Отчитываемся за наличные детали заполнения авансовых отчетов

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Отчитываемся за наличные детали заполнения авансовых отчетов" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Получил? Отчитайся! Разбираем составление авансового отчета

Авансовый отчет – это первичный документ, который предназначен для подтверждения расходов, произведенных подотчетным лицом. Работники и прочие лица могут получать денежные средства на командировочные, хозяйственные, представительские расходы.

Авансовый отчет имеет типовую форму АО-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Чтобы получить аванс, работник (или иное лицо) пишет заявление, которое подписывает руководитель с указанием суммы, срока выдачи, ставит подпись и дату.

Выдача аванса из кассы производится по расходному кассовому ордеру. В срок не позднее 3 рабочих дней с момента выхода на работу или окончания срока выдачи денежных средств, подотчетное лицо обязано отчитаться по полученным суммам, т.е. представить авансовый отчет.

Заполнение бланка работником

Процедура заполнения авансового отчета включает несколько последовательных шагов:

1. Составление авансового отчета начинается самим работником – подотчетным лицом, которое получало денежные средства. На лицевой стороне подотчетное лицо записывает в соответствующих полях название организации, структурное подразделение (при наличии), свои ФИО, должность (если выдача осуществляется штатному работнику организации), табельный номер, назначение аванса (на командировочные расходы, на хозяйственные расходы).

2. После заполнения лицевой стороны подотчетное лицо приступает к обратной стороне документа. В табличной части записываются реквизиты оправдательных документов, подтверждающих расходы (графы 2 и 3), вид расхода (графа 4) и суммы по этим документам (графа 5 или 6).

Заполнение бланка бухгалтером

3. Далее авансовый отчет сдается подотчетным лицом сотруднику бухгалтерии вместе с оправдательными документами. Для оформления процедуры передачи предназначена отрывная часть – расписка, расположенная внизу лицевой стороны. Когда бухгалтер получает отчет от подотчетного лица, он выдает ему эту расписку.

4. Работник бухгалтерии проверяет правильность составления авансового отчета, наличие всех подтверждающих документов и целесообразность расходования денежных средств. Если все правильно, бухгалтер заполняет графы 7,8 и 9 оборотной стороны листа, вносит данные в таблицу Бухгалтерская запись на лицевой стороне.

5. Бухгалтер определяет и заносит данные о величине остатка или перерасхода по авансу при их наличии, делает запись о проверке отчета и указывает сумму к утверждению, подписывает документ у главного бухгалтера.

6. Затем делается окончательный расчет с подотчетным лицом: ему выдается перерасход или же он вносит остаток неизрасходованных сумм. Данные о приходном кассовом ордере, которым сделан окончательный расчет, указываются в нижней части лицевой стороны.

7. В верхней части лицевой стороны бланка руководитель ставит свою подпись и указывает сумму, которая утверждается авансовым отчетом.

Составление авансового отчета смотрите ниже.

Бланки авансового отчета скачивайте здесь:

Сроки проверки авансового отчета бухгалтером, сроки подписания главным бухгалтером и руководителем утверждаются в Положении о выдаче денежных средств в подотчет, которое регулирует расчеты по подотчетным суммам с работником.

Следует отметить, что в настоящее время строка «Предыдущий аванс – остаток» остается не заполненной, поскольку с введением в действие нового Порядка ведения кассовых операций (№3210-у) выдача нового аванса до тех пор, работник полностью не погасил задолженность по ранее полученной сумме, не допускается.

Как правильно написать заявление на выдачу денег в подотчет, написано тут. Что должно быть в Положении по подотчету, смотрите тут. А подтверждающие расходы документы ищите здесь.

Часто ли вам приходится выдавать деньги в подотчет и проверять авансовые отчеты? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Проводки по авансовому отчету

Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.

Основные нюансы выдачи денег в подотчет

Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.

По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).

Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:

  1. Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
  2. Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.

Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:

Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете

Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.

Читайте так же:  Государственная поддержка ветеранов труда в ульяновской области

Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам

44

Счет Дт Счет Кт Сумма проводки, руб. Описание проводки Документ-основание
71 50 12 500 Выдача денег подотчет из кассы предприятия РКО
71 51 (52) 13 100 Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте) Платежное поручение
71 55 12 370 Выдача денег на специальный банковский счет Платежное поручение
71 50-3 5 890 Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы.
50 (51, 52, 55) 71 8 320 Возврат неизрасходованных подотчетных средств Авансовый отчет и ПКО, банковская выписка
08 (10, 15) 71 158 000 Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценности Авансовый отчет и акт приема
41 71 7 800 Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчет Авансовый отчет, расходная накладная
71 10 500 Командировочные расходы включены в состав:

— затрат на сбыт

Авансовый отчет, подтверждающие документы 19 71 1 890 Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%) Авансовый отчет и счет 71 50 (51) 2 500 Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средств РКО, платежное поручение 94 71 3 260 Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки 73 94 3 260 Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства 70 73 3 260 Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудника Зарплатная ведомость

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Форма АО-1. Авансовый отчёт

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

Читайте так же:  Подача 6-ндфл

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

  • их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
  • а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

  • фамилия, имя, отчество работника,
  • номер и дата отчета,
  • размер выданных к расходованию средств (прописью),
  • а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Авансовый отчет

Все об авансовых отчетах: правила оформления, бланки, сложные случаи

Инструкция по заполнению авансового отчета

Подотчетное лицо при выдаче ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации.

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы.

Общие правила заполнения авансового отчета

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 — 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств и заполняются графы 7 — 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Порядок принятия к учету авансового отчета

1. Выдача денег под отчет.

Основанием для выдачи денег под отчет является заявление на выдачу денег, в котором подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка).

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.

2. Когда расходы произведены.

[1]

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

3. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

4. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.

О первичных документах

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:
— подтверждающие документы подаются в оригинале;
— по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
— по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

Читайте так же:  Действующий закон о дарении квартиры обзор

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.
На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:
— наименование организации, направившей его в командировку;
— структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
— свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо»);
— должность;
— назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:

[2]

N п/п — Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало их. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку.

Дата — Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа руководителя на командировку.

[3]

Номер — Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)

Кому, за что и по какому документу уплачено — Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное удостоверение и т.д.)

Сумма расхода — Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению
предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д., бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: «Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета». В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета… Ф.И.О. N…».

Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.
Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

Проверка авансового отчета бухгалтером

После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. Проверка осуществляется:
— по форме — устанавливается наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;
— по содержанию — определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;
— арифметическая проверка — удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.
Проверяется также полнота отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат данным лицом остатка неизрасходованных средств.

Выявленные бухгалтером нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Заполняем авансовый отчет

На основании чего выдаются деньги?

При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.

Форма документа

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Читайте так же:  Как взять денежный займ микроклад

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.

Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.

Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.

Заполняет сотрудник

Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

  • 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
  • 2 — дата составления чека;
  • 3 — номер чека;
  • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
  • 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
  • 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
  • в строке «Итого» указывается общая величина расходов.

12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Заполняет бухгалтер

13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

14. Далее бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке/перерасходе средств.

После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.

15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику

16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.

17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:

  • остаток или перерасход предыдущего аванса;
  • размер аванса, полученного из кассы предприятия;
  • количество потраченных денежных средств;
  • остаток или перерасход авансовых сумм;
  • бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

18. Далее, бухгалтер направляет документ главбуху, который также его проверяет. После проверки авансового отчета главбух ставит на нем свою подпись и направляет на утверждение к главе предприятия.

19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.

Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами: ошибки заполнения, проводки

Налоговой проверке подвергаются расчеты с подотчетными лицами. Суть авансовых отчетов это документально подтвержденные расходы наличных средств, которые выдаются сотрудникам на нужды хозяйствования. Как правильно оформлять операцию, чем подтверждаются расходы и где чаще всего находят нарушения, расскажет данный материал.

Отчитываемся за наличные: детали заполнения авансовых отчетов

После того как сотрудник получил и потратил деньги компании, выданные подотчет, с него потребуется взять письменное обоснование и документальное подтверждение трат. Для этого работником составляется авансовый отчет с обязательными реквизитами:

  • Дата составления документа;
  • Порядковый номер;
  • ФИО сотрудника, составившего отчет;
  • Информация о целевом назначении финансовых средств;
  • Содержание операций, а также дата совершения платежей и номер платежного документа;
  • Количество документов, которые прилагаются к отчету;
  • Подписи составителя, ответственного за оформление авансовых документов работника.

Отчет заверяется подписью руководителя фирмы. Бланк для отчета о полученных авансах составляется по утвержденной форме гособразца для кассовых операций (скачать образец, бланк форма АО-1). Бухгалтерией фирмы может быть разработан документ, который утвердит руководство для оформления бухгалтерских операций. Данное правило подтверждено п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете». Отчет заполняется авторучкой или при помощи компьютерных программ. Не должен содержать помарок, исправлений, неразборчивых записей о совершенных покупках, платежах и прочих финансовых операциях.

Бухгалтерские приемы учета и контроля расчетов с подотчетниками

Принимая отчет по израсходованным финансам, бухгалтер фирмы обязан обращать внимание не только на его составление, но и наличие и состав первичных расходных документов, которые передал сотрудник с авансовым отчетом. Потребуется:

  • Сверить общее количество документов;
  • Наличие чеков ККТ, товарных накладных с наименованием товаров и услуг, за которые осуществлен расчет;
  • Наличие договоров на оказанные услуги, работы.
Читайте так же:  Ставки дополнительных страховых взносов в пфр до спецоценки

Сотрудник отчитывается за расходы по командировке:

  • Наличие проездных документов и соответствие дате, указанной в командировочном удостоверении или приказе о командировке;
  • Квитанции гостиничных услуг (если выдана счет-фактура, то в документе НДС выделен отдельно);
  • Прочие платежные документы.

В зависимости от вида операции в бухучете составляются проводки:

Дт 10, 41 Кт 71 на сумму купленных материалов и прочих товаров.

Дт 20, 26, 44, 91 на сумму оплаченных услуг, работ.

Сверяются сумма полученных и потраченных денег. Если у подотчетника остались не потраченные денежные средства, следует обратить внимание вернулись ли они в кассу фирмы. Если выяснилось, что на дату утверждения авансового отчета обнаружен перерасход, то его должны вернуть сотруднику.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Что потребуется для проверки расчетов с подотчетными лицами

В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами нельзя пройти мимо порядка соблюдения кассовой дисциплины компании. Следовательно, проверяющим потребуется предоставить:

  • Локальные акты со списком сотрудников, которые наделены полномочиями получения и расходования наличных денег компании на хознужды;
  • Кадровые документы: приказы о командировках, служебные записки; прочие документы;
  • Кассовые документы: приходные и расходные ордера, кассовая книга, книги регистраций кассовых документов;
  • Журнал-ордер по движению расчетов с подотчетниками;
  • Лимиты, которые утверждены и действуют на предприятии (лимит остатка кассы; максимально разрешенные к выдаче подотчет суммы).

Процесс проверки позволяет выявить соблюдение требований норм выдачи наличных денег. Подотчетник составляет заявление на имя руководителя с просьбой о выплате средств подотчет, указывая цель расхода средств. Расходный документ должен быть зарегистрирован в кассе фирмы на аналогичную сумму.

Важно! Обращается внимание на отсутствие долгов по прежним авансам. В соответствии с нормами законодательства сотрудник должен отчитаться в срок три дня, прежде чем получать новый аванс.

На какие погрешности следует обратить внимание

В отношении возмещении выплат по расходам подотчетников следует проверить, облагаются они страховыми взносами и НДФЛ. К ним относятся:

  • Компенсации за трудовые обязанности вахтовым способом;
  • Доплаты к заработку судей в размере 50%;
  • Расходы по оплате виз, сборов;
  • Оплата медицинского полиса при командировании сотрудника за пределы РФ;
  • Компенсация расходов на проезд в общественном транспорте к месту работы и т.п.

Проверяющие службы, ссылаясь на нормативно-законодательную базу, требуют суммы не возвращенных авансов включать в налогооблагаемую базу по страховым взносам. При этом не влияет на налогообложение факт удержания задолженности по авансам, выданным в подотчет из заработной платы. На основании ст. 137 ТК утверждается, что сумма не возвращенная в установленный срок и не удержанная из дохода работника в течение одного месяца признается необоснованным личным доходом и подлежит налогообложению взносами, удержанию НДФЛ с дохода. Работодатель должен издать приказ об удержании не возвращенных своевременно денежных подотчетных сумм в период до 30 календарных дней, который исчисляется от даты, назначенной как момент возврата неизрасходованных денег.

Часто встречающиеся ошибки в авансовых отчетах

За нарушения при расчетах с подотчетными лицами предусмотрены санкции административного характера:

В основном налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами ведется методом сплошного мониторинга. Его целью выявить не только арифметические ошибки, но и фиктивные командировки, оприходование несуществующих товаров для снижения налогооблагаемой прибыли, а также увеличение вычетов по НДС некорректными документами.

Распространенные вопросы

Ситуация 1: Сотрудник приобрел материалы для производственных нужд фирмы за собственные средства. Подал авансовый отчет и заявление с просьбой возместить расходы в бухгалтерию. Можно ли принять такие расходы в учете, если компания на УСН 15%?

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

В связи с применением упрощенки, фирма использует кассовый способ для признания расходов в учете. А именно, только после того как осуществится оплата с расчетного счета или из кассы юрлица. Утвердив расходы по данному авансовому отчету, компания не может учесть их в расходах, пока не вернет подотчетнику денежные средства.

Источники


  1. Изварина, А. Ф. Судебная система России. Концептуальные основы организации, развития и совершенствования / А.Ф. Изварина. — М.: Проспект, 2014. — 304 c.

  2. Грудцына, Л.Ю. Наследственное право: справочник для населения в вопросах и ответах; Ростов н/Д: Феникс, 2012. — 224 c.

  3. Лазарев, В.В. Теория государства и права 5-е изд., испр. и доп. учебник для академического бакалавриата / В.В. Лазарев, С.В. Липень. — М.: Юрайт, 2016. — 521 c.
  4. Дельбрюк, Б. Введение в изучение языка. Из истории и методологии сравнительного языкознания: моногр. / Б. Дельбрюк. — М.: Едиториал УРСС, 2015. — 154 c.
  5. Боголепов, Н.П. Значение общенародного гражданского права (Jus Gentium) в римской классической юриспруденции / Н.П. Боголепов. — М.: Книга по Требованию, 2012. — 257 c.
Отчитываемся за наличные детали заполнения авансовых отчетов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here