Что такое докладная записка

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Что такое докладная записка" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Пишем докладную записку

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших место событиях, фактах, явлениях), требующей решения. Докладная записка представляется руководителю организации или руководителю подразделения. Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания,

во второй части – анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения,

в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы (предложения, просьбы, рекомендации) составителя.

Виды докладных записок по содержанию:

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются на:

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

заголовок к тексту;

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например «О прогуле Лазаренко О.О.»).

фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например, в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

наименование структурного подразделения;

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

заголовок к тексту;

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например «О прогуле Лазаренко О.О.»).

отметка о наличии приложения (если есть);

Отметка о приложении делается до оформления подписи. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание! Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

Образец внутренней докладной записки

о прогуле, совершенном дежурным.

[1]

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2015, дежурный по школе Петрова Валентина отсутствовала на дежурстве в столовой на второй перемене. Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В., предоставлено не было. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Петровой В. выговор.

Оформление внутренней докладной записки: образец документа и правила составления

Сама по себе внутренняя докладная записка представляет собой информационно – справочный документ, который адресуется руководителю предприятия, начальнику отдела, иному лицу, обладающему некоторыми полномочиями.

В ней должна быть чётко обозначена определённая проблема с кратким описанием, выводами и прогнозами того, как будет развиваться ситуация, если не предпринять определённые меры.

Автор подобной бумаги также должен указать свои предложения, которые помогут разрешить описываемую проблему.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Внутренняя докладная записка — что это?

Внутренняя докладная записка – это документ, в котором, обычно, затрагиваются важные вопросы, имеющие прямую связь с производственными неприятностями организации.

Он должен быть составлен на обычном листе бумаги формата А4 или на формальном бланке, характерном для определённого предприятия.

Стоит помнить, что при составлении такого документа указание конкретного адресата является обязательным условием.

Необходимо чётко прописать должностное лицо, которое имеет необходимые полномочия для рассмотрения подобной бумаги. Его полномочия должны подтверждаться должностной инструкцией, а также приписанными в ней функциональными обязанностями.

[2]

Причины составления такого документа

Если проанализировать основные ситуации, возникающие на производстве, то можно сделать вывод, что причинами для составления подобных документов могут послужить:

  • побуждение администрации к принятию определённых решений. В такой ситуации при составлении необходимо изложить 2 – 3 факта и краткий анализ того, как они влияют на производственную ситуацию. Необходимо сделать выводы, и изложить предложения относительно решения вопроса.
  • Необходимость проинформировать начальство о разнообразных нюансах, а также ситуациях. Подобные документы обычно пишутся периодически и имеют аналитический характер.
  • Предоставление отчёта. В записках такого типа обычно излагают результаты проделанной работы за конкретный период. Здесь также может быть изложено, насколько эффективно были проведены исследования, выполнены распоряжения руководителей или их указания. Стоит отметить, что правом на составление подобного документа обладают руководители отдельных и структурных подразделений.
Читайте так же:  Что такое письмо-напоминание

Однако подобное правило не должно ущемлять права рядовых сотрудников обращаться к начальству.

Чем отличается от внешней?

  1. Как уже упоминалось выше, внутренняя записка представляет собой документ, посылаемый от одного руководящего лица другому в пределах одного предприятия. Примечательно, что при его оформлении допускается как использование фирменного бланка, так и простого листа бумаги.
  2. После составления подобная бумага подписывается составителем и отсылается адресату. При этом человек, составлявший документ должен в обязательном порядке обозначить свою фамилию, имя и должность.
  3. В отличие от своего внутреннего собрата внешняя записка всегда выходит за пределы одной фирмы. Такой документ, как правило, отправляется в вышестоящие инстанции.
  4. Стоит отметить существенное отличие подобной бумаги. Дело в том, что её составление должно обязательно производиться на бланке той организации, в которой производилось составление. Помимо стандартной информации, на нём должны быть обозначены реквизиты фирмы, а также её печать.
  5. Внешняя записка обязательно должна содержать подпись человека, занимающего должность руководителя предприятия.

Правила написания

Внутренняя докладная записка обладает определённой юридической силой, поэтому стоит серьёзно отнестись к оформлению.

Информация, которая в ней содержится, должна относиться сугубо к специфике работы, а также излагаться кратко и только по существу вопроса, изложение не относящихся к нему деталей не допускается.

Специалисты выделяют и рекомендуют использовать при при составлении докладной записки для руководителя следующие правила составления:

  • стиль изложения должен быть сугубо информационным. Никаких проявлений чувств или эмоций подобная бумага содержать не должна.
  • Все обозначенные факты или рекомендации должны быть изложены по делу. Все детали должны быть чётко обозначены.
  • Документ должен составляться в соответствии с определёнными правилами. Если в нём обнаружатся явные ошибки или будет отсутствовать обязательная информация, то на основании этого бумагу могут признать недействительной.

Помимо дополнительных сведений разного рода, документ должен содержать основную текстовую часть, которую можно разделить на:

  1. констатирующую часть, подробно описывающую все факты и обязательства вопроса.
  2. Аналитическую часть, содержащую возможные последствия.
  3. Рекомендательную часть, в которой составитель излагает свои советы и рекомендации.

Пошаговая инструкция

Как уже упоминалось выше, текст внутренней докладной записки состоит из двух частей:

  1. в вводной части прописывают состояние вопроса, факты которые послужили поводом для составления. Ещё необходимо показать результаты их анализа.
  2. Основная часть должна содержать выводы, предложения, просьбы. Завершить основную часть необходимо чётким предложением или просьбой.

Что касается реквизитов, то бумага, о которой идёт речь, должна содержать:

  • дату, когда она была составлена и подписана составителем.
  • Обозначение конкретного адресата, а именно руководителя подразделения или организации.
  • Наименование документа, в конкретном случае докладная записка. Заголовок к тексту.
  • Сам текст, который в сжатом лаконичном стиле излагает суть вопроса, приводя конкретные факты, цифры, а также выводы и предложения.
  • Подпись человека, составившего документ.
  • Отметку об исполнителе.

Если при рассмотрении будут обнаружены какие любо нарушения, то документ признают недействительным с большой долей вероятности. Если же составитель с ходу сможет соблюсти все правила, касающиеся написания бумаги, то он может не сомневаться, что вышестоящее руководство получит её и тщательно изучит.

Пример оформления

Для наглядности человеку, который никогда не писал ничего подобного, но собирается, стоит рассмотреть пример подобного документа. В конкретном примере будет изложено, как составить докладную записку, если человек нарушает дисциплину, то есть опаздывает или, вообще, не появляется на рабочем месте.

Составляется бумага так:

  1. первым делом, необходимо в верхнем правом углу указать адресата и отправителя, например, директору ПАО АКБ «БАНК» Кострову И.П, руководитель отдела продаж Махнов К.С.
  2. Далее, нужно обозначить наименование документа в подобном случае докладная записка и чуть ниже, и левее поставить дату составления, например, 31.03.2015.
  3. Следующим шагом, нужно написать основную часть. Например: Довожу до вашего сведения, что менеджер по клиентам Митрохина М.А. отсутствовала на рабочем месте с 8:00 до 17:00. Это превышает допустимый порог в 4 часа и считается прогулом. Сотрудница не предоставила объяснений и не показала документов, которые подтвердили бы уважительность причины отсутствия. В связи с изложенным выше, предлагаю применить к Митрохиной М.А. дисциплинарное наказание, а именно увольнение.
  4. Последним шагом, составитель должен указать свою должность, фамилию, инициалы, подпись, а также дату.

Пример на фото ниже:

Подобный документ должен составляться, только если есть весомый повод для этого. Если составитель планирует с помощью такой бумаги чего – то добиться, то ему необходимо чётко следовать правилам составления.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Докладная записка: что это такое и как составить?

Докладная записка — это информационно-справочный документ. Бумага применяется для передачи информации или изложения своей позиции. Он очень похож на другие разновидности подобных бумаг. Однако докладная имеет ряд особенностей, сильно отличающих ее от другой документации. Чтобы разобраться, в чём они состоят, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.

Особенности понятия

Докладная записка составляется для того, чтобы донести до руководителя фирмы определенные сведения или попросить его о чем-либо. Докладная записка позволяет обеспечить связь между объектами управления. Оформление бумаги может помочь в решении следующих вопросов:

  • с помощью записки работник может сообщить, что не согласен с действиями руководства;
  • документ позволяет запросить дополнительные сведения по актуальным вопросам;
  • в бумаге можно изложить свою позицию и донести ее до руководства;
  • записку разрешается использовать для предложений по улучшению деятельности фирмы.
Читайте так же:  Общая характеристика бланка как налогового регистра

Документ направляется от нижестоящего работника к вышестоящему должностному лицу. Как самостоятельное понятие, определение » докладная записка» в законе не вынесено. Инициатором оформления документа может стать сам работник или вышестоящий руководитель. С помощью документа человек имеет право выразить свою позицию в случае возникновения конфликтов с коллегами. По этой причине, перед подготовкой бумаги, эксперты советуют четко сформулировать свою позицию, а затем представить доводы, подтверждающие правоту. Документ оформляется в письменной форме.

Существующие разновидности

Сегодня различают несколько видов докладных записок. В перечень входят:

  1. Инициативная. Документ оформляется для того, чтобы побудить получателя принять определенное решение.
  2. Отчетная. Бумага используется для информирования руководства.
  3. Информационная. Бумагу используют для передачи данных.

Документ может различаться в зависимости от адресата. Сегодня могут быть оформлены внутренние и внешние докладные записки. Первая разновидность бумаги используется в рамках одного предприятия. Документ используют сотрудники организации для официального сообщения какой-либо информации. Если отправитель и получатель документа осуществляют трудовую деятельность в одной фирме, специальный бланк не используется. Документ оформляется на стандартном листе. Он должен иметь формат А4. Если требование не соблюдено, руководство может не принять записку.

Внешняя записка была разработана для осуществления связи с другими организациями. Обычно документ используется для передачи информации в вышестоящие инстанции. Записка составляется на фирменном бланке организации. На нём фиксируются реквизиты учреждения и проставляется печать. Такую бумагу в обязательном порядке должен подписать руководитель компании.

Существуют и другие разновидности бумаг. Чтобы понять, чем они отличаются друг от друга, стоит внимательно ознакомиться с каждой из них.

О нарушении трудовой дисциплины

Если работник организации нарушил правила, действующие внутри фирмы и обязательные к исполнению для всех сотрудников, составляется внутренняя докладная записка. За пределы организации такая бумага не выходит. В документе должны быть четко зафиксированы проступки, которые совершил работник. Кроме того, в бумаге стоит отразить, что лицо, составившее докладную, затребовало от нарушителя объяснения действий.

Кража — основание, позволяющее расторгнуть заключенное ранее соглашение с работником и уволить его. В этой ситуации докладная записка составляется для того, чтобы регламентировать факт случившегося и подтвердить правомерность применения санкций. Процедура прекращения сотрудничества должна быть выполнена в соответствии с действующим законодательством. Для этого необходимо получить показания работника. Информация должна быть оформлена в письменном виде. Кроме того, потребуется документы, подтверждающие факт совершения нарушения. В ряде ситуаций к расследованию могут быть привлечены правоохранительные органы.

О предоставлении премии

Разновидность документа используется для побуждения руководства компании к награждению сотрудника за выполненную работу или иные заслуги. В бумаге можно отразить разновидность поощрения, которое, по мнению автора записки, заслужил специалист. Награда может быть выбрана на основе действующего законодательства РФ или внутренних нормативно-правовых актов организации.

Если было совершено нарушение трудовой дисциплины, также разрешается составить докладную. При этом процедура оформления бумаги должна осуществляться с соблюдением ряда особенностей. Чтобы составить бумагу правильно, нужно учитывать, что прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4 часов без уважительной причины. Если человек не был на рабочем месте меньший промежуток времени, будет считаться, что произошла отлучка. В этой ситуации потребуются оформить объяснительную. Составлять докладную вышестоящему руководству не обязательно.

Если всё же имел место быть прогул, необходимо потребовать от работника письменное объяснение случившегося и документального подтверждения. Факт отсутствия уважительных причин или их наличие в обязательном порядке отражается в докладной записке. В конце документа его составитель имеет право потребовать применить к нарушителю наказание или попросить смягчить его, если подобный проступок произошел впервые.

Использование докладных записок упрощает функционирование компании. С их помощью осуществляется связь между руководством фирмы и подчиненными. Бумага позволяет оперативно передавать информацию и излагать свою позицию.

Что такое докладная записка?

Докладная записка

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Докладные записки имеют несколько подразделений.

По содержанию докладные делятся на информативные, отчетные и инициативные. Информативная докладная — документ, включающий в себя информацию о деталях и способах проведения работы. Записки данного вида составляются периодически.Отчетная докладная информирует начальника о результатах проделанной работы, выполнении указаний.Инициативная докладная записка побуждает вышестоящее лицо принять решение. В ней автор может изложить свои рекомендации и предложения.

Читайте так же:  Плюсы и минусы программы военная ипотека

Также докладные записки делятся в зависимости от их адресата:

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

внутренняя записка — документ, адресованный директору организации;

внешняя записка адресуется лицу, находящемуся за пределами предприятия.

Виды информационно справочных документов по ссылке.

Образец докладной записки о премировании

Генеральному директору
ООО «Магнит»
Семеновой Ирине Григорьевне

2013-04-10-ЦН от 04.10.2013 г.

Прошу поощрить менеджера по продажам Краснова Александра Олеговича денежной премией в размере 8000 рублей за расширение клиентской базы с 30 до 50 торговых точек и увеличение общего объема продаж продукции в 2 раза по итогам 3-го квартала 2013 г.

Начальник отдела снабжения Егоров В. А. Егоров

О невыполнении должностных обязанностей

При написании докладной записки о невыполнении либо ненадлежащем выполнении трудовых обязанностей используйте следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения;

наименование документа – Докладная записка;

дата составления документа, исходящий номер;

[3]

адресат — должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

заголовок документа — «О …», «Касательно …»;

текст записки — сначала описывается факт невыполнения или ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей, затем излагается определенная просьба;

подпись — должность составителя, его подпись и расшифровка подписи: фамилия и инициалы.

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Генеральному директору
ООО «Свердловск»
С. С. Морозову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
04.10.2013 № 6

О невыполнении должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что водитель-экспедитор Соколов Иван Игоревич не представил закрепленный за ним автомобиль (гос. номер С 042 МК 83) на плановый технический осмотр, чем нарушил положения должностной инструкции от 06.10.2010 г.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить Соколову И. И. выговор.

Начальник транспортного отдела Шубов О. Ф. Шубов

О нарушении трудовой дисциплины

О хамском поведении сотрудника

В правом части бланка пишется ФИО лица, которому направляется докладная записка, его точная должность. Ниже пишется ФИО того работника, которые составляется докладную записку. Здесь же, в верхней части пишется наименование структурного подразделения, где выявлено хамское поведение сотрудника, ставится дата оформления документа.

В тексте необходимо подробно описать случившееся, указать, в чем именно состояло хамское поведение сотрудника. На основании изложенного высказывается просьба рассмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании в отношении работника. Дисциплинарное взыскание назначается с помощью приказа руководителя.

Важно выявить причину такого поведения работника, важно получить от виновного объяснительную записку, которую следует приложить к бланку докладной записки.

Внутренняя

Докладная записка-документ , адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять оптимальное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательный), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй — излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки ( внутренние ) оформляются не простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизит бланка: наименование структурного подразделения, вид документа ( докладная записка ), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Пример оформления внутренней докладной записки .

Докладная записка Генеральному директору объединения

10.05.99 №36 Иванову Н.К.

О замене пишущих машинок.

Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобщении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.

Зав.машбюро Подпись Г.Н.Колбина.

1.2. Докладная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование opганизации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Образец докладной записки:

Читайте так же:  Банковские депозиты – гарантия сохранности с невысокой прибылью

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА агентства

10.03.97 N Петрову И.Л.

Об увеличении штатной

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела Подпись И.А. Чернышева

Предложение — документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично до­кладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

  • Доронина Л.А. | к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

  • Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
  • Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

  • внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
  • внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Читайте так же:  Взаимоувязка показателей бухгалтерской отчетности

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне ,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Пример оформления служебной записки:

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя .

В зависимости от целей составления справки могут быть:

  • аналитические,
  • отчетные или
  • информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

  • полноты и достоверности фактов и сведений;
  • правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
  • точности датирования;
  • соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
Пример оформления справки служебного характера:

Источники


  1. Беликова, Т.Н.; Минаева, Л.Н. Все о пенсиях; СПб: Питер, 2012. — 224 c.

  2. Малько, А. В. Теория государства и права. В вопросах и ответах / А.В. Малько. — М.: ЮРИСТЪ, 1999. — 272 c.

  3. Суд по интеллектуальным правам в системе органов государственной власти Российской Федерации. — М.: Проспект, 2015. — 126 c.
  4. Теория государства и права. Введение в юриспруденцию. — М.: Юнити-Дана, 2011. — 128 c.
Что такое докладная записка
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here