Как составить штатное расписание, образец заполнения формы т-3

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Как составить штатное расписание, образец заполнения формы т-3" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Штатное расписание (форма Т-3, бланк)

скачать бланк в формате Word, rtf
скачать бланк в формате Excel, xls
скачать бланк в формате Adobe Acrobat, pdf

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

[1] Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Образец штатного расписания на 2019 год

Штатное расписание (ШР) по Трудовому кодексу совсем не обязательно. При желании работодатель может работать и без бланка этого образца, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Однако не все так просто с этим документом. Ведь из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать штатному расписанию. Следовательно, расписание в организации должно быть, и изучить его образец необходимо. По мнению юристов вступление сотрудника в должность в отсутствие штатного расписания можно отнести к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на данный материал и рассмотрим образец штатного расписания на 2019 год подробнее.

Для чего нужно штатное расписание

В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней. Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае могут наказать. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости .

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.

Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит

Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 . Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:

  • структурные подразделения;
  • должности;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • должностные оклады;
  • месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Как правильно составить штатное расписание (образец 2019) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.

Порядок принятия ШР

Штатное расписание составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении нужно обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании. В частности, это могут быть:

  • Устав;
  • структура предприятия (при ее наличии);
  • учетная политика;
  • профессиональные стандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР составляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной также не является, однако на ее основе проще составить образец ШР.

Утвердить штатное расписание можно только приказом, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. При этом право на издание таких приказов должно быть изначально закреплено в учредительных документах. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписать форму ШР должен тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

Другая сложность может возникнуть, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать именно вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это бывает необходимо, когда в организации есть также должности. В этом случае можно воспользоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации может издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

Читайте так же:  Оплата труда права сотрудника, обязательства организации

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении штатного расписания по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками. Такими сотрудниками можно считать лиц, которые сотрудничают с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Поэтому и к ШР они никакого отношения не имеют, ведь они исполняют разовые работы. Однако на практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Порядок внесения изменений

Изменение ШР происходит всегда на основании приказа. Такие поправки могут быть связаны:

  • с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
  • вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
  • сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
  • изменением окладов;
  • переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения можно внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании страрого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление, а также сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей, а также о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Поэтому дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями не может наступать ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.02.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.04.2019). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок можно не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом также необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.

Образец заполнения штатного расписания (форма Т-3)

Рассмотрим образец штатного расписания строительной организации, в которой 10 штатных единиц. Образец составлен по унифицированной форме Т-3.

Пример штатного расписания является приблизительным, в документ могут быть включены обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

Как составить штатное расписание, образец заполнения формы Т-3

Государственные нормативные акты определяют основной перечень документов, наличие которых обязательно у каждого работодателя, не зависимо от организационно-правовой формы. В перечень этих документов входит и штатное расписание. Хотя прямого указания в законодательстве на это и не содержится, но штатное расписание упоминается в нескольких статьях Трудового Кодекса РФ, что косвенно подтверждает необходимость его наличия.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание является одним из основополагающих документов всех организаций. Оно содержит сведения о структуре предприятия, должностях и количестве штатные единиц.

В тех организациях, где система оплаты труда ограничивается только окладами это основной документ для начисления заработной платы.

На основании чего заполняется

При заполнении штатного расписания рекомендуется руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20).

Если организация только начала свою деятельность и штатное расписание составляется впервые, то предварительно целесообразно будет продумать перечень необходимых должностей и составить документ регламентирующий оплату труда.

Ответственный за составление

Штатное расписание составляет любой работник, которому это поручено. Как правило, это работник отдела кадров либо бухгалтер.

Ознакомление с данным документом

Поскольку штатное расписание не является локально-нормативным актом организации (абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1), то работодатель не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием.

Основные требования

Штатное расписание есть в перечне унифицированных форм, там оно проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой, поскольку она содержит все необходимые графы и колонки.

Но применение этой формы не обязательно, она носит лишь рекомендательный характер, хотя по этому поводу было много споров. Окончательно точка в этом вопросе была поставлена Письмом Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1. Там прямо говорится, о том, что организации вправе разрабатывать свои формы этого документа и пользоваться ими, главное учесть требования законодательства.

В частности в ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. То есть наименование должностей обязательно следует включать в этот документ.

Как правильно заполнить штатное расписание для ООО и ИП

  • полное наименование организации, должно указываться в полном соответствии с учредительными документами;
  • ОКПО, это 8-значный код организации. Эти данные содержатся в информационном письме органов статистики, которое должно быть на каждом предприятии;
  • номер штатного расписания. Здесь нет четких требований. Можно применять сквозную нумерацию, можно каждый год начинать с цифры 1 и указанием года через дробь, можно любой другой способ нумерации.
  • дата составления. Проставляется фактическая дата составления, она может отличаться от срока введения штатного расписания в действие (например составленное в декабре текущего года штатное расписание вступает в действие с 1 января следующего года);
  • указывается период действия штатного расписания, чаще всего 1 год, и с какой даты оно вступает в силу;
  • в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания. Поверх грифа «Утверждено», как правило ставится печать организации, хотя это и не закреплено законодательно.

Бланк штатного расписания 2019 года

Форму бланка можно скачать в любой правовой системе, такой как Консультант или Гарант. Как правило, предлагается к скачиванию формат Word либо Excel, принципиальной разницы здесь нет, но в табличной форме удобнее вести, поскольку в соответствующие ячейки можно внести формулы и документ сам подсчитает количество штатных единиц и фонд оплаты труда.

Читайте так же:  Исковое заявление о восстановлении на работе

Скачать бланк штатного расписания на 2019 год (форма Т-3) можно ЗДЕСЬ (файл Excel).

Порядок заполнения формы Т-3

Графа 1 «Наименование структурного подразделения»

К структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, цеха, отделы и т.д.

Начинают обычно с подразделений высшего руководящего звена, затем бухгалтерские и финансовые службы, производство, хозяйственные службы.

Например: правление, отдел финансов и инвестиций, экономический отдел, отдел реализации и т.д.

Графа 2 «Код подразделения»

Здесь кодирование присваивается по тому же принципу, который используется в первой графе и указывает на подчиненность структурных подразделений. Например, отдел финансов и имущества – код 02, подчиненные ему бухгалтерия и экономический отдел будут иметь код 02.1 и 02.2 соответственно. Это графа заполняется редко, в основном на очень крупных предприятиях. И ее можно вообще исключить из документа.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»

Должности вписываются в именительном падеже и единственном числе, полностью, без сокращений.

Работодатель вправе сам определять название должностей, кроме тех, которые связаны с тяжелыми и вредными условиями труда и получением государственных льгот (досрочная пенсия). Эти должности должны вноситься в соответствии с квалификационно-тарифным справочником, либо профессиональным стандартам, которые в настоящее время только еще разрабатываются.

Графа 4 «Количество штатных единиц»

Здесь указывается количество штатных единиц для каждой должности, оно может быть как целым, так и дробным, например 05 или 0,25 ставки, это означает, что количество рабочего времени для такой должности сокращается в два или в четыре раза.

Примечание: при указании должностей и штатных единиц работодатель вправе указывать любое количество, не зависимо от фактически работающих. То есть он может внести в штатное расписание 3 единицы бухгалтера, но принять на работу 2, а 3 единица может оставаться вакантной сколько угодно долго.

Исключением является штатная единица, которая отведена под квоту для инвалидов. О ее вакантности нужно обязательно сообщать в органы занятости.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»

Здесь все зависит от принятых в организации систем оплаты труда. Сюда может проставляться оклад, тарифная ставка, либо различные проценты и коэффициенты.

Если нет возможности проставить конкретные цифры, то можно просто указать форму оплаты труда «сдельная», «аккордная». Но тогда в следующих графах должна быть ссылка на Положение об оплате труда или другой документ, где расписано начисления заработной платы.

Графы 6,7,8 «Надбавки, руб.»

Заполняются согласно Положению об оплате труда и других локально-нормативных документов. Сюда обычно проставляется:

  • надбавка за работу в ночное время;
  • уборка санузлов;
  • северные надбавки;
  • прочие доплаты и надбавки.

В этих строках можно просто указать документ в котором все это прописано, особенно если надбавок много. Единственное, что не указывается в этих графах — это надбавки которые начисляются на всю оплату труда. Например, премия, которая платится в размере определенного процента от всех ранее начисленных сумм (оклад или тарифная ставка плюс надбавки).

Графа 9 «Всего в месяц»

Эту графу можно заполнить только если в графах 5-10 суммы прописаны в рублях и за одинаковый промежуток времени (руб./день, руб./час), в противном случае ставится либо прочерк, либо сумма только оклада, умноженного на количество штатных единиц.

Графа 10 «Примечание»

Здесь может указываться локально-нормативный акт, регламентирующий оплату труда, минимальный размер оплаты если он установлен (например оплата сдельная, а в примечании указывается: «не менее 10000 руб.»)

Как уже было сказано выше, работодатель может исключить ненужные ему графы.

Образец заполнения штатного расписания форма Т-3

Образец заполнения формы Т-3 можно скачать ЗДЕСЬ (файл Excel).

О чем следует помнить

При заполнении графы 5 штатного расписания нужно помнить, что так называемую «вилку» оплаты труда нельзя проставлять в штатном расписании. Поскольку законодательно установлено, что за равный труд – равная оплата (ст. 22 ТК РФ).

То есть если в одном подразделении 2 штатной единицы бухгалтера, то оклад или тарифная ставка должна быть одинаковой. Но можно устанавливать индивидуальные доплаты и надбавки.

Кто подписывает

Форма Т-3 предусматривает две подписи под штатным расписанием: работника отдела кадров и главного бухгалтера. Если какая то категория отсутствует, то можно обойтись одной подписью, либо соответствующим приказом по организации назначить других лиц.

Сроки и место хранения

Оригинал штатного расписания хранится в отделе кадров либо в бухгалтерии, это определяется документооборотом конкретной организации. В любом случае если оригинал находится в отделе кадров, то в бухгалтерии должна быть копия и наоборот.

Согласно пп. «а» ст. 71 разд. 1.2 «Организационные основы управления» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) штатное расписание хранится в организации постоянно.

Внесение изменений

Законодательство не устанавливает срок действия штатного расписания, поэтому оно может быть единственным на протяжении всего срока действия предприятия, а все изменения и дополнения будут оформляться отдельными приказами об изменении штатного расписания.

Работодатель сам принимает решение об изменении данных в штатном расписании, в данном случае он не ограничен во времени и количестве изменений. Исключения составляют случаи предусмотренные законом, например, проведение мероприятий по сокращению. В этом случае срок внесения изменения установлен Трудовым Кодексом.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Штатное расписание является одним из основных документов предприятия любой формы собственности, содержащим важные документы. Поскольку в документообороте не предусмотрено аналогов данному документу, то ведение штатного расписания является не только обязательным, но и необходимым для оптимальной организации работы предприятия.

Видео — как составить штатное расписание предприятия в программе 1С:

Как составить штатное расписание, образец заполнения формы Т-3

Штатное расписание – документ, необходимый для эффективной и законной деятельности любой организации. В штатном расписании указывают информацию о должностных лицах организации, об общем количестве единиц в штате, а также записывают основные тарифы, учитывающие специальные надбавки, зависящие от структурных подразделений организации.

Для чего нужно штатное расписание

Основная функция, которая возложена на такой документ, как штатное расписание – повышение эффективности использования работников, состоящих в организации. Это возможно благодаря тем данным, которые указываются в этом документе.

Читайте так же:  Трудовой договор с директором

Стоит отметить, что штатное расписание набирает силу только после того, как его подпишет генеральный директор организации и поставит на него соответствующую печать. Но составление штатного расписания – крайне сложная, запутанная процедура, которую может выполнять только специалист, и то в тесном сотрудничестве с другими отделами структурного подразделения. Обычно этим специалистом выступает кадровик или экономист по труду. Ему придется тесно сотрудничать с бухгалтерией, и там должны завизировать штатное расписание соответствующей подписью.

Как заполняется штатно расписание, форма Т-3

Стоит отметить, что при составлении штатного расписания нужно внимательно следить за тем, совпадает ли указанное в бумагах название организации с тем, которое записано в учредительных документах. Если названия не будут совпадать, то штатное расписание не будет действовать.

Форма для заполнения штатного расписания может быть самостоятельной, то есть разработанной в рамках самой организации. Но подобное может сильно усложнить работу с контролирующими органами – налоговой, трудовой инспекцией или другими представителями бизнеса. Так что крайне рекомендуется использовать унифицированную форму, которая называется Т-3. Её утвердили в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

Также необходимо знать, что при составлении штатного расписания нужно писать две даты. Первая – дата, когда был составлен этот документ, а вторая – когда он вступит в силу. Также там отдельной строкой нужно указать, какой срок расписание будет действовать. Обычно его пересматривают каждый год, а значит лучше всего ставить именно этот срок действия. И эти даты лучше не путать, потому что часто так бывает, что дата составления документа, и дата, когда он вступит в силу, могут сильно отличаться.

Стоит отметить, что названия структурных подразделений, которые входят в организацию, тоже необходимо указывать при составлении штатного расписания. И в случае с обычными, коммерческими организациями, эти названия могут быть какими угодно, лишь бы они соответствовали общими требованиями, которые выдвигаются к терминологии, а также определениями и понятиями, которые являются общепринятыми. Но также стоит отметить, что для организаций, которые являются государственными или если условия труда там признаны опасными для жизни и здоровья – они обязаны пользоваться требованиями, которые указаны в классификаторах, как отраслевых, так и общероссийских.

Необходимо учитывать и нормативные документы, каковые касаются названий для подобных организация. От этого зависят те льготы, которые будут получать сотрудники, трудящие в подобных предприятиях.

Номер, которым обозначается структурное подразделение внутри организации, может быть выбран абсолютно свободно. Он необходим только для внутреннего документооборота и не может повлиять на льготы или выплаты налогов.

Наименования, которые даются той или иной должности внутри организации, могут быть любыми, в определенных рамках. Но рекомендуется использовать те названия, которые указаны в «Общероссийском классификаторе профессий» или же ОКПДТР. Там содержится не только наименования профессий, но и какие им даны кодовые обозначения. В колонке, которая называется «Примечание» стоит указывать должности, остающиеся вакантными.

Количество рабочих в штате контролируется только рабочей необходимостью организации. Необходимо, чтобы общий размер штата был не только эффективным на производстве, но и экономически целесообразным в сложившихся условиях.

Тарифы, а также заработная плата, должны быть указаны в рублях, с точностью до двух знаков после запятой. Также стоит отметить, что в штатном расписании есть раздел, который называется «Надбавки». Туда необходимо указывать не только средства, призванные простимулировать рабочий процесс (премии, например), но и любые компенсационные выплаты, полагающиеся сотруднику. Колонка «Всего» заполняется сложением всех цифр, которые указаны в стобцах с 5 по 8, и умножением их на 4. Получившаяся сумма называется – месячный фонд заработной платы.

Как изменить штатное расписание

Для того, чтобы изменить штатное расписание, нужно иметь достаточные для этого основания. Причиной для подобной процедуры может стать:

  • Официальное изменение названия структурного подразделения организации;
  • Оклад одной из должностей изменился и необходимо сделать перерасчет;
  • Основное предприятие проходит сложную процедуру реорганизации;
  • Необходимо провести сокращение штата или изменить количество штатных единиц;

Стоит отметить, что если изменения достаточно небольшие, то нет необходимости переписывать штатное расписание и вводить его отдельно. Можно заверить отдельные, маленькие изменения, издав соответствующий приказ, подписанный генеральным директором.

Все нюансы ведения штатного расписания: типовой шаблон унифицированной формы Т-3 и правила его заполнения

При устройстве на работу нас знакомят с множеством внутренних документов, предлагают подписать различные акты и положения, а, главное, предоставляют информацию об оплате труда и графике работы.

На предприятиях создается отдельный документ, в котором отражается информация о сотрудниках, стоит уделить его изучению время, ведь именно от него в дальнейшем будет зависеть зарплата и нагрузка.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Что это такое?

Штатное расписание – это документ, где описывается структура, штат, количество сотрудников на предприятии, также указывается должность и соответствующая ей заработная плата. Именно с помощью этого акта можно проанализировать численность и эффективность работы определенного цеха или всего предприятия в целом.

Оно предоставляет возможность сравнить отделы по количеству сотрудников, зарплате, квалификации. Штатное расписание поможет понять, насколько актуальна вакансия и нужен ли определенный отдел.

Посмотрите фото, как выглядит пример штатного расписания предприятия.



Обязательно ли оно?

В советское время, без преувеличения, это был практически основной документ, по которому шел расчет зарплат и премий. Сегодня, когда процветает малый бизнес и предприятия направляют все силы на увеличение прибыли, штатное расписание не имеет такой важности. Руководитель и так скажет, кто и как работает.

Обязательно ли нужно составлять штатное расписание и может ли организация получить штраф, если оно отсутствует? Однозначного ответа нет, при необходимости, каждый может сделать, как ему удобнее. Дело в том, что в Трудовом кодексе сегодня нет утверждения, что это обязательный документ, но в то же время, в некоторых статьях присутствует формулировка «в соответствии со штатным расписанием…».

На данный момент, преобладающее число фирм, как государственных, так и частных, все же предпочитают иметь данный документ. На это есть несколько причин:

  • Легко проанализировать будущие затраты на зарплату.
  • Есть возможность актуализировать требуемые вакансии.
  • Налоговые и трудовые инспекции гораздо быстрее проведут проверку, ведь сравнив информацию в штатном расписании и все выплаты сотрудникам, можно понять насколько честная бухгалтерия на предприятии.

[2]

Кто отвечает за ведение?

В справочнике должностей написано, что составлением расписания занимается экономист по труду. Если организация крупная, то может быть выделен целый отдел, который занимается распределением нагрузки, ведет учет нормы часов и подсчитывает предполагаемую зарплату и премию сотрудников.

Читайте так же:  Плюсы и минусы кредитной карты банка открытие

Для небольших фирм выделение даже отдельного человека может быть весьма проблематичным, поэтому чаще всего учет ведет бухгалтерия. Также руководитель может сам определить сотрудника, который будет заниматься заполнением штатного расписания.

Если у сотрудника в должностной инструкции не прописан данный пункт, то необходимо составить приказ о включении штатного расписания в круг обязанностей и дать ознакомиться под подпись у работника.

Разработка

Чтобы избежать ошибок в составлении расписания стоит внести информацию в какой-либо локальный акт, это может быть Инструкция по делопроизводству (является ли штатное расписание локальным актом?). В нем следует в первую очередь указать:

  • Срок разработки, а также внесения изменений.
  • Список документов и актов, на основании которых происходит составление штатного расписания.
  • Человека (можно нескольких), которые будут ответственны за составление и ведение штатного расписания.
  • Сотрудника, с которым нужно согласовывать изменения.
  1. Указать все структурные подразделения и должности на предприятии. Порядок перечисления решает руководитель.
  2. Подсчитывается численность штатных единиц исходя из информации от фонда по заработной плате. Не стоит забывать про сотрудников, которые работают не целый рабочий день.
  3. Проверяем на соответствие название должностей по справочнику должностей.
  4. При составлении расписания необходимо выяснить, какие виды надбавок существуют на предприятии, если надбавок нет, то колонки оставляем пустыми, но не удаляем.
  5. Устанавливаем размер заработной платы для каждой штатной единицы.

Утверждение

Утверждение штатного расписания:

  1. Подготовка итогового проекта штатного расписания. Обычно проект должен быть готов к 1 января.
  2. Утверждение расписания руководителем.
  3. Составление приказа об утверждении расписания.
  4. Проставить номер приказа и дату в отдельной графе штатного расписания.

Чтобы штатное расписание имело силу, необходимы определенные документы и акты. Порядок действий:

  1. Издается приказ о необходимости создать штатное расписание.
  2. Данный приказ регистрируется в специальном журнале для приказов по основной деятельности.
  3. Заверяют приказ заинтересованные лица, которые участвовали в разработке штатного расписания.
  4. После составления расписания с ним должны ознакомиться руководитель, главный бухгалтер, а также начальник кадрового отдела. Если возражений нет, то расписание заверяется подписями.
  5. Издается приказ об утверждении штатного расписания.

Как только расписание утверждено руководителем, оно вступает в силу.

Об особенностях утверждения и срока действия штатного расписания вы можете узнать из нашей статьи.

Чем отличается от штатной расстановки?

В делопроизводстве используется также такой документ, как штатная расстановка. На первый взгляд, может сложиться мнение, что документы друг друга дублируют. Штатная расстановка – это акт, в котором указываются свободные должности, опирается на штатное расписание.

Общие пункты:
  • Структура подразделений организации по возрастающей, от обычных сотрудников до управляющих.
  • Какие должности должны быть в компании, чтобы она успешно функционировала.
  • Необходимое число сотрудников.
  • Размер заработной платы, как по каждой должности, так и в целом по предприятию.

В штатной расстановке дополнительно указывается, какая должность свободна и на какой период. Например, сотрудник находится в декретном отпуске и вакансия актуальна только на время его отсутствия.

Название данного документа иногда изменяется, можно встретить и штатную книгу, штатный список, и замещение должностей, но смысл остается неизменным.

Подробнее об отличиях между понятиями «штатное расписание» и «штатная расстановка» говорится в этой статье.

Порядок оформления

При первой попытке самостоятельно составить примерную структуру документа сразу же возникает вопрос, предусмотрена ли какая-то типовая форма для оформления штатного расписания и какой номер она имеет? На данный момент для штатного расписания используется унифицированная форма Т-3, она рекомендуется для всех организаций. На это есть несколько причин, одна из которых это упростить работу кадровой службы и свести к единому виду основные документы на предприятии. Однако на тему этого документа было много споров.

В январе 2013 года письмо Роструда разрешило предприятиям самостоятельно разрабатывать форму штатного расписания, но в приоритете осталась форма Т-3, утвержденная много лет назад, еще в 2004 году. Сегодня в интернете можно найти множество инструкций по заполнению документов, также подобные ресурсы предоставляют возможность скачать бланк. Таким образом, даже человек с небольшим опытом сможет легко оформить и заполнить штатное расписание.

Содержание

Типовое штатное расписание по форме Т-3 представляет собой таблицу, которая состоит из 10 пунктов:

Как внести изменения?

На предприятии в любой момент может что-то измениться, поэтому информация в штатном расписании периодически может актуализироваться. Чаще всего может меняться:

  • Наименование структурного подразделения.
  • Должность, которая указана в расписании.
  • Количество штатных единиц.
  • Надбавки и ставки.

Даже если изменения незначительны, они сразу должны отразиться в штатном расписании. Это делается с помощью приказа, который подписывают ответственные лица и руководитель.

Также одна из причин изменения в расписании – сокращение на предприятии. В этом случае из штатного расписания необходимо убрать вакантные штатные единицы, также делается приказ о сокращении численности сотрудников. Бывают случаи, когда ставку нужно заменить другой. Например, на предприятии есть ставка маляра, но сейчас нет в нем необходимости, зато нужна ставка дворника.

Правильно внести изменения через приказ, который содержит несколько пунктов.

  1. Исключаем ставку маляра.
  2. Вводим ставку дворника.

Далее этот приказ заверяется, и вносятся изменения в расписание.

Из вышеперечисленного стало ясно, насколько полезным инструментом является штатное расписание. Оно помогает облегчить работу бухгалтера и делопроизводителя, а также лучше просчитать затраты и определить потребность предприятия в кадрах. Главное, чтобы в нем отражалась только актуальная информация.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Штатное расписание – унифицированная форма Т-3 и образец заполнения

Штатным расписанием называется обязательный нормативный акт, который не содержит фамилии сотрудников организации. Цель этого документа — предоставить четко сформулированную конфигурацию предприятия.

  • Состав.
  • Количество сотрудников.
  • Сумма денежных средств, затраченная на выплаты.

[1]

Документ является локальным, т.е. внутренним документом работодателя. Бумага вступает в силу после того, как руководитель предприятия подпишет приказ об утверждении штатного расписания (ШР). Налоговая проверка или трудовая инспекция вправе потребовать этот документ. Его отсутствие является нарушением законодательства об охране труда.

Читайте так же:  Какие квартиры подлежат рассмотрению при выдаче военной ипотеки

Срок действия

Любая организация с начала своей деятельности обязана иметь определенные нормативные акты. Далее каждого нового сотрудника необходимо ознакомить с действующими документами предприятия. Сделать это следует до подписания трудового соглашения.

Штатное расписание (форма Т-3) формируется на предприятии либо с начала его деятельности, либо с начала текущего года. Руководитель утверждает документ соответствующим приказом. Текст приказа подтверждает факт вступления в силу действия штатного расписания. После того, как бумага была подписана уполномоченным лицом, ее регистрируют в соответствующем журнале. Это процесс сопровождается присвоением приказу регистрационного номера. Точный срок хранения приказа и расписания не регламентирован.

Приказ об изменении штатного расписания отменяет предыдущий документ с целью последующего утверждения нового.

Срок действия — на усмотрение распоряжения руководителя: от года и более. При смене структуры предприятия целесообразней внести изменения в ШР, чем утверждать новое. Работодатель подписывает приказ о внесении изменений в ШР, на основании которого проводятся необходимые корректировки. Если планируется расширение штата или наоборот, произошло массовое сокращение, следует составить новую форму Т-3.

Форма и содержание

Руководитель вправе самостоятельно разработать бланк документа, принимая во внимание деятельность предприятия и его потребности. Ранее принятые формы бланков с января 2013 года не являются обязательными. Большинство работодателей не знают, как составить штатное расписание, и поэтому в качестве бланка используют унифицированную форму № Т-3. Она удобна в заполнении и содержит все нужные данные. Бланк Т-3 и порядок его заполнения утвержден постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.01.2004 года. В данном документе должны быть следующие составляющие:

  1. перечень структурных подразделений;
  2. код подразделения;
  3. должность, специальность, классификация;
  4. количество штатных единиц;
  5. должностные оклады;
  6. надбавки;
  7. фонд оплаты труда.

Обязанности по заполнению этой формы возлагаются на кадровиков. В отдельных случаях данная задача выполняется бухгалтером или руководителем предприятия. На основании вышеизложенного кадрового документа работодатель вправе разработать штатную расстановку. Ведется она в электронном виде в excel и позволяет фиксировать данные о замещении сотрудников.

Правила заполнения

В обязательном порядке в документе указывается полное название организации согласно учредительным документам. Также, помимо даты составления штатной расстановки, указывается дата вступления ее в силу и срок действия. В верхнем правом углу указывается количество штатных единиц на день составления документа.

В первой колонке указываются структурные подразделения организации, начиная с руководителя (администрации). Далее в свободной интерпретации, не отступая от общепринятых понятий. Это касается коммерческих организаций. Для госучреждений разница в заполнении документа в том, что они обязаны следовать требованиям общероссийских классификаторов и других нормативных документов. В дальнейшем это позволит вышедшим на пенсию работникам беспрепятственно воспользоваться полагающимися льготами. Код подразделения облегчает ведение документооборота и устанавливается каждой организацией самостоятельно.

Колонка, содержащая сведения о должности, разряде, категории классификации заполняется согласно ОКПДТР (общероссийский классификатор). Если на день составления документа должность вакантна, делается соответствующая пометка в примечании.

Касаемо должностей в ШР, количества человек, занятых на производстве – здесь каждая организация исходит из личных потребностей и рентабельности предприятия.

В графе «тарифная ставка» все показатели указываются в рублях. В случае, когда сумма оклада не имеет точного значения, определяются возможные границы: от и до (15 000-20 000).

Колонка, содержащая информацию о надбавках, фиксирует такие дополнительные выплаты:

Размер надбавки указывается в рублевом исчислении, либо в процентах.

Следующая колонка суммирует предыдущие тарифные показатели и умножает их на количество штатных единиц. Получившаяся цифра — фонд оплаты труда (фот) за месяц.

[3]

Штатное расписание ИП не отличается от аналогичного документа для ООО или любой другой организации. Согласно Трудовому Кодексу РФ при заключении трудового договора работодатель обязан ознакомить потенциального работника со “штаткой”. Многие индивидуальные предприниматели не спешат составлять данный нормативный документ. Такое игнорирование грозит штрафом.

Согласно ст. 5.27 Кодекса об Административных правонарушениях, размер штрафа для должностного лица варьируется в пределах 1 000 руб. – 5 000 руб. Организации такое нарушение обойдется в сумму от 30 до 50 000 руб.

Когда и как вносить изменения

При незначительных изменениях достаточно поправки к расписанию. Прежде чем провести масштабное изменение ШР, работодатель обязан оповестить работников о предстоящем действии за два месяца. Таким образом, дата приказа о введении изменений и дата вступления изменений в силу отличаются. Основанием для проведения корректировки является необходимость:

  • изменить тарифную ставку;
  • сократить персонал;
  • переименовать должность;
  • изменить форму оплаты труда.

Так как любое перемены затрагивают интересы сотрудников, работодатель автоматически вносит изменения и в трудовые договора. Образец приказа об изменении штатного расписания можно скачать здесь.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ, сотрудник любой организации, а также проверяющие органы могут запросить выписку из документа путем письменного запроса. Выписка из ШР оформляется по всем правилам и содержит конкретную информацию. Если головное предприятие имеет несколько подразделений, то после составления и утверждения штатрасписания для них формируется выписка. Отличие основного документа от выписки в том, что последняя перед наименованием помечается словом «выписка» и воспроизводит только необходимую часть документа.

Источники


  1. Басовский, Л.Е. История и методология экономической науки. Учебное пособие. Гриф МО РФ / Л.Е. Басовский. — М.: ИНФРА-М, 2017. — 773 c.

  2. История и методология естественных наук. Выпуск 26. Физика. — М.: Издательство МГУ, 2011. — 200 c.

  3. Шубина, Е.Р. Испанско-русский юридический словарь / Е.Р. Шубина, Т.А. Алексеева. — М.: СПб: Юридический центр Пресс, 2018. — 484 c.
  4. Инструкции о подоходном налоге с физических лиц и дорожные фонды в 1993 году. — М.: СПб: Метроном, 1993. — 110 c.
  5. Комаров, С. А. Общая теория государства и права / С.А. Комаров. — М.: Юридический институт, 2001. — 352 c.
Как составить штатное расписание, образец заполнения формы т-3
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here