Оформление командировки за границу

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Оформление командировки за границу" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Командировка сотрудника за границу

Оформление командировки работника за границу – это процедура, предполагающая использование определенных бухгалтерских проводок и особого порядка налогообложения. Командировку важно правильно оформить и подготовить все необходимые документы.

Нормативная база

Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:

  • За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
  • Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.

Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:

  • ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
  • ТК РФ;
  • НК РФ;
  • Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
  • Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).

Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.

Кого можно отправить в командировку?

Некоторых сотрудников нельзя направлять в командировку. Это:

  • Беременные.
  • Люди с инвалидностью, при которой запрещены разъезды.
  • Лица, не достигшие 18 лет.
  • Работники, находящиеся в ученическом отпуске.

Некоторых работников можно отправлять в зарубежную поездку только при наличии его письменного согласия. К этой категории работников относятся:

  • Женщины с малышами до 3 лет.
  • Отцы-одиночки и матери-одиночки с малышами до 5 лет.
  • Родители с несовершеннолетними детьми-инвалидами.
  • Люди, ухаживающие за недееспособными близкими родственниками.

Если письменного согласия нет, работодатель не может отправить работника в командировку. В обратном случае на компанию могут быть наложены санкции.

Порядок оформления

Оформление командировки предполагает создание ряда бумаг. Первый по важности документ – это приказ. С ним нужно обязательно ознакомить работника. В подтверждение ознакомления сотрудник ставит подпись. Потребуется издать распоряжение. Командировка учитывается в табеле учета времени, а также в журнале. Принятые отметки: 06 или «К». Рассмотрим все этапы оформления командировки:

  1. Доклад руководителю об оформлении командировки.
  2. Издание приказа, в котором прописываются цели командировки, ее задачи и продолжительность.
  3. Издание командировочного удостоверения, если сотрудник отправляется в страны СНГ.
  4. Ознакомление работника с оформленными документами.
  5. Расчет затрат на командировку. При этом учитываются авансы, курсы валют.

ВАЖНО! Порядок оформления однодневных поездок аналогичен оформлению многодневных путешествий.

ВНИМАНИЕ! Обязанность сотрудника отправляться в командировки должна быть установлена трудовым договором. Если данного условия в соглашении не прописано, лицо может отказаться от поездки.

Этапы подготовки к командировке

Сначала нужно выяснить все условия, предлагаемые принимающей стороной. К примеру, иностранная компания может оплатить сотруднику проживание. Нужно выяснить у работника, есть ли у него загранпаспорт. Рассмотрим все этапы подготовки к поездке:

  1. Оформление визы, если это требуется.
  2. Бронирование номера в гостинице.
  3. Подготовка всех нужных документов.
  4. Расчет командировочных трат и суточных для определения размера аванса.
  5. Расчет зарплаты за период командировки.
  6. Внесение НДФЛ и взносов.

ВАЖНО! До 2017 года были установлены ограничения по продолжительности командировки. На данный момент они сняты. Продолжительные поездки должны быть обоснованы экономически. В частности, доходы от поездки должны превышать расходы.

ВНИМАНИЕ! Все первичные документы, связанные с командировкой, после окончания поездки прилагаются к авансовому отчету. Сдать его нужно в течение 3 дней после прибытия работника.

Подтверждение трат

Сотрудники по окончании поездки должны подтвердить все свои расходы. Для этого могут быть использованы чеки, билеты на самолет и прочее. Бухгалтерия должна принять авансовый ответ, а затем возместить имеющиеся расходы. Предварительно из суммы трат вычитается аванс, выданный перед командировкой.

Размер суточных

Размер суточных рассчитывается с учетом числа дней проезда по территории России и количества дней, проведенных за границей. Размер суточных определяется на основании статьи 217 НК РФ. В частности, это 700 рублей в сутки для командировки по территории России и 2 500 рублей для заграничных поездок.

ВАЖНО! Работодатель имеет право увеличить размер суточных по собственному желанию. Надбавка устанавливается локальными актами компании. С разницы удерживается НДФЛ.

Бухгалтерские проводки

Рассмотрим используемые бухгалтерские проводки:

  • ДТ71 КТ50-1. Выдача суточных на основании коллективного договора.
  • ДТ20 КТ71. Отражение всех сумм в авансовом отчете.
  • ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с надбавки к суточным.

ВНИМАНИЕ! Страховых взносов выплачивать не требуется. Если это однодневная командировка, размер суточных может быть сокращен до 50% от установленной суммы.

Порядок предоставления аванса

Перед отправкой сотрудника в командировку нужно составить смету для определения суммы аванса. В нее могут быть включены следующие направления расходов:

  • Проезд.
  • Проживание.
  • Выплата суточных.
  • Выдача страховки.
  • Транспортировка багажа.
  • Телефонные разговоры.
  • Оформление загранпаспорта.
  • Траты при обмене валюты.

Смету нужно приложить к расходному ордеру.

ВАЖНО! Обмен валюты в стране пребывания сотрудника затруднителен и предполагает дополнительные траты. Поэтому аванс рекомендуется выдавать в валюте государства, в которое отправляется работник.

Кто оплачивает получение загранпаспорта?

За оформлением загранпаспорта должен обращаться сам сотрудник. Сопутствующая пошлина возмещается бухгалтерией компании. Предварительно сотрудник должен предъявить соответствующую квитанцию, а также копию паспорта. Расходы по оформлению загранпаспорта можно включить в командировочные траты. Однако этот пункт должен быть включен в локальные акты.

Налогообложение командировочных затрат

Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:

  • Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
  • Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
  • Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы также не начисляются.
  • Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
  • Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.
Читайте так же:  Что такое кбк

Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.

Основные правила оформления командировка за границу

Любая командировка за границу доставляет работодателям определенные трудности. А все потому, что достаточно непросто рассчитать все расходы лица и возместить излишек. Хотя оформление таких командировок осуществляется достаточно просто.

Общая информация

Командировка за границу подразумевает нахождение лица за пределами РФ в связи с исполнением служебных обязанностей в течение определенного периода времени. Существует определенная процедура отправления сотрудника в командировку, которая с 2015 года немного упростилась.

Изменения произошли на основании ПП №1595 от 29.12.14 г. Например, теперь нет необходимости оформлять командировочные удостоверения. Несмотря на это, командировка подчиненных за рубеж осуществляется не так часто, как служебные поездки по территории России. Поэтому должностным лицам обязательно важно знать все нюансы оформления и выдачи суточных в 2019 году.

Оформление

Оформление командировки регламентирует Трудовой кодекс, а также ПП № 749. Согласно этим двум нормативным актам все решения по командировке принимает исключительно работодатель. Цель поездки, сроки и многое другое зависит только от него. Свое решение работодатель обязан оформить документально. Какой это будет вид документа, нормативные акты не содержат. Но на практике начальник выдает приказ о направлении работника в командировку.

Для этого оформляется специальная форма приказа – Т-9 или Т-9а, если направляется несколько лиц. Закон также не запрещает использовать бланки приказов, разработанные работодателем для организации собственноручно. Главное, чтобы ни были утверждены соответствующими внутренними документами.

Этот этап оформления командировки за границу осуществляется очень просто. Кадровому сотруднику потребуется только приказ и служебное задание, наличие которого не является обязательным. Далее работодателю необходимо возместить расходы, которые сотрудник понесет в поездке. То есть, оформить суточные.

Перед тем, как оформить выдачу денежных средств, необходимо учесть все траты работника. Основные виды расходов в загранкомандировках следующие:
  1. Суточные. Сюда входят личные траты работника, включая питание и т. д.
  2. Проездные. Работодатель оплачивает дорогу до места назначения, а также оформление документов для поездки (загранпаспорта, визы).
  3. Аренда. Оплату наемного жилья, включая номер в гостинице или квартиру, также компенсирует организация.
  4. Остальное. Работодатель может оплачивать мобильную связь, Интернет, почтовые услуги и т. д.
  5. Возмещению подлежат также траты на обязательное медицинское страхование.

Все расходы командированного лица за границей, которые оплачивает предприятие, должны быть указаны в коллективном договоре или ином локальном документе. Важно знать, что чаще всего оплате не подлежат следующие траты:

  • обслуживание в ресторанах, кафе и т. д.;
  • расходы на оздоровительные клубы;
  • расходы за услуги посторонних компаний.

Трата командировочных средств (всех, кроме суточных), должна быть подтверждена с помощью документов.

Что касается суточных, то в 2019 году выплата осуществляется следующим образом:

  • деньги в иностранной валюте командируемому лицу выдаются только за время пребывания за границей;
  • выдача суточных в рублях происходит только за те дни, которые он находился на территории РФ.

Заграничные командировки могут оплачиваться без каких-либо ограничений со стороны законодательства. Но в расчет следует брать то, что НДФЛ не облагаются только суточные, да и то, если они не превышают нормы. В 2019 году это 2, 5 тыс. рублей на один день. Но это не значит, что работодатель обязан придерживаться этой нормы проживания. Он может платить любую сумму, но придется платить налог. Помимо этого, наниматель компенсирует сотруднику ту сумму в рублях, которую он потратил для приобретения иностранной валюты.

Минимальный срок командировки не установлен. Она может длиться неделю или всего один день. Что касается однодневных командировок, то при их оформлении в приказе ставится соответствующая отметка. После поездки сотрудник обязан отчитаться работодателю и получить возмещение. Однако суточные за такие командировки не выплачиваются.

Служебная записка

Это документ требуется, если командировочное лицо отправляется в поездку на автомобиле. При этом неважно, личный это транспорт или служебный. Несколько лет назад оформлялось так же командировочное удостоверение или служебное задание. Эти документы уже не требуется, но без записки доказать свое пребывание в командировке не может.

Интересно, что предоставлять служебную записку после командировки обязаны также руководители фирм. Не учитывается даже то, то за рулем может быть другой водитель. Обычно компании разрабатывают собственные бланки служебных записок, чтобы подчиненным было проще их оформлять. Документ содержит следующую информацию:

  • наименование предприятия;
  • личные данные командировочного лица;
  • дату;
  • место поездки;
  • продолжительность командировки;
  • марку и номер автомобиля;
  • подпись.

Изначально документ оформляет сотрудник. К записке прикладываются бумаги, подтверждающие пребывание в указанной стране и т. д. При необходимости подтвердить осуществление командировки может принимающая сторона. Для этого указывается название организации, необходимые даты и другие сведения. Запись подтверждается подписью должностного лица и печатью компании.

Учет расходов

Важно знать о том, как правильно в 2019 году необходимо отчитываться перед работодателем за траты в поездке. Итак, сотрудник не позднее 3 дней после возвращения обязан предоставить:
  • авансовый отчет;
  • окончательный отчет;
  • копию загранпаспорта.

К этим документам обязательно нужно приложить все чеки и квитанции, которые он привез с собой. При поездке за границу многие документы будут на иностранном языке. Их следует перевести. Можно сделать это самостоятельно или с помощью переводчика, если такой есть в штате организации. Но работодателю нужно подавать как оригинал чеков, так и бланки с переводом. Если у сотрудника остались неизрасходованные средства, то они возвращаются. По суточным отчитываться не нужно.

Справка: Авансовый отчет заполняется несколькими лицами. Это сотрудник, который вернулся из командировки, и бухгалтер компании. Вся информация вносится в специальный бланк формы № АО-1.

Правила заполнения документа подотчетным лицом в 2019 году следующие:

  1. Он указывает название организации, дату оформления, а также свои личные данные, включая должность.
  2. Указывается назначение аванса.
  3. Специальные графы должны содержать сведения о документах, подтверждающих расходы лица. Обязательно пишутся суммы.
  4. Общая сумма расходов указывается в графе 6.
Читайте так же:  Плательщики водного налога

После заполнения отчет предоставляется бухгалтеру. Должностное лицо обязательно должно составить справку, подтвердив тем самым получение документа. В ней указывается, когда был получен отчет, после чего ее отдают сотруднику. Далее специалист проверяет документы и заполняет графы с 7 по 9. После этого обязательно указывается, есть ли перерасход, сумма потраченного аванса и т. д.

И только после осуществления всех этих процедур можно передавать авансовый отчет руководителю предприятия. После утверждения им документа бухгалтер осуществляет списание денег и расчет с сотрудником. Если у командировочного осталась неизрасходованная сумма, то он обязан сдать ее на основании приходного кассового ордера.

Главной обязанностью сотрудника во время командировки является не только выполнение служебных обязанностей, но и правильное расходование полученных средств. Никогда не нужно забывать, что после возвращения придется отчитываться перед работодателем.

Как правильно оформляется командировка за границу?

Как правильно оформляется командировка за границу? Для этого потребуются усилия и администрации компании, и отправляемого за рубеж сотрудника. Подробнее о процедуре оформления командировки читайте в нашем материале.

Оформляем загранкомандировку

Процесс оформления загранкомандировки многоэтапный — администрации компании требуется предусмотреть важные аспекты предстоящей служебной поездки сотрудника, подкрепив каждый этап набором документов.

Этап 1: предварительный

На этом этапе оформляются бумаги, обязательные по нормам ТК РФ.

Первое, на что следует обратить внимание администрации компании при отправке сотрудника в загранкомандировку, — это законодательные ограничения. Нужно проверить, не входит ли потенциальный командировочный сотрудник в список лиц:

  • которых запрещено отправлять в служебные поездки (например, по ст. 259 ТК РФ предусмотрен запрет на такие действия в отношении беременных женщин);
  • отправка которых в служебные поездки возможна только с их письменного согласия (к примеру, по ст. 259 ТК РФ к таким лицам относятся женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет).

Если сотрудник попал в запретный список, придется искать другую кандидатуру для служебной поездки. Если же потенциальный командировочный входит в группу лиц из ограничительного списка, необходимо:

  • ознакомить его (под расписку) с существующим у него правом отказа от командировки;
  • получить письменное согласие или отказ.

Этап 2: основной

На этом этапе издается главный документ — приказ на командировку с указанием в нем информации о цели служебной поездки, месте и сроках.

Образец унифицированной формы приказа см. по ссылке.

Если внутренними правилами компании предусмотрено оформление иных командировочных бумаг (задания на командировку, командировочного удостоверения и т. д.), необходимо заполнить их перед отправкой сотрудника в служебную поездку.

Кроме приказа (если в компании он оформляется по унифицированной форме) и иных внутрифирменных документов рекомендуем оформить дополнительное распоряжение, в котором следует прописать нюансы подготовки к командировке, а именно:

  • обязать командируемого работника заблаговременно оформить загранпаспорт (если он у него отсутствует или просрочен) и иные необходимые для выезда из страны документы (визу, медицинскую страховку и др.);
  • указать финансистам на необходимость составления предварительной сметы расходов по загранкомандировке для определения размера аванса, выдаваемого сотруднику до начала поездки;
  • поручить сотрудникам кадровой службы или иным ответственным лицам компании провести прочие необходимые процедуры (по приобретению проездных билетов, бронированию гостиницы и т. д.).

Когда нужна медстраховка для загранкомандировки, читайте здесь.

Этап 3: контрольный

В распоряжении (о котором было рассказано выше) необходимо также прописать такой важный аспект, как необходимость проверки у командируемого сотрудника:

  • отсутствия задолженности, отраженной в информационной базе службы судебных приставов;
  • прививок (если для въезда в определенную страну их наличие обязательно).

Подробнее об этом расскажем далее.

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Чтобы не сорвалась запланированная служебная поездка, заранее проверьте, не включен ли ваш сотрудник в число должников на сайте ФССП (сервис «Узнайте о своих долгах»).

Сотрудник может быть ограничен в праве выезда за рубеж, если имеет:

  • неоплаченные счета по услугам ЖКХ;
  • штрафы;
  • судебные задолженности;
  • алименты;
  • налоги;
  • просроченные банковские займы или кредиты.

Решение о запрете выезда выносит судебный орган после того, как кредитор подал на должника в суд. Размер долга, ограничивающий загранпоездки, определен в п. 1 ст. 67 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ:

  • 10 000 руб. — если есть долги по алиментам, возмещению вреда здоровью и др.;
  • 30 000 руб. — при наличии задолженности по иным требованиям.

Учитывая, что информация о погашении долга появляется в информационном ресурсе ФССП в течение 3–7 дней после оплаты, планирующему командировку сотруднику важно заранее выявить и оплатить свои долги, иначе загранкомандировка сорвется.

Если служебная поездка планируется в далекую экзотическую страну (например, во Вьетнам, Шри-Ланку, африканские государства), важно позаботиться о защите жизни и здоровья отправляемого в загранкомандировку сотрудника. Речь идет об обязательных и рекомендованных прививках. К примеру, без вакцинации от желтой лихорадки не пускают в страны, в которых зарегистрированы случаи данного инфекционного заболевания или есть комары — переносчики этого вируса. Перечень таких государств регулярно пересматривается ВОЗ. Подтверждением вакцинации служит сертификат международного образца.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Для обеспечения достаточной иммунной защиты организма необходимо время, поэтому администрации компании, планирующей загранкомандировку, следует заранее организовать прививочное мероприятие (хотя бы за месяц до предполагаемой поездки).

Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?

До отправки сотрудника в загранкомандировку выдайте ему памятку с рекомендациями о том, как подтвердить те или иные «командировочные расходы». Мы подготовили для вас полезные подсказки:

Читайте так же:  Трудовая миграция в россии

Отправляя сотрудника за границу по служебным делам, необходимо издать приказ с указанием цели и сроков командировки. При необходимости оформляются: загранпаспорт (если его нет или он просрочен), виза (если она требуется для въезда в страну), обязательная медицинская страховка и иные документы. Сотрудника желательно также снабдить инструкцией о том, какие документы ему надлежит привезти из поездки для обоснования командировочных расходов.

Командировка за границу: суточные, документы, расходы

Оформление командировки за границу и учет сопутствующих расходов процедура не такая простая, как кажется. На какие моменты нужно обратить внимания, отправляя своего работника в зарубежную командировку?

Любая командировка, за границу или в пределах страны, сопровождается затратами на проезд, проживание и суточными. О командировке в пределах РФ читайте здесь.

Кроме того, при зарубежной командировки добавляются расходы на оформление визы, а при отсутствии загранпаспорта у командируемого работника также еще расходы на оформление загранпаспорт.

Помимо указанных расходов, зарубежная командировка может сопровождаться и иными расходами, возмещаемыми работнику, перечень которых нужно закрепить в локальных актах организации. Это может быть, например, расходы на связь, медицинскую страховку, на провоз багажа и пр.

Все эти расходы прописаны в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.

Командировка за границу: основные расходы

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Суточные при командировке за границу

Суточные при командировке за границу законодательством РФ не ограничены. Организация самостоятельно определяет, какой размер суточных установить для работника.

По своей сути, суточные – это денежная сумма, которая выдается работнику, находящемуся в командировке для произведения различных расходов, не связанные с проездом и проживанием.

Устанавливается их размер внутренними локальными актами организации или коллективным договоров, однако, стоит помнить, что суточные не облагаются НДФЛ при командировке за границу в пределах 2500 руб. Именно поэтому, как правило, применяется величина суточных, равная как раз 2500 руб.

Если же организация решает, что ее работникам нужно платить больше, то с суммы сверх 2500 руб. необходимо удерживаться подоходный налог.

Суточные выплачиваются по норме, установленной для зарубежных командировок, начиная с того дня, когда работник пересекает границу на выезде из РФ.

При возвращении в РФ из зарубежной командировки суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по РФ, начиная с того дня, когда будет пересечена граница при въезде на территорию РФ.

Устанавливая размер суточных для зарубежных командировок, нужно ориентироваться на уровень жизни в той стране, в которую направляется командируемый. Так как уровень жизни, уровень цен может значительно отличаться в зависимости от страны, в которую направляется работник, то и суточные могут различаться в зависимости от страны.

Кроме того, работник может за одну командировку побывать в нескольких странах. В этом случае со дня въезде в новую страну суточные выплачиваются в соответствии с величиной, установленной для этой страны.

Дата въезда в страну определяется по отметке в загранпаспорте.

Расходы на проезд

Что касается расходов на транспорт, то организация может учесть в качестве командировочных расходов затраты на оплату транспорта до места отбытия к месту назначения (общественный транспорт, такси), на оплату проезда до места назначения и обратно (билет на поезд, самолет), на оплату проезда в месте назначения (за границей).

Документы, на основании которых учитываются эти расходы – это билеты, чеки и прочие документы, подтверждающие оплату.

Расходы на проживание

В качестве расходов на проживание может выступать, например, оплата гостиничного номера, аренда жилья. Как правило, при командировке за границу номер в отеле заказывается заранее. В случае, если бронь является платной услугой, то ее стоимость также можно учесть в качестве командировочных расходов на зарубежную поездку.

Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги.

Расходы на оформление загранпаспорта

Если у работника, направляемого в зарубежную командировку, нет загранпаспорта, то его необходимо оформить. Расходы на оформление загранпаспорта также могут быть списаны в качестве командировочных.

Как правило, оформлением загранпаспорта занимается сам работник. Для этого организация может выдать ему под отчет определенную сумму либо возместить понесенные расходы позже.

Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта – это оплата госпошлины, а также различного рода консультационных и прочих услуг.

[2]

Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.

Расходы на получение визы

Оформление визы также сопровождается определенными расходами и оплатой пошлин. Эти расходы также могут быть учтены на основании документов об оплате и наличии готовой визы, для чего делается ксерокопия страницы с визой.

Помимо стандартных расходов на оформление визы, существуют дополнительные услуги за доставку готовой визы в организацию с помощью курьера. Расходы на курьерскую доставку также можно учесть в качестве командировочных расходов. Для этого необходимо эти расходы отразить во внутреннем локальном акте организации, в котором привести перечень тех расходов, которые организация планирует возмещать работником в связи с командировкой.

Сюда же можно отнести и расходы услуги по оформлению визы через специализированные компании.

Главное, нужно не забыть собрать документы, которые подтвердят факт оказания услуг и их оплаты, и обеспечить их оплату через работника.

Прочие расходы на зарубежную командировку

Помимо указанные выше расходов, ст.264 НК РФ дает право учитываться также в качестве командировочных расходов, расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы, которые зачастую сопровождают командировку за границу.

Расходы на командировку учитываются при налогообложению на дату утверждения авансового отчета.

Читайте так же:  Исковое заявление о восстановлении на работе

Документальное оформление командировки за границу

Оформление зарубежной командировки начинается с приказа, в котором прописываются сроки ее проведения, место назначения, реквизитов лица, направляемого в зарубежную поездку.

Кроме того, оформляется служебное задание на командировку и авансовый отчет, все так же, как и при обычной командировки по РФ.

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Важное отличие зарубежной командировки от поездки по территории РФ – не нужно оформлять командировочное удостоверение. Так как в загранпаспорте указываются даты пересечения границы с той или иной страной.

Поэтому к авансовому отчету прикладывается копия страниц загранпаспорта, в котором стоят отметки таможни о пересечении границ.

Если работнику на расходы выдаются наличные средства в иностранной валюте, то необходимо ее закупить в необходимом количестве. О покупке валюты читайте здесь. Кроме того, работнику могут быть выдана деньги и в рублях, в этом случае он самостоятельно производит их обмен на иностранную валюту.

При возвращении работника из зарубежной командировке он должен предоставить авансовый отчет, приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы, а также составить подробный отчет о проделанном за границей. Оставшиеся подотчетные суммы как в отечественной валюте, так и в иностранной, должны быть возвращены в организацию.

Как отправить сотрудника в служебную поездку за рубеж

Правила оформления поездок по рабочим нуждам за пределы территории нашего государства отличаются от отправлений, совершаемых в пределах России. Отличия заключаются в суточных начислениях, а именно в нормах их размера за границей, алгоритме оформления авансового отчета о затратах, расчете зарплаты и методе ее начислений при продолжительных поездках и т.д.

Кого запрещено отправлять в заграничные командировки

В отношении зарубежных командировок действуют ограничения, аналогичные служебным поездкам в пределах территории страны. Организациям запрещается издавать распоряжения об отправке в такие поездки в отношении следующих категорий сотрудников:

  • лица женского пола, находящиеся в положении;
  • не достигшие совершеннолетнего возраста (исключение: граждане, являющиеся профессиональными спортсменами и работающие на творческих должностях);
  • сотрудники, оформленные по ученическому договору найма;
  • члены коллектива, имеющие какую-либо группу инвалидности (если поездка помешает их действующей реабилитационной программе);
  • работники, принимающие участие в выборах (на срок их проведения).

Также в отношении иностранных направлений действуют ограничения по категориям граждан, отправка на служебное задание которых возможна только после получения их согласия:

  • женщины, имеющие одного или более детей до трех лет;
  • родители-одиночки детей до пяти лет;
  • родители, опекуны и попечители детей-инвалидов;
  • сотрудники, ухаживающие за близкими родственниками.

Другие работники вне зависимости от их трудовых функций могут быть направлены в зарубежные командировки без ограничений.

Правила оформления заграничной командировки

Различия между процедурами оформления местных и зарубежных командировок минимальны. Они заключаются в алгоритме начисления суточных выплат, их размере и некоторых других параметрах.

ВНИМАНИЕ! Командировка за границу в организацию, являющуюся филиалом или представительством фирмы, или же, наоборот, если компания, в которой трудится командируемый, сама является дочерним производством иностранного холдинга, требует официального оформления и соблюдения всех правил и требований отправки сотрудников в служебные поездки.

Образец приказа о направлении в командировку

До 2016 года перечень документации для оформления рабочих поездок, в том числе и за границу, был достаточно велик. Он включал приказ, командировочное удостоверение, служебное задание и т.д. Сейчас же обязателен для составления только один документ – приказ.

Для его составления трудовым законодательством предусмотрена унифицированная форма, издаваемая под номером Т-9 или Т-9а (используется при отправлении несколько работников одновременно).

Однако ТК не обязывает организации использовать упомянутые формы. Они могут составлять приказ на самостоятельно разработанных бланках. Единственное условие в таком случае заключается в том, что в его содержании должны присутствовать все требуемые реквизиты, а обязанность применения таких форм должна быть регламентирована внутренними нормативным актами предприятия.

Образец заполнения формы Т-9:

Служебное задание

Это документ, включающий в себя основные сведения о поездке. В нем указываются:

  • адрес расположения организации, которая выступает принимающей стороной;
  • продолжительность поездки;
  • сумма и учет суточных;
  • алгоритм начисления трудового вознаграждения работника;
  • подробное описание поставленных задач.

С 2016 года составление и использование служебной записки не является обязанностью предприятия. Тем не менее большинство компаний продолжают использовать документ в ходе своей деятельности, так как это позволяет оптимально систематизировать организационные моменты командировочных поездок сотрудников.

В какой валюте выдавать суточные

Помимо основного трудового вознаграждения, сотруднику также следует начислять суточные выплаты. Это денежные средства, выдающиеся сроком на один день, не требующие составления официальной отчетности об их трате. На законодательном уровне установлен размер суточных, не облагающихся подоходным налогом (то есть работник получает сумму в полном объеме без каких-либо удержаний):

  • по территории России – 700 р.;
  • на территориях других государств – 2500 р.

По правилам, размер суточных при заграничных командировках не может быть меньше указанного значения. Работодатель обладает правом увеличения их размера на свое усмотрение.

ВАЖНО! Суточные при командировке за рубеж должны начисляться в национальной валюте страны, куда направляется сотрудник. Однако в период его пребывания в России (день отъезда и сутки прибытия) выплата начисляется в рублях.

При этом организация не обязана выдавать средства из кассы сразу в нужной валюте. Бухгалтерский отдел может направить перевод в рублях, а уже после получения финансов сотрудник сможет докупить нужную валюту. В такой ситуации обязательным будет являться предоставление чеков или квитанций о совершенном обмене валют с указанием курса.

Как оформить подтверждение расходов

При поездках за границу работник обязан отчитываться за трату денежных средств, выданных авансом не только на стандартные расходы (питание, проживания, стоимость топлива при передвижении на личном транспортном средстве и т.д.), но и на следующие операции:

  • оплата государственного налогового сбора за оформление и изготовление загранпаспорта;
  • различные пошлины, уплаченные визовому центру;
  • аэропортовые сборы.
Читайте так же:  Усиленная эцп

Процедура их оформления аналогична стандартной. Все расходы также учитываются в авансовом отчете, который составляется и предъявляется главному бухгалтеру организации в течение трех рабочих суток с момента возвращения работника из командировки. При этом следует учитывать, что к документу следует прикладывать чеки, копии страниц заграничного паспорта, в которых проставляются отметки по таможенному контролю о пересечении границ страны и другие виды отчетных квитанций.

Длительность командировки

Как и в случае с местными поездками, на законодательном уровне командировка за рубеж никак не ограничивается по срокам ее продолжительности. Она может быть оформлена и на минимальный период в один день, а условий, касающихся максимального возможного периода, не установлено.

Особенности оформления заграничной командировки в бюджетных организациях

Зарубежная командировка работников бюджетной сферы в целом никак не отличается от общего порядка. Существует лишь несколько нюансов. Во-первых, это срок составления и подачи авансового отчета – сотрудник обязан предоставить его сразу же в день возвращения. Во-вторых, в отношении бюджетных служащих возможно начисление суточных принимающей стороной. Если же ею компенсируется только питание, то данные суммы выплачиваются основным предприятием, в котором трудится гражданин, в уменьшенном размере – 30% от нормы.

[3]

Как оформить командировку за пределы РФ

Мы уже рассказывали, как правильно оформить командировку сотрудника по России . Командировки за границу требуют аналогичных документов, но имеют специфику в финансах.

Дополнительные расходы

Объем расходов в зарубежных командировках внушительнее, чем в поездках по России. Помимо расходов на проезд, найм жилья, компания дополнительно возмещает сотруднику затраты на (п. 23 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

  • оформление загранпаспорта, визы
  • оплату обязательных консульских сборов
  • сборы за право въезда/транзита автомобиля, если сотрудник едет в командировку на личном авто
  • оформление обязательной медстраховки
  • другие обязательные платежи, например, сборы в гостинице

[1]

Чтобы покрыть эти затраты, сотруднику можно выдать аванс. Потом эти суммы нужно включить в авансовый отчет работника по итогам командировки — для целей учета.

Расчет суточных

Для расчета суточных важны даты пересечения границ (чтобы понимать, в каком размере их начислить). При выезде из России день пересечения границы РФ считается нахождением за рубежом. Наоборот, при возвращении день пересечения границы РФ оплачивается в рублях как командировка по России (п. 17 и 18 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Подтвердить длительность командировки помогут:

  • отметки о пересечении границы в паспорте сотрудника при поездках в страны с визовым режимом
  • проездные документы (билеты) при поездках в страны СНГ с безвизовым режимом: Азербайджан, Узбекистан и проч.
  • приказ о командировке, распечатки электронных билетов, посадочные талоны, гостиничные счета, отметки в миграционной карте при поездках в другие безвизовые страны или командировке сразу по нескольким странам .

ООО “Компания” направляет менеджера в командировку в Германию и Испанию. Длительность поездки — 5 дней.

В положении о командировках ООО “Компания” установлены лимиты суточных на командировки по зарубежным странам и РФ:

  • Германия — 60 евро
  • Испания — 70 евро
  • Россия — 600 рублей.

1 августа в сотрудник вылетел из Москвы в Германию в 20.00. Время прилета 23.15 по мск (22.15 по местному времени). Границу сотрудник пересек 1 августа. Суточные за 1 августа нужно выплатить в размере 60 евро.

В 3 августа в 17.00 менеджер вылетел из Германии и прилетел в Испанию вечером того же дня. Суточные за 3 августа будут выплачиваться по “испанским” нормам — 70 евро.

5 августа сотрудник вылетел из Испании и приземлился в Москве. Суточные за этот день будут считаться как за командировки по России — 600 рублей.

  • 1 и 2 августа — суточные по германской норме 60 евро. Всего 120 евро за два дня.
  • 3 и 4 августа — суточные по нормам, принятым для Испании — 70 евро. Всего 140 евро за два дня.
  • 5 августа — суточные по России 600 руб.

На усмотрение компании деньги можно выдать в рублях или иностранной валюте (пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Отчетные документы

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Для бухгалтерского и налогового учета подтверждающие документы (договоры найма, оплата трансфера, гостиничные чеки, квитанции об обмене валюты и проч.) на иностранном языке следует построчно перевести на русский.

Источники


  1. Смирнов, В. Н. Адвокатура и адвокатская деятельность / В.Н. Смирнов, А.С. Смыкалин. — М.: Проспект, Уральская государственная юридическая академия, 2015. — 320 c.

  2. Тихомиров, М. Ю. Защита жилищных прав. Комментарии, судебная практика, образцы документов / М.Ю. Тихомиров. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2016. — 144 c.

  3. Владимиров Л. Л. Е. Владимиров. Защитительные речи и публичные лекции; Издание П. В. Каменского — М., 2010. — 497 c.
  4. ред. Славин, М.М. Становление судебной власти в обновляющейся России; М.: Институт государства и права РАН, 2013. — 880 c.
  5. Данилов, Е.П. Жилищные споры: Комментарий законодательства. Адвокатская и судебная практика. Образцы исковых заявлений и жалоб. Справочные материалы / Е.П. Данилов. — М.: Право и Закон, 2018. — 352 c.
Оформление командировки за границу
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here