Где применяется документ

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Где применяется документ" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА (ФУНКЦИИ)

Центральный вопрос при изучении документа — выявление причин, вынуждающих человека фиксировать информацию, т.е. создавать документ.

Решение этого вопроса напрямую связано с функциями документа (слово «функция» происходит от латинского/ипсНо — «исполнение, обязанность, назначение, роль»). Для того чтобы разобраться в функциях, т.е. назначении документа, учитывая, что он может преследовать несколько целей, использоваться для решения многих задач, попробуем применить метод абстрагирования, выделить и рассмотреть в отдельности каждую функцию документа.

Прежде всего отметим социальную сущность документа, его социальный характер (социальный от латинского босшИб — «общественный, связанный с жизнью и отношением людей в обществе»).

Документ создается человеком и для человека, что сразу подчеркивает его социальную природу. Никакое сообщество не может существовать без информационных связей. Документ закрепляет эти социальные связи, все процессы, происходящие в обществе. Конкретный документ целенаправленно создается в определенной социальной среде, которую он и отражает; следовательно, он выполняет социальную функцию. Возникнув как продукт определенных социальных отношений, отдельные виды документов в то же время сами начинают активно воздействовать на эти социальные отношения. Такую роль прежде всего играют конституции, которые устанавливают порядок взаимоотношения в государстве, другие законодательные акты, различные уставы, положения, правила, инструкции; договоры, организующие взаимоотношение как отдельных граждан, гражданина и государства, так и государства с государством. В этих случаях социальная функция документа выступает особенно ярко. Такие документы сами начинают способствовать развитию человечества, например мирные договоры, международные соглашения, декларации.

Любой документ носит социальный характер — эта его особенность не всегда выделяется как функция, а чаще лишь подчеркивается как обязательное свойство.

Главное свойство документа — закреплять и нести информацию — составляет его информационную функцию. Она присуща любому документу с момента его создания. Собственно, для того чтобы информацию закрепить, и был создан документ. Более точно эту функцию можно назвать функцией закрепления (запечатления) информации. Все, что не закреплено любым способом документирования (записано, сфотографировано, зарисовано, сделана фонозапись и т.д.), бесследно исчезает, забывается человечеством. Создав документ, человек исключил возможность исчезновения события, факта. «Остановись, мгновенье» — словосочетание, которым обычно пользуются, создавая фотографию, имеет более широкий смысл. Любой способ запечатления информации, т.е. создания документа, оставляет событие в истории человечества.

Закрепленная информация может быть передана в пространстве, и эта способность документа выделяется в присущую всем документам коммуникативную функцию. С помощью коммуникативной функции документа осуществляются все информационные связи общества — от вышестоящих инстанций к нижестоящим (т.е. от управляющих к управляемым) и наоборот — от нижестоящих к вышестоящим (т.е. от подчиненных к руководящим), между равными инстанциями, между отдельными физическими лицами. Именно коммуникативная функция документа заставляет человечество постоянно искать способы наиболее быстрой ее реализации: гонец, фельдъегерская тройка, телеграф (телеграмма), телефон (телефонограмма), радио (радиограмма), факс, электронная почта.

Научно-техническая революция расширяет коммуникативные функции документа, дает возможность их реализовать в стремительно сокращающемся временном интервале.

Но, закрепив информацию, документ позволяет сохранить и передать ее не только в пространстве, но и во времени, т.е. воспользоваться этой информацией через годы, десятилетия и даже века. Эта способность документа выделяется в функцию сохранения информации. После своего создания документ может быть использован единожды или востребован неоднократно в текущей деятельности, и лишь очень небольшая часть документов в силу ценности закрепленной и сохраненной в них информации бережно сохраняется человеком постоянно, и для ее хранения создаются специальные архивы. На основе собранной в архивах ретроспективной информации восстанавливаются события, она позволяет проследить историю вопроса. В этом случае документ выполняет функцию исторического источника. Функцию может выполнить любой сохраненный документ в случае обращения к нему как к свидетелю прошлого.

Рядом исследователей выделяется как самостоятельная культурная функция документа, выполнение которой рассматривает документ как средство передачи культурных традиций, сложившихся в обществе и сохраненных им. Любой документ отражает степень языковой культуры, уровень образованности его автора и общества в целом, развитие технической мысли, появление новых способов документирования и передачи информации и даже нравственно-моральную атмосферу эпохи.

[1]

Все перечисленные ранее функции можно отнести к общим. Эти функции документ имеет независимо от воли создавшего его человека. Они как бы закладываются в момент создания документа, запечатления информации. Создавая документ, человек преследует более конкретные задачи, которые он решает с его помощью. Эти целенаправленные функции документа, для выполнения которых он и был составлен, называются частными.

Для сферы управления на первое место выходит управленческая функция документа. Подавляющая часть документов создается именно в сфере управления, и в этом случае составляются документы для выполнения управленческой функции. С помощью документов организуется работа (организационные документы: уставы, положения, инструкции, правила и т.д.), разрабатываются и доводятся до исполнителей решения (распорядительные документы: приказы, постановления, решения, распоряжения и т.д.), подтверждаются факты, идет обмен информацией о состоянии дел (отчетные, плановые, первичные учетные документы, информационносправочные документы: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы и телефонограммы). Во всех тех случаях, когда документ создается как инструмент управления, он выполняет управленческую функцию. Но как только информация такого документа принята к сведению, учтена, использована и надобность в ней в текущей работе отпала, управленческая функция документа исчерпана.

К документам, созданным для выполнения управленческих функций, предъявляются особые требования объективности, достоверности, полноты информации и, конечно, своевременности получения информации. Как гласит поговорка, «кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король». Именно документы, выполняющие управленческую функцию, т.е. циркулирующие в системах управления, являются объектом унификации и стандартизации. Для их создания и обработки внедряются средства автоматизации и механизации. Выполнив управленческую функцию, документы выбывают из оперативной работы и переходят в стадию хранения.

Одними из наиболее ранних, востребованных функций документа, ради которых документ стал создаваться, были правовая функция и функция учета.

Правовая функция заключается в установлении и закреплении правовых норм и правоотношений в обществе (например, свод законов царя Хаммурапи (XVIII в. до н.э.)). К документам, выполняющим правовую функцию, относятся правовые акты органов власти и управления: законы, указы, постановления и др., акты судебных, прокурорских, нотариальных, арбитражных учреждений и организаций; акты, которые создаются в других учреждениях, организациях, предприятиях, фирмах и влекут за собой определенные юридические последствия; договоры: международные, межгосударственные, между организациями, между отдельными лицами и организациями (например, трудовые) и между частными лицами. К таким документам относятся документы, удостоверяющие личность (паспорта, удостоверения), дипломы об образовании, различные справки, а также оправдательные финансовые документы. При разработке подобных документов их правовая функция самая главная, для ее реализации они и создавались, и оформляются они с особой тщательностью, учитывая их юридическую значимость. Но практически и все другие документы в определенных случаях могут выполнить эту функцию, выступив доказательством какого-либо факта, события, явления.

Читайте так же:  Понятие общих льгот для медицинских работников

Не менее древней является учетная функция. Человек с древнейших времен хотел учесть количество населения в государстве (княжестве) для обложения налогами, размеры принадлежащей ему земли, количество скота, имеющегося урожая, денег и т.д. Документы, выполняющие эту функцию, обычно содержат систематизированные количественные данные, выраженные в цифрах. К ним относятся все первичные учетные документы, в том числе бухгалтерские, различные регистрационные журналы и другие формы. Эти документы сегодня почти все представлены унифицированными формами, многие из которых разработаны и утверждены финансовыми органами и органами статистики.

Таким образом, рассмотрев основные функции, выполняемые документом, мы видим, что любой документ всегда полифункцио-нален. Он одновременно выполняет несколько функций. Одни из них — общие, присущие любому документу в момент создания. Другими функциями документ наделяется при создании и, выполнив эту функцию, ее утрачивает, продолжая выполнять общие функции.

Изучение функций документа имеет не только научное, но и большое практическое значение.

Типы документов. Документ: понятие и виды

Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как «доказательство, образец, свидетельство». Рассмотрим далее, какие бывают типы документов.

Терминология

В законодательстве содержится определение документа. В соответствии с ней, он представляет собой материальный носитель информации, зафиксированной в нем в форме текста, изображения, звукозаписи либо их сочетания. Практически все типы документов имеют свои реквизиты. По этим элементам можно идентифицировать носитель. Он используется для передачи сведений в пространстве и времени для хранения и последующего применения. Данное определение характеризует документ в узком смысле. В широком смысле в качестве такого носителя информации могут выступать различные объекты. Например, документами можно считать книги, скульптуры и так далее.

Основные характеристики

В настоящее время существуют различные типы документов. Все они имеют свою специфику, отличительные черты. Однако их все объединяет одно назначение — они применяются для передачи какой-либо информации. Важнейшими носителями сведений считаются документы гражданина. Они выступают в качестве удостоверений, позволяющих идентифицировать того или другого человека, указывающих на его принадлежность к какому-либо объединению или возможности осуществлять ту или иную деятельность. В информационных системах, с одной стороны, документ как материальный объект характеризуется комплексом значений его свойств (реквизитов, атрибутов), то есть его метаданными. Вместе с этим описывается содержание присутствующих и закрепленных в нем сведений. Это, как правило, осуществляется посредством индексов или кодов. Например, врачи, заполняя определенные медицинские документы, используют шифры вместо слов.

Делопроизводство

Различные типы документов могут касаться одного вопроса. В ряде случаев для упрощения работы с ними их объединяют. Совокупность носителей, посвященных какому-либо вопросу, называется документацией. В процессе ее создания и оформления осуществляется запись информации. Она выполняется по определенным правилам. Особенно это касается случаев, когда создаются документы предприятия. В организации в обязательном порядке должен быть человек, который будет фиксировать информацию на носители. Любые, в том числе общие документы компании, выступают в качестве источника тех или иных сведений.

При несоблюдении установленных правил важная информация может быть потеряна. В ходе документирования необходимо учитывать существующие законодательные нормы, соблюдать общегосударственные требования по составлению и оформлению сведений. Для более полной реализации предписаний издаются специальные инструкции, правила, устанавливается порядок делопроизводства. Так, бухгалтерские документы оформляются по ПБУ. В этих Правилах установлены основные требования к содержанию отчетности. Для упрощения работы используются бланки документов, утвержденные на правительственном уровне. Их использование обязательно для всех организаций, действующих в тех или иных сферах.

Классы документов

Все носители тех или иных сведений можно разделить по различным признакам. Так, по происхождению выделяют личные и официальные документы. К первым относят носитель информации, созданный человеком за пределами его профессиональной деятельности. К личным документам относят переписку, дневники, мемуары и так далее. Они все создаются в рамках частной жизни лица. Официальными считаются документы, которые составляются, оформляются и удостоверяются в соответствующем порядке физическим либо юрлицом.

В этой категории выделяют группу личных носителей сведений. К ним, в частности, относят документы, которые позволяют идентифицировать человека (вид на жительство, паспорт), удостоверяют образование и специальность (аттестат, диплом), трудовой стаж и так далее. Делопроизводственные службы осуществляют работу обычно с официальными носителями сведений. Большинство из них относятся к сфере управления. Они создаются для реализации таких функций и задач, как планирование, финансирование, учет (бухгалтерские документы), снабжение, контроль и так далее. В текущей деятельности компании используются служебные носители информации.

Категории по способу внесения сведений

В зависимости от того, как осуществляется запись информации, выделяют документы:

  • Письменные. Это текстовый носитель, сведения в котором фиксируются разными видами письма.
  • Рукописные. В такой документ сведения вносятся от руки.
  • Текстовые. На таком носителе присутствует речевая информация, зафиксированная с помощью любой звукозаписывающей или письменной системы.
  • Электронные. Эти документы создаются с использованием компьютера.
  • Машинописные. На такие носители письменные знаки наносят с помощью технических средств.
  • Изобразительные. Документы этой категории иллюстрируют информацию, путем иллюстрирования какого-то объекта.
  • Фотографические — созданные с помощью фотоприемов.
  • Кинематографические — аудиовизуальные или изобразительные документы.

В управленческой деятельности компаний используются текстовые носители информации, которые созданы машино- или рукописным, а также электронным способами. Делопроизводственные службы осуществляют их обработку и хранение. Документы также могут быть:

  • Беловыми. В таких документах текст составлен без помарок и исправлений или перенесен с другого носителя.
  • Черновыми. Такие документы отражают работу редактора либо автора над текстом.
Читайте так же:  Государственное управление охраной труда

В зависимости от отношения к управленческому аппарату организации различают входящие, внутренние и исходящие носители сведений. Они, как правило, имеют свой порядковый номер.

Объем содержания и ограниченность доступа

В зависимости от количества вопросов, которые освещает текст, различают простые и сложные документы. К первым относят, к примеру, заявления, письма и прочее. В их тексте затронут один вопрос. Сложные документы могут быть направлены нескольким должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям сразу. К ним, в частности, относят решения, постановления, приказы, инструкции и прочие. Часть из них используется как юридические документы.

К примеру, локальные нормативные акты организации — приказы, распоряжения. Среди них есть и технические документы. Например, это могут быть регламенты, стандарты, инструкции и так далее. В зависимости от ограничения доступа документы могут быть несекретными, секретными и для служебного пользования. Последние могут свободно использоваться при необходимости сотрудниками данной компании. Для работы с секретными документами необходимо получение специального разрешения. Использование их осуществляется по установленным правилам. Многие из них также используются как юридические документы. Секретные и служебные носители информации помечаются соответствующими грифами.

Способ изложения

По этому критерию документы разделяют на:

В последних содержание изложено в форме связанного текста. Автор (составитель, исполнитель) индивидуальных документов подготавливает оригинальное изложение, касающееся одного либо нескольких вопросов для исполнения определенной управленческой задачи. Такие носители информации представляют собой литературный текст. Трафаретные документы отличаются формализованным изложением. В них используются предварительно подготовленные фразы либо отдельные фрагменты повторяющегося текста и присутствуют пропуски для внесения переменных сведений. К самым распространенным видам таких документов относят справку или анкету.

Переменная информация вписывается в них обычно от руки. Для постоянной информации существуют специальные бланки документов. Например, это могут быть благодарственные письма, декларации и так далее. Типовыми документами пользуются для фиксирования повторяющихся сведений. Тексты составляются по образцу. Например, это могут быть правовые документы (соглашения, договора), инструкции, правила и так далее. Метод типизации в делопроизводстве используется для составления форм текстов — образцов (эталонов). На их основе уже создаются те или иные документы. Типовым называют текст-образец. Впоследствии на его основании излагаются тексты с аналогичным содержанием.

Степень подлинности

Документы могут быть оригинальными, дубликатами и копиями. Подлинниками называют единственный или первый экземпляр. Это, как правило, юридические документы, которые удостоверены подписью уполномоченного лица, грифом утверждения, оттиском печати и регистрационным индексом. В подлиннике в обязательном порядке присутствуют сведения, которые подтверждают его достоверность. Так, правовые документы, например, содержат информацию об авторе, месте, времени создания. Дубликатом называют повторный экземпляр. Такой документ также имеет юридическую силу. Дубликаты оформляются при утере оригинала. Например, в случае потери трудовой книжки, работодатель обязан выдать сотруднику повторный экземпляр. Копия полностью или частично воспроизводит информацию с подлинника. Такой документ не обладает юридической силой. Копия приобретает ее при нанесении на нее соответствующих реквизитов. Например, копия доверенности, заверенная у нотариуса, имеет юридическую силу.

Прочие критерии

В зависимости от срока, в течение которого информационные носители присутствуют в учреждении, выделяют: документы постоянного, временного (до десяти лет) и долговременного (больше 10 лет) хранения. Те или иные периоды устанавливаются Федеральным архивом и закрепляются в соответствующих перечнях. В зависимости от способа передачи различают:

  • Телефонограммы.
  • Телексы.
  • Электронные сообщения.
  • Телеграммы.
  • Письма.
  • Факсограммы.

Для передачи одних используется офисная техника (факс, например).

Назначение информационных носителей

Документы, отобразив (зафиксировав) те или иные сведения, обеспечивают, таким образом, их накопление и сохранение, возможность передачи заинтересованным лицам, многократное использование. Носители информации считаются одним из обязательных элементов внутренней структуры организации, учреждения, компании, посредством которого обеспечивается взаимодействие подразделений. На основании той или иной информации принимаются различные решения. Сведения выступают как доказательства исполнения распоряжений, источник обобщений, материал для справочно-поисковой деятельности. Документ в управленческой работе является и предметом, и результатом труда, поскольку решение, которое принято, записывается, фиксируется в нем. Задача делопроизводителей следить за сохранностью, своевременной сдачей, выдачей информационных носителей. Если работа касается бумажных или электронных документов, то специалисты должны соблюдать установленные требования при их оформлении.

Основные признаки

К внешним параметрам документа относят те, которые отражают его размер и форму, способ записи, а также элементы оформления. Автором выступает юрлицо или человек, составивший текст. В документе присутствует несколько элементов, которые именуются реквизитами. В частности, к ним относят:

  • Наименование.
  • Адресата.
  • Автора.
  • Дату.
  • Текст.
  • Резолюцию.
  • Подпись.
  • Гриф утверждения, согласования и так далее.

[3]

В различных документах используются разные наборы реквизитов. Некоторые имеют ограниченное количество обязательных элементов. Количество реквизитов зависит от цели создания, назначения, требований к форме и содержанию документа, а также способа записи сведений.

Он представляет собой совокупность реквизитов. Формуляр, который используется для определенного вида документов (распоряжения, приказа), называется типовым. Он характеризуется определенным набором реквизитов, которые располагаются в строгой последовательности.

К примеру, в формуляр заявления включают: адресата, автора, наименование документа, текст, личную подпись, дату. Один носитель информации считается единичным экземпляром. Однако деятельность организации оформляется и фиксируется в комплексе целого ряда документов. Они или их группы взаимодействуют определенным образом и соответствуют управленческим функциям. Совокупность носителей информации, которые взаимосвязаны по своему наименованию, назначению, признакам, сфере распространения, а также единым требованиям, предъявляемым к их оформлению, формируют систему документации. В настоящее время в деловом обороте компаний официальная информация помещается на бумажные и электронные носители.

Что такое электронный документ

Сейчас практически все уважающие себя предприятия отказываются от бумажного документооборота, заменяя его более современным. Электронный документ – наиболее актуальная форма существования всех современных файлов, содержащих в себе огромное количество важнейшей информации.

Основные преимущества

Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.

Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Система электронного документооборота Диадок — самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Что понимать под ЭД

Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).

Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь – корректно обрабатывать все существующие данные.

Читайте так же:  Зачем нужен журнал учёта трудовых книжек

Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.

Все задокументированные материалы, которые были переведены в электронный формат, подходят для обработки в существующих информационных структурах и передачи по ТКС. Все эти файлы поддаются аналитической обработке, которую можно производить с помощью информационных систем.

Электронный документ и ЭЦП

Электронные документы должны обладать юридической силой – в противном случае их нельзя будет использовать при работе с другими структурами. Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная.

ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий:

  • сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов;
  • должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла;
  • подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется;
  • подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.

Для получения такой подписи понадобится обратиться в удостоверяющий центр. При этом надо заранее подготовить пакет документов. Местонахождение организации можно уточнить в территориальном отделении Пенсионного фонда России, там же вы можете получить СНИЛС.

Помимо СНИЛСа, указанного в пенсионном удостоверении, понадобится предоставить копию вашего паспорта и актуальный e-mail. Помимо этого, нужно заранее подготовить USB-носитель, на который сотрудники удостоверяющего центра должны будут записать ключи и сертификаты, необходимые для визирования электронных документов.

Реквизиты электронного документа являются действующими только в том случае, если он заверен электронно-цифровой подписью. ЭЦП имеет равную значимость с бумажным аналогом, однако для этого должны соблюдаться все необходимые условия. Подпись должна быть легальной, зарегистрированной в УЦ.

Электронная документация

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное – материал должен быть сохранен на специальном носителе.

Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о:

  • дате его формирования;
  • авторе данных;
  • наименовании документа;
  • формате, который необходим для корректного прочтения материалов.

Чем подробнее будет информация об имеющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем. Электронный документ и электронный документооборот тесно взаимосвязаны, без первого невозможно второе. При этом оборот материалов значительно упрощается, если организации, обменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование.

Содержание документа

Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам. Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы. В данном случае электронный документ напрямую зависит от своего владельца. Структурированные материалы могут обладать специальными элементами, с помощью которых внешние дополнительные приложения могут получать данные об отдельных элементах файла.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Бумажные и электронные документы нельзя сравнить друг с другом, ведь цифровые обладают целым рядом преимуществ. Среди них:

  • возможность длительного хранения;
  • удобство в совершении дополнительных операций (редактирования, удаления, архивирования и т.д.);
  • возможность поиска данных внутри файлов с использованием ключевых маркеров;
  • простота в обработке материалов с помощью автоматизированных систем, используемых организациями, практикующими электронный оборот.

Сейчас существует несколько форматов электронных документов, но наиболее популярным является формат «odf», который удобен при работе на любом программном обеспечении.

Понятие и структура электронного документа могут существенно различаться. Огромное влияние на это оказывает ПО для его обработки. Отдельно следует выделить материалы, обрабатывающиеся с помощью 1С. Подобные файлы существенно отличаются от других, поскольку они не выделяются в отдельные документы. Их можно рассматривать только лишь в качестве информационной единицы с уникальными идентификаторами и средствами модификации.

К подобной документации можно также отнести материалы, которые создаются в результате активной деятельности прикладных информационных систем. Они динамически формируются с помощью существующих хранилищ материалов. Таким образом, информации о себе они никакой не несут, их можно рассматривать только с помощью системы.

Как только документ выводится на печать или же в просмотр, он прекращает существовать в системе как объект. С этой минуты он функционирует в качестве спецприложения. В том случае, если файл необходимо открыть с помощью другого программного оборудования, придется выполнить его преобразование.

Какие электронные документы существуют

Электронным документом является файл, содержащий в себе определенную информацию, не всегда понятную пользователю. Для создания архивов и фондов данных файлов необходимо знать их классификации.
  • Согласно одному из вариантов, материалы могут различаться по наличию или отсутствию аналогичных печатных документов.
  • Файлы могут также различаться по тому, какая именно информация в них заключена. В этой классификации речь идет о:
  1. текстовых,
  2. изобразительных,
  3. звуковых,
  4. мультимедийных изданиях,
  5. программных продуктах.

Последние следует рассматривать как отчуждаемые произведения или публикации отдельных фрагментов текстов программ и кодов.

Электронные файловые документы – требование современного общества

Теперь вы знаете, что такое электронный документ, какие его виды существуют, и как их можно использовать в повседневной жизни. При этом информация может находиться в файлах в зашифрованном формате. Для работы с ними понадобится использовать существующие пароли, которые можно менять в любой момент времени.

Читайте так же:  Где самые выгодные кредитные карты

Любой пользователь телекоммуникационных каналов связи имеет право создавать собственные документы. Единственное, что ему для этого необходимо, – наличие специального программного обеспечения. Срок хранения таких файлов не ограничен. Вы можете производить любые операции с ними в любое время.

Типы документов

Классификации документов. Виды служебных документов. Виды официальных писем

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации до­кументы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По функциональному признаку различают письма, тре-буадщие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют: письмо-залрос, письмо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель — фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.


Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают ориги­нал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.

В последнее время выделяют еще один классификационный признак — форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существуют электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная по­чта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие болыпое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями.

Виды служебных документов.

Понятие служебный до­кумент отражает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служеб-ные документы, и научно-техническую, где применяется научная или техническая документация. Служебные до­кументы делятся на несколько больших групп по своему функциональному назначению: организационно-распорядительные, информационно-справочные, финансовые и учетные документы, официальные письма.

Ядро служебной (учрежденческой) документации составляют организационно-распорядительные документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация, плановая документация; распорядительная документация и другие системы доку­ментации, включая и те, которые отражают основную де-ятельность учреждения.

Руководство любой организации наделяется правом из-дания распорядительных документов. Именно ?ти докумен­ты реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность Учреждения, зависят результаты его работы.

Основная задача распорядительных документов — придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа доку­ментации отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложвившихся формулировок освободитъ от занимаетой должности. ; создатъ комиссию в составе. часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с но-вой строки, от края левого поля. При этом пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.

Например:

1. Создать комиссию в составе.

Основные виды распорядительных документов:

— решение; В приказ;

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично ру­ководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформ­ляются аналогично приказам, но ключевыми словами в на то, каким именно действиям придается юридический статус.

Текст распорядительных документов состоит, как пра-вило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основа-нием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: в соответствии, в целях, во исполнение. Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т. п.

Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от двух и более организаций. К основным видам распорядительных доку­ментов относятся: постановление, решение, приказ и т.д. Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе колле­гиальности; правительственными коллегиальными испол-нительными органами субъектов Российской Федерации и другими организациями в целях разрешении наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается клю-чевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например: Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ.

Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальны­ми и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, но ключевым словом текста являет-сяглагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например: «Коллегия РЕШИЛА. ». В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного чис­ла (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

Приказ — распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы оформляются на специальном бланке — бланке приказа или общем бланке организаций с указанием вида документа — ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышесто-ящей организаций (если она имеется), название вида до­кумента, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок, обязательный рек­визит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа. При этом строится за­головок по схеме «о чем?», например: об увеличении капитала общества.

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и сцравочно-аналитические документы: акты, справки, служебные записки и др. Документы этого типа имеют правовую силу, а, следовательно, к их форме, содержанию, языку и стилю предъявляются особые требования.

Читайте так же:  Законодательная база (положения тк, категории)

Основные виды справочно-информационной документация:

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии или к рекламации). Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании кото-рого составляется акт, событие или действие, послужив-шие причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фа­милии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.

Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных доку-Ментах ценностей, документов и их наличия и т. д.

Справка — документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе, чаще всего выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата иместо рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об образовании и т. д.). Справки могут содержать сведения служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы. Справки выдаются без оставления копий, кроме тех случаев, когда это диктуется соображениями служебного характера.

Как и любой документ, справка включает определенный набор реквизитов, оформляемых соответствующим образом.

Наименование документа оформляется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации. Основной текст излагается ссоблюдением определенных правил последовательности, с ис-пользованием типовых моделей: «Дана. (фамилия, ини­циалы или полные имя и отчество) в том, что. »; «Настоящая справка выдана. (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что. ». Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста, например: Выдана для предоставления в кассу Аэрофлота. Сведения о сроке годности справки размеща­ются на один интервал ниже сведений об организации: Справка действителъна в течение 10 дней со дня выдачи. Реквизит подпись включает должность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

Служебная записка документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, об-зорные, информационно-статистические и др.

В докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы, раскрывается их действительное состояние. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания.

Аналитические записки включают подробный ана­лиз ситуации; излагаемые факты (данные, события) комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией.

Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких тесно взаимосвязанных проблемах. При этом дается их сжатый комплексный анализ. Часто запис­ки этого типа дополняются справками, детализирующими освещение наиболее важных сторон проблемы. Главное содержание информационно-статистических записок составляют цифры, данные, располагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия образом (в форме таблиц, графиков и т. п.). Служебные записки этого типа не со­держат подробного анализа приводимых в них данных.

Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Заявление — внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном болыпинстве случаев заяв­ление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место иколлективные заявления, когда проблема, подни-маемая в документе, затрагивает интересы сразу несколь­ких человек или даже всего коллектива. Различают не­сколько основных видов заявлений: заявление-просьба (хо-датайство); заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная записка).

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся за­явления на имя того лица, вкомпетенции которого находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его рек­визитов.

Например:

Декану Донского государственного технического университета (ФИО) от студента . курса группы. (ФИО)

Заявление Прошу освободить меня от занятий с.1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.

Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца. 25.03.2003.

Особенность официальных бумаг этого типа состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководи­телю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источники


  1. Пауков, В.С. Лекции по судебной медицине / В.С. Пауков. — М.: Практическая медицина, 2018. — 372 c.

  2. Чашин, А. Н. Что такое исполнительное производство и как гражданину общаться с судебным приставом / А.Н. Чашин. — М.: Дело и сервис, 2016. — 240 c.

  3. Валютное право; Юрайт — Москва, 2011. — 592 c.
  4. Прессман, Л.П. Кабинет литературы / Л.П. Прессман. — М.: Просвещение; Издание 2-е, доп., 2014. — 144 c.
Где применяется документ
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here