Оформление зарубежной командировки

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Оформление зарубежной командировки" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Зарубежные командировки: бухгалтерский и налоговый учет, порядок оформления

«Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии», 2008, N 2

Документальное оформление командировочных расходов. Основанием для командировки за рубеж является приказ по организации, в котором определяются цель командировки, место назначения (страна и организация), сроки командировки. Если по каким-либо причинам цель, место назначения или сроки командировки изменяются (невозможность выезда, другие производственные и технические причины), в организации должен быть издан приказ об изменении сроков командировки.

Командировочное удостоверение при заграничных командировках оформлять не обязательно. В соответствии с п. 3 Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» дата пребывания работника в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте работника. При направлении работника в служебную командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформляемом так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории РФ.

Производственный характер загранкомандировки должно подтвердить служебное задание. По окончании командировки сотрудник составляет отчет о работе, проделанной им в период командировки, а его руководитель подтверждает выполнение задания. К служебному заданию, на взгляд автора, целесообразно подготовить программу пребывания работника в командировке, согласованную с принимающей стороной, а также приложить приглашение от иностранных партнеров. В этом случае у налоговых органов отпадет возможность оспаривать производственный характер загранкомандировки (до сих пор отдельные работники налоговой службы не принимают расходы по тем загранкомандировкам, по которым не оформлялось командировочное удостоверение, квалифицируя такие командировки как туристические, и, соответственно, начисляют НДФЛ с произведенных расходов).

В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

[2]

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих со дня возвращения их из командировки дней предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Командированный работник представляет в бухгалтерию организации авансовый отчет, приложив следующие документы:

  • командировочное удостоверение;
  • служебное задание;
  • копию загранпаспорта с отметками о пересечении границы;
  • проездные документы;
  • гостиничные счета;
  • иные документы, подтверждающие фактически осуществленные (понесенные) расходы.

Понесенные расходы компенсируются работнику на основании первичных учетных документов. Как правило, большинство документов, представляемых работником в бухгалтерию, составлено на иностранном языке. Такие документы должны иметь построчный перевод на русский язык. Действующим законодательством не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык. В ответе на частный запрос Минфин России разъясняет, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации. Организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод учетных документов на русский язык (Письмо Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66).

В целях исчисления налога на прибыль расходами по загранкомандировке признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Суточные. В соответствии со ст. 168 ТК РФ размер суточных определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно Письму Министерства труда РФ, Министерства финансов РФ от 17.05.1996 N 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу» работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую направляется работник (включая проезд работника к месту командировки транзитом через территории других стран), а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ — по норме, установленной при командировках в пределах РФ.

В соответствии с Письмом Минфина России от 14.12.2004 N 03-05-01-04/105 в случае невозможности документального подтверждения даты пересечения государственной границы РФ (не проставляются отметки в паспорте, не выдаются миграционные карты или иные документы) днем пересечения государственной границы РФ следует считать день отъезда работника из пункта отправления в РФ, а при въезде в РФ — день отъезда работника из пункта командировки.

Для целей исчисления налога на прибыль нормы суточных установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93.

Суточные, выплаченные сверх установленных норм, не учитываются для целей налогообложения прибыли на основании п. 38 ст. 270 НК РФ.

Для целей обложения НДФЛ и ЕСН применятся норма, установленная коллективным договором или локальным нормативным актом.

Читайте так же:  Как составить соглашение о разделе имущества супругов

В соответствии с п. 3 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ и ЕСН все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в том числе с возмещением командировочных расходов.

Вместе с тем налоговые органы придерживаются иной позиции, полагая, что сумма суточных, превышающая установленные нормы, будет являться объектом обложения НДФЛ и ЕСН (Письмо Минфина России от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247).

Прочие расходы, связанные с загранкомандировкой. Как было отмечено ранее, работодатель компенсирует работнику расходы по проезду, найму жилого помещения, а также иные расходы.

Для целей исчисления налога на прибыль в соответствии со ст. 264. НК РФ расходы по проезду работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, по найму жилого помещения, расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами), расходы по оформлению и выдаче виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, консульских, аэродромных сборов и иные аналогичные платежи и сборы относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

По аналогии с оплатой суточных не включаются в налоговую базу при расчете НДФЛ и ЕСН суммы компенсации работодателем фактически произведенных и документально подтвержденных расходов на командировки.

Если работник не смог по каким-либо причинам подтвердить документально свои расходы на жилье, то расходы ему возмещают согласно установленным в организации нормам. Но такие затраты нельзя учесть в расходах при налогообложении прибыли.

Если работодатель компенсирует командированному работнику расходы по обслуживанию в барах, ресторанах, расходы по организации культурных мероприятий (экскурсии и т.д.), то такие расходы могут быть приняты к учету только на основании письменного заявления. Работодатель обязан исключить данные затраты из расходов для целей исчисления налога на прибыль и удержать налог на доходы физических лиц с командированного работника.

Расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, который действовал на дату утверждения авансового отчета.

Расчет командировочных расходов рассмотрим на конкретном примере.

Пример. Начальник отдела продаж С.П. Иванов был направлен в командировку в Италию сроком на 3 дня с 16.04.2007 по 18.04.2007 для посещения выставки. 13.04.2007 ему был выдан аванс на командировочные расходы в сумме 25 000 руб. 19.04.2007 в бухгалтерию им представлен авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы, и внесен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу предприятия. В организации утверждены нормы расходов на выплату суточных: Италия — 65 долл., по России — 100 руб.

Дополнительно С.П. Ивановым были представлены служебное задание, отчет о командировке и программа выставки, полученная от ее организаторов.

Расчет командировочных представлен в табл. 1, а бухгалтерские записи — в табл. 2.

Загранкомандировка (заграничная командировка)

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на командировочные расходы либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить авансовый отчет (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учете.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

в графах 6 и 8 — в той валюте, в которой оплачены расходы;

в графах 5 и 7 — в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

в строке 1а — в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

в строке 1 — в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

Читайте так же:  Дают ли больничный при удалении зуба, протезировании, зубной боли

если на поезде — железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);

если на самолете — авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).

Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;

за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ — по нормам для командировок по РФ.

[3]

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):

для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, — по проездным документам;

для командировок за границу — по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Делопроизводство

Как оформить командировку руководителя?

Порядок оформления командировки в 2019 году актуален в связи с отменой в 2019 году командировочных удостоверений. Для оформления командировки также не используются отчеты о выполненной работе и служебные задания.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Рассмотрим, как правильно оформить служебную командировку руководителя с применением нового законодательства.

Нормативная база

Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.

Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.

Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, порядок оформления – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.

Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.

Цели поездок

Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.

Цель служебной командировки генерального директора – это выполнение служебных обязанностей в соответствии со своей должностью для улучшения работы организации.

Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.

Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:

  • старт нового проекта, проведение переговоров с подрядчиками и другими контрагентами, заключение с ними долгосрочных соглашений о сотрудничестве;
  • проведение ревизионной проверки филиала при выявлении серьезных нарушений в ходе проверок контролирующих государственных органов у подразделений предприятия, находящихся в другом городе или регионе. Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов;
  • поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов;
  • открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.

Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку.

Оформление командировки руководителя (директора) в 2019 году

Правила и требования

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.

Служебная командировка отвечает условиям:

  • осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
  • поручение не связано с постоянным рабочим местом;
  • поездка ограничена временными рамками;
  • сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

Сколько дней может длиться поездка?

Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.

Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен. Поэтому поездка может оформляться на любой период, необходимый для исполнения служебного поручения.

При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.

Читайте так же:  Расторжение трудового договора

В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.

Про обозначение командировки в табеле учета рабочего времени читайте здесь.

Оформление замены

Обязанностью руководителя является подписание трудовых договоров с работниками, приказов об увольнении, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.

Делегируя свои полномочия, руководитель передает работнику дополнительные новые обязанности, которые нужно согласовать с ним. Новые обязанности нужно предусмотреть в трудовом договоре.

Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).

Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.

В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.

Согласно ст. 185 ГК РФ доверенность оформляется для представительства работодателя перед третьими лицами. В документе указываются все действия, которые будет выполнять представитель работодателя.

Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.

Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.

Помимо этого рекомендуется оформить приказ по основной деятельности о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

Пример доверенности:

Пример составления доверенности

Пример приказа о передаче полномочий:

Пример приказа

Пример дополнительного соглашения:

Допсоглашение к трудовому договору

Документы, которыми в 2019 году оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.

Фактический период пребывания в поездке устанавливается:

  • при использовании любого вида транспорта при отсутствии проездных документов – на основании служебной записки;
  • в других случаях – на основании проездных документов.

Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет авансовый отчет о потраченных средствах с подтверждающими документами:

  • расходов, связанных с поездкой (оплата жилья, проезда и т.п.);
  • использования транспорта (счета, чеки, квитанции, путевой лист и другие);
  • служебной записки о периоде поездки.

Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.

Для его оформления составляется приказ о направлении в поездку. Обязательная форма для него не предусмотрена, поэтому ее можно разработать самостоятельно или применить унифицированную форму Т-9 или Т-9а.

Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.

Такое правило рекомендуется выполнять согласно Постановлению № 749. Главным является наличие служебной записки и согласия работника поехать в командировку, подтвержденное заявлением.

Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.

Служебная записка

Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо служебного задания, командировочного удостоверения, отчета о выполнении работы. На основании служебной записки оформляется приказ.

Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:

  • В верхнем правом углу документа указывается должность, фамилия и инициалы вышестоящего руководителя.
  • В центре пишется заголовок документа «Служебная записка».
  • Под заголовком пишется обращение с просьбой направить работника в служебную командировку. Указывается цель поездки, период выполнения служебных задач.
  • Под текстом ставится дата и подпись составителя служебной записки. В тексте можно отразить ожидаемые финансовые затраты, специфику поездки.

В служебную записку рекомендуется внести не только дату, но и время начала и завершения командировки.

Это необходимо для корректного расчета суммы суточных.

Пример служебной записки:

Пример составления служебной (докладной) записки

Оплата и возмещение расходов

Согласно трудовому законодательству командированному сотруднику возмещаются затраты:

  • на проезд;
  • на аренду жилья;
  • суточные расходы на проживание;
  • другие расходы по согласованию с работодателем.

Порядок и размер их возмещения установлен в локальных нормативных документах работодателя или коллективном договоре.

Авансовый отчет

После возвращения из поездки руководитель обязан оформить авансовый отчет о расходах в служебной поездке в срок 3 рабочих дня с приложением всех подтверждающих документов.

По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы.

Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства.

В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства. Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем.

Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете.

Питание и проживание, суточные

Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или за границу.

Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.

Каковы последствия отказа от командировки? Смотрите тут.

Как оформить продление служебной командировки? Информация — здесь.

Если проезд осуществлялся на личном автомобиле

При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:

  • маршрутный лист;
  • оплаченные счета, чеки, квитанции;
  • документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.

Нюансы для руководителей бюджетных учреждений

При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.

В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие). В приказе о направлении руководителя в поездку указывается определенный источник поступления денежных средств, за счет которых оплачиваются командировочные расходы.

Для многих бюджетных учреждений свойственно совмещение должностей их штатными сотрудниками. Поэтому руководитель направляется в поездку не только по месту основной работы, но и по месту совместительства.

Читайте так же:  Сколько будет стоить ипотека в итоге расчет стоимости, тарифы и дополнительные расходы

На время отсутствия руководителя бюджетного учреждения в служебной командировке требуется документально оформить передачу его функций другому сотруднику на период поездки.

Это осуществляется путем издания приказа о возложении обязанностей.

Таким образом, при направлении руководителя в служебную командировку нужно оформить приказ.

После возвращения из служебной поездки нужно представить документы:

  • служебная записка;
  • документы, подтверждающие расходы (их перечень зависит от выбранного транспорта);
  • авансовый отчет.
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Оформление зарубежных командировок

Для оформления приказа о командировании необходимо заблаговременно (не менее чем за 10 дней до отъезда) представить в ОМС (ауд. Г-223, Г–221) следующие документы:

1. Служебная записка (Приложение 1). В служебной записке указываются:

1.1 Фамилия, имя, отчество работника;

1.2. Структурное подразделение и должность;

1.3. Страна и город, в которые командируется работник;

1.4. Название принимающей организации;

[1]

1.5. Цель поездки;

1.6. Сроки командировки (включая даты пересечения границы);

1.7. Командировочные расходы (выбрать, указать):

— основной маршрут следования (Москва-……-……-Москва) авиа/ ж.д

— трансфер Москва-аэропорт-Москва (аэроэкспресс)

— проезд на территории зарубежной страны в другие города (авиа/ж.д/автотранспорт)

— трансфер аэропорт (ж.д.вокзал) – гостиница – аэропорт (ж.д.вокзал)

— проживание в гостинице

— консульский сбор/сервисный сбор за оформление визы

— оргвзнос на конференцию

1.8. Источники оплаты командировочных расходов (выбрать, указать):

— тема НИЧ (виза научного руководителя темы, виза отдела финансового сопровождения НИР и ОКР)

— грант РФФИ (виза отдела финансового сопровождения НИР и ОКР)
накладные расходы НИЧ (виза помощника проректора по научной работе)

— платные образовательные услуги (ПОУ) кафедры с указанием прямые или накладные ПОУ — (виза О.В. Ефремовой — Ж-323) .

— централизованный фонд МЭИ (виза начальника Управления ФЭЧ Ефремовой О.В.)

— за счет принимающей стороны

— другие статьи расходов

2. Копия приглашения

3. Перевод приглашения

4. Копия медицинской страховки

Если командировка подразумевает вывоз материалов (докладов, лекций, презентаций и т.д.) или выставочных экспонатов и отчетов НИР, следует оформить экспертное заключение или заключение идентификационной экспертизы. При этом на служебной записке должна стоять визирующая подпись О.А. Бурмистровой

БУРМИСТРОВА Ольга Андреевна (КЭК)

Комната Ж-302, Ж-306

ВАЖНО:

1. При командировании за рубеж заведующего кафедрой или декана командировка должна быть предварительно согласована с первым проректором — проректором по учебной работе (подпись или виза проректора на служебной записке);

2. Сотрудники МЭИ, готовящиеся к командировке и имеющие допуск к сведениям, составляющим государственную тайну, должны дополнительно руководствоваться требованиями «Порядка выезда за границу сотрудников МЭИ, допущенных (допускавшихся ранее) к сведениям особой важности и совершенно секретным сведениям, составляющим государственную тайну».

В случае нахождения сотрудника в отпуске на период командировки ОБЯЗАТЕЛЬНО оформляется в управлении кадров ОТЗЫВ ИЗ ОТПУСКА.

Перед командировкой ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно расписаться в листе инструктажа.

ОТЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:

1. Для бухгалтерии

  • отчет о командировке (образец на сайте МЭИ), заверенный начальником ОМС;
  • консульский сбор — копия визы в паспорте, оригиналы квитанций за консульский и сервисный сборы;
  • суточные – копии первой страницы загранпаспорта с фотографией и штампов о пересечении границы;
  • гостиница – оригинал счета с переводом на русский язык (заверяется в ОМС);
  • мед.страховка – оригинал страховки;
  • транспортные расходы:

авиаперелет — авиабилет (электронный или оригинал), посадочные талоны (все) по билету, билеты на аэроэкспресс;

внутренние переезды – оригиналы проездных документов с указанием их стоимости, маршрута, фамилии командируемого (желательно) (все документы должны быть переведены на русский язык, перевод заверяется в ОМС).

  • Отчет о командировке (Приложение 2) (оригинал и в электронном виде на электронный адрес ОМС: [email protected]).

В случае внесения изменений в командировку в ОМС предоставляется служебная записка на изменение приказа (Приложение 3).

Как отправить сотрудника в служебную поездку за рубеж

Правила оформления поездок по рабочим нуждам за пределы территории нашего государства отличаются от отправлений, совершаемых в пределах России. Отличия заключаются в суточных начислениях, а именно в нормах их размера за границей, алгоритме оформления авансового отчета о затратах, расчете зарплаты и методе ее начислений при продолжительных поездках и т.д.

Кого запрещено отправлять в заграничные командировки

В отношении зарубежных командировок действуют ограничения, аналогичные служебным поездкам в пределах территории страны. Организациям запрещается издавать распоряжения об отправке в такие поездки в отношении следующих категорий сотрудников:

  • лица женского пола, находящиеся в положении;
  • не достигшие совершеннолетнего возраста (исключение: граждане, являющиеся профессиональными спортсменами и работающие на творческих должностях);
  • сотрудники, оформленные по ученическому договору найма;
  • члены коллектива, имеющие какую-либо группу инвалидности (если поездка помешает их действующей реабилитационной программе);
  • работники, принимающие участие в выборах (на срок их проведения).

Также в отношении иностранных направлений действуют ограничения по категориям граждан, отправка на служебное задание которых возможна только после получения их согласия:

  • женщины, имеющие одного или более детей до трех лет;
  • родители-одиночки детей до пяти лет;
  • родители, опекуны и попечители детей-инвалидов;
  • сотрудники, ухаживающие за близкими родственниками.

Другие работники вне зависимости от их трудовых функций могут быть направлены в зарубежные командировки без ограничений.

Правила оформления заграничной командировки

Различия между процедурами оформления местных и зарубежных командировок минимальны. Они заключаются в алгоритме начисления суточных выплат, их размере и некоторых других параметрах.

ВНИМАНИЕ! Командировка за границу в организацию, являющуюся филиалом или представительством фирмы, или же, наоборот, если компания, в которой трудится командируемый, сама является дочерним производством иностранного холдинга, требует официального оформления и соблюдения всех правил и требований отправки сотрудников в служебные поездки.

Образец приказа о направлении в командировку

До 2016 года перечень документации для оформления рабочих поездок, в том числе и за границу, был достаточно велик. Он включал приказ, командировочное удостоверение, служебное задание и т.д. Сейчас же обязателен для составления только один документ – приказ.

Читайте так же:  Бизнес-идея по выращиванию и разведению карпов плюсы и минусы

Для его составления трудовым законодательством предусмотрена унифицированная форма, издаваемая под номером Т-9 или Т-9а (используется при отправлении несколько работников одновременно).

Однако ТК не обязывает организации использовать упомянутые формы. Они могут составлять приказ на самостоятельно разработанных бланках. Единственное условие в таком случае заключается в том, что в его содержании должны присутствовать все требуемые реквизиты, а обязанность применения таких форм должна быть регламентирована внутренними нормативным актами предприятия.

Образец заполнения формы Т-9:

Служебное задание

Это документ, включающий в себя основные сведения о поездке. В нем указываются:

  • адрес расположения организации, которая выступает принимающей стороной;
  • продолжительность поездки;
  • сумма и учет суточных;
  • алгоритм начисления трудового вознаграждения работника;
  • подробное описание поставленных задач.

С 2016 года составление и использование служебной записки не является обязанностью предприятия. Тем не менее большинство компаний продолжают использовать документ в ходе своей деятельности, так как это позволяет оптимально систематизировать организационные моменты командировочных поездок сотрудников.

В какой валюте выдавать суточные

Помимо основного трудового вознаграждения, сотруднику также следует начислять суточные выплаты. Это денежные средства, выдающиеся сроком на один день, не требующие составления официальной отчетности об их трате. На законодательном уровне установлен размер суточных, не облагающихся подоходным налогом (то есть работник получает сумму в полном объеме без каких-либо удержаний):

  • по территории России – 700 р.;
  • на территориях других государств – 2500 р.

По правилам, размер суточных при заграничных командировках не может быть меньше указанного значения. Работодатель обладает правом увеличения их размера на свое усмотрение.

ВАЖНО! Суточные при командировке за рубеж должны начисляться в национальной валюте страны, куда направляется сотрудник. Однако в период его пребывания в России (день отъезда и сутки прибытия) выплата начисляется в рублях.

При этом организация не обязана выдавать средства из кассы сразу в нужной валюте. Бухгалтерский отдел может направить перевод в рублях, а уже после получения финансов сотрудник сможет докупить нужную валюту. В такой ситуации обязательным будет являться предоставление чеков или квитанций о совершенном обмене валют с указанием курса.

Как оформить подтверждение расходов

При поездках за границу работник обязан отчитываться за трату денежных средств, выданных авансом не только на стандартные расходы (питание, проживания, стоимость топлива при передвижении на личном транспортном средстве и т.д.), но и на следующие операции:

  • оплата государственного налогового сбора за оформление и изготовление загранпаспорта;
  • различные пошлины, уплаченные визовому центру;
  • аэропортовые сборы.

Процедура их оформления аналогична стандартной. Все расходы также учитываются в авансовом отчете, который составляется и предъявляется главному бухгалтеру организации в течение трех рабочих суток с момента возвращения работника из командировки. При этом следует учитывать, что к документу следует прикладывать чеки, копии страниц заграничного паспорта, в которых проставляются отметки по таможенному контролю о пересечении границ страны и другие виды отчетных квитанций.

Длительность командировки

Как и в случае с местными поездками, на законодательном уровне командировка за рубеж никак не ограничивается по срокам ее продолжительности. Она может быть оформлена и на минимальный период в один день, а условий, касающихся максимального возможного периода, не установлено.

Особенности оформления заграничной командировки в бюджетных организациях

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Зарубежная командировка работников бюджетной сферы в целом никак не отличается от общего порядка. Существует лишь несколько нюансов. Во-первых, это срок составления и подачи авансового отчета – сотрудник обязан предоставить его сразу же в день возвращения. Во-вторых, в отношении бюджетных служащих возможно начисление суточных принимающей стороной. Если же ею компенсируется только питание, то данные суммы выплачиваются основным предприятием, в котором трудится гражданин, в уменьшенном размере – 30% от нормы.

Источники


  1. Катрич, С. В. Юридическое пятикнижие российского бизнеса. Правовые основы предпринимательства / С.В. Катрич. — М.: Дело, 2012. — 528 c.

  2. Морозова, Л. А. Теория государства и права / Л.А. Морозова. — М.: Норма, Инфра-М, 2013. — 464 c.

  3. Сычев, Павел Хищники. Теория и практика рейдерских захватов / Павел Сычев. — М.: Альпина Паблишер, 2011. — 184 c.
  4. Мельник, В. В. Искусство речи в суде присяжных. Учебно-практическое пособие / В.В. Мельник, И.Л. Трунов. — М.: Юрайт, 2015. — 672 c.
  5. Шамин, А. Н. История биологической химии. Истоки науки / А.Н. Шамин. — М.: КомКнига, 2013. — 392 c.
Оформление зарубежной командировки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here