Кассовая книга (образец). пример заполнения формы

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4

По закону компании, принимающие расчеты за товары, услуги или работы в виде наличных денежных средств, должны использовать в своей деятельности кассовые аппараты. При этом каждую операцию, зафиксированную с участием кассы, подтверждает бумажный чек, который содержит следующие данные: номер, дату и суть сделки, а также сумму, которая по ней прошла.

Все действия, произведенные за определенный промежуток времени при помощи контрольно-кассовой машины включаются в журнал кассира-операциониста.

Какие цели и задачи решает документ

Журнал является средством учета всех операций, производимых при помощи контрольно-кассового аппарата. В него вносятся сведения как о приходе, так и о расходе средств.

В тех случаях, когда в организации несколько касс, журнал ведется по каждый из них в отдельности.

Если говорить в целом, то наличие журнала позволяет решить сразу несколько разных задач. Например, при помощи журнала руководитель предприятия может в любой момент быстро определить, какое количество денег прошло через кассу за конкретный период, а работники налоговой службы, при проверках имеют возможность оперативно сверить со сведениями из журнала показания ККМ и цифры из отчетных документов.

Надо ли ставить на учет

Как и кассовый аппарат, журнал необходимо регистрировать в налоговых органах.

Даже первое заполнение журнала происходит единовременно с постановкой контрольно-кассовой машины на учет (инспектор пробивает чек с суммой в 1 руб. 11 коп. – это значение в дальнейшем не учитывается ни бухгалтерами, ни налоговиками).

Для того, чтобы инспектор не отказал в регистрации кассовой техники, одновременно с самим аппаратом и журналом необходимо предоставить еще ряд документов:

• заявление с просьбой о регистрации кассы;
• свидетельство юридического лица или индивидуального предпринимателя;
• паспорт ККМ;
• договор аренды торговой площади (если предприятие не имеет собственных квадратных метров);
• договор об обслуживании кассы, заключенный со специализированным центром и т.д.

Полный перечень бумаг можно уточнить в территориальной налоговой службе.

Что грозит за отсутствие журнала кассира-операциониста

Ведение журнала является требованием со стороны закона, поэтому инспекторы при выездных налоговых проверках обязательно смотрят на его наличие и содержание. За отсутствие журнала может последовать штраф (хотя эта мера воздействия в законе не прописана).

Следует отметить, что по этому поводу между представителями бизнеса и налоговиками нередко случались конфликты, доходящие до суда. И, как показала практика, административное наказание за то, что предприятие не вело журнал кассира-операциониста, в большинстве случаев с него снималось.

На кого возложить обязанность по заполнению

Журнал заполняет работник предприятия, который назначен ответственным за его ведение. В качестве такового может выступать администратор, специалист отдела бухгалтерии или главный бухгалтер, сам руководитель организации и т.д.

Информация в журнал вносится обычно в начале и конце дня, при этом кассир, сидящий за кассой, в обязательном порядке должен в нем расписываться.

Своей подписью он подтверждает достоверность включенных в журнал сведений.

Особенности документа

С 2013 года единые шаблоны первичных документов отменены, так что на сегодняшний день работники организаций и предприятий имеют возможность выбрать, вести ли им журнал кассира-операциониста в свободном виде, разработать собственный бланк документа или воспользоваться унифицированной, ранее обязательной к применению, формой КМ-4. Большинство, надо сказать, идет по третьему пути, поскольку стандартный бланк содержит в себя все необходимые реквизиты и строки, а значит, не нужно тратить время на формирование структуры и содержания журнала.

Документ следует вести в бумажном (распечатанном) виде. При этом все его листы должны быть пронумерованы и скреплены между собой при помощи толстой нити (но только не степлером). Использовать для заполнения журнала можно шариковую ручку любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. недопустимы).

На последней странице документа необходимо указать количество листов, поставить печать (если, конечно применение штемпельных изделий закреплено в учетной политике фирмы), и подпись ответственного лица (специалиста отдела бухгалтерии или главного бухгалтера).

Внесение записей в журнал происходит строго по хронологии (без пропусков), при этом помарки и ошибки крайне нежелательны.

Если такая оплошность все же случилась, исправлять неверные данные следует, аккуратно зачеркнув неправильные сведения и вписав правильные, сделав рядом отметку «исправленному верить». Все корректировки обязательно следует датировать, а также удостоверять подписью кассира-операциониста и главного бухгалтера.

Книга может вестись как на регулярной основе (если торговая точка или предприятие работает каждый день), так и по мере необходимости.

Если операций при участии контрольно-кассового аппарате в учетный период времени не было, заполнять бланк не нужно.

Образец документа

В начале документа, на титуле, пишется:

• наименование организации, ее адрес, а также (справа) коды: ОКУД, ОКПО, ОКПД, номер ИНН;
• ККМ, по которой ведется журнал: ее название (модель, марка), номера (производителя и регистрационный);
• период, в течение которого в журнал вписывались указанные в нем сведения;
• обозначить ответственного за формирование журнала работника.

Во вторую часть документа, в таблицу, вносятся по порядку:

• число-месяц-год заполнения, а также, если касса работает в две смены – номер смены;
• отдел (здесь можно поставить прочерки, если касса обслуживает один отдел, или вписать все номера отделов, в которые «уходили» чеки в текущую смену);
• ФИО сотрудника, сидящего за кассой;
• порядковый номер контрольного счетчика на время сдачи смены (т.е. порядковый номер Z-отчета – его вид зависит от модели ККМ);
• регистрируются значения: контрольного счетчика, суммы наличности, прошедшей через кассу с момента ее регистрации в госорганах, плюс — с приходом за текущую смену;
• тут же ставится подпись администратора и кассира (если это одно и то же лицо, то расписываться нужно в обеих ячейках);
• в последний столбец включается размер выручки за прошедший день.

Далее в бланк вписываются

• сумма, сданная наличностью,
• сумма, возвращенная покупателям в связи с тем, что кассовые чеки не были использованы,
• подписи ответственных лиц.

После составления журнала

Поскольку журнал является учетным документом, порядок его содержания и хранения определяется либо законом, либо внутренними нормативными актами организации. В отношении хранения документа в период его действия можно сказать одно — он должен находиться либо в отделе бухгалтерии, либо рядом с кассой в месте, недоступном для посторонних людей.

После того, как актуальность журнала истечет, его необходимо передать в архив предприятия, где он должен лежать не менее трех лет, затем его можно утилизировать с соблюдением процедуры, прописанной в законодательстве РФ.

Кассовая книга (форма КО-4) в 2019 году

Что это такое

Кассовая книга – это один из документов кассовой дисциплины, в котором отражается информация по всем поступлениям и выдачам наличных денег в кассе организации. Записи в кассовой книге осуществляет кассир (или лицо его замещающее) на основании каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассового ордера.

Обратите внимание, начиная с 1 июня 2014 года, действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).

Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году

Кассовую книгу можно вести на бумажном носителе или в электронном виде:

• на бумажном носителе книга оформляется от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписывается собственноручными подписями.
• в электронном виде книга оформляется при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением её защиты от несанкционированного доступа и подписывается электронными подписями.

По всей деятельности организации ведется одна кассовая книга (даже если осуществляется несколько видов деятельности на разных системах налогообложения).

Примечание: обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают копии её листов в головной офис в порядке, установленном в организации с учетом срока составления бухгалтерской отчетности.

Записи в кассовой книге осуществляет кассир (лицо его замещающее) на основании каждого ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными приходных и расходных кассовых документов, выводит в книге сумму остатка наличных денег по кассе и проставляет подпись.

После этого записи в кассовой книге проверяет главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель) и также ставит свою подпись.

Обратите внимание, если в течение дня операции по кассе не проводились, то за этот день кассовую книгу заполнять не нужно.

Бланк кассовой книги (форма КО-4)

Кассовая книга (форма КО-4), действующая в 2019 году:

Как заполнить кассовую книгу

Инструкция по заполнению бланка кассовой книги

Титульный лист:

В строке «Организация» указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами (например, Общество с ограниченной ответственностью «Компания» или ООО «Компания»).

[3]

В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего кассовую книгу (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

Посередине указывается период, на который оформляется кассовая книга (например, КАССОВАЯ КНИГА на апрель 2019 г.).

Кассовый лист:

В строке «Касса за» указывается день, за который формируется лист кассовой книги (например, за «15» апреля 2019 г.). В этой же строке необходимо указать порядковый номер кассового листа.

Далее необходимо указать сумму остатка наличных денег, которая была в кассе на начало рабочего дня. Она указывается в первой строке таблицы в столбце 4 – «Приход».

Строки в таблице заполняются в соответствии с приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми документами, оформленными в течение рабочего дня:

В столбце «Номер документа» построчно указываются порядковые номера приходных или расходных кассовых ордеров.

В столбце «От кого получено или кому выдано» построчно указываются ФИО физических лиц или наименования организаций (ИП) от которых были получены или которым были выданы наличные деньги в соответствии с ПКО и РКО.

В столбце «Номер корреспондирующего счета, субсчета» необходимо построчно указать номера корреспондирующих счетов по каждому ПКО и РКО.

В столбце «Приход» построчно указываются суммы наличных денег, которые поступили в кассу по каждому приходному кассовому ордеру. Для РКО этот столбец не заполняется.

В столбце «Расход» построчно указываются суммы наличных денег, которые были выданы из кассы по каждому расходному кассовому ордеру. Для ПКО этот столбец не заполняется.

В строке «Итого за день» указывается сумма поступивших и выданных наличных денег за рабочий день в соответствии с приходными и расходными кассовыми документами.

В строке «Остаток на конец дня» указывается сумма наличных денег, которая осталась в кассе на конец рабочего дня. Если среди остатка есть деньги, отложенные на выплату зарплаты, стипендии и социальных пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке ниже.

Далее кассир, ответственный за заполнение кассовой книги, должен поставить свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

В конце кассового листа бухгалтер, уполномоченный на проверку кассовой книги должен прописью указать количество полученных приходных и расходных кассовых документов и поставить свою подпись с расшифровкой.

Заполнение кассовой книги форма КО-4 – бланк, образец, правила и требования к оформлению вручную

Автономные организации собственными силами обязаны организовывать и осуществлять внутренний контроль над совершенными операциями хозяйственной деятельности. Главное правило: одна организация — одна кассовая книга.

Оно распространяется и на частных предпринимателей. Исключением являются юридические лица, имеющие филиалы или представительства, действующие на основе личного баланса.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

В такой ситуации филиал (представительство) оформляет собственную книгу, фиксирующую его операции, а копии первичных бумаг передаются в главный офис компании.

Информация о размере остатка наличности отражается в кассовой книге данного подразделения и на его балансе, далее сведения вписываются в сводный баланс головной компании.

Для чего нужна — назначение

Основной целью ведения кассовой книги является фиксирование реализовываемых потоков денежных средств предприятия (приход, расход).

[2]

То есть данная форма служит, прежде всего, для учета операций по кассе предприятия.

Данные записи помогают отслеживать передвижение наличных средств в организации.

Возникшие неясности в ходе осуществления проверки контролирующими органами с помощью представления кассовой книги сможет прояснить ситуацию и увидеть подлинную картину операционного учета наличных денег.

Помимо этого, накануне составления годовой отчетности необходимо осуществлять инвентаризацию денежных средств, документов, бланков строгой отчетности.

Инвентаризация также направлена на проверку полноты, правильности и точности отображения в кассовом учете операций за проверяемый период и соблюдения норм действующего законодательства, направленных на регулирование кассовой дисциплины.

Управленческий учет предприятия не может обойтись без кассовой книги, здесь максимально детально отображаются доходы и расходы фирмы, способные повлиять на принятие решения в части использования прибыли компании.

Обязательно ли наличие на предприятии?

На всех предприятиях, осуществляющих операции с наличностью, должна быть кассовая книга.

Применяемая система налогообложения в компании или ее организационно-правовой статус не подразумевает применение какой-либо льготы.

Официально освобождены от составления подобного бланка ИП, осуществляющие учет объектов налогообложения (доходов, расходов, натуральных показателей), охарактеризованные определенной категорией экономической деятельности. О ведении кассовой книги ИП читайте здесь.

Учет, при этом, должен оформляться по установленному регламенту. Данная норма обозначена в пункте 4.1 Указаний Банка России (№ 3210-У).

За какой период формируется?

Кассовая книга начинается с первого дня календарного года и ведется по нарастающей до его завершения. На следующий год оформляется новый документ, нумерация документов начинается с номера 1 и далее по порядку.

Кассовая книга представляется в виде журнала, число его страниц варьируется от 50 до 100.

Какие требования и правила предъявляются к ведению вручную?

Унифицированный бланк КО-4 является единой формой ведения финансовых операций на предприятии. Некоммерческие организации применяют бланк код по ОКУД 0310004, бюджетные учреждения — код по ОКУД 0504514.

Законодательством РФ разрешено несколько вариантов ведения данной отчетности:

• на типографских бланках, заполненных от руки;
• на компьютере внесение информации в соответствующую форму с последующей распечаткой заполненных листов;
• в специализированных программных комплексах электронно, с последующим формированием электронного документа с электронно-цифровой подписью — порядок заполнения книги в электронном формате.

Заполнением бланка и осуществлением операций с наличностью должен заниматься кассир или иной специалист предприятия, наделенный соответствующими правами и обязанностями распоряжением руководителя.

Если должность кассира отсутствует в штатном расписании учреждения, то обязанности по заполнению бланка возлагаются на бухгалтера или главного бухгалтера.

В небольшой компании, где численность сотрудников равна 1-2 специалистам, регистрацию кассовой дисциплины можно доверить сторонней организации или непосредственному руководителю.

Что является основанием для оформления?

Указание Центробанка от 11 марта 2014 года (№3210-У) служит основанием для оформления основного кассового документа.

Соответствующие записи в кассовую книгу вносятся, основываясь на расходные и приходные документы кассы, оформленные по нормам действующего законодательства.

Как правильно заполнить титульный лист?

Форма документа (0310004) представляет собой 2 части: первая — обложка бухгалтерского регистра, вторая — итоговый лист журнала.

Как выглядит кассовая книга:

Для оформления титульного листа, как правило, выбирается плотная бумага для более длительной сохранности документа. Срок ее хранения равен 5 годам.

Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата № 88 от 18 августа 1998 года, о чем сообщается в правом верхнем углу формы КО-4.

• полное название хозяйствующего субъекта, код его ОКПО;
• структурное подразделение (при наличии);
• обозначение срока, за который составлена книга (год).

На последнем листе книги указывается число пронумерованных и прошнурованных страниц в фактическом числовом значении.

Сведения заверяются печатью компании (при наличии) и росписями руководителя и главного бухгалтера с расшифровкой.

Итоговой записью книги является фиксирование даты заверения данных о количестве страниц в документе в книге.

Инструкция и порядок заполнения формы КО-4 на бумажном носителе

Следуя новым Указаниям, порядок оформления кассовой документации подразделяется на обычный и упрощенный (ИП и малый бизнес). Обычные условия распространяются на все юридические компании, за исключением кредитных учреждений.

С июня 2014 платежные контрагенты, учитывая денежные средства, полученные в результате их деятельности, оформляют отдельную кассовую книгу.

Также отдельными документами должны оформляться все операции по приходу и расходу наличности в пределах деятельности платежного агента.

Новый Указ Центрального банка не изменил существующие унифицированные формы бланков.

Алгоритм заполнения КО-4:

• фиксируется число, месяц и год в шапке документа, осуществляется проверка нумерации страниц;
• проставляется цифрами остаток на начало дня, который должен соответствовать остаткам на конец дня предыдущего листа книги (последней страницы предшествующего года);
• проставляются номера приходных и расходных ордеров (нумерация ПКО и РКО хронологическая сквозная);
• записываются сведения об источниках поступления денежных средств, о ФИО получателя, о направлении расходов;
• фиксируется номер субсчета, корреспондирующего счета (50 — «Касса» в корреспонденции с другими счетами: 51 «Расчетный счет», 70 «Заработная плата», 71 «Подотчетные суммы»), частные предприниматели данный столбец не заполняют;
• отражаются суммы в графах приход и расход в рублях и копейках;
• вносится сумма всего расхода и прихода в графе «перенос»;
• записывается итоговые суммы прихода и расхода за рабочий день;
• проставляется остаток денежных средств по формуле: остаток на начало+приход-расход;
• проставляются количество приходных и расходных ордеров.

Денежными документами также считаются: оплаченные талоны на ГСМ, питание, путевки, почтовые марки, конверты с марками и иные бланки, имеющие стоимость и хранящиеся у кассира.

Кто должен подписывать?

В кассовом журнале автографы проставляют кассир и бухгалтер. При отсутствии второго расписывается непосредственный глава фирмы.

Если кассовые операции осуществляются частным предпринимателем, то наличие только его подписи будет соответствовать нормам.

Скачать бесплатно бланк и образец в excel и word

Скачать пример заполнения формы КО-4 – excel.

Нужно ли оформлять при отсутствии операций по кассе?

Если в течение рабочего дня не было движения наличных средств в кассе, то на эту дату кассовая книга не составляется.

Полезное видео

О порядке ведения кассовой книги, подробно рассказано в данном видео:

Несмотря на существование и стремительное увеличение объемов потока безналичных расчетов между предприятиями, частными лицами многие бизнесмены все же не отрицают использование операций с финансовыми средствами в наличной форме.

Кассовая книга всегда является объектом для детальной проверки всевозможными контролирующими органами, её правильное заполнение должно контролироваться главным бухгалтером или директором предприятия с предельным вниманием.

Данное обязательство необходимо отобразить в учетной политике компании.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Форма КМ-6. Справка кассира-операциониста

Форма КМ-6, также известная как справка-отчет кассира-операциониста – это отчетный документ, включающий в себя суммарный доход за день или смену, а также данные счетчиков ККТ (контрольно-кассовой техники). Кассир-операционист должен заполнять эту справку ежедневно, прикладывая к ней форму, кассовые и расходные документы в качестве сопровождения.

Бланк формы КМ 6 и образец заполнения. Файлы

Для чего необходима форма КМ-6

Справка формы КМ-6 – это главный отчетный документ кассира. Она свидетельствует о полученной выручке и сдается руководителю вместе с выручкой. Если вырученные деньги отдаются инкассаторам, то обязательно нужна соответствующая пометка в справке-отчете.

При работе проверяющих органов такие справки играют очень важную роль. Именно на их основании делается вывод о полноте отражения выручки. Кроме того, информация справки КМ-6 используется для заполнения сводного отчета. Этот отчет включает в себя данные о состоянии счетчиков ККТ и доходе предприятия.

Особенности справки-отчета

У справки-отчета кассира-операциониста есть несколько характерных особенностей:

• форма КМ-6, утвержденная Госкомстатом РФ в 1998 году, является унифицированной;
• ошибки при заполнении, как и отхождение от общепринятого формата, могут повлечь за собой штраф при работе проверяющих органов;
• заполнять КМ-6 необходимо ежедневно (или в конце каждой смены), а одновременное заполнение справок за 2 и более дней/смен не допускается;
• сдавать документ нужно одновременно с выручкой – либо главному кассиру компании, либо в банк;
• хранить справку требуется ровно 5 лет, после чего она теряет ценность.

Важно! Столбец 4 заполняется только при использовании устаревшей кассовой техники. Если за последние 12 лет в организации были установлены современные аппараты, то этот раздел нужно оставить пустым.

Общие правила заполнения

Чтобы не допускать ошибок при вводе информации в форму КМ-6, необходимо следовать общим правилам:

Первая строчка отчета должна содержать наименование, адрес (юридический или фактический – неважно, главное, чтобы он был одинаковым во всех отчетах) и номер телефона предприятия. Если есть отдельное подразделение, то его название тоже должно быть указано.

[1]

Если форму КМ-6 заполняет ИП, то он должен указывать всю необходимую информацию в том же порядке. Это распространенная ошибка – многие ИП считают, что могут отойти от унифицированной формы, ведь работают на себя.
В документе обязательно должны быть указаны название, номер регистрации и номер производителя ККТ.
Нужно указывать точную дату заполнения и номер справки.
Выручку нужно указывать в числовой форме и прописью.
Подпись составителя справки-отчета – обязательный элемент.

Важно! Если выручка сдается не главному кассиру компании, а в банк, то об этом нужно делать отметку в отчете.

Образец справки. Пример заполнения

Чтобы подробно ознакомиться с формой КМ-6, скачайте бесплатный образец. Он имеет формат *.doc и содержит правильную форму справки без фактических ошибок и неточностей. Этим образцом можно пользоваться не только для изучения особенностей справки-отчета, но и для конкретной работы кассира.

Справка-отчет кассира-операциониста разделена на 3 части – строчную, табличную и заверщающую. Для удобства мы разделим на 3 части и пример заполнения, чтобы читатель мог быстро найти именно то, что его интересует.

Итак, пример ввода информации в строчную часть КМ-6:

• В поле «Организация» вписывается наименование предприятия, его адрес, контактный телефон.
• В поле ИНН вписывается идентификационный номер предприятия, где работает кассир.
• Поле «Структурное подразделение» не нужно трогать, если этого подразделения в компании нет.
• В поле «Контрольно-кассовая техника» вводится информация о моделях ККТ.
• В поле «Номер» – номер кассовой техники. Эту информацию, как и информацию для пункта 3, можно узнать у старшего кассира или прочесть в документации ККТ.
• Поле «Прикладная программа» остается пустым, если такая программа не используется.
• В поле «Кассир» вписывается фамилия кассира, его инициалы. Если справка создается по 2 и более секторам, имеющим нескольких кассиров, то поле остается пустым.
• В поле «Смена» вписывается номер актуального Z-отчета. В образце это не показано, но, как правило, он начинается с буквы «Z». Например, «Z 0040».

Важно! Далее идет промежуточное поле, в которое нужно вписать порядковый номер справки-отчета, дату составления, время начала работы над отчетом и время окончания работы. Пренебрегать этими данными нельзя.

Табличную часть справки нужно заполнять так:

• Столбец 4 тоже нужно оставить пустой, если используется современная кассовая техника (с 2004 года).
• В столбец 5 вписывают сумму на начало дня или смены. Эту сумму можно найти в журнале кассира-операциониста, в графе 9. Там ее оставил кассир, который работал в прошлую смену. Также эта сумма есть в утреннем X-отчете, в строке ГРОСС-ИТОГ.
• В столбец 6 вписывают сумму из строки ГРОСС-ИТОГ Z-отчета.
• В столбец 7 – сумму из строки «Сменный Итог» Z-отчета. Если в течение дня/смены происходили возвраты, то нужно вписать сменный итог с вычетом возвратов.
• Столбец 8 нужно оставить пустой, если возвратов не было. Если они были, то нужно вписать сумму из строки «Возвраты» Z-отчета.
• В столбец 9 кассир вписывает свою фамилию.
• В столбец 10 кассир ставит подпись.

В поле «Итого» вписываются суммы столбцов 7 и 8.

Важно! Пустые столбцы можно зачеркивать. Кассиры часто зачеркивают их, чтобы проверяющие органы точно знали, что документ заполнен до конца, и кассир ничего не забыл.

Завершающая часть справки заполняется так:

• Строчка «Итого…» требует вписывать вырученную сумму прописью.
• Строчку «Принята…» следует оставлять пустой. Она необходима, когда на отчет выписывается приходной ордер. На практике это случается редко.
• Строчка «Сдана в банк» содержит информацию о банке только в том случае, если отчет будет вручен инкассатору. Если выручка и справка отдаются главному кассиру, то эту строку нужно оставлять пустой.
• Строчку «Квитанция №» тоже нет особого смысла заполнять, ведь она относится к строке «Принята…».

Что делать с формой КМ-6 после заполнения

Заполненный документ нужно отдать главному кассиру, если он есть на предприятии. Главный кассир передает справку-отчет гендиректору или бухгалтеру. Если такого кассира нет, то кассир-операционист отдает документ напрямую бухгалтеру или директору. Справка должна храниться 5 лет.

Важно! Индивидуальные предприниматели, как правило, триедины. ИП – сам себе кассир-операционист, бухгалтер и руководитель. Поэтому он отдает документ напрямую в банк.

Можно ли не заполнять форму КМ-6

Этот вопрос неоднозначен. С одной стороны, за отсутствие справки-отчета никого не штрафуют. На многих предприятиях ее просто не требуют, а ИП чаще всего обходятся без нее. Но если при проверке будет обнаружено отсутствие таких справок, то это будет сочтено «отягчающим обстоятельством». Руководитель будет иметь проблемы, и естественно, что он возложит вину на кассира-операциониста, который не заполнял форму КМ-6.

Распространенные ошибки при заполнении

Кассиры-новички иногда допускают нелепую ошибку, вписывая вместо ИНН предприятия свой собственный ИНН. Разумеется, это неправильно. Идентификационный номер всегда должен принадлежать предприятию.

Графу 5 и 6 основной таблицы нельзя путать. В графу 5 вписывается ГРОСС-ИТОГ X-отчета, а в графу 6 – ГРОСС-ИТОГ Z-отчета. Наоборот быть не может. Эту ошибку часто допускают из-за невнимательности.

Остальные ошибки связаны с невнимательностью при вводе числовых значений. Например, можно перепутать дату или ошибиться, вписывая сумму. Такие ошибки недопустимы, поэтому кассиру следует проверять всё как следует.

Отчет кассира (бланк)

otchet_kassira.jpg

Похожие публикации

Кассовые операции оформляются документами по установленной форме и с соблюдением порядка их заполнения. При использовании ККМ, оснащенной ЭКЛЗ, наряду с журналом кассира-операциониста КМ-4 и прочими учетными формами, утв. постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132, заполняется «Отчет кассира-операциониста» по форме № КМ-6. Требуется ли оформлять форму № КМ-6 тем, кто перешел на онлайн-кассы, и каков порядок ее заполнения, рассмотрим далее.

Справка-отчет кассира-операциониста и онлайн-касса

Первичные унифицированные формы по учету торговых операций, в числе которых форма № 6-КМ, были утверждены постановлением Госкомстата № 132. Справка-отчет кассира содержит показания контрольно-суммирующих счетчиков, сумму полученной за день или смену выручки, суммы возвратов наличных денег покупателям. Поскольку унифицированные бланки Госкомстата не являются теперь обязательными для применения, отчет кассира-операциониста может заполняться на бланке собственной разработки с соблюдением обязательных реквизитов. Отчет кассира, образец его заполнения, вы найдете в конце данной статьи.

Компании и ИП, применяющие онлайн-кассы, могут не заполнять унифицированные формы КМ-1 – КМ-9, утвержденные постановлением № 132, к числу которых относится и «Справка-отчет кассира» по форме КМ-6. Минфин РФ дал такое разъяснение в своих письмах от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, от 16.06.2017 № 03-01-15/37692 и от 04.07.2017 № 03-01-15/42314. Ведомство объясняет такой подход следующим образом: постановление Госкомстата № 132 не относится к законодательству о применении ККТ, состоящему из закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и нормативных актов, принятых в соответствии с этим законом, следовательно, применять постановление к онлайн-кассам не обязательно.

Необходимость заполнения отчета кассира-операциониста с введением онлайн-кассы отпадает и в силу технических причин: вся требуемая информация и показатели сохраняются в фискальном накопителе кассы, сформировать отчетность из которого не составит труда. Налоговики и вовсе получают информацию о кассовых операциях, совершенных через онлайн-ККТ, в режиме реального времени.

Порядок заполнения «Справки-отчета кассира-операциониста»

Справка-отчет составляется в единственном экземпляре, по каждой операционной кассе фирмы отдельно. По окончании смены, или по завершении дня, кассир передает полученную выручку в банк, или по приходному ордеру старшему кассиру (либо руководителю, если старшего кассира в организации нет), приложив, заполненный по форме № КМ-6, отчет кассира. Бланк отчета можно найти в альбоме унифицированных форм, утвержденном постановлением Госкомстата РФ № 132.

Кассир заполняет форму в следующем порядке:

• Название организации вносится в самую верхнюю строку бланка, там же указывается адрес и телефон фирмы. При необходимости вносится наименование структурного подразделения организации. В табличной части справа указывается ИНН фирмы и код вида деятельности по ОКВЭД.
• В строке «Контрольно-кассовая машина» указывается модель применяемого кассового аппарата — его класс, тип, марка. Регистрационный номер ККМ и заводской номер производителя нужно внести в соответствующие ячейки таблицы справа. Можно указать используемое программное обеспечение в строке «Прикладная программа».
• В ячейку «Кассир» вносится фамилия и инициалы кассира, а в ячейке «Смена» указывают номер соответствующей смены.

Далее следует заполнить порядковый номер, дату составления, начало и окончание времени работы – это реквизиты отчета кассира (бланк скачать можно ниже):

Основная часть «Справки-отчета кассира-операциониста» — это таблица из десяти граф.

• Графа 1 «Порядковый № отчета фискальной памяти на конец смены/дня» должна содержать порядковый номер Z-отчета.
• Графы 2 и 3 – указываются номер отдела и секции (при наличии).
• Графу 4 заполнять не нужно.
• Графа 5 содержит показания суммирующего денежного счетчика на начало работы (начало дня или смены) и должна совпадать с данными графы 6 «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 за этот день или смену.
• Графа 6 – показания того же счетчика на конец рабочего дня/смены, которые соответствуют графе 9 журнала КМ-4.
• Графа 7 – сумма полученной выручки за рабочий день/смену, согласно счетчику. Данный показатель рассчитывается как разница между графами 6 и 5 и должен соответствовать по сумме графе 10 «Журнала кассира-операциониста» за этот день/смену.
• Графа 8 – сумма возвратов покупателям по неиспользованным кассовым чекам. Здесь нужно указать общую сумму всех возвращенных покупателям денег и чеков, пробитых по ошибке. В «Журнале кассира-операциониста» данной графе соответствует графа 15 за эту же смену. При отсутствии возвратов эта графа прочеркивается.
• В графах 9 и 10 заведующий отделом/секцией ставит свою фамилию, инициалы и подпись. При отсутствии заведующего, свою Ф.И.О. и подпись ставит кассир.
• По строке «Итого» таблицы отдельно суммируются показатели по графам 7 и 8.

Строку «Итого выручка в сумме» следует заполнить так: прописью рубли, цифрами – копейки. Данный показатель рассчитывается как сумма выручки за минусом возвратов (итоговая строка графы 7 минус итог графы 8).

Далее указывается дата и номер приходного кассового ордера (ПКО), по которому выручка, и приложенный к ней кассовый отчет по форме КМ-6, передается в бухгалтерию фирмы, или ее руководителю. Нужно указать реквизиты банка, в который в дальнейшем сдается выручка. Если организация небольшая, где касс не более двух, кассир-операционист может сразу сдавать деньги банковским инкассаторам. Это также отражается в отчете кассира с указанием банка, принявшего выручку, номера и даты квитанции, полученной от инкассатора.

«Справку-отчет кассира-операциониста» подписывают старший кассир, кассир-операционист и руководитель организации с расшифровками своих подписей.

Порядок ведения и заполнения кассовой книги — образец

Для кого оформление кассовой книги обязательно?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 в кассовый порядок внесены изменения. Подробнее о них читайте:

Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014. В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения.

Не снимает обязанность по ведению кассовой книги и использование онлайн-касс.

Что это такое и для чего ввели онлайн-кассы, читайте здесь.

Да, с переходом на онлайн-ККТ необходимость ведения некоторой кассовой первички отпала. Ее теперь заменяют фискальные документы, которые формируются и хранятся в электронном виде. Но кассовой книги это не касается. Она ведется по так называемой «главной кассе», в которой происходят не только расчеты с покупателями, но и другой наличный оборот. Поэтому вести кассовую книгу нужно, как и прежде.

Кассовая книга может на законном основании не заполняться индивидуальными предпринимателями, которые ведут в установленном порядке учет доходов, расходов, физических показателей и иных объектов налогообложения, характеризующих тот или иной вид коммерческой деятельности (п. 4.1. Указания). Поскольку ИП практически всегда обязаны вести учет доходов и расходов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физических показателей (при ЕНВД), то данную норму правомерно трактовать как распространяющуюся на всех ИП.

Подробнее о ведении учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями читайте в статье «Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?».

Наша задача в данной статье — исследовать, как заполнить кассовую книгу, рассмотреть образец алгоритма внесения в нее данных, порядок обращения с соответствующим документом.

Как вести кассовую книгу?

Кассовая книга должна вестись организацией по форме КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 и соответствующей номеру 0310004 в ОКУД (п. 2 Указания). Скачать ее можно на нашем сайте:

Заполнять кассовую книгу нужно только в те дни, когда организацией осуществлялся практический прием (выдача) денежных средств.

О порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций в 2019 году».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 делать записи в кассовой книге не обязательно должен кассир. Это может быть любой уполномоченный на это работник организации, к примеру, бухгалтер. Соответствующее изменение в кассовый порядок было внесено указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (что еще поменялось, см. здесь). Но дальше в статье мы продолжим привычно называть такого работника кассиром.

Существует 3 способа заполнения кассовых книг:

• вручную на готовых бланках;
• на компьютере (с последующей распечаткой);
• на компьютере с сохранением файла кассовой книги в реестрах ПО.

Далее мы рассмотрим нюансы задействования каждого из способов подробнее. Пока же изучим то, какова структура кассовой книги, и каким образом в ней заполняются поля.

Заполненный образец кассовой книги можно скачать на нашем сайте.

Структура кассовой книги (правила заполнения полей)

Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:

На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:

• «Касса за» (в ней фиксируются даты тех или иных операций с денежными средствами);
• «Лист» (здесь указывается порядковый номер конкретного листа кассовой книги);
• «Номер документа» (в этой графе фиксируется номер ордера — приходного либо расходного);
• «От кого получено или кому выдано» (инициалы человека или фирмы, которые вносят либо получают наличные средства);
• «Номер корреспондирующего счета, субсчета» (в данной графе фиксируется счет, который корреспондирует в установленном порядке со счетом 50, ИП не заполняют данную область кассовой книги);
• «Приход» (фиксируется сумма средств по приходным ордерам);
• «Расходы» (указывается сумма денежных средств по расчетным ордерам);
• «Итого за день» (суммируются поступления, а также денежные выплаты за рабочую смену кассира);
• «Остаток денежных средств на конец дня» (указывается величина остатка в кассе).

В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.

В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:

• кассира организации, который заполняет основные сведения в кассовой книге;
• бухгалтера (который одновременно указывает количество ПКО и РКО, а также удостоверяет тот факт, что получил и проверил ордера).

На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:

• главного бухгалтера;
• руководителя фирмы.

Заполнение кассовой книги вручную (образец алгоритма работы с документом)

Порядок ведения кассовой книги вручную требует прошить и пронумеровать ее еще до внесения данных. Основная особенность бумажного варианта кассовой книги — документ предполагает деление на 2 части — основную и отрывную.

Кассир, приступая к смене, должен подложить отрывную часть кассовой книги под основную, а между ними расположить копировальную бумагу. После нужно зафиксировать остаток наличных средств по состоянию на начало дня. В ходе смены следует фиксировать в кассовой книге данные о ПКО и РКО — по тем графам, что рассмотрены нами выше.

В конце смены кассир должен подсчитать все обороты по ПКО и РКО за день и зафиксировать их в кассовой книге, проставить в документе свою подпись, а затем отнести его вместе с ордерами бухгалтеру.

О санкциях за нарушение правил ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Как заполнять кассовую книгу КО-4 на компьютере?

Заполнение формы № КО-4 на компьютере может осуществляться с помощью бухгалтерской программы либо офисного приложения (например, Excel). После внесения на ПК в кассовую книгу необходимых сведений в соответствии с алгоритмом, рассмотренным нами выше, кассиру необходимо:

• распечатать все страницы кассовой книги;
• подписать 2 экземпляра документа и отнести бухгалтеру, взяв с собой ПКО и РКО, оформленные за день.

Ежегодно все распечатанные листы кассовой книги следует прошивать и пронумеровывать (в случае с заполнением формы вручную они, как мы отметили выше, должны быть прошиты и пронумерованы изначально), а после этого направлять на подпись главному бухгалтеру и руководителю компании.

«Оцифрованная» схема заполнения кассовой книги

Фирмы вправе заполнять и вести кассовую книгу без распечатки на принтере (п. 4.7 Указаний), формируя соответствующий документ полностью в электронном виде. Данная возможность может задействоваться, если в распоряжении составителя кассовой книги имеются технические средства, гарантирующие:

• защиту от несанкционированного доступа;
• отсутствие ошибок при внесении данных в кассовую книгу;
• защиту от потерь информации.

Электронные образцы кассовых книг должны подписываться ЭЦП, соответствующей требованиям ФЗ № 63 от 06.04.2011. Виртуальный образец оформления кассовой книги может отличаться от формы № КО-4 по внешнему виду, но графы в нём будут такими же.

Кассовая книга — обязательный документ при работе с денежной наличностью, будь то выручка или иные платежи. Её форма и порядок ведения строго регламентированы, а нарушения при работе с ней могут повлечь ответственность. Поэтому очень важно вести этот кассовый регистр аккуратно и без ошибок.

Источники

1. 
   Ошо Зрелость. Ответственность быть самим собой / Ошо. — М.: СПб: Весь, 2013. — 185 c.
2. 
   Подведомственность и подсудность дел судам и арбитражным судам. Судебная практика. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2017. — 144 c.
3. 
   Под редакцией Аванесова Г. А. Криминология; Юнити-Дана — Москва, 2010. — 576 c.
4. Исаев, Сергей Регистрация фирмы. Самостоятельно, правильно и быстро / Сергей Исаев. — М.: Питер, 2010. — 160 c.
5. CD-ROM. Лекции для студентов. Юридические науки. Диск 1. — Москва: Высшая школа, 2016. — 251 c.