Что такое путевой лист и сроки его хранения

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Что такое путевой лист и сроки его хранения" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Правила оформления и ведения путевых листов в 2019 году

Для чего нужен путевой лист

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Новая форма путевого листа в 2019 году: особые требования

Изменения в путевых листах в 2019 году не предусмотрены. Последние обновления вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Как утвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

  1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
  2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
  3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
  4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
  5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
  6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
  7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
  8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
  9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
  10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
  11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
  12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Что будет за нарушения

Путевой лист 2019 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2019 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

Где хранятся путевые листы

Для чего предназначен путевой лист

Путевой лист – формуляр, который определяет право водителя пользоваться транспортом, а также помогает учесть, проконтролировать работу автомобиля и водителя. Если транспортное средство состоит на балансе предприятия, сесть за руль может только тот человек, на которого выписан путевой лист. Действия, не учитывающие эту норму закона, являются противозаконными.

Обязательными реквизитами документа являются:

  1. Название и номер официальной бумаги.
  2. Время, в течение которого она действует.
  3. Информация о владельце автомобиля, то есть наименование организации. По какому адресу она находится, контактный номер телефона и ОГРН.
  4. Информация о транспортном средстве, в этом пункт относят и дату, время прохождения предрейсового техосмотра (эти данные являются достоверными, если они подтверждены подписью контролера, осуществлявшего проверку лично). Также фиксируются инициалы и фамилия контролера.
  5. Информация о том, кто управляет авто.

Если транспортное средство принадлежит предприятию, не относящееся к категории организаций, владеющих множеством машин, путевой лист выписывают ежедневно или на срок, который не может превышать установленный законом 1 месяц.

Что касается атвотранспортных организаций, законодатели обязуют их оформлять документ каждый день. Исключением из правил может стать отъезд работника фирмы в командировку.

Как уничтожить путевые листы

Процедура уничтожения путевых листов зависит от решения экспертной комиссии. Она созывается по истечении срока хранения документации. Проведенная экспертиза помогает понять, какие документы необходимо оставить для дальнейшего хранения, а от каких можно избавиться с чистой совестью.

Если предприятие не передает путевые листы в государственные службы и муниципальные учреждения, комиссию создают в организации самостоятельно. Членами комиссии могут стать сотрудники экономического отдела, бухгалтерии и руководствующее звено организации.

По результатам проведенной экспертизы составляют протокол. Если документацию уничтожают, заполняются акты выделения документов для списания. Это решение всегда утверждается руководством организации.

Так, лучше, если списанные документы уже успела проверить налоговая служба. Тогда в будущем их точно не затребуют. Если вдруг такое и произойдет повторно, у вас всегда есть объяснение отсутствия путевых листов – их списали по причине предварительной проверки и истечения срока давности хранения. Конечно, налоговым инспекторам это может не понравиться, но по закону предъявить претензии они вам не смогут.

Нормативы хранения путевок предусмотрены в двух приказах:

  • Минтранса — №152 от 18 сентября 2008 год;
  • Министерства культуры — №558 от 25 августа 2010 года.
Читайте так же:  Работник как субъект трудового права

Первый устанавливает срок хранения пять лет, но организация имеет право продлить его самостоятельно для личных целей.

Со вторым дело обстоит сложнее. Он позволяет уничтожать такие первичные документы по истечении пяти лет, но при одном условии, что в этот срок была проведена ревизия или проверка со стороны контролирующих органов. Таким образом, если не было контроля – путевку следует хранить и далее.

Приказ Министерства культуры прописывает еще один важный аспект – если путевка — это единственный документ, указывающий на то, что сотрудники трудятся в тяжелых, вредных и опасных условиях а, то хранить его нужно на протяжении 75 лет.

Помимо приказов, сроки хранения документа устанавливают налоговый кодекс (статья 24) и федеральный закон о бухгалтерском учете (статья 29 ФЗ №402). В первом говорится, что путевку требуется держать в архиве в течение четырех лет, а во втором – в течение пяти лет.

Что такое путевой лист и для чего он нужен

Путевой лист — это формуляр, подтверждающий право водителя использовать транспортное средство и служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Согласно п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ без оформления путевого листа запрещается использовать транспортное средство.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, однако она не является обязательной (см. информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Начиная с 01.01.2013 налогоплательщики вправе разрабатывать свою форму путевого листа в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также при условии отражения в этом документе реквизитов, установленных приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, к которым относят:

  • наименование и номер путевого листа;
  • срок действия;
  • сведения о собственнике транспортного средства, а именно: данные о названии, адресе, номере телефона и ОГРН;
  • сведения о транспортном средстве, включая дату и время предрейсового (или предсменного) техосмотра;
  • сведения о водителе.

О последних требованиях к обязательным реквизитам путевых листов узнайте из материалов:

  • «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
  • «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».

У налогоплательщиков, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист оформляется на каждый день либо на иной срок, не превышающий 1 месяца (см. также письмо Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Автотранспортные предприятия обязаны оформлять путевой лист ежедневно, исключением в данном случае является командировка.

Срок хранения путевого листа

На сегодняшний день срок хранения путевого листа установлен следующими документами:

  • приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152;
  • приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В приказе Минтранса РФ четко установлено, что путевой лист должен храниться не менее 5 лет (п. 18), то есть по желанию организации этот срок может быть увеличен. И если с первым приказом все предельно ясно и просто, то с приказом Министерства культуры дела обстоят иначе.

Во-первых, в нем оговаривается, что срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода (ст. 842 перечня документов). Исходя из этого, можно сделать вывод, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе. Во-вторых, в приказе Министерства культуры оговаривается, что если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.

О сроках хранения иных документов, приведенных в приказе № 558, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

В связи с тем, что путевой лист относится к первичным документам, срок его хранения также регламентируют:

  • Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24;
  • закон «№ 402-ФЗ, а именно ст. 29.

В Налоговом кодексе говорится о сроке хранения не менее 4 лет, а по закону о бухучете, так же как и по приказу Минтранса РФ, срок хранения путевого листа составляет не менее 5 лет.

Какой срок хранения установлен для счета-фактуры, см. в материале «Какой срок хранения счетов-фактур».

Журнал учета путевых листов

Журнал учета путевых листов обязаны вести все организации, которые используют транспортные средства при осуществлении своей деятельности. Законодательство диктует особые требования по ведению и заполнению этого журнала. Подробнее расскажем далее в нашей статье.

Общее понятие

Путевой лист транспортного средства – это документ, в котором отражаются все сведения о собственнике предприятия, водителе, самом транспортном средстве, маршруте следования и расхода ГСМ. Для учета и контроля заполнения, а также движения путевых листов в компании необходимо вести соответствующую книгу для контроля: журнал учета движения путевых листов по форме № 8. Обращаем ваше внимание, что с 2013 года вступил в силу Федеральный закон № 402-ФЗ, в соответствии с которым форма №8 считается необязательной для заполнения, но желательной для ведения журнала учета путевых листов автотранспортных средств.

На вопрос, обязательно ли вести журнал учета в России в 2017 году, отвечают требования Мин­тран­са. Однако предприятие имеет право разработать свою локальную форму, аналогичную форме № 8, утвержденной Постановлением Госкомстата. Бланки в организации должны быть утверждены руководителем предприятия.

Четких границ и рамок по сроку и периоду действия журнала не предусмотрено Законом РФ, однако, в основном, его заводят на 1 год либо на 1 месяц, при особых обстоятельствах деятельности предприятия. Срок хранения первичных документов, и журнала учета путевых листов в том числе, составляет от 5 лет.

Порядок ведения журнала

В журнале учета движения легкового автомобиля, грузового и пассажирского транспорта предприятия необходимо фиксировать, регистрировать путевые листы, которые выдаются водителям. Правила заполнения журналов едины, и рекомендации можно изучить здесь.

Журнал состоит из нескольких частей.

  • Юридическое название предприятия.
  • Реквизиты организации (ОКПО).
  • Период ведения журнала.

Табличная часть со сведениями:

  • № путевого листа и фактическая дата выдачи на руки водителю.
  • Сведения водителя (Ф.И.О. и табельный №).
  • Гаражный № автомобиля.
  • Подписи уполномоченных лиц и ответственных лиц (водителя, диспетчера, бухгалтера).

Журнал регистрации и выдачи путевых листов имеет так называемую сквозную нумерацию и его необходимо вести в хронологическом порядке. Как только книга учета заполнена, ее необходимо прошить и завизировать печатью предприятия и подписью собственника предприятия.

Читайте так же:  Действующий закон о дарении квартиры обзор

В основном, на предприятиях заполняет журнал учета бухгалтер по первичной документации либо другой уполномоченный сотрудник организации, в трудовом договоре которого прописана соответствующая обязанность. В индивидуальных случаях обязанность вести и регистрировать учет путевых листов возлагается на стороннюю организацию (если бухгалтерия ведется на аутсорсинге). В этом случае между сторонами подписывается соглашение с условиями сотрудничества, правами и обязанностями перед друг другом. Такой вариант законодательство РФ допускает. Кроме того, сдавать документ можно в электронном виде.

Если необходимо внести исправления в журнал учета путевых листов, следует руководствоваться законодательными нормативными актами. Исправления в журнале, как и в остальных первичных документах, следует осуществлять путем легкого зачеркивание неверных данных и внесения новой записи с датой и визированием подписью и печатью.

Образец заполнения журнала можно скачать бесплатно здесь.

На законодательном уровне каждая организация, использующая транспортные средства для ведения бизнеса или производства, обязана вести журнал учета путевых листов. Заполнять их необходимо по стандарту в соответствии с формой № 8. Этот документ считается первичной документацией, которая фактически подтверждает расходы ГСМ, позволяет планировать затраты и снизить налоговые платежи. Кроме того, книга учета требуется для начисления зарплаты водителям.

Хранение путевых листов в организации: срок

Какой срок хранения путевых листов установлен законодательством для предприятий и организаций? Как правильно хранить и учитывать данный тип документов в архиве? На эти и другие вопросы ответим в статье для бухгалтерии.

Нужен журнал

В целях контроля за движением путевых листов на предприятии нужно делать записи в соответствующем журнале. В нем, в частности, отражается факт выдачи путевых листов раздела водителям (п. 17 раздела III приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Обычно организации и предприниматели используют унифицированный бланк – форму № 8, утвержденную постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Однако если у компании есть такая потребность, то можно разработать собственный бланк. Это законом не запрещено.

Оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности, а также индивидуальные предприниматели. Эти субъекты должны использовать транспорт для перевозки людей и грузов (багажа) в предпринимательской деятельности и для собственных нужд.

Бывает, что в журнал учета закрадываются ошибки. Допущенную ошибку нужно исправить по общим правилам (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

  • зачеркнуть одной чертой неправильную запись так, чтобы она оставалась читаемой;
  • сделать отметку «Исправлено» и указать правильную запись;
  • указать дату внесения исправлений;
  • поставить подпись и Ф.И.О сотрудника, ответственного за ведение журнала учета путевых листов

Сколько хранить

Теперь расскажем про хранение путевых листов. Срок , в течение которого компания должна обеспечить их сохранность – 5 лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода. Исходя из этого, можно сделать вывод, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе. Также нужно понимать, что если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.

[2]

При этом специального порядка хранения этих документов законодательство не устанавливает.

Путевые листы нужно прошить. Сделать это можно при помощи степлера, ниток или специального оборудования. Главное, чтобы после сшива была возможность без затруднений ознакомиться с документами и в случае необходимости сделать копии. Компания может взять за основу инструкции из приказа Росархива от 23.12.2009 № 76 и ГОСТ Р 7.0.8-2013 и устроить хранение путевых листов по рекомендованным правилам.

II. Обязательные реквизиты путевого листа

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

[3]

5) сведения о водителе.

4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;

2) для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

6. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее — парковка);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

7. Сведения о водителе включают:

1) фамилию, имя, отчество водителя;

2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Что такое путевой лист и сроки его хранения

Путевой лист представляет собой важный документ для организаций и ИП, в деятельности которых используются транспортные средства. Поэтому важно понимать, что это за документ, в каких случаях его использование обязательно, и какое наказание за отсутствие путевых листов.

Так как путевой лист напрямую связан с вождением транспортных средств, многие пытаются искать информацию о нем в правилах дорожного движения. Однако в этом нормативно-правовом акте он упоминается только один раз и то вскользь. В ПДД о путевых листах говорится лишь то, что водитель обязан иметь его при себе в установленном случае и по первому требованию передавать полицейскому.

Читайте так же:  Порядок приватизации земельного участка

Важно понимать, что этот документ требуется, прежде всего, для целей правильного ведения учета расходов. Путевой лист – документ, который необходим в первую очередь бухгалтерии и ИФНС. Именно он в первичной документации позволяет подтвердить понесенные организацией расходы.

Сроки хранения путевого листа, установленные в различных законодательных актах, представлены в таблице ниже.

Нормы заполнения путевых листов регламентируются 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». В нем приведен ряд случаев, в которых заполнение путевого листа является обязательным:

  • при использовании автобуса, трамвая либо троллейбуса;
  • при перевозке грузов;
  • при транспортировке пассажиров и их багажа.

При этом перевозка груза, пассажира и багажа должны быть оформлены в установленном порядке. Иными словами, обязательно наличие необходимых документов.

Пример #1. Ответственность за отсутствие путевых листов автомобиля не перевозящего грузы и людей

Организации (ООО) принадлежит транспортное средство, не задействованное в перевозке грузов и пассажиров. При этом для расчета налогов используется упрощенная система налогообложения, за налоговую базу принимаются доходы компании. Требуется понять, является ли обязательным оформление путевого листа в этом случае?

Представленная ситуация не подпадает под требования обязательного оформления путевых листов. Более того, подтверждение расхода топлива не требуется. Таким образом, оформление путевого листа в данном случае является необязательным.

Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. В данном случае инспектор не прав, т.к. вы не перевозили пассажиров, грузы и т.д. (Статья 6. Устава автомобильного транспорта )

Путевой лист должен быть оформлен в соответствии с определенными правилами.

  1. Такой первичный документ должен быть оформлен на 1 день или одну поездку (если она длится больше одного дня), но не больше чем на месяц.
  2. Для транспортных средств, используемых в несколько смен, следует заполнять отдельные путевые листы на каждую смену.
  3. Оформлением занимается диспетчер, либо при его отсутствии бухгалтер, водитель только проставляет свою подпись.
  4. Путевые листы заполняются по установленным формам. Организация, основной деятельностью которой не являются грузоперевозки, имеет право разработать свой бланк. При этом он должен содержать обязательные реквизиты, установленные законодательно.
  5. На обратной стороне бланка путевого листа заполняется маршрут следования транспортного средства.

Водитель перед выходом в рейс в обязательном порядке должен пройти медицинский осмотр. В ходе него проверяются отсутствие алкогольного и наркотического опьянения, общее состояние здоровья, готовность к управлению транспортным средством. Об этом обязательно должен проставляться отметка медицинского работника в путевом листе.

В 2015 году правила прохождения предрейсовых медосмотров были ужесточены. Теперь это является обязательством не только наемных работников, но и индивидуальных предпринимателей. При этом ИП могут заключить соответствующее соглашение со специализированным медицинским учреждением.

Как заполнить и оформить путевые листы читайте в статьях:
→ Путевой лист легкового автомобиля (форма 3). Образец заполнения, бланк,
→ Путевой лист грузового автомобиля. Образец заполнения, бланк,
→ Путевой лист автобуса (скачать заполненную форму 6)

Наказание при нарушении требований о наличии и оформлении путевых листов (штрафы)

В законе предусмотрено наказание, как за отсутствие путевого листа, так и за неправильное его оформление. При этом наказание предусмотрено не только для организации, но и для водителя.

Нарушение Последствия для водителя Последствия для организации
Отсутствие путевого листа Штраф 500 рублей Штраф для должностного лица – 20 000 рублей, для организации – 100 000 рублей
Отсутствие штампа медицинского работника Отстранение от управления транспортным средством Автомобиль направляется на штрафстоянку
Штраф для должностных лиц – 5 000 рублей, для организации – 30 000 рублей

Важно также знать, что в соответствии с Кодексом административных правонарушений ИП за нарушение ведения путевого листа наказывается таким же образом, как организация.

Таким образом, существуют определенные требования о наличии и оформлении путевых листов, закрепленные законодательно. Знание и соблюдение их позволит ИП и организациям избежать серьезных последствий.

Срок хранения путевого листа в архивах предприятия

У путевого листа, как и любого другого документа, есть определенный срок годности. Нюансы и правила хранения путевок устанавливаются на уровне законодательства. Для этого разработано несколько нормативно-правовых актов.

ИЗ ЭТОЙ СТАТЬИ ВЫ УЗНАЕТЕ:

Что такое путевой лист

Срок хранения

Кратко о сроках

Что такое путевой лист

Это форма первичной документации, подтверждающая право водителя управлять назначенным транспортным средством на протяжении установленного промежутка времени и выезжать на нем с территории предприятия. Путевка используется для учета и контроля работы автомобиля и водителя.

Форма документа официально разработана Госкомстатом России, но начиная с 2013 года, предприятие имеет право самостоятельно разработать свою путевку, отразив обязательные и требуемые реквизиты, которые требует Минтранс РФ.

Если предприятие не осуществляет пассажирские и грузовые перевозки, оно имеет право оформлять документ на срок не меньше одного дня и не более 30 календарных дней.

Срок хранения

Нормативы хранения путевок предусмотрены в двух приказах:

  • Минтранса – №152 от 18 сентября 2008 год;
  • Министерства культуры – №558 от 25 августа 2010 года.

Первый устанавливает срок хранения пять лет, но организация имеет право продлить его самостоятельно для личных целей.

Со вторым дело обстоит сложнее. Он позволяет уничтожать такие первичные документы по истечении пяти лет, но при одном условии, что в этот срок была проведена ревизия или проверка со стороны контролирующих органов. Таким образом, если не было контроля – путевку следует хранить и далее.

Приказ Министерства культуры прописывает еще один важный аспект – если путевка – это единственный документ, указывающий на то, что сотрудники трудятся в тяжелых, вредных и опасных условиях а, то хранить его нужно на протяжении 75 лет.

Помимо приказов, сроки хранения документа устанавливают налоговый кодекс (статья 24) и федеральный закон о бухгалтерском учете (статья 29 ФЗ №402). В первом говорится, что путевку требуется держать в архиве в течение четырех лет, а во втором – в течение пяти лет.

Читайте так же:  Командировка за границу — особенности оформления

Кратко о сроках

Минимальный срок хранения путевки в архиве составляет 5 лет, но обратите внимание на иные моменты, когда эти сроки продлеваются. Например, до проведения комиссии или же в течение 75 лет, если на предприятии этот единственный документ, используемый в качестве подтверждения вредных и опасных условий трудовой деятельности сотрудников.

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации в 2019 году

Сколько времени необходимо хранить путевые листы, определено в нормативно-правовых документах. Именно законодательная база является основополагающей в уточнении этого параметра в 2019 году. То есть предприятие не может определить временной отрезок времени на свое усмотрение.

Для чего предназначен путевой лист

Путевой лист – формуляр, который определяет право водителя пользоваться транспортом, а также помогает учесть, проконтролировать работу автомобиля и водителя. Если транспортное средство состоит на балансе предприятия, сесть за руль может только тот человек, на которого выписан путевой лист. Действия, не учитывающие эту норму закона, являются противозаконными.

Обязательными реквизитами документа являются:

  1. Название и номер официальной бумаги.
  2. Время, в течение которого она действует.
  3. Информация о владельце автомобиля, то есть наименование организации. По какому адресу она находится, контактный номер телефона и ОГРН.
  4. Информация о транспортном средстве, в этом пункт относят и дату, время прохождения предрейсового техосмотра (эти данные являются достоверными, если они подтверждены подписью контролера, осуществлявшего проверку лично). Также фиксируются инициалы и фамилия контролера.
  5. Информация о том, кто управляет авто.

Если транспортное средство принадлежит предприятию, не относящееся к категории организаций, владеющих множеством машин, путевой лист выписывают ежедневно или на срок, который не может превышать установленный законом 1 месяц.

Что касается атвотранспортных организаций, законодатели обязуют их оформлять документ каждый день. Исключением из правил может стать отъезд работника фирмы в командировку.

Когда путевой лист разрешается утилизировать

В 2019 году срок хранения путевых листов в работающей организации остался прежним – он составляет 5 лет. Если предприятие по своим причинам желает увеличить этот временной отрезок, сделать это разрешается.

Интересно, что в Указе, изданном Министерством культуры, описан срок хранения документации 5 лет. Но есть оговорки:

  • если на протяжении этих 5 лет была проведена ревизия;
  • документально подтверждается любая проверка работы организации.

Выходит, если проверку не осуществили, уничтожить путевой лист предприятие не имеет право. Такие действия трактуются нарушением законодательных норм и правил, установленных в России. Более того, если изучить текст Указа внимательно, путевой лист рекомендуется сохранять 75 лет, ведь в нем указывают вредность труда работников фирмы, опасность и тяжесть профессии. Такие данные могут защитить права трудового коллектива в судебных спорах.

Особенности хранения путевых листов

Конечно, складировать путевые листы стопками сложно, особенно когда документация выписывается ежедневно. Первоначально отработавшие свое первичные документы складируются в бухгалтерии. С течением времени путевые листы отправляют в архив. Рассортировывают их согласно дате выдачи и номеру регистрации. Подшивать их в журнал учета или к другой первичной документации нет необходимости.

Бумага хорошо сохраняется в отдельном помещении, со специально обустроенными стеллажами и шкафами. Хорошо, когда ящики и створки закрываются на ключ. Комната не должна быть в свободном доступе для всех. Ведь за хранение первичной документации, куда относят и путевые листы, отвечают конкретные должностные лица. Если что-то пропадет, их призовут к ответственности, не стоит об этом забывать.

Если истек срок хранения путевых листов в организации, официальные бумаги отправляют на утилизацию. Но это вовсе не означает, что за ненадобностью документы можно выбросить в мусорный контейнер или сжечь.

Как уничтожить путевые листы

Процедура уничтожения путевых листов зависит от решения экспертной комиссии. Она созывается по истечении срока хранения документации. Проведенная экспертиза помогает понять, какие документы необходимо оставить для дальнейшего хранения, а от каких можно избавиться с чистой совестью.

Если предприятие не передает путевые листы в государственные службы и муниципальные учреждения, комиссию создают в организации самостоятельно. Членами комиссии могут стать сотрудники экономического отдела, бухгалтерии и руководствующее звено организации.

По результатам проведенной экспертизы составляют протокол. Если документацию уничтожают, заполняются акты выделения документов для списания. Это решение всегда утверждается руководством организации.

Так, лучше, если списанные документы уже успела проверить налоговая служба. Тогда в будущем их точно не затребуют. Если вдруг такое и произойдет повторно, у вас всегда есть объяснение отсутствия путевых листов – их списали по причине предварительной проверки и истечения срока давности хранения. Конечно, налоговым инспекторам это может не понравиться, но по закону предъявить претензии они вам не смогут.

Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?

Срок хранения путевых листов установлен несколькими нормативно-правовыми актами. О том, сколько должен храниться путевой лист в организации и какие нюансы хранения этого документа существуют, читайте в нашей статье.

Что такое путевой лист и для чего он нужен

Путевой лист — это формуляр, подтверждающий право водителя использовать транспортное средство и служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Согласно п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ без оформления путевого листа запрещается использовать транспортное средство.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, однако она не является обязательной (см. информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Начиная с 01.01.2013 налогоплательщики вправе разрабатывать свою форму путевого листа в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также при условии отражения в этом документе реквизитов, установленных приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, к которым относят:

  • наименование и номер путевого листа;
  • срок действия;
  • сведения о собственнике транспортного средства, а именно: данные о названии, адресе, номере телефона и ОГРН;
  • сведения о транспортном средстве, включая дату и время предрейсового (или предсменного) техосмотра;
  • сведения о водителе.

О последних требованиях к обязательным реквизитам путевых листов узнайте из материалов:

У налогоплательщиков, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист оформляется на каждый день либо на иной срок, не превышающий 1 месяца (см. также письмо Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Автотранспортные предприятия обязаны оформлять путевой лист ежедневно, исключением в данном случае является командировка.

Срок хранения путевого листа

На сегодняшний день срок хранения путевого листа установлен следующими документами:

  • приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152;
  • приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Читайте так же:  Тексты благодарственных писем ученику

В приказе Минтранса РФ четко установлено, что путевой лист должен храниться не менее 5 лет (п. 18), то есть по желанию организации этот срок может быть увеличен. И если с первым приказом все предельно ясно и просто, то с приказом Министерства культуры дела обстоят иначе.

Во-первых, в нем оговаривается, что срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода (ст. 842 перечня документов). Исходя из этого, можно сделать вывод, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе. Во-вторых, в приказе Министерства культуры оговаривается, что если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.

О сроках хранения иных документов, приведенных в приказе № 558, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

В связи с тем, что путевой лист относится к первичным документам, срок его хранения также регламентируют:

  • Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24;
  • закон «№ 402-ФЗ, а именно ст. 29.

В Налоговом кодексе говорится о сроке хранения не менее 4 лет, а по закону о бухучете, так же как и по приказу Минтранса РФ, срок хранения путевого листа составляет не менее 5 лет.

Какой срок хранения установлен для счета-фактуры, см. в материале «Какой срок хранения счетов-фактур».

Минимальный срок хранения путевого листа в организации составляет 5 лет, однако не стоит забывать, что существуют некоторые ситуации, когда срок хранения путевого листа существенно продлевается.

О том, сколько необходимо хранить кассовые документы, см. в материале «Какой срок хранения кассовых документов».

Срок хранения путевых листов

Опубликовано admin

в 19.10.2018

Что такое путевой лист и для чего он нужен

Путевой лист — это формуляр, подтверждающий право водителя использовать транспортное средство и служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Согласно п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ без оформления путевого листа запрещается использовать транспортное средство.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, однако она не является обязательной (см. информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Начиная с 01.01.2013 налогоплательщики вправе разрабатывать свою форму путевого листа в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также при условии отражения в этом документе реквизитов, установленных приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, к которым относят:

  • наименование и номер путевого листа;
  • срок действия;
  • сведения о собственнике транспортного средства, а именно: данные о названии, адресе, номере телефона и ОГРН;
  • сведения о транспортном средстве, включая дату и время предрейсового (или предсменного) техосмотра;
  • сведения о водителе.

О последних требованиях к обязательным реквизитам путевых листов узнайте из материалов:

  • «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
  • «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».

У налогоплательщиков, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист оформляется на каждый день либо на иной срок, не превышающий 1 месяца (см. также письмо Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Автотранспортные предприятия обязаны оформлять путевой лист ежедневно, исключением в данном случае является командировка.

Срок хранения путевого листа

На сегодняшний день срок хранения путевого листа установлен следующими документами:

  • приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152;
  • приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В приказе Минтранса РФ четко установлено, что путевой лист должен храниться не менее 5 лет (п. 18), то есть по желанию организации этот срок может быть увеличен. И если с первым приказом все предельно ясно и просто, то с приказом Министерства культуры дела обстоят иначе.

Во-первых, в нем оговаривается, что срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода (ст. 842 перечня документов). Исходя из этого, можно сделать вывод, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе. Во-вторых, в приказе Министерства культуры оговаривается, что если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.

О сроках хранения иных документов, приведенных в приказе № 558, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

В связи с тем, что путевой лист относится к первичным документам, срок его хранения также регламентируют:

  • Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24;
  • закон «№ 402-ФЗ, а именно ст. 29.
Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

В Налоговом кодексе говорится о сроке хранения не менее 4 лет, а по закону о бухучете, так же как и по приказу Минтранса РФ, срок хранения путевого листа составляет не менее 5 лет.

Какой срок хранения установлен для счета-фактуры, см. в материале «Какой срок хранения счетов-фактур».

[1]

Источники


  1. Прокопович, С.С. Итальянско-русский юридический словарь / С.С. Прокопович. — М.: РУССО, 2017. — 392 c.

  2. Селиванов, Н.А. Справочник следователя; М.: Российское право, 2012. — 320 c.

  3. Гамзатов, М.Г. Английские юридические пословицы, поговорки, фразеологизмы и их русские соответствия / М.Г. Гамзатов. — М.: СПб: Филологический факультет СПбГУ, 2013. — 142 c.
  4. Старович, Збигнев Судебная сексология / Збигнев Старович. — М.: Юридическая литература, 2016. — 336 c.
Что такое путевой лист и сроки его хранения
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here