Бухгалтерский учет подотчетных денег

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Бухгалтерский учет подотчетных денег" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Бухгалтерский учет подотчетных денег

05. 05. 2019, Buhscheta.ru

Бухгалтерский учет расчетов с внебюджетными фондами. Подробнее

20. 01. 2019, Buhscheta.ru

Общий порядок применения с 01.01.2019 ставки НДС 20%. Подробнее

17. 11. 2018, Buhscheta.ru

Международный бухгалтерский стандарт 16 «Имущество, сооружения и оборудование»( Основные средства). Подробнее

Последние встроенные тесты

Бух.Учет на практических примерах

Веб-сайт www.buhscheta.ru направлен на создание бесплатного доступа к полной базе данных бухгалтерских проводок, которые используются в бухгалтерском учете.

Понятная схема учета, где для каждой учетной записи, просто определить, как данная проводка используется в практике бухгалтерии,и какой он может быть по отношению к Вашим счетам.

Денежные средства, выданные под отчет: бухгалтерский учет

«Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании», 2012, N 4

Передача денежных средств под отчет сотруднику практикуется в большинстве организаций для упрощения и оперативности расчетов. Принимая к учету документы, явившиеся основанием для отражения операций с подотчетными суммами, бухгалтер должен проверить правомерность выдачи работнику денег под отчет, а также целевое расходование таких средств и наличие оправдательных документов.

Подотчетные суммы представляют собой денежные средства, выдаваемые штатным сотрудникам организации на хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки. Порядок их выдачи, подтверждения их использования, возврата неиспользованных средств является общим независимо от целей, на которые они выданы. Исключением являются отдельные положения гражданского и трудового законодательства, которыми могут устанавливаться особые правила.

В бухгалтерском учете для отражения операций по подотчетным суммам используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет по счету ведется по каждой сумме и каждому подотчетному лицу.

В зависимости от того, в каком качестве признает организация невозвращенные суммы — как недостачу или как задолженность, будет различаться бухгалтерский учет этих операций.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Типичные проводки по операциям с подотчетными суммами с использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» показаны в таблице 1.

Бухгалтерские проводки по операциям с подотчетными суммами

Выдача подотчетных сумм может осуществляться через кассу или с использованием корпоративных пластиковых карт.

Выдача из кассы подотчетных сумм производится на основании заявления работника и соответствующей визы руководителя с оформлением расходного кассового ордера, а списание израсходованных сумм — на основании авансового отчета, утвержденного руководителем или уполномоченным лицом, с оформлением приходного кассового ордера. Авансовый отчет представляется в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу подотчетного лица.

Возможна ситуация, когда денежные средства подотчетным лицом израсходованы в размере большем, чем выдано под отчет. Страховщик обязан возместить перерасход, если подотчетное лицо:

  • выполняло порученное ему задание и при этом не был установлен лимит расходования денежных средств;
  • предъявило авансовый отчет и подтверждающие документы.

Выдача денежных средств страховщиком с целью возмещения перерасхода также оформляется расходным кассовым ордером.

В случае же, когда подотчетная сумма не израсходована или израсходована не полностью, она должна быть возвращена в кассу. Неизрасходованный остаток фиксируется в авансовом отчете и приходуется в кассу с оформлением приходного кассового ордера.

Окончательный расчет по авансовому отчету осуществляется в срок, установленный руководителем. Обратим внимание на то, что в соответствии с Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» с 2012 г. не действует правило о необходимости возвращать неиспользованный аванс в течение трех рабочих дней.

По общим правилам невозвращенные в срок подотчетные суммы переносятся в бухгалтерском учете на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Отражение операции осуществляется в момент, когда наступил срок для ее возврата.

Невозвращенная сумма по заявлению подотчетного лица может быть удержана с его заработной платы. По соглашению сторон допускается возврат с рассрочкой платежа. При этом в соглашении должны быть указаны суммы и даты очередных платежей.

Если же подотчетное лицо не соглашается вернуть неизрасходованную сумму, страховщик вправе обратиться в суд.

[1]

Некоторые организации не переносят невозвращенные суммы в состав недостачи, а расценивают ее как задолженность работника. При этом все последующие операции отражаются с использованием счета 71. Определим особенности учета, когда невозвращенные подотчетные суммы аккумулируются на счете 71.

Если невозвращенная сумма числится за уволившимся сотрудником, с момента его увольнения она должна быть переведена в состав прочей задолженности на счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Если уволенный работник дал письменное обязательство о добровольном возврате неизрасходованной подотчетной суммы, но в дальнейшем не исполняет это обязательство, непогашенная задолженность может взыскиваться через суд.

Страховщик должен принять все предусмотренные законодательством меры для возвращения подотчетных сумм. Если это оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой давности, то задолженность подлежит списанию.

Отдельные бухгалтерские проводки с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» приведены в таблице 2.

Бухгалтерские проводки по списанию подотчетных сумм

Признание задолженности убытком не влечет ее аннулирования. Она должна учитываться в течение пяти лет на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Для признания задолженности безнадежной в наличии должны быть документы, подтверждающие выдачу подотчетной суммы, срок ее возврата и пр., а также приказ руководителя о списании задолженности.

Обратим внимание на то, что срок исковой давности начинает отсчитываться по окончании срока, на который были выданы деньги. Срок исковой давности по подотчетным суммам является общим и составляет три года, о чем указано в Письмах Минфина России от 15.09.2010 N 03-03-06/1/589, от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610.

С момента списания задолженности возникает доход у подотчетного лица в сумме невозвращенных денежных средств, который подлежит обложению НДФЛ.

Доход, подлежащий обложению НДФЛ, возникает и в случае, когда страховщик принимает решение о прощении долга. В такой ситуации рекомендуется оформить соответствующее соглашение с сотрудником (задолжником).

Для того чтобы предотвратить сложности при учете операций с подотчетным лицами, бухгалтерии страховой организации рекомендуется осуществлять постоянный мониторинг подотчетных сумм, в том числе проверять состояние расчетов по суммам, числящимся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». При установлении факта отсутствия авансовых отчетов или невозвращенных сумм необходимо незамедлительно востребовать их с ответственных лиц и принимать прочие меры, не противоречащие действующему законодательству. Особому контролю должна подвергаться задолженность, числящаяся за увольняющимися работниками и работниками, которым предстоит уйти в отпуск.

1.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится по расходным кассовым ордерам.

Для выдачи наличных денег на расходы работнику под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных дене [5].

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий [4]. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является активно – пассивным, на нем одновременно учитывается как дебиторская задолженность, так и кредиторская. Начальное дебетовое сальдо показывает наличие дебиторской задолженности на начало месяца, а кредитовое сальдо – наличие кредиторской задолженности на начало месяца. Дебетовый оборот показывает увеличение задолженности подотчетных лиц по выданным суммам и уменьшение задолженности организации перед ними. Кредитовый оборот показывает увеличение задолженности перед подотчетными лицами организации и уменьшение дебиторской задолженности. Конечное дебетовое сальдо показывает наличие задолженности подотчетных лиц перед организацией, а конечное кредитовое сальдо наличие задолженности организации перед подотчетными лицами.

Подотчетные суммы для контроля над их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: Дт 71 Кт 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан, он должен быть, подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет.

Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получило, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 07,08,10,41 Кредит 71 – оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

Дебет 20,25,26 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, необходимые для нужд производства.

Дебет 28 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Дебет 19 Кредит 71 – учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 – произведен налоговый вычет.

Дебет 44 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).

Дебет 91/2 Кредит 71 – затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов;

Дебет 91/2 Кредит 19 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Дебет 94 Кредит 71 – отражена сумма недостачи по вовремя невозвращенному авансу;

Дебет 70 Кредит 94 – удержана сумма неизрасходованного аванса из заработной платы сотрудника или

Дебет 73 Кредит 94 – если сумма неизрасходованного аванса не может быть удержана из оплаты труда работника;

Дебет 50 Кредит 71 — оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

Дебет 73 — Кредит 94 – взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные имущество в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации. [6, 102]

Служебные командировки так же учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Предприятия, как правило, ведут специальные журналы – «Журнал учета работников, прибывших из командировки» и «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Командированному работнику возмещаются следующие расходы по командировке, при наличии приложенных оправдательных документов:

расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;

расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;

расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;

суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;

различные страховые и комиссионные сборы;

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

сборы за услуги аэропортов, вокзалов;

расходы на провоз багажа

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути.

Однако если работник направлен в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные ему не выплачиваются.

Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма №Т-10), которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя. В нем указывается фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет (форма №АО-1), который подтверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные им расходы.

Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ размер суточных определяется руководителем организации самостоятельно, он устанавливается в трудовом договоре, либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. При установлении размера суточных организации (за исключением бюджетных) ничем не ограничены. Организация может установить любой размер суточных, причем он может быть различным для разных должностей или, например, для разных городов. Если работники ездят в командировки за границу, то необходимо разработать нормативы суточных и для зарубежных командировок.

С 2009 года размер суточных для целей налогообложения прибыли не нормируется, то есть организации могут уменьшать налогооблагаемую прибыль на всю сумму суточных в размере, установленном внутренним локальным нормативным актом. Однако нужно помнить, что в п.3 ст.217 НК РФ установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления НДФЛ: для командировок по России – 700 руб. в сутки; для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Соответственно, если суточные работникам выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета [6, 126].

Расчеты с подотчетниками — проводки, примеры, законы

Практически ни одна современная организация в ходе своей деятельности не обходится без операций с подотчетными лицами. Выдача наличных на хозяйственные нужды, возврат неиспользованных командировочных средств — многие предприятия сталкиваются с этим каждый день. В статье мы расскажем о специфике работы с подотчетниками, а также на примерах рассмотрим типовые бухгалтерские проводки.

Особенности операций с подотчетными лицами

Подотчетным лицом называют сотрудника организации, которые получает средства для использования в хозяйственных целях и за использования которых обязан отчитаться. Работник может получить деньги под отчет как в виде наличных (через кассу), так и в безналичной форме (путем перечисления на банковскую карту).

Как правило, выдача средств осуществляется на основании заявления сотрудника, при наличии согласования руководителя. В заявлении подотчетное лицо указывает сумму к выдаче, а также цели, на которые необходимо выделение средств.

По факту использования полученных ранее средств сотрудник обязан отчитаться — предоставить авансовый отчет и документы, подтверждающие сумму оплаты. Законодательно зафиксированы сроки, в которые работник должен предоставить отчет. В зависимости от ситуации, срок подачи авансового отчета составляет:

  • 3 дня — для отчета по средствам, выданным на хозяйственные нужды;
  • 3 дня — для отчета по средствам, выданным на командировку;
  • 5 дней — для отчета по средствам, выданным на командировку за границу.

Если по факту сдачи авансового отчета было выявлено, что сотрудник израсходовал средств больше, чем ему было выдано ранее, предприятие осуществляет доплату суммы. В случае обнаружения остатка, его сумма возвращается работником через кассу.

Следует отметить, что средства подотчетному лицу могут быть выданы не только авансом. Работник может приобрести товар (оплатить услуги), необходимый в производственной деятельности предприятия за собственные средства. Оформив авансовый отчет и предоставив квитанцию об оплате, сотрудник получает возмещение потраченных средств.

Типовые проводки по операциям с подотчетными лицами

Основные операции с подотчетными лицами рассмотрим на примерах.

Приобретение товара с перерасходом подотчетной суммы

ООО «Омега 1» через кассу были выданы средства сотруднику хозяйственного отдела Исаев К.Р. в сумме 34 500 руб. на покупку канцелярских принадлежностей. Фактически Исаев потратил 36 200 руб, о чем предоставил соответствующие документы. На основании авансового отчета и квитанций, Исаев была компенсирована сумма перерасхода.

В учете ООО «Омега 1» были сделаны такие проводки:

Учет расчетов с подотчетными лицами

Зачастую компании сталкиваются с ситуацией, когда сотруднику нужно выдать наличность под отчет. Как осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами, вы можете узнать из данной статьи.

Подотчетные лица

Подотчетные лица – это работники компании, получившие из кассы некоторую сумму денег под отчет. То есть, они обязаны будут отчитаться о потраченных суммах. Перечень подотчетных лиц и процедура выдачи им денег устанавливает управляющий компании.

Под отчет деньги выдаются в следующих случаях:

  • На командировки;
  • На хозяйственные затраты (приобретение различной продукции, необходимой для осуществления деятельности);
  • На представительские расходы.

Процедура выдачи подотчетных денег

  1. Наличие распоряжения управляющего организации в письменном виде.
  2. Перечень сотрудников, которым можно выдавать деньги.
  3. Размер выдаваемых подотчетных денег.
  4. Срок, в который подотчетные лица должны вернуть деньги.
  5. Сроки, в которые работник обязан отчитаться о потраченных средствах.
  6. Процедура выдачи подотчетных денег должна быть полностью соблюдена.
  7. Процедура выдачи наличности лицам, отчитавшимся по полученным ранее суммам, должна быть также соблюдена.
  8. Передавать подотчетные суммы посторонним лицам категорически запрещено.

Более подробно о порядке выдачи денег в подотчет из кассы читайте в статье.

Отчет о потраченных суммах

Подотчетные лица должны предоставлять управляющему организации отчет о потраченных средствах. Сделать они это должны в трехдневный срок со дня получения денег. Если средства выдавались на командировочные затраты – в течение трех дней со дня возвращения из командировки.

Учетные документы подразделяются на три вида.

Первичные документы составляют бухгалтерские сотрудники на основании должностной записки.

Второй вид документации готовится самим сотрудником в процессе исполнения поставленной задачи. К таким документам относятся:

  • Билеты на проезд;
  • Кассовые чеки;
  • Накладные на продукцию;
  • Счета-фактуры;
  • Квитанции к приходникам.

После того, как поставленная рабочая цель была выполнена, готовится итоговая документация, то есть сотрудник подготавливает авансовый отчет относительно потраченной суммы и сдает его в бухгалтерию. Также, управляющему организации нужно будет отчитаться о результатах выполнения задания. Если работнику пришлось потратить собственные средства, то компания возместит их при условии предоставления подтверждающих бумаг.

Бухгалтерский учет подотчетных средств

Выдача денег работникам под отчет оформляется по дебету счета 71 «расчеты с подотчетными лицами». Проводка выглядит следующим образом: Д 71 – К 50. Если деньги выдаются безналичным способом, по кредиту используется счет 51.

В случае возвращения непотраченных денег обратно в кассу используется проводка: Д 50 – К 71.

Если подотчетная сумма не была возвращена в установленный срок, проводка следующая: Д 94 – К 71.

Эта, невозвращенная в срок сумма, удерживается из зарплаты работника: Д 70 – К 94.

Командировочные расходы

Рассмотрим подробнее, как осуществляются и учитываются расходы на командировки сотрудников.

Командировка предполагает поездку сотрудника в другой город, регион или страну для выполнения порученной работы. Любая командировка должна быть оформлена документально:

  • Рабочее задание для направления в командировку;
  • Отчетность о выполнении работы;
  • Приказ о том, что сотрудника необходимо отправить в командировку;
  • Удостоверение на командировку.

В течение трех дней (если командировка заграничная – в течение десяти дней) по возвращению из командировки работник должен сдать в бухгалтерию авансовую отчетность, подтверждающую использование средств по назначению. К авансовому отчету необходимо приложить бумаги, подтверждающие произведенные расходы.

Оплата расходов в командировке

Сотруднику, отправленному в командировку, организация оплачивает:

  • Расходы на проживание;
  • Затраты на проезд;
  • Суточные затраты;
  • Иные затраты.

Подотчетная сумма (аванс) на командировку рассчитывается путем сложения ожидаемых сумм на данные затраты. Выдают аванс в рублях, но если командировка зарубежная, деньги выдаются в валюте страны, куда отправляют работника.

Для получения валюты нужно открытие валютного счета в кредитной организации. Валюту на командировку можно получить только с этого валютного счета. Получить денежные средства в валюте можно не раньше, чем за 10 дней до выезда в командировку. Одновременно с выдачей денег, управляющий организации должен получить в банке справку, являющуюся основанием для вывоза из страны наличной валюты.

Если сотрудник не использовал всю полученную валюту, он может вернуть деньги в кассу либо в валюте, либо в рублях.

Основные проводки

Учет расходов с подотчетными лицами осуществляется с помощью следующих проводок:

  • Д 71 – К 50-1 – выдача подотчетному лицу наличности на командировку;
  • Д 71 – К 51 – подотчетную наличность перечисляют на счет сотрудника в банке;
  • Д 50 – К 71 – подотчетный сотрудник вернул в кассу деньги, которые он не использовал;
  • Д 20 – К 71 –расходы на командировку списывают на себестоимость товаров;
  • Д 10, 15, 41 – К 71 – списание затрат на приобретение активов подотчетным работником;
  • Д 94 – К 71 – списание наличности, не возвращенной сотрудником в установленный срок;
  • Д 70 – К 94 – не возвращенная наличность вычтена из зарплаты сотрудника.

Все типовые проводки расчетов с подотчетными лицами можно найти в следующей статье.

Выдача средств на покупку ТМЦ

Если деньги под отчет выдаются на покупку материальных активов, то 71 счет корреспондирует с такими счетами, как «материалы» (10), «заготовление и покупка активов» (15), «продукция» (41).

В случае, когда работник вернул подотчетные суммы позднее установленного срока, эта сумма списывается в дебет 94 счета, делается проводка Д 94 – К 71. В последствие эта сумма удерживается из зарплаты сотрудника: Д 70 – К 94.

Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами

Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами – 71. Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже.

Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет. Порядок заполнения авансового отчета с возможностью скачать бланк и образец этого документа будет приведен в ближайшей статье.

В Плане счетов для цели отражения взаиморасчетов с лицами, которым выдаются денежные средства под отчет, предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные лица — это работники организации, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании. В качестве отчета выступает авансовый отчет, заполненный по форме АО-1.

Для получения подотчетной суммы работник должен написать заявление в произвольной форме. Это заявление должно быть в обязательном порядке заверено руководителем организации, также руководитель должен сделать на заявлении отметку о размере подотчетной суммы, которую необходимо выдать данному сотруднику, и о сроке, на который она выдается.

Запрещено выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому. Ограничений по сумме, которая может быть выдана работнику под отчет, нет.

[3]

Денежные средства могут быть выданы работнику как наличными из кассы, так и безналичными путем перечисления на личный расчетный счет работника, последний вид имеет ряд своих преимуществ, особенно, если сотрудник находится вдали от организации.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников
(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено > 8000 книг

Бухгалтерский учет подотчетных денег

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

В бухгалтерском учете проводка по выдаче наличных денежных средств подотчетному лицу выглядит следующим образом Д71 К50, выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (образец которого можно скачать здесь). Выдача подотчетной суммы безналичными денежными средствами учитывается проводкой Д71 К51.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы. Неизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71, данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в этой статье).

Если деньги выданы на командировку

Сумма, истраченная на командировочные расходы, включается в себестоимость продукции, о формировании которой подробно рассказано в этой статье. При этом сч. 71 корреспондирует со счетами 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (проводки Д20 (26, 44) К71).

Сумма, выданная на командировочные расходы, должна подтвердиться отчетом не позднее, чем через 3 дня после окончания командировки.

Если деньги выданы на приобретение ТМЦ

Если подотчетные суммы выданы для покрытия расходов, связанных с приобретением материальных ценностей, то сч. 71 корреспондирует со счетами учета соответствующих материальных ценностей, это могут быть счета 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» (Д10 (15, 41) К71).

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то данная сумма списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71. Затем эту сумму можно удержать из заработной платы сотрудника Д70 К94.

[2]

Не сданная в срок подотчетная сумма может расцениваться, как предоставленный ему заем. В этом случае возникает обязанность по исчислению материальной выгоды, которую получил сотрудник от использования заемных средств. Эта сумма выгоды рассчитывается как разница между процентами, начисленными в размере ¾ ставки рефинансирования банка России и суммой процентов, исчисленных по договору. Стоит отметить, что материальная выгода облагается налогом НДФЛ по ставке 35%, при исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40. Рассмотрим особенности учета подотчетных сумм.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

При этом организация может выдать под отчет любую сумму, но необходимо иметь в виду, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в 100000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 №1843-У). Несоблюдение установленного лимита влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц — в размере от 4000 до 5000 руб., а на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.

При выдаче денег под отчет важно учитывать следующие требования:

  • выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
  • лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
  • подотчетное лицо не вправе передавать полученные под отчет денежные средства другому работнику;
  • выдача вновь наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В каждой организации должен быть издан приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

  • перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
  • срок, на который выдаются подотчетные суммы;
  • порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под подпись.

Кроме того, с работниками, включенными в список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Это следует из статьи 243 Трудового кодекса (ТК), согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм одновременно может быть отражен в учетной политике.

Денежные средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании письменного заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он дает распоряжение бухгалтерской службе о выдаче аванса.

Основанием для списания денежных средств с подотчетного лица является авансовый отчет с приложением к нему первичных оправдательных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств.

Весьма часто работнику выдали под отчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу. Тогда работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету согласно статье 137 ТК. При этом должны быть соблюдены следующие условия:

  • работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника задолженности не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса;
  • общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы;
  • работник не оспаривает оснований и размеров удержания (необходимо наличие письменного заявления работника о том, что он не против удержания суммы из заработной платы).

В бухгалтерском учете выдача подотчетных сумм отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса».

Выдача денежных средств под отчет возможна и безналичным способом. Этот способ удобен в случае выдачи денежных средств командировочному лицу. Деньги перечисляются на карточный счет, это корпоративная банковская карта, которая оформлена на юридическое лицо. При использовании сотрудником при расчетах корпоративной карты возникает комиссия банка за ведение карточного счета. Ее также можно учесть при расчете налога на прибыль (пп. 25 п. 1 статьи 264 НК).

В бухгалтерском учете операции с корпоративными картами отражаются следующими бухгалтерскими записями:
Д 55 «Специальные счета в банках» – К 51 «Расчетные счета» (52 «Валютные счета»): перечислены денежные средства с расчетного (или валютного) счета на банковский карточный счет;
Д 91 «Прочие доходы и расходы» – К 55 «Специальные счета в банках»: оплачены услуги банка за обслуживание специального карточного счета.

Выдача банковской карты работнику организации отражается как выдача под отчет денежных документов:
Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – К 50, субсчет 3 «Денежные документы»: выдана под отчет работнику организации расчетная карта по номинальной стоимости;
Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – К 57 «Переводы в пути»: получены наличные денежные средства. Квитанции банкоматов поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета юридического лица;
Д 50, субсчет 3 «Денежные документы» – К 71 «Расчеты с подотчетными лицами»: возвращена расчетная банковская карта по номинальной стоимости подотчетным лицом.

Помимо подлинников чеков, слипов, выписок по счету, полученных из банкомата и т.д., необходимо хранить еще их ксерокопии, заверенные печатью и подписью руководителя, поскольку они со временем выцветают и теряют свою информативность.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на «Субсчет.ру: теория и практика бухгалтерского учета и налогообложения» при цитировании (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)

Источники


  1. Липшиц, Е.Э. Законодательство и юриспруденция в Византии в IX-XI вв. Историко-юридические этюды / Е.Э. Липшиц. — М.: Наука, 2016. — 248 c.

  2. Александр, Чашин Пособие по написанию курсовых и дипломных работ по теории государства и права / Чашин Александр. — М.: Дело и сервис (ДиС), 2008. — 932 c.

  3. Колюшкина, Л.Ю. Теория государства и права / Л.Ю. Колюшкина. — М.: Дашков и К°, 2012. — 579 c.
  4. Теория государства и права. — М.: Инфра-М, Норма, 2011. — 496 c.
Бухгалтерский учет подотчетных денег
Оценка 5 проголосовавших: 1
Читайте так же:  Стоит ли сдавать квартиру посуточно и так ли уж это выгодно плюсы и минусы бизнеса

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here