Электронная трудовая книжка

Минтруд России: внедрение электронных трудовых книжек должно быть добровольным

LuckyImages / Shutterstock.com

Вопросам внедрения электронного кадрового документооборота, целесообразности заключения электронных трудовых договоров и обеспечения защиты прав работников при применении цифровых технологий были посвящены прошедшие вчера в Госдуме парламентские слушания с участием депутатов, представителей профильных министерств и профессионального сообщества. В ходе обсуждения эксперты пришли к единому мнению – введение электронных трудовых книжек является перспективной новацией. «Сегодня ни одна из областей нашей жизни не может избежать влияния «цифры». Поэтому реальность вынуждает законодателей делать конкретные шаги в этом направлении», – убежден депутат Госдумы Владимир Жириновский.

Действительно, инициатива об отмене трудовых книжек на бумажных носителях обсуждалась неоднократно. Вместе с тем участники слушаний предложили сделать внедрение электронных трудовых книжек на предприятиях добровольным.

Шкловец Иван Иванович,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости.

6 марта 2018 года

Актуальные вопросы и практика применения трудового законодательства

Как рассказала заместитель Министра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, работники и профсоюзы не готовы отказываться от бумажных документов, в том числе и трудовых книжек. «Если и вводить такую систему, то очень аккуратно», – считает она. В частности, Минтруд России предлагает ввести трудовые книжки в электронном виде только для работников, впервые подступающих на работу, то есть им уже бумажные версии не выдавать. При этом предполагается, что те работники, кто уже имеет трудовые книжки, будут пользоваться ими до окончания своей трудовой деятельности. С такой позицией согласился председатель Комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Сергей Жигарев. «Переход с бумаги «на цифру» должен быть постепенным. Со временем этот формат станет привычным для всех», – подчеркнул он.

По словам Любови Ельцовой, разработка документов об электронных трудовых книжках будет длиться до 2018 года, а внесение законопроекта в Госдуму запланировано на февраль 2019 года.

Отметим, что согласно опросу, проведенному ВЦИОМ, 53% респондентов выступили за введение электронных книжек наряду с бумажными, за полный переход на электронные носители высказались 18%, а за сохранение только бумажных версий документов – 19% (документ имеется в распоряжении портала ГАРАНТ.РУ). При этом сторонники возможного нововведения считают, что его реализация позволит в первую очередь упростить доступ к информации, восстановить данные в случае утери бумажного носителя. Противники же, напротив, прежде всего опасаются утери или кражи электронных данных. На вопрос о том, есть ли необходимость в сохранении традиционной формы документа (бумажной) ввиду возможной утери с электронных носителей данных о трудовом стаже, 69% граждан, работающих по найму, ответили утвердительно.

Сергей Жигарев предложил разработать в том числе особые требования к обеспечению сохранности, неизменности документов, оформленных в электронном виде, а также возможность контроля уполномоченными органами в режиме реального времени соблюдения работодателями трудового законодательства при заключении договоров в этой системе.

Инициативу создать на уровне государства специальную единую информационную систему поддержал заведующий кафедрой трудового права юридического факультета МГУ имени М.В. Ломоносова, доктор юридических наук Александр Куренной. По его мнению, это позволит упростить кадровое делопроизводство и сделать прозрачным механизм взаимоотношений между работодателями, работниками и государственными органами.

Сергей Жигарев в свою очередь отметил, что практика перевода отдельных кадровых документов в электронный вид уже получает распространение среди крупнейших работодателей. Директор департамента HR-компетенций ПАО «Сбербанк» Анна Бланкова рассказала участникам слушаний об опыте кадровой службы банка по переходу на электронный документооборот. По ее словам, каждый сотрудник обеспечен электронной подписью, которая позволяет дистанционно оформлять трудовые отношения. Однако, по ее мнению, одновременное использование обоих форматов документов приведет к неэффективному использованию современных технологий.

Актуальность перехода на электронный документооборот в трудовых отношениях подчеркнула и первый заместитель председателя правления ПФР Лилия Чижик. «В ПФР за начислением пенсий в электронной форме обратились уже 1,5 миллиона человек. В обществе есть запрос на электронные госуслуги», – убеждена она. Председатель ФСС России Андрей Кигим добавил, что и в сфере социального страхования уже сегодня большинство выплат можно перевести в электронный формат. «Однако при переходе к цифровой экономике следует обратить внимание на важность обеспечения максимальной сохранности электронных документов», – считает он.

Электронные трудовые книжки появятся через полтора года

Правительство РФ обсудило вопрос о переводе трудовых книжек в цифровую форму.

Так, для перехода на электронные трудовые книжки потребуется создать специальную базу данных, в которой будет храниться информация обо всей трудовой деятельности каждого работающего гражданина. Вести эту базу, судя по всему, будет ПФР. Обязанность по передаче в Фонд в режиме онлайн кадровой информации ляжет на работодателей. Предполагается, что система заработает уже в 2020 году, а в течение переходного, 2019 года, Правительство планирует решить сопутствующие правовые и организационные вопросы.

Интересно, что даже когда система электронных трудовых книжек будет введена в полном объеме, возможность вести их в традиционной бумажной форме все равно сохранится. На случай, если работник, не доверяющий современным технологиям, захочет иметь на руках привычный бумажный документ.

По планам Правительства РФ, ведение трудовых книжек в цифровом виде, среди прочего, исключит проблемы с подтверждением трудового стажа при потере бумажной книжки.

Новостная рассылка для бухгалтера

Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.

Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту.

Все об электронных трудовых книжках

Что такое электронная трудовая книжка? Законопроект об этом новшестве где можно найти? Не секрет, что такой документ, как трудовая, в большинстве развитых стран не применяется. Ее с успехом заменяют трудовые договора, контракты и другие документы, подтверждающие факт трудоустройства гражданина. Таким образом, в книжке дублируется информация, содержащая в указанных документах.

Уже много лет ходят разговоры об отмене этого документа. Однако выяснилось, что никаких революционных действий не будет. Параллельно с традиционным документом будет применяться электронная трудовая книжка. В 2018 году об этом сообщил глава Правительства РФ Д.А. Медведев.

Назначение трудовой

Начнем с того, что в соответствии с действующим законодательством трудовая книжка – это специальный документ, в котором накапливается информация о трудовом стаже работника (ст. 66, 309 ТК РФ). Соответствующие записи уполномочены делать работодатели. Сведения о периодах работы, кадровых перемещениях и т.п. вносятся не произвольно, а по установленным правилам.

В настоящее время устроиться на работу без трудовой книжки не получится. Дело в том, что это один из документов, предъявляемый при трудоустройстве в обязательном порядке (ст. 65 ТК РФ). Исключением из этого правила являются только две категории работников:

• совместители;
• лица, для кого данная работа является первой.

Кроме того трудовая книжка не нужна при оформлении взаимоотношений по договорам гражданско-правового характера. Такие отношения по своей природе трудовыми не являются. Нормы трудового права на них не действуют. Поэтому делать запись в трудовой книжке исполнителя по гражданско-правовому договору не нужно. Данную категорию лиц электронная трудовая книжка не затронет.

Запись о приме на работу нужно сделать, если сотрудник проработал на предприятии больше 5 дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). До истечения этого срока заполнять трудовую законодательство не требует.

Постепенно, не торопясь

Сразу скажем, что никаких резких шагов по отмене традиционных трудовых книжек не будет. Такова информация из первых уст. Более того, введение электронных трудовых книжек (скачать стенограмму заседания Правительства РФ можно на официальной сайте) предусматривает переходный период – 2019 год. В течение этого года планируется уладить все вопросы по переходу на новый стандарт:

Начиная с 2020 года, работодатели будут должны направлять электронные трудовые книжки в Пенсионный фонд. Однако по требованию работника компании и индивидуальные предприниматели будут должны заполнять и привычную бумажную форму трудовой.

Рассказывая о том, что это электронная трудовая книжка Дмитрий Медведев пояснил, что суть реформы не в том, чтобы перевести документ из архаичного в современный электронный вид. Главное – это создание информационной базы, которая будет содержать все сведения о рабочей деятельности гражданина. Помимо несомненных плюсов для контролирующих органов положительный момент от создания цифровой базы есть и для работников.

В настоящее время в случае утери документа работника ждет неприятная и продолжительная процедура восстановления трудовой книжки и подтверждения трудового стажа. При наличии общей базы такая проблема просто перестает существовать. Поэтому отсутствие проблем при утере или порче книжки несомненный плюс при дискуссии на тему «электронная трудовая книжка: за и против».

Наиболее наглядно будет представить преимущества цифровых трудовых в виде таблички.

Преимущества электронных книжек	Невозможно потерять или испортить
	Уходят в прошлое проблемы, связанные с внесением записей в трудовые книжки удаленных работников.
	Не нужно представлять заверенную копию трудовой при получении государственных услуг (например, оформления загранпаспорта).
	Подделка электронных трудовых затруднительна.
	Уменьшение расходов на кадровое делопроизводство.

Если верить Правительству, то работодатели будут должны передавать информацию для формирования электронных трудовых книжек (образец заполнения пока разрабатывается) в Пенсионный фонд, начиная с 1 января 2020 года.

Также в настоящее время Минтрудом ведутся эксперименты по переводу в электронный вид оформления отпусков и командировок, а также заключения и расторжения трудовых договоров.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Трудовые книжки: переходим на электронный формат

С 2020 года в России начинают действовать электронные трудовые книжки. О том, как работодателям своевременно подготовиться
к изменениям и избежать привлечения к ответственности
за нарушения, рассказывает эксперт Контур.Школы по трудовому праву и кадровому делопроизводству Евгения Конюхова.

— Чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки был рассмотрен и одобрен Госдумой в первом чтении.

— Какой переходный период установлен по отказу от бумажных трудовых книжек? Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным.
В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект будет принят, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На тех, кто впервые поступит на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Ведение сведений
о трудовой деятельности таких работников будет осуществляться
только в электронном виде.

— Какие подготовительные мероприятия необходимо осуществить работодателям? Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме.

Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности. Электронное хранение сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

— Что полезн о знать работодателям о технической стороне вопроса? Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например «Контур.Бухгалтерию».

— Как будет осуществляться перенос информации с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд.

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

— Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

— Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников,
которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку,
о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году.
Дело в том, что к 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

— Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику будет самостоятельно осуществлять какие-то дополнительные действия, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

— Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

— В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий.

К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

— Какие сложности переход добавит работодателям?

— Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать информацию оттуда в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

— Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— Планируется, что с 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности.
Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем.

А с 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

— Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет осуществлять защиту персональных данных?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

— Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

• у работодателя (по последнему месту работы);

• в территориальном органе Пенсионного фонда России;

• в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

— Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах. Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях. Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

— Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется введение административной ответственности для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

— Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Переход на электронные трудовые книжки увеличит объемы отчетности в ПФР

Суть нововведения

Министр труда и социальной защиты Максим Топилин рассказал журналистам, что в конце 2019 года его ведомство представит законопроект о введении в России электронных трудовых книжек. По его словам, это будет не просто сканированная копия главного документа, подтверждающего стаж работника, а полноценная база данных обо всех трудящихся.

[2]

Он не стал скрывать, что для работы новой системы от работодателей понадобится дополнительная информация о трудовой карьере каждого сотрудника. Но иные подробности пока умалчиваются.

Тем временем замминистра Любовь Ельцова разъяснила, какие преимущества дают электронные трудовые книжки:

• сохранность персональных данных;
• снижение издержек работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации;
• дополнительные возможности трудоустройства для удаленных работников за счет простоты взаимодействия с кадровой службой работодателя;
• сокращение времени оказания государственных и муниципальных услуг через единую систему межведомственного электронного взаимодействия.

К чему готовиться работодателям

За комментарием по этому вопросу редакция КлубаТК обратилась к кадровому эксперту — исполнительному директору консалтинговой компании ООО «ЭйчАрЛоджистик» Наталии Зиминой. Она напомнила, что про введение электронных трудовых книжек говорят уже несколько лет. Но пока все время что-то останавливает. Хотя у этого изменения в законодательстве, как у практически любого другого, есть и плюсы, и минусы.

Но с работниками со стажем будет сложнее. Во-первых, учет в ПФР стажа работников велся не всегда, поэтому большого объема информации нет. Во-вторых, на данный момент информация в ПФР содержит только место работы и размер отчислений. А информация о должностях, перемещениях, награждениях и т. д. отсутствует. Это означает, что данную информацию нужно будет как-то передать в ПФР. Как предполагает Наталия Зимина, делать это придется вручную: руками переносить все данные из трудовых книжек в некую электронную базу или некий документ.

Также очевидно, что увеличится объем отчетности, сдаваемой в ПФР. По словам эксперта, придется регулярно сообщать:

• даты приемов, переводов, увольнений;
• должности, на которые принимается или переводится работник.

Когда может вступить в силу инициатива

По предварительным оценкам, на разработку и утверждение законопроекта, в том числе внесение поправок в действующие нормативные акты, необходимо не менее 2 лет. Все это время редакция КлубаТК будет следить за развитием событий и обязательно сообщит обо всех новых идеях чиновников и способах решения имеющихся технических и правовых вопросов.

Электронная трудовая книжка

Трудовая книжка на бумажном носителе является основным документом, служащим для подтверждения стажа физического лица. Формы и бланки такого формуляра разработаны и утверждены на законодательном уровне. По общему правилу трудовая книжка ведется в бумажном виде и в нее при необходимости также вшиваются вкладыши на тех же носителях. Однако в последнее время все больше привычных документов переводятся в компьютерные форматы. Не стала исключением и трудовая книжка, электронная форма которой все чаще обсуждается на территории России.

Трудовая книжка

Статья 66 ТК России особое внимание уделяет трудовой книжке, ее значению и порядку ведения.

Указанная норма права устанавливает обязанность предприятий и предпринимателей вести трудовые книжки в строгом соответствии с предписаниями законодательства. Нарушение данного правила недопустимо.

Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не имеют права вносить записи в трудовые книжки своих работников.

Форма бланка трудовой книжки разработана и введена в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225. Этим же нормативным документом утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

• о приеме работника;
• о его увольнении и основании увольнения;
• о переводах по должности;
• о награждениях.

Сами формуляры хранятся у предприятия в течение всего периода исполнения гражданином должностных обязанностей. Именно работодатель отвечает за сохранность документов, их правильное и безошибочное ведение и оформление.

Пунктом 12 Правил, введенных в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, предусматривается обязательное подтверждение факта внесения и содержания записи в трудовой книжке подписью работника в его личной карточке.

Существенное значение для определения допустимой формы трудовой книжки имеет порядок внесения исправлений в записи, содержащиеся в формуляре. В нем не допускается зачеркивание ошибочных сведений. Их корректировка производится путем признания соответствующей информации недействительной и указания правильных данных.

Все отметки в трудовой книжке совершаются от руки с использованием чернил. Названное предписание закреплено в пункте 1 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 N 69.

Указанные выше нормативные акты не предусматривают возможность ведения электронных трудовых книжек. Все описанные действия совершаются только с документами на бумажных носителях.

В пользу данного вывода говорит также способ вшивания вкладыша в трудовую книжку. Указанное действие должно производиться иглой с ниткой. Другие способы не допускаются.

Трудовые книжки на нетрадиционном носителе

Пунктом 46 Правил установлено, что изготовление бланков формуляров осуществляется в порядке, разработанном Минфином России.

Возможность ведения электронной трудовой книжки ни Правила, ни само Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 не предусматривают.

Министерство Финансов Российской Федерации своим приказом от 22.12.2003 N 117н утвердило Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Согласно указанному распоряжению обязанность по изготовлению бланков формуляров возложена на ГОЗНАК, а допустимой формой документов является их выпуск на бумажных носителях.

Следует подчеркнуть, что Минфин России не предусмотрел возможность изготовления электронных трудовых книжек.

Все записи, вносимые предприятием в трудовую книжку, должны соответствовать закону и заверяться работодателем. Сотрудник организации своей подписью в документе подтверждает только запись об увольнении. Данные обстоятельства также не предполагают ведение трудовых книжек на носителях, отличных от бумажных.

В настоящее время, несмотря на указанные выше факты, Минтруд России выступил с инициативой введения в оборот электронных трудовых книжек, которые со временем должны полностью вытеснить традиционные бланки. Данная инициатива официально нашла отражение в Проекте развития стратегии пенсионной системы до 2030 года.

Однако вплоть до настоящего времени законодательство Российской Федерации не предусматривает наличие трудовых книжек, оформляемых не на бумажном носителе.

Следует отметить, что на территории Российской Федерации отсутствует даже проект нормативного акта, предусматривающего переход на электронные трудовые книжки.

Перспективы введения электронных документов

Трудовые книжки на бумажных носителях введены в практику российских правоотношений довольно давно. Это произошло задолго до появления компьютерной техники. И с тех самых пор каких-либо принципиальных изменений в формулярах не произошло.

Однако в настоящее время, когда широкое распространение получили не только компьютерная техника, но и цифровые технологии, ведение трудовых книжек на бумажном носителе является неэффективным.

Это обусловлено не только трудоемкостью изготовления и ведения документов, но и сложностью их восстановления или внесения исправлений в записи.

Применение электронной формы трудовых книжек должно исключить описанные проблемы и существенно упростить положение работодателей и самих граждан.

Из изложенного выше следует, что замена трудовых книжек на электронные документы назрела, но перспективы такой трансформации туманны. Какие-либо реальные планы и сроки органами государственной власти не названы и не определены.

Поэтому в 2016 году бумажная форма трудовой книжки является обязательной. Игнорирование традиционного носителя документа может повлечь для работодателя ответственность, предусмотренную нормативными актами за нарушение трудового законодательства.

Электронная трудовая книжка

Время проведения: с 10.00 до 13.00

Семинар ориентирован на руководителей организаций, руководителей служб персонала, менеджеров по персоналу, инспекторов по кадрам, бухгалтеров, ведущих кадровый учет, юристов.

Семинар ведет: Афанасьева С.В. — Генеральный директор ГК «Академия безопасности бизнеса», бизнес-эксперт и консультант в области «Антикоррупционной политики предприятия», автор многочисленных статей на темы безопасности, Автор учебно-методического пособия «Путеводитель по антикоррупционной политике». Опыт преподавательской деятельности более 10 лет.

Наверняка, Вы уже слышали новость о переходе на электронные трудовые книжки. Вместо трудовой книжки скоро будет электронная запись под названием СТД – статус сведений о трудовой деятельности. Соответственно, работодатель будет представлять все данные в ПФР из трудовых книжек с помощью СТД. Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года. Крупные компании уже тестируют новый формат хранения документа.

В рамках семинара мы познакомимся с тем, что необходимо предпринять для того, чтобы успешно пройти этот этап цифровизации

1. Что будет представлять из себя Электронная трудовая книжка

• В какие аналитические системы информация из Электронной трудовой книжки будет интегрирована?
• Выгодна ли эта инновация работникам и работодателям?
• Увеличит ли Электронная трудовая книжка в будущую пенсию?

2. Позиция государственных служб по вопросам электронных трудовых книжек

• Разъяснения ПФР и Роструда.

3. Обязанности работодателей при переходе на Электронные трудовые книжки

• Что и как изменить в локальных нормативных актах предприятия?
• Как обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в информационную систему?
• Как уведомить работника об изменениях трудового законодательства?

4. Чего опасаются работодатели

• Как минимизировать недостатки электронной версии трудовой книжки?
• Сколько времени работодатель будет обязан сохранять сведения о трудовой деятельности работника после его увольнения в электронном виде?
• Как часто придется подавать электронные сведения?
• Появятся ли новые штрафы? Кто будет привлекать к ответственности и за что?

5. Какую кадровую документацию нужно проверить перед переходом на Электронные трудовые книжки.

Стоимость участия: 6000 рублей.

В стоимость включены раздаточные материалы по теме семинара, питание, комплекты для записей.

Скидки: более одного участника от компании – скидка 7%, постоянным клиентам компании – скидка 15%.

Адрес проведения семинара: г. Москва, уточните у организатора.

Регистрация и дополнительная информация по телефону: (495) 228-0399, факс: (495) 626-9945

Для профессиональных бухгалтеров – возможно получение сертификата идущего в зачет ежегодного повышения квалификации!

Электронная трудовая книжка: что это и как с ней работать

Электронная трудовая книжка дублирует бумажную по содержанию. Но с ней работник получит доступ к данным о стаже, а работодатель упростит ведение кадрового учета.

С 2020 года данные о рабочем стаже будут хранится в электронном виде. Работодатели будут предоставлять ПФР сведения о трудовом стаже, а сотрудники смогут в любое время заглянуть в электронную трудовую.

Законодательная база готова и парламент принял в первом чтении основные документы: изменения в ТК и в закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Зачем понадобились электронные трудовые книжки и как все планируется устроить разберем далее.

Что такое ЭТК

В электронную трудовую внесут почти весь перечень сведений, которые содержит бумажная трудовая книжка: место и периоды работы; должность (специальность, профессия); квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации); даты приема, увольнения, перевода на другую работу; основания прекращения трудового договора.

Работник — владелец книжки сможет следить за тем, верно ли наниматель отчитывается о его трудовой через личный кабинет на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через приложение для смартфонов.

Выписку из ЭТК можно будет получить в виде бумажном виде у работодателя по последнему месту работы, а также в любом управлении ПФР или в МФЦ без привязки к месту жительства или работы человека.

В чем польза ЭТК

Уже из описания следуют некоторые преимущества новшества. Итак, ради чего законодатели решили менять привычный формат трудовой книжки?

Преимущества электронной трудовой книжки:

• работник легко и быстро получает доступ к информации о трудовой деятельности;
• информацию заполняет система, а не работодатель, поэтому вероятность ошибок и внесения недостоверных сведений снижается;
• информация в ЭТК защищена от физического повреждения;
• человек может дистанционно устроится на легальную работу, в том числе удаленную;
• работодатель экономит на ведении и хранении трудовых книжек;
• пенсию можно оформить дистанционно по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
• работник может использовать данные ЭТК для получения госуслуг;
• работодатели и госорганы получают возможность анализировать рынок труда.

Как же все это будет работать, объяснили в ПФР. Разложим всё по полочкам.

Как работать с ЭТК

Как информация о стаже будет появлятся в ЭТК?

С 1 января 2020 года работодателей планируется обязать ежемесячно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки.

Сведения необходимо предоставлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Если сотрудник только устроился или уволился, сведения в ПФР нужно представить не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

[1]

За предоставление неполных, недостоверных сведений, а также за их несвоевременную подачу, организациям будет грозить ответственность по КоАП РФ.

Как устроится на работу, если трудовая книжка «в цифре»?

Работник при трудоустройстве должен предоставить работодателю выписку из ЭТК, или же электронный документ с цифровой подписью. Работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета.

Как работнику получить сведения из ЭТК?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.

[3]

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. РАнее зарегистрированные работники могут использовать существующий логин и пароль для входа в кабинет ПФР.

Информацию из ЭТК можно будет получить и в бумажном виде. Для этого нужно будет подать заявку:

• работодателю по последнему месту работы;
• в территориальный орган ПФР;
• в многофункциональный центр (МФЦ).

Как выдать трудовую уволенному сотруднику?

Как защищены базы данных ПФР?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с законодательством в области защиты персональных данных. Информация лицевых счетов накапливается в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Как переходить на ЭТК

Работодателей обяжут письменно сообщить работникам о введении электронных трудовых книжек и о соответствующих изменениях в ТК. Также работников нужно будет предупредить, что они вправе сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям предстоит изменить локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Для работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный. Однако те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, уже не сможет получить бумажный документ. Информация о работе и стаже будет вестись только в электронном виде.

Можно ли отказаться от ЭТК

От электронной трудовой нельзя отказаться. Но сохранить бумажный документ можно. Для этого до конца 2020 года необходимо подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. Тогда организация будет обязана вести бумажную трудовую одновременно с электронной.

Остальным работникам бумажные трудовые выдадут на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Источники

1. 
   Образцов, В.А. Криминалистика. Курс лекций; М.: Право и закон, 2011. — 448 c.
2. 
   Чухвичев, Д. В. Законодательная техника / Д.В. Чухвичев. — М.: Юнити-Дана, Закон и право, 2012. — 416 c.
3. 
   Малько, А.В. Теория государства и права (для бакалавров). Учебник / А.В. Малько, др.. — Москва: Высшая школа, 2015. — 196 c.
4. Под редакцией Дмитриевой И. К., Куренного А. М. Трудовое право России. Практикум; Юстицинформ — Москва, 2011. — 792 c.