Как правильно заполнять журнал учета доверенностей

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Как правильно заполнять журнал учета доверенностей" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Типовая межотраслевая доверенность по форме М-2

Форма М-2 – это доверенность руководителя организации на кого–либо из сотрудников для получения товарно-материальных ценностей, поступивших от поставщика.

Для чего нужна доверенность по форме М-2

Обычно к составлению такого документа прибегают представители тех компаний, в которых получение каких-то товаров или материалов по доверенности происходит с высокой периодичностью и в массовом порядке.

Однако при этом доверенность формируется чаще всего для однократного принятия товара и на строго ограниченный период.

Основанием для составления доверенности служит договор, заключенный между предприятиями: о поставке, купле-продаже и т.п., а также приходники, накладные, акты, счета-фактуры и прочие подобного рода бумаги.

На кого можно выписывать доверенность по форме М-2

В отличие от доверенностей, которые пишутся в свободной форме и которые можно выписывать на любое физическое лицо и даже стороннюю организацию, типовую доверенность М-2 можно выдавать только работникам предприятия, числящимся в ее штате.

Обычно функция по оформлению доверенности ложится на специалиста бухгалтерского отдела, который контролирует финансовую часть проводимой сделки, а также процесс получения и приходования товарно-материальных ценностей, но она также в обязательном порядке должна быть завизирована директором компании.

На какой срок выдается доверенность

Как правило, доверенность по форме М-2 на получение каких-то конкретных товаров или материалов выдается на срок, не превышающий двух недель, однако в некоторых случаях, этот период может быть продлен до одного месяца (например, если получение товарно-материальных ценностей происходит у одного и того же поставщика).

После истечения срока доверенности никто не имеет права ни получать, ни выдавать на ее основе какие бы то ни было товары и материалы.

Надо ли регистрировать документ

Каждую выданную доверенность секретарь компании, делопроизводитель или иной сотрудник, в обязанности которого входит учет исходящей документации, обязан вносить в специальный журнал.

Как правильно составить и оформить доверенность М-2

Уже из названия доверенности ясно, что она имеет стандартный вид, поэтому оформление ее строго регламентировано законом.

Все ячейки нужно заполнять обязательно, не допуская никаких ошибок и корректировок – если таковые все же будут, лучше не вносить в бланк исправления, а создать новый документ.

При заполнении межотраслевой формы М-2 следует использовать данные из паспорта доверенного лица или иного документа, удостоверяющего его личность. Подпись доверителя также должна присутствовать на бланке и должна быть заверена руководителем предприятия или лицом, уполномоченным действовать от его имени.

Одну доверенность можно выдавать на получение товара от одного поставщика сразу по нескольким сопроводительным документам – в форме М-2 надо только указать все их реквизиты. Но если поставщики разные, то в каждом случае потребуется создание индивидуального документа.

Доверенность составляется в единственном оригинальном экземпляре.

Она состоит из двух частей:

  1. одна, после заполнения, отрывается и остается у бухгалтера,
  2. вторая же – основная, передается доверенному лицу. Он, в свою очередь, отдает ее поставщику, который присовокупляет ее к своему пакету отгрузочных документов.

[1]

Все корешки доверенностей, выданные сотрудникам организации, после утраты их актуальности, должны храниться в архиве на протяжении периода, установленного законодательством РФ или внутренними нормативно-правовыми актами предприятии, после чего их можно утилизировать.

Образец заполнения типовой межотраслевой формы М-2

  1. В начале документа нужно заполнить таблицу, в которую следует вписать:
    • номер формы (по внутреннему документообороту фирмы), дату ее выдачи и срок действия,
    • сведения о лице, которому она выдана: должность сотрудника и его ФИО – напротив этих данных работник должен поставить свою подпись.
  2. Ниже указывается организация, в которую надо предъявить документ (т.е. поставщик).
  3. Далее следует внести сведения о номере и дате наряда, а также документа, подтверждающего выполнение доверенного действия. Эта часть после оформления остается у бухгалтера.

Оформление второй части формы М-2

Вторая часть бланка – основная.

  1. Первым делом в нее вписывается наименование организации–доверителя.
  2. Здесь же указываем номер доверенности, дата ее выдачи и срок действия.
  3. После этого вносятся данные о предприятии-потребителе (т.е. опять же той компании, которая выдает доверенность), его название и адрес, а также номер расчетного счета и сведения о банке, в котором он обслуживается.
  4. Заполняем должность, фамилия-имя-отчество представителя организации, который будет действовать на основании этой доверенности и его паспортные данные: серия, номер, дата и место выдачи (при получении товара представитель организации вместе с бланком доверенности должен предъявлять и свой паспорт).
  5. Чуть ниже вписывается название организации-поставщика и ссылка на документ, по которому происходит выдача товарно-материальных ценностей (в данном случае это договор).

Оформление третьей части формы М-2

Третья часть межотраслевой формы М-2 включает в себя таблицу, в которую вносятся все товары и материалы, которые уполномочен получить доверенный человек. Здесь указывается их номер (по порядку), наименование, единица измерения и количество. Стоимость в данном документе к указанию не предусмотрена.

Оформление подписей формы М-2

В завершение под документом подписывается представитель организации, затем руководитель удостоверяет его подпись своим автографом, после чего бланк доверенности визирует главный бухгалтер предприятия.

Учет доверенностей на предприятиях

Внимание! При использовании материалов с сайта
ссылка на источник www.garant.ru обязательна

Учет доверенностей на предприятиях

Письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами — именно такое определение доверенности приводится в ч. 1 ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ). В ходе осуществления деятельности любой хозяйствующий субъект выдает доверенности своим представителям на совершение определенных действий. Доверенность необходима в различных ситуациях: для оформления полномочий руководителя филиала юридического лица, купли-продажи недвижимого имущества, получения различных материальных ценностей, на распоряжение имуществом и при совершении иных значимых действий, в том числе и при защите интересов различных лиц (предприятий, учреждений и организаций) в арбитражном суде либо в суде общей юрисдикции и т. д.

По своему содержанию различают три вида доверенностей:
— генеральные (общие) — выдаются для совершения сделок и иных юридических действий в течение определенного периода времени;
— специальные — выдаются на совершение ряда однородных сделок или иных юридических действий;
— разовые — выдаются для совершения строго определенной сделки или иного юридического действия.

Учет доверенностей гражданско-правового характера на представление интересов юридического лица и передачи полномочий доверенным лицам не регламентирован нормативными актами. Поэтому учет может вестись как в произвольной форме, так и вовсе отсутствовать.
Однако, подразумевая, что количество выдаваемых доверенностей от имени юридического лица обычно достаточно большое, да еще и с предоставлением различных полномочий доверенным лицам, ведение журнала «Учета выданных доверенностей», равно как и отслеживание срока их действия, представляется вполне разумным и обоснованным. Это позволит избежать многих ошибок, возникающих в деятельности юридических служб организаций, в работе их бухгалтерских подразделений, а также предотвратить незаконные последствия, которые могут возникнуть при получении и выдаче материальных ценностей.

Читайте так же:  Оплата ипотеки через втб-онлайн – что важно знать

Людмила Монетова, юрисконсульт компании «Гарант»

Людмила Монетова, юрисконсульт компании «Гарант»

Приложение. Журнал учета выданных доверенностей

Приложение
к Порядку выдачи доверенностей

Журнал учета выданных доверенностей

Срок действия доверенности

Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность

Номер и дата наряда (заменяющего наряд документа или извещения)

Расписка лица, получившего доверенность

[3]

Номер, дата документа, подтверждающего выполнения поручения

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Журнал регистрации выданных доверенностей

Журнал регистрации выданных доверенностей служит для поддержания порядка в выданных документах. При его планомерном и правильном ведении сотрудник предельно быстро может найти и описать любую доверенность, которая выдавалась организацией. В ситуациях, когда требуются оперативная реакция либо веские доказательства, такая способность будет как нельзя кстати.

Интересно, что доверенность на получение ТМЦ по форме М-2 можно не регистрировать в журнале. Дело в том, что такая доверенность имеет специальный отрывной корешок. И из этих корешков в организации может быть сформирован целый документ наподобие журнала. Для регистрации всех же иных форм доверенностей журнал регистрации будет подходить лучше всего.

Составные части документа

Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте. Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти. В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:

  • Номер выданной доверенности. Нумеруются они в хронологическом порядке. Ориентироваться следует на датировку. Чем раньше подписана доверенность и чем раньше она вступает в силу, тем ближе к началу она должна быть расположена. Желательно при заполнении придерживаться именно этого принципа.
  • Дата выдачи.
  • Срок действия выданной бумаги. Когда функционал доверенности исчерпан, ее необходимо будет отозвать.
  • На кого выдана.
  • Название поставщика.
  • Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
  • Подпись того, кто получил доверенность.
  • Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).

Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка. На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование. Также не помешает упомянуть реквизиты той организации, которая его ведет. Упоминание всех этих данных является необходимым минимумом при оформлении подобного рода документации.

Законодательная база

В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла. Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации. Это им помогает убедиться в полноценно выполняемой работе в компании.

Форма журнала является приложением к Инструкции Минфина СССР №17 от 14 января 1967 года. Тогда он являлся одним из этапов документального подтверждения получения товарно-материальных ценностей.

Также к этому документу очень близок журнал учета выданных доверенностей. Он тоже вполне может претендовать на звание наиболее функционального в этой сфере журнала. Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года.

Сейчас с приходом нового законодательства журнал увеличил свой функционал. Теперь тонкости его использования каждая организация вправе постигать и улучшать самостоятельно.

Главное, чтобы это применение было зафиксировано в учетной политике и об этом был издан приказ руководителя.

Виды регистрируемых доверенностей

Что касается того, какого рода доверенности могут регистрироваться, то в этом вопросе у компании появляется место для маневра. Доверенности могут иметь как юридический характер, так и сугубо касающийся товарно-материальных ценностей.

В основном они нужны представителям транспортных компаний для перевозки товара и получения накладных от получателя груза (или наоборот).

Отзыв доверенности

Принципиально важным моментом в движении доверенностей в организации является их отзыв. Если доверенность не утратила свою силу, ею можно воспользоваться. Даже если на момент совершения определенного доверенностью действия работник уже уволен.

Таким образом, обиженный сотрудник может «забыть» о том, что он больше не работает в организации и от ее имени подписать невыгодный контракт. Такие судебные прецеденты не так редки. Однако по закону обязательного отзыва доверенности нет.

Кем заполняется

Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных. Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче.

Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.

Образец журнала регистрации выданных доверенностей

Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.

Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась.

Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен. Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.

Однако за полное игнорирование журнала регистрации выданных доверенностей (следовательно, и отсутствие какой бы то ни было системы в выдаче и учете этих важных документов) руководитель организации вправе привлечь ответственное лицо к «управленческой» ответственности. Таким образом, это является внутренним делом той или иной компании.

Журнал регистрации доверенностей

Тип документа: Журнал

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 16,0 кб

Такой журнал ведется на предприятии для учета всех выданных доверенностей. Благодаря подобной книге, можно быстро найти нужный документ и определить, когда и кому был выдан. Это позволяет сэкономить большое количество времени и сохранить целостность документации, которая регистрируется в журнале.

Как правильно заполнять журнал

Каждая выданная доверенность должна регистрироваться в журнале, поэтому необходимо при получении документа сделать запись в строке. Когда происходит выдача каждого из документов, в книге надо занести такие данные:

  • регистрационный номер доверенности;
  • дата выдачи;
  • срок действия документа;
  • все личные данные работника, которому выдается документ;
  • название организации, в которой доверитель будет представлять свою компанию;
  • номер и дата документа, на основании которого совершается сделка;
  • подпись доверенного лица;
  • в конце необходимо отметить выполнение поручения указанного в доверенности.
Читайте так же:  Подробно про документы для налогового вычета по ипотеке по процентам и жилью

Журнал (книга) учета выданных доверенностей на получение (ТМЦ) товарно-материальных ценностей

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей выдаются должностным лицам организации. Если используется унифицированная форма № М-2, то отрывная часть доверенности выдается работнику, получающему ТМЦ, а корешок с его подписью остается в бухгалтерии организации. Доверенности по форме № М-2 регистрируются на корешках, которые подшиваются в хронологическом порядке, формируя книгу (журнал).

Правила заполнения журнала (книги) учета выданных доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

На основании действующей Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» организации обязаны вести журнал (книгу) учета выданных доверенностей (см. Приложение 1, 2).

Доверенности по форме № М-2 регистрируются на корешках, которые подшиваются в хронологическом порядке, образуя книгу. В п.6 Инструкции отмечено, что в книге доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, все листы должны быть пронумерованы. На последнем листе книги за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись «В настоящей книге пронумеровано ________ листов». Количество листов указывается прописью.

Предприятия, организации и учреждения, у которых получение ТМЦ по доверенностям носит массовый характер, регистрируют доверенности в заранее пронумерованном и прошитом журнале «Учет выданных доверенностей» (см. Приложение 2.).

При выписке доверенностей следует обратить внимание, что перечень получаемых товарно-материальных ценностей, который предусмотрен на оборотной стороне доверенности, заполняется только в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.п.), указанном на лицевой стороне, не записаны наименования и количества ценностей, которые должны получить.

Если же в указанных документах приводятся наименования и количества товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

Не допускается выдача доверенностей, которые полностью или частично не заполненны или без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны.

Графы для заполнения Журнала учета выданных доверенностей:

  • номер доверенности;
  • дата выдачи;
  • срок действия доверенности;
  • должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;
  • поставщик;
  • номер и дата наряда (заменяющего наряд документа или извещения);
  • расписка лица, получившего доверенность;
  • номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения.

Все графы журнала заполняются в простой последовательности. Стоит обратить внимание на графу 8: на основании п. 7 Инструкции, которая предписывает лицам, на которых выписана доверенности, не позднее следующего дня после получения ТМЦ (полностью или частично), представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче этих ТМЦ на склад или соответствующему материально ответственному лицу.

Это могут быть отгрузочные документы, выданные поставщиком, а также приходные документы, выписанные работником склада. Если доверенности по какой-либо причине были не использованы, то они должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возврате неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книги доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные доверенности, которые не были использованы, погашаются надписью «не использована» и должны хранится до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию.

По окончании года такие доверенности уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт. Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Журнал учета выданных доверенностей (форма М-3)

Упростите работу с документами!

Онлайн-сервис для автоматического заполнения документов
Узнать больше >>

  • Образцы доверенностей и коммерческих предложений
  • Автоматическое заполнение типовых форм документов
  • Печать документов с изображением подписи и печати
  • Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
  • Отправление документов по email прямо из системы

Бизнес.Ру – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Журнал учета выданных доверенностей применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки в их получении. При использовании доверенностей по форме М-2 журнал не ведётся.

Форма журнала утверждена Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 г. № 241.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

Специальная программа для малого бизнеса

Бизнес.Ру — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS
  • Отчеты в один клик

Как правильно заполнить журнал выданных доверенностей

Журнал учета выданных доверенностей хранится у сотрудника организации, который отвечает за регистрацию доверенностей. Журнал имеет следующие графы:

  • номер доверенности,
  • дата выдачи,
  • срок действия,
  • должность и ФИО лица, которому выдана доверенность,
  • наименование поставщика, у которого получают товары,
  • номер и дата наряда, счёта или извещения,
  • расписка лица, получившего доверенность,
  • отметка о выполнении поручения по доворенности (указывается накладная по которой получены товары у поставщика).

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Образец. Журнал учета выданных доверенностей. Форма № м-3

Тип документа: Документы делопроизводства предприятия

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 3,2 кб

Скачать Образец. Журнал учета выданных доверенностей. Форма № м-3

  • Документы делопроизводства предприятия: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Документы делопроизводства предприятия» по всему сайту
  • «Образец. Журнал учета выданных доверенностей. Форма № м-3».pdf
  • Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Договоры
  • Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Инструкция по заполнению доверенности на получение материальных ценностей.

Уважаемые покупатели, вашему вниманию предлагается Инструкция по заполнению доверенности на получение вами материальных средств на складе Поставщика.

Доверенность на получение ТМЦ изготавливается в письменной форме (желательно на фирменном бланке организации) в произвольной форме. Возможно использование унифицированных форм № М-2 и М-2а, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а, однако, это не обязательно.

Читайте так же:  Фгку росвоенипотека функции и контакты

Покупатель может использовать любую иную форму доверенности, более привычную для него, но он обязательно должен указать в ней все необходимые реквизиты в соответствии с требованиями действующего законодательства.

В доверенности обязательно должна быть подпись от того, кто доверяет получение товара.

Любая доверенность, выдаваемая от имени организации, составляется в письменном виде в произвольной форме с соблюдением требований ст. 185–187 ГК РФ.

Обязательными требованиями к составляемой организацией доверенности являются:

  • письменная форма;
  • наличие даты выдачи;
  • наличие подписи руководителя или подписи иного уполномоченного руководителем лица (на которого также должна быть надлежащим образом оформленная и заверенная доверенность);
  • кем выдана доверенность: полное наименование юридического лица либо ФИО индивидуального предпринимателя, ИНН или ОГРН;
  • кому выдана доверенность — фамилия, имя, отчество, паспортные данные;
  • полномочия представителя (функции, которые возлагаются на него и список документов, который он уполномочен подписывать);
  • срок действия доверенности (если срок действия доверенности не указан, то по умолчанию, она считается выданной на один год).

Доверенность также может быть подписана с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и передана Поставщику через систему электронного документооборота (Контур, Такском, Тензор, Астрал и т.п.).

Порядок отпуска ТМЦ по доверенности

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

При отпуске ТМЦ на складе Поставщика, до начала отгрузки представитель Покупателя должен представить менеджеру склада оригинал паспорта и правильно оформленный оригинал доверенности. Данные в доверенности должны совпадать с данными в паспорте гражданина РФ, который предъявляется при получении товара. Оригинал доверенности передается Поставщику.

Получить товар без доверенности вправе только руководитель организации, который должен иметь при себе печать организации, а также копию заверенного им приказа и решения о назначении на должность, с проставлением печати организации.

Отпуск товарно-материальных ценностей не производится в случаях:

  1. предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
  2. предъявления доверенности, имеющей поправки и помарки;
  3. непредъявления паспорта, указанного в доверенности;
  4. окончания срока, на который выдана доверенность;
  5. аннулировании доверенности.

Оттиск печати должен быть разборчивым, не допускается использование печатей воспроизведенных с помощью струйных принтеров и/или другим типографским способом.

Наименование организации, ИНН или регистрационный номер в печати должны читаться однозначно.

Пример оформления доверенности в произвольной форме:

Доверенности по формам № М-2 и М-2а

Исправления, подчистки, помарки в доверенности не допускаются.

Подписи руководителя, главного бухгалтера, уполномоченного лица на доверенности выполняются шариковой ручкой контрастными чернилами голубого, или фиолетового цвета. Не допускается простановка подписей методом факсимиле (штамп), распечатка отсканированных подписей, простановка подписей иными полиграфическими способами.

Оттиск печати должен быть разборчивым, не допускается использование печатей воспроизведенных с помощью струйных принтеров и/или другим типографским способом. Наименование организации, ИНН или регистрационный номер в печати должны читаться однозначно.

В доверенности не запрещено указывать дополнительные сведения.

Предъявление доверенности с любым из недостатков, указанных выше приводит к отказу в выдаче товара.

Доверенность на получение материальных ценностей не будет обладать юридической силой в следующих случаях:

Доверенности выдаются на получение материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по счету или другому заменяющему его документу.

Помните, что бланк доверенности необходимо заполнять полностью. Даже пустые графы документа должны содержать прочерки.

Пример заполнения доверенности по форме М-2

Перечень материальных ценностей, подлежащих получению

ДАННЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ОТМЕЧЕНЫ КРАСНЫМ ЦВЕТОМ

Скачать доверенности по формам м2 и м2а

Уважаемые покупатели, если у вас возникли вопросы по оформлению доверенности, обращайтесь к менеджеру, с которым вы работаете по конкретной сделке.
Если у вас возникли разногласия по доверенности при получении товара на складе, обращайтесь к начальнику склада.
Также вы можете написать жалобу на сайт на имя генерального директора, которая будет рассмотрена в течение 1-2-х рабочих дней.

Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации

Указанные возможности реализованы в программе:

  • Сохранность учредительных документов
  • Отчеты для госорганов и акционеров
  • Готовые шаблоны документов
  • Полномочия ГД вовремя продляются
  • Своевременность ОСА, ОСУ, СД
  • Контроль доверенностей и активов

Любое предприятие в своей деятельности прибегает к распределению полномочий с помощью доверенностей. Каждому юристу известно, что порядок, сроки и правовые последствия выдачи и отзыва таких документов установлены ст. 185 – 189 ГК РФ . В неотъемлемые обязанности юриста входит как составление, так и проведение правовой экспертизы выдаваемых документов на предмет соблюдения формы, обязательных сведений и объема полномочий доверителя и доверенных лиц.

Журнал учета доверенностей – вести или нет?

Учет доверенностей, как и учет договоров, традиционно считался сферой бухгалтерской деятельности. И на то были веские основания, поскольку в течение длительного промежутка времени регистрация, учет и выдача таких документов была регламентирована нормативными актами Минфина и Госкомстата, принятыми еще во времена СССР. Так, Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а было установлено, что доверенность на получение материальных ценностей составляется по формам N N М-2 и М-2а. В соответствии с новой редакцией Федерального закона «О бухгалтерском учете», вышеуказанные формы не являются обязательными к применению с 1 января 2013 г.

С 01.01.2013 г. обязательность форм М-2 и М-2а отменена

С 1967 по 2012 гг. действовал журнал учета доверенностей

Образец журнала регистрации выданных доверенностей содержится в Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», и выглядит следующим образом:

В настоящее время указанная Инструкция утратила юридическую силу.

Выдача юридических доверенностей

При всем достаточно высоком уровне стандартизации процедуры составления, учета и выдачи доверенностей, область этой регламентации – унифицированные бухгалтерские доверенности, которые, по сути, близки по своему значению к первичным бухгалтерским документам, а значит, относятся к зоне ответственности бухгалтерии. В то же время в компании, помимо получения товарно-материальных ценностей, распределяются полномочия в сфере управления и совершения определенных юридических действий. Эти «юридические» доверенности должны относиться к компетенции юристов.

Юридическая доверенность может понадобиться в различных ситуациях:

  • для оформления полномочий руководителя филиала юридического лица, исполнительного директора компании, иного топ-менеджера;
  • купли-продажи недвижимого имущества;
  • голосование по различным вопросам повестки дня в корпоративных заседаниях (Совет директоров, собрания акционеров/участников);
  • на распоряжение имуществом и при совершении иных значимых действий, в том числе и при защите интересов различных лиц (предприятий, учреждений и организаций) в арбитражном суде либо в суде общей юрисдикции ит.д.

К чему приводят неучтенные доверенности

Не забываем про отзыв доверенностей!

Реестр, или журнал учета выданных доверенностей, рекомендуется вести в каждой компании, ответственные лица которой уполномочены от имени компании совершать определенные действия. Несмотря на то, что на данный момент на организации и предпринимателей не возлагается обязанность по учету таких документов, вести их реестр в удобном для компании виде все-таки следует.

Важно не только вести журнал доверенностей, но и поддерживать с ним «обратную связь». Не нужно объяснять, насколько проблематичным может быть отсутствие своевременной реакции на истечение срока давности документа, выданной руководителю филиала, вся деятельность которого неминуемо остановится. Немаловажно также вовремя оформлять отзыв доверенности по утратившим доверие, в том числе уволенным, сотрудникам компании. Иначе юрист, обиженный своим увольнением, может случайно или умышленно «забыть» о том, что он уже на предприятии не работает, и подписать не выгодное для компании мировое соглашение или отказ от иска, основываясь на не отозванной вовремя доверенности.

Читайте так же:  Что нужно знать о тайне усыновления

Инструменты для ведения реестра и учета выданных доверенностей

Существует несколько способов ведения журнала регистрации выданных доверенностей:

  • Бумажный (рукописный журнал);
  • MS Excel;
  • Программные продукты.

Чем больше предприятие, тем более очевидна необходимость контроля таких документов.

[2]

В программе «Юрайт» существуют широкие возможности по учету и регистрации всех выдаваемых в компании доверенностей в электронном виде.

Для предотвращения проблем отсутствия обратной связи с реестром доверенностей в программе есть функция напоминания о сроках истечения полномочий. На уровне всех пользователей можно настроить авто оповещения любым удобным способом:

Кроме того, с помощью «Юрайт» можно распечатать бланк доверенности (либо адаптировать и загрузить используемые у себя шаблоны):

Резюмируя, модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» представляет собой полноценную систему учета и управления юридическими доверенностями, которая может быть использована в работе юристом, работником канцелярии (управления делами, отдела документооборота) либо бухгалтерией.

Журнал учета доверенностей, образец

Для чего нужен

Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 необходим для учета выданных доверительных документов и для подтверждения факта их получения.

Инструкция: оформляем журнал учета доверенностей

Например, работа с товарно-материальными ценностями или же определенными документами у контролирующих органов всегда требует выдать сотруднику соответствующий документ.

Для упорядочивания документации и систематизации учетных данных все выданные доверительные регистры должны вноситься в специальный журнал учета доверенностей (скачать в excel 2018 года образец вы сможете в конце статьи).

О том, как правильно подготовить доверительную документацию, читайте в специальном материале: «Составляем доверенность на получение материальных ценностей».

Обязательно ли заводить

По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.

Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.

Срок хранения регистра — не менее 5 лет.

На какой срок выписывать

Срок действия такого документа не может превышать 3 лет. Большинство доверительных бумаг выписывается на период от 10 до 15 дней. В том случае, если периодичность действия не прописана, то такой срок распространяется на один календарный год.

Какой бланк использовать

Обязательной к применению формы не предусмотрено, поэтому предприятие решает, какой бланк применять — специальный из бухгалтерских программ (формы М-2 и М-2а, Постановление Госкомстата № 71а от 30.10.1997) или разработанный самостоятельно учреждением. Сам учетник по форме М-3 представляет собой документ, состоящий из титульного листа и табличной части. В титульную страницу заносится информация об учреждении, а в таблицу — данные по выданным доверительным формам.

Как правильно заполнить

Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:

  1. На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
  2. В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:
  • номер по порядку;
  • дата выдачи;
  • дата, до которой действует документ;
  • должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
  • название контрагента;
  • основание — номер договора или счета;
  • подпись работника;
  • результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).

Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.

Заполненный образец книги

Если руководитель организации самостоятельно получает ценности или документацию, то «доверку» на них выписывать не нужно!

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012). См. также .

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»

См. данную форму в MS-Excel.

от 28 ноября 1997 г.

Журнал учета выданных доверенностей

журнал учета выданных доверенностей

Для получения продукции и материальных ценностей со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность на получение материалов.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения ценностей представить в бухгалтерию организации документы о получении ценностей и сдаче их на склад. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены на следующий день после истечения срока их действия, о чем делается отметка в корешке книжки доверенностей или журнале учета выданных доверенностей.

Срок действия доверенности зависит от возможности получения и вывоза ценностей, но не должен превышать 15 дней.

Доверенности: правила оформления и обращения

Окончание статьи, начало в № 4, 5 и 6` 2010

Демонстрируем два способа регламентации работы с доверенностями в организации: путем фиксации в приказе общего порядка работы и путем утверждения специальной подробной инструкции.

В завершении мы разъясняем порядок ведения регистрационного дела доверенностей и сроки хранения, которые вам нужно соблюдать.

Д оверенность — это прежде всего документ, поэтому его нельзя рассматривать отдельно от общего документооборота компании. А раз так, то как и для любого другого документа, должен быть определен порядок его оформления и составления, согласования, подписания, регистрации, выдачи, хранения, порядок отзыва, контроля исполнения доверенностей. Если с порядком отзыва мы разобрались в прошлом номере журнала, то с остальными перечисленными задачами предлагаем разобраться сейчас.

Способы регламентации работы с доверенностями

В том случае, когда Предприятие выдает большое количество доверенностей, порядок работы с доверенностями требует более четкой регламентации, поэтому такой порядок может закрепляться в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по подготовке, учету, выдачи, отзыву и контролю использования доверенностей.

  1. Общие положения.
  2. Нормативные ссылки.
  3. Общие правила работы с доверенностями на предприятии:
  1. Порядок оформления запроса на подготовку доверенности.
  2. Подготовка доверенностей (ответственные, оформление на фирменном бланке, разработка типовых форм доверенностей, требования к тексту доверенности).
  3. Подписание, проставление оттиска печати, регистрация и выдача доверенностей (ведение журнала регистрации доверенностей).
  4. Порядок отзыва доверенностей.
  5. Контроль исполнения доверенностей.
  6. Порядок ведения регистрационного дела доверенностей.
  • Ответственность по Инструкции.
  • Порядок пересмотра Инструкции.
  • Читайте так же:  Взносы, попадающие под налоговый контроль

    Журнал доверенностей через Access

    Прочитал у Владимира Гринько 1 и 2 статьи про журнал доверенностей в Excel. Есть в нем ряд преимуществ, но есть и недостатки.

    Самым большой недостаток журнала доверенностей Microsoft Excel – это гиперссылки.

    Как выглядит образец журнала регистрации доверенностей? Скачать форму для работы в Excel

    Владимир предлагает создать систему папок под электронный журнал учета доверенностей. В каждой папке будут находиться проекты, оконченные версии и скан копии доверенностей. В сам журнал доверенностей Владимир предлагает вставлять гиперссылки на необходимые документы. В случае изменения местонахождения самого файла придется менять и ссылку в журнале доверенностей.

    Использование журнала (реестра) доверенностей с помощью Microsoft Acces решает эту проблему. Поэтому предлагаю использовать программу Microsoft Acces для ведения реестра доверенностей.

    Ниже приведено описание создание подобного журнала на примере Microsoft Acces 2010:

    Определимся, что наш журнал будет содержать: № доверенности, дату ее выдачи, дату истечения срока действия, краткое содержание, кем выдана, кому выдана, статус доверенности, сама доверенность и сопутствующие документы в виде вложений.

    1) Открываем Microsoft Acces и создаем новую базу данных. Сразу же появляется таблица, в которой создаем столбец с номером доверенности. Для этого нам потребуется щелкнуть по надписи “Щелкните для добавления”, добавить текстовый столбец и указать его наименование (н-р: № доверенности).

    2) Создаем столбцы с датой выдачи и датой истечения срока доверенности. Для этого необходимо щелкнуть по соответствующей надписи и выбрать “дата и время”.

    3) Создаем столбцы “Краткое содержание доверенности”, “Кем выдана” (актуально для управляющий организаций) и “Кому выдана”. Обратите внимание, что поскольку краткое содержание зачастую превышает 140 символов, данный столбец необходимо создавать как “Поле МЕМО”.

    4) Для отслеживания статуса доверенностей мы создадим столбец с типом данных “Подстановка и отношение”, который позволит нам выбирать значение из раскрывающегося списка. Порядок создания списка значений смотри ниже.

    Добавлю только то, что можно создать список закрытый или же с возможностью добавления новых значений пользователя.

    5) Самый интересный столбец “Вложение”. Добавляем его, выбирая тип данных Вложение. Хранить проекты доверенностей, их варианты в формате word и сканированные копии в папках уже не требуется. Все это вкладывается непосредственно в реестр. Скопировав сам файл журнала, вы получите с ним все реквизиты доверенностей и прикрепленные файлы.

    В итоге получаем вот такой журнал:

    Главный плюс ведения реестра доверенностей в программе Microsoft Acccess :

    все проекты доверенностей, их варианты в формате word, сканированные копии, отзывы доверенностей находятся в одном файле.

    Главный минус ведения реестра доверенностей в программе Microsoft Acccess:

    отсутствие возможности автоматического отслеживания сроков истечения доверенностей.

    Прошу оставить свои комментарии по поводу создания и ведения журнала доверенностей с помощью Microsoft Access, а также иного программного обеспечения.

    Общая доверенность (скачать образец заполнения доверенности)

    Доверенность – полномочие, которое одно лицо выдает другому в письменной форме.

    С точки зрения права, доверенность представляет собой одностороннюю сделку, так как для ее выдачи достаточно выраженного желания одной из сторон, чтобы другая сторона совершила от ее имени какие-либо действия.

    Согласно ст. 185 ч. 1 ГК РФ при составлении доверенности выбирают простую письменную форму. При совершении ряда сделок по доверенности необходимо ее нотариальное удостоверение.

    Доверенности выдаются как гражданам, так и юридическим лицам. Полномочия юридических лиц по доверенности, ограничиваются рамками специальной правоспособности.

    Доверенность, выданная организацией, в нотариальном удостоверении не нуждается, выдается с подписью руководителя или уполномоченного лица, и заверяется печатью.

    Законом установлена специальная форма доверенностей для получения или выдачи денег или иных материальных ценностей организациями.

    Различаются три вида доверенностей:

  • разовая
  • специальная
  • общая (генеральная).
  • Разовая доверенность предназначается для одного определенного действия (получение товара, продажа дома и т. д.).

    Специальная доверенность дает право совершать однородные действия в определенный период времени. Такие доверенности получают экспедиторы для получения товаров со склада, кассиры для получения денег в банке и т. п.

    Общая доверенность позволяет осуществление разных сделок, связанных с имуществом. Генеральная (общая) доверенность — один из наиболее распространенных видов доверенности

    Основные требования к генеральной (общей) доверенности:

    1. Общая доверенность должна быть оформлена в письменном виде.
    2. Доверенность от юридического лица должна заверяться подписью руководителя и печатью. Генеральную доверенность необходимо заверить у нотариуса в том случае, если это предусмотрено законом. Юридические лица обязательно должны заверять нотариально только те доверенности, которые выданы при передоверии. Доверенности, выданные физическими лицами, требуют нотариального заверения в любом случае. Во избежание разногласий рекомендуется заверять у нотариуса любую генеральную доверенность.
    3. Любая доверенность, в которой не указана дата ее составления, считается недействительной.
    4. В тексте доверенности желательно указывать паспортные данные доверенного.
    5. Полномочия, передаваемые доверенному лицу, необходимо расписать достаточно подробно.
    6. В общей доверенности следует отдельно указать право передоверия.
    7. Если на предприятии, выдавшем доверенность, сменился руководитель, следует незамедлительно выписать новый документ с подписью руководителя.

    Директор филиала фабрики, например, на основании общей доверенности проводит административную, хозяйственную и торговую деятельность, управляет делами и имуществом, заключает договоры, сделки, подписывает документы, представляет интересы предприятия в различных учреждениях, ведет дела в суде и т. п.

    Особая разновидность этого документа — доверенность, выданная в порядке передоверия. Доверенное лицо может передоверить доверенность другому лицу в случае необходимости.

    Доверенность — документ срочный, она действует в период, указанный составителем, но не более трех лет. Если срок действия не указан, доверенность считается действительной в течение года.

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Важно, чтобы в доверенности была указана дата ее составления, поскольку без этого указания невозможно определить срок действия документа. Если дата отсутствует, доверенность считается недействительной (ст. 186 ч. 1 ГК РФ).

    Источники


    1. Комиссия. Судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2014. — 999 c.

    2. Сборник постановлений пленума верховного суда СССР. (1924-1977 гг.) (комплект из 2 книг). — М.: Известия Советов народных депутатов СССР, 2016. — 822 c.

    3. Ивакина, Н.Н. Основы судебного красноречия (риторика для юристов); М.: Юристъ, 2012. — 384 c.
    4. Микешина, Людмила Диалог когнитивных практик. Из истории эпистемологии и философии науки / Людмила Микешина. — М.: Российская политическая энциклопедия, 2010. — 576 c.
    5. Молчанов, В.И. Огнестрельные повреждения и их судебно-медицинская экспертиза: Руководство для врачей / В.И. Молчанов, В.Л. Попов, К.Н. Калмыков. — М.: Медицина, 2014. — 272 c.
    Как правильно заполнять журнал учета доверенностей
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here