 2008 г. бухгалтер «Мечты» сделал проводки в отношении выплат Скворцову:

Дебет 20 «Основное производство» Кредит 70 «Расчеты по оплате труда»

  • 10 000 руб. — начислена зарплата за июль;

Дебет 20 Кредит 73

  • 3000 руб. — начислена компенсация за использование личного имущества;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»,

  • 1300 руб. — удержан НДФЛ с зарплаты работника;

Дебет 73 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»,

  • 260 руб. — удержан НДФЛ с компенсации за использование личного имущества;

Дебет 20 Кредит 69, субсчет «Расчеты по ЕСН»,

  • 2600 руб. (10 000 руб. x 26%) — начислен ЕСН в федеральный бюджет, в ФСС РФ, в ТФОМС, в ФФОМС;

Дебет 69 «Расчеты по ЕСН, зачисляемому в федеральный бюджет» Кредит 69, субсчет «Расчеты с ПФР»,

  • 1400 руб. (10 000 руб. x 14%) — отражен налоговый вычет (начислены взносы в ПФР);

Дебет 20 Кредит 69, субсчет «Расчеты с ФСС РФ по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»,

  • 24 руб. (12 000 руб. x 0,2%) — начислены страховые взносы «на травматизм»;

Дебет 99 Кредит 68 «Расчеты по налогу на прибыль»

  • 480 руб. — начислено постоянное налоговое обязательство на сумму компенсации, выплаченную сверх норм.

В день выплаты зарплаты:

Дебет 70 Кредит 50

  • 8700 руб. — выплачена зарплата работнику;

Дебет 76 Кредит 50

  • 2740 руб. — выплачена компенсация работнику.

Об этом сказано в Письме Минфина России от 15 августа 2005 г. N 03-03-02/61.

Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля

«Требуется водитель с собственным а/м. Стабильная зарплата, оплата ГСМ». Объявления с вакансиями подобного рода встречаются достаточно часто. Однако оформить отношения с работниками, использующими для служебных поездок собственную машину, можно тремя разными способами. И каждый из них имеет налоговые нюансы.

Вариант первый. Ссуда

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль, без ограничений и рисков.

Минусы:

  • Необходимость заключения дополнительного договора.
  • Работник не получает дополнительного вознаграждения.
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС.

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной (договор ссуды). Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации (учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ). Поэтому фирма может учитывать не только расходы на ГСМ (ст. 695 ГК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), но и расходы по ремонту (текущему и капитальному), техобслуживанию, страхованию и так далее (ст. 695 ГК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Читайте так же:  Свидетельство о регистрации ип

Документальное оформление данных расходов будет в точности таким же, как и по собственному транспорту организации. То есть для учета расходов, помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, услуг по страхованию и т п.

Договор ссуды избавит организацию и от проблем с единым социальным налогом и НДФЛ. Ведь по договору ссуды никаких выплат за предоставление машины в пользу сотрудника не производится (он может получать более высокую зарплату чем та, которую ему установили бы при работе на автомобиле организации). Соответственно базы для начисления налога не возникает.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможность использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Для этого нужно всего лишь оформить приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником. Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные.

Вариант второй. Аренда

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без ограничений.
  • Работник получает дополнительное вознаграждение.

Минусы:

[2]

  • Необходимость заключения дополнительного договора.
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС.
  • Риск доначисления ЕСН, если автомобилем управляет собственник.
  • Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.

Если помимо компенсации стоимости ГСМ работодатель планирует выплачивать сотруднику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды уже не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, ТО и страховку. Но при условии, что эти обязанности арендатора прямо зафиксированы в договоре (ст. 644 и 646 ГК РФ, пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание, что в данном случае оформлять нужно договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо. В то же время законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда в этом случае существует риск доначисления ЕСН, т.к. налоговая может посчитать, что на деле заключен договор аренды с экипажем).

Поскольку аренда не признается услугой, с арендной платы ЕСН начисляться не должен (ст. 38, п. 1 ст. 236 НК РФ). Одновременно арендная плата является доходом сотрудника (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ) при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Вариант третий. Компенсация

Плюсы:

  • Не нужно заключать дополнительный договор.
  • Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС.
  • Работник получает дополнительное вознаграждение.
  • Выплаты не облагаются НДФЛ и ЕСН.

Минусы:

  • Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах.
  • Возможны споры с налоговой по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и ТО.

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае нет необходимости заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса гласит: если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).
Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации за износ, а не оплаты ГСМ!), который можно учесть при налогообложении ограничен (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1,2 тыс. руб. в месяц. А для более мощных авто — 1,5 тыс. руб. в месяц.

А вот ЕСН и НДФЛ компенсация облагаться не будет. Причем, независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ст. 238 и 217 НК РФ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций. Главное, чтобы они выплачивались в соответствии с законодательством, то есть по правилам статьи 188 ТК РФ.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и ТО, так как они не являются доходом сотрудника в том смысле, которое этому понятию придает ст. 41 НК РФ. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Ведь для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Источники


  1. Правоведение. — Москва: Мир, 2008. — 319 c.

  2. Арсеньев К. К. Заметки о русской адвокатуре; Автограф — М., 2013. — 560 c.

  3. Скворцова, М.В. Англо-русский словарь сокращений. Бизнес, банки, финансы, статистика, экономика, юриспруденция / М.В. Скворцова. — М.: Филоматис, 2014. — 527 c.
  4. Зайцев, Р. В. Признание и приведение в исполнение в России иностранных судебных актов / Р.В. Зайцев. — М.: Wolters Kluwer, 2013. — 208 c.
Аренда имущества у работника для использования в служебных целях
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here