Получение электронной формы документа

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Получение электронной формы документа" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Что такое электронный документ

Сейчас практически все уважающие себя предприятия отказываются от бумажного документооборота, заменяя его более современным. Электронный документ – наиболее актуальная форма существования всех современных файлов, содержащих в себе огромное количество важнейшей информации.

Основные преимущества

Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.

Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Система электронного документооборота Диадок — самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Что понимать под ЭД

Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).

Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь – корректно обрабатывать все существующие данные.

Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.

Все задокументированные материалы, которые были переведены в электронный формат, подходят для обработки в существующих информационных структурах и передачи по ТКС. Все эти файлы поддаются аналитической обработке, которую можно производить с помощью информационных систем.

Электронный документ и ЭЦП

Электронные документы должны обладать юридической силой – в противном случае их нельзя будет использовать при работе с другими структурами. Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная.

ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий:

  • сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов;
  • должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла;
  • подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется;
  • подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.

Для получения такой подписи понадобится обратиться в удостоверяющий центр. При этом надо заранее подготовить пакет документов. Местонахождение организации можно уточнить в территориальном отделении Пенсионного фонда России, там же вы можете получить СНИЛС.

Помимо СНИЛСа, указанного в пенсионном удостоверении, понадобится предоставить копию вашего паспорта и актуальный e-mail. Помимо этого, нужно заранее подготовить USB-носитель, на который сотрудники удостоверяющего центра должны будут записать ключи и сертификаты, необходимые для визирования электронных документов.

Реквизиты электронного документа являются действующими только в том случае, если он заверен электронно-цифровой подписью. ЭЦП имеет равную значимость с бумажным аналогом, однако для этого должны соблюдаться все необходимые условия. Подпись должна быть легальной, зарегистрированной в УЦ.

Электронная документация

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное – материал должен быть сохранен на специальном носителе.

Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о:

  • дате его формирования;
  • авторе данных;
  • наименовании документа;
  • формате, который необходим для корректного прочтения материалов.

Чем подробнее будет информация об имеющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем. Электронный документ и электронный документооборот тесно взаимосвязаны, без первого невозможно второе. При этом оборот материалов значительно упрощается, если организации, обменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование.

Содержание документа

Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам. Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы. В данном случае электронный документ напрямую зависит от своего владельца. Структурированные материалы могут обладать специальными элементами, с помощью которых внешние дополнительные приложения могут получать данные об отдельных элементах файла.

Бумажные и электронные документы нельзя сравнить друг с другом, ведь цифровые обладают целым рядом преимуществ. Среди них:

  • возможность длительного хранения;
  • удобство в совершении дополнительных операций (редактирования, удаления, архивирования и т.д.);
  • возможность поиска данных внутри файлов с использованием ключевых маркеров;
  • простота в обработке материалов с помощью автоматизированных систем, используемых организациями, практикующими электронный оборот.

Сейчас существует несколько форматов электронных документов, но наиболее популярным является формат «odf», который удобен при работе на любом программном обеспечении.

Понятие и структура электронного документа могут существенно различаться. Огромное влияние на это оказывает ПО для его обработки. Отдельно следует выделить материалы, обрабатывающиеся с помощью 1С. Подобные файлы существенно отличаются от других, поскольку они не выделяются в отдельные документы. Их можно рассматривать только лишь в качестве информационной единицы с уникальными идентификаторами и средствами модификации.

К подобной документации можно также отнести материалы, которые создаются в результате активной деятельности прикладных информационных систем. Они динамически формируются с помощью существующих хранилищ материалов. Таким образом, информации о себе они никакой не несут, их можно рассматривать только с помощью системы.

Читайте так же:  Особенности устава нко

Как только документ выводится на печать или же в просмотр, он прекращает существовать в системе как объект. С этой минуты он функционирует в качестве спецприложения. В том случае, если файл необходимо открыть с помощью другого программного оборудования, придется выполнить его преобразование.

Какие электронные документы существуют

Электронным документом является файл, содержащий в себе определенную информацию, не всегда понятную пользователю. Для создания архивов и фондов данных файлов необходимо знать их классификации.
  • Согласно одному из вариантов, материалы могут различаться по наличию или отсутствию аналогичных печатных документов.
  • Файлы могут также различаться по тому, какая именно информация в них заключена. В этой классификации речь идет о:
  1. текстовых,
  2. изобразительных,
  3. звуковых,
  4. мультимедийных изданиях,
  5. программных продуктах.

Последние следует рассматривать как отчуждаемые произведения или публикации отдельных фрагментов текстов программ и кодов.

Электронные файловые документы – требование современного общества

Теперь вы знаете, что такое электронный документ, какие его виды существуют, и как их можно использовать в повседневной жизни. При этом информация может находиться в файлах в зашифрованном формате. Для работы с ними понадобится использовать существующие пароли, которые можно менять в любой момент времени.

Любой пользователь телекоммуникационных каналов связи имеет право создавать собственные документы. Единственное, что ему для этого необходимо, – наличие специального программного обеспечения. Срок хранения таких файлов не ограничен. Вы можете производить любые операции с ними в любое время.

Создание электронной формы

Подготовительные работы

• Открыт документ «Титульный_лист_TEMP.doc» (в качестве исходного материала используется текстовый документ, созданный обычным способом).

• Оцените текстовое содержимое документа, какой текст достаточно не изменчив, а какой текст изменяется. Явно, изменчиво название кафедры, тема работы, фамилия студента, дата, дисциплина …

• ОЧЕНЬ АККУРАТНО УДАЛИТЕ изменчивую информацию. УДАЛЯЙТЕ ТОЛЬКО БУКВЫ, НЕ ЗАХВАТЫВАЯ КАВЫЧЕК И ЗНАЧКОВ КОНЦА АБЗАЦА. Иначе исчезнут целые абзацы, как логические единицы, а вместе с ними и их свойства форматирования.

• Проверьте настройки системы в части затенения полей. Команда меню:

Сервис / Параметры… / Вкладка «Вид»

• Вызвать для работы панель инструментов «Формы» . Команда меню:

Вид / Панели инструментов / Формы

• Не паркуйте эту панель, т.к. в конце работы ее надо будет закрыть.

• ВНИМАТЕЛЬНО СЛЕДИТЕ ЗА мерцающим ТЕКСТОВЫМ курсором. Иначе поля формы будут разбросаны хаотично.

• Поставить текстовый курсор в место, где будет находиться изменчивая информация , например, название кафедры между кавычками.

Порядок организации поля

• Сделать один щелчок мышью на кнопке

[Текстовое поле] , панели инструментов «Формы».

• В нужном месте появиться серое поле

. Не убирайте текстовый курсор с места.

• Сделать один щелчок мышью на кнопке

[Параметры поля формы] , панели инструментов «Формы».

• Откроется окно диалога. Рассмотрите характеристики. Назначьте нужные. Про макросы и закладки не вникайте, не изменяйте.

• Аналогично создайте другие поля: для темы работы, фамилии, даты и т.п.

Блокировка формы

При блокировке формы текст документа невозможно будет изменить, а в поля возможно будет внести нужную информацию и при необходимости заменить текст по умолчанию.

• Окончательно убедитесь в правильности оформления текста.

• Сделать один щелчок мышью на кнопке

[Защита формы] , панели инструментов «Формы». Кнопка подсветиться светлым. Форма заблокируется.

• Попробуйте изменить неизменяемое и изменить изменяемое.

ОЦЕНИТЕ СВОЙ ТЕКСТОВЫЙ ДОКУМЕНТ! Какие требования уже достигнуты?

Лабораторная работа №10. СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ФОРМ ДЛЯ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Цельработы

: изучение технологии создания электронных форм для документов по готовому шаблону, а также их заполнение.

При заполнении обычного бланка требуется записать в соответствующих местах текст, проставить в нужных местах крестики, подчеркнуть или зачеркнуть элементы списков и т.п. Редактор Word позволяет создавать электронные формы – аналоги бумажных бланков – и заполнять их непосредственно в окне редактора.

Форма – это документ, в котором есть изменяемые и неизменяемые элементы. Неизменяемые элементы (таблицы, абзацы текста, рисунки и др.) задаются разработчиком формы и недоступны для редактирования в процессе заполнения формы. В виде таких элементов оформляются различные пояснения, таблицы с данными и т.п. Изменяемые элементы – это пустые области, в которые при заполнении формы надо внести данные. Эти элементы формы называются полями.

Поля формы создаются с помощью специальной панели инструментов Формы. Есть три типа полей формы: текстовое поле, флажок и поле со списком.

Задание 1.

Необходимо создать шаблон электронной формы и заполнить бланки на основании созданного шаблона электронной формы.

1.

Зайдите в меню Файл/Создать, Выберите Шаблоны На моем компьютере, Перейдите на закладку Общие и выберите Новый документ, укажите создать Шаблон (Рис.1).

2.Оформите неизменяемую часть формы. Для этого обычным образом введите текст, таблицы и т.п. согласно рис. 2 (используйте шрифт Times New Roman, 12пт.). Окружите разметку шаблона прямоугольником (кнопка

панель инструментов Рисование).Выделите прямоугольник, вызовите контекстное меню и выберите пункт Порядок/Поместить за текстом

3.

Добавьте в форму поля. Для добавления полей включите панель инструментов Формы (рис.3).меню Вид/Панели инструментов.

4.

Вставьте в шаблон текстовые поля: Заказ, Имя, Адрес и Телефон.

5.У каждого поля есть свойства. Для их просмотра вызовите контекстное меню поля и выберите пункт Свойства (рис.4). Для текстового поля заказ выберите тип — число. Для остальных тип — обычный текст.

6.Добавьте в форму флажок перед словом «Глянцевая»: Установите курсор слева от метки флажка (т.е. перед буквой Г). На панели Формы нажмите на кнопку флажка

.

7.Вызовите окно свойств созданного флажка (рис.5). Поле Размер флажкапозволяет задать размер квадратика в форме. Если выбрано значение Авто, то размер квадратика будет совпадать с размером шрифта, который присвоен флажку. В группе Состояние по умолчаниюможно указать установку переключателя в начальный момент (т.е. сразу после создания формы по шаблону). В нашей форме флажки должны остаться в состоянии по умолчанию — Снят.

8.

Добавьте в шаблон следующие флажки — Матовая, 9×13, 10×15, 13×18.
Читайте так же:  Корпоративная норма — это

9.Добавьте в шаблон формы поле со списком (кнопка

на панели Формы).

10.Заполните список элементами, которые будут предъявляться пользователю при открытии списка. Для чего вызовите окно свойств поля со списком (рис.6).

11.Занесите в список следующие фамилии: Кузнецов, Иванов, Сидоров, Петров. С помощью кнопок Порядок расположите элементы списка по алфавиту.

12.Чтобы активизировать поля формы и защитить ее неизменяемые элементы, надо установить защиту: нажать кнопку

на панели Формы. В защищенной форме пользователь может

менять только содержимое полей. Установите защиту своей формы.

13.

Сохраните шаблон формы. Выберите команду Файл/Сохранить. Обратите внимание, что Word откроет для сохранения папку Шаблоны, а не Мои документы, как обычно. Войдите в свою рабочую папку и сохраните шаблон пол именем Электронная форма. У вас должна получиться форма как на рис.7.

14.Заполните форму любыми данными согласно. Заполненную форму сохраните в файле как обычный документ. Впоследствии форму в любой момент можно будет открыть и отредактировать.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: На стипендию можно купить что-нибудь, но не больше. 8853 —

| 7195 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Получение электронной формы документа

Листки нетрудоспособности в электронном виде вводятся с 1 июля 2017 года в рамках пилотного проекта по регионам. Ранее проект с 2014 года работал в тестовом режиме для отладки технических процессов. Электронные формы возникли наряду с документами, выдаваемыми на бумажном носителе. На переходном этапе действительны обе формы листка, имеющие равную юридическую силу. В статье расскажем про электронный листок нетрудоспособности, рассмотрим особенности получения.

Выдачей бюллетеня, как и ранее, имеют право заниматься аттестованные врачи государственного учреждения или лицензированные специалисты частной практики. Имеют ограничения в отношении медицинских учреждений. Так, станции скорой помощи не имеют права на выдачу бюллетеней. Для получения электронной формы листка медицинскому учреждению и работодателю требуется стать участниками системы электронного оборота.

Лицо, на имя которого оформляется больничный, должно дать письменное согласие на размещение индивидуальных сведений. Документ о согласии оформляется на каждый страховой случай обращения в медицинское учреждение, при котором выписывается бюллетень. Дополнительно у застрахованного лица уточняется, является ли работодатель обратившегося в медучреждение лица участником пилотного проекта.

Процедура оформления имеет определенный алгоритм действий. Традиционно заполнение данных листка осуществляет средний медицинский работник с последующим удостоверением верности сведений лечащим врачом. Окончательное оформление документа осуществляется по завершении лечения.

Действие Описание
Получение медицинским учреждением согласия работника на публикацию личных данных Предоставляется работником в письменном виде
Запрос в систему ФСС на предоставление номера документа, формирование бюллетеня Документ подписывает медицинский работник квалифицированной подписью
Отправка документа в базу ФСС Сформированный документ, подписанный ЭЦП, переправляется в базу ФСС Выдача лицу (пациенту) номера документа На основании данных о номере работодатель получает информацию документа Оперирование с информацией больничного Производится расчет суммы, выдача, включение сведений в отчетность предприятия

Листок нетрудоспособности электронной формы (ЭЛН) удостоверяется медицинским работником и учреждением с помощью ЭЦП. При выдаче документа на срок свыше 15 дней дополнительно ставится подпись председателя врачебной комиссии и главврача учреждения.

Информация об оформленном документе размещается в защищенной базе ФСС. Доступ к сведениям работодатель получает после регистрации личного кабинета на сайте cabinets.fss.ru. Подключение личного кабинета позволяет пользователю осуществить ряд функций:

  • Просмотр бюллетеней, выданных и закрытых медицинским учреждением.
  • Заполнение раздела работодателя и вывод документа на печать.
  • Выгрузка документов ЭЛН в виде файла для последующей загрузки в программное обеспечение предприятия.
  • Работа с электронными носителями – формирование реестра листков предприятия с последующей выгрузкой файла в ФСС, просмотр переданных реестров и протоколов ошибок.
  • Получение данных о пособиях, выплаченных ФСС напрямую.
  • Обмен данными по запросам, спискам ошибок, реестрам, просмотр полученных ранее сведений между страхователем и ФСС.

Дополнительным плюсом использования электронного обмена является возможность подключения обслуживающей учет программы к личному кабинету. По листкам, полученным из базы ФСС, расчет производится в учетной программе.

Работодатель имеет возможность получить доступ только к ЭЛН, закрытым медицинским учреждением после выздоровления пациента. Если бюллетень не оформлен полностью, операции с листком нетрудоспособности не производятся. В дальнейшем листку присваивается статус «Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем».

Бумажная форма бюллетеня

Наряду с ЭЛН сохраняется выдача бюллетеней на бумажном носителе. Работники страхователя, не оформившего личный кабинет, лишаются возможности получения бюллетеня в электронной форме и имеют право на листок, составленный на бумажном носителе. Предприятия, не подключившиеся к электронному обороту, лишаются преимуществ, связанных с электронным оборотом:

  • Получение доступа к информации более ранних периодов.
  • Оперирование обменом сведений с ФСС после регистрации электронной подписи.
  • Получение уверенности в достоверности документа, предоставленного работником.
  • Отсутствие необходимости в хранении бумажных архивов.

Полный переход на ЭЛН планируется после проведения модернизации медицинских учреждений. При разработке перспективных планов учитываются ограничения по использованию электронной системы обмена данными. Ряд медицинских учреждений, преимущественно расположенные в отдаленных районах, не имеют технических условий осуществлять обмен документами.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Регистрация работодателя на портале ФСС

Использовать электронный обмен документами с фондом в настоящее время имеют возможность только участники проекта, реализуемого в ряде регионов. Постепенно возрастает число участников проекта. Для получения возможности электронного обмена документами работодателю потребуется:

  • Оформить сертификат на усиленную квалифицированную электронную подпись, выдачу которых осуществляют центры, аккредитованные Министерством связи. УКЭП является равнозначной по отношению к собственной подписи лица. Срок действия сертификата ограничен и требует продления по истечении срока действия.
  • Заключить соглашение с ФСС на взаимодействие по информационному обмену.
  • Зарегистрироваться на портале государственных услуг.

Операции с электронными носителями бюллетеней осуществляются в личном кабинете, доступ к которому страхователь получает после регистрации. В рабочем режиме постоянный доступ предоставляется после ввода пользователем логина и пароля. В личном кабинете пользователь имеет возможность ознакомиться со списком ЭЛН, воспользоваться закладками с журналами по обмену данными, реестрами, пособиями.

Читайте так же:  Как купить долю в квартире или доме за материнский капитал

Порядок взаимодействия работодателя с фондом

Работа с информацией личного кабинета осуществляется путем реализации последовательных действий.

Действие пользователя Описание
Поиск портала Стартовая страница будет открыта после выбора: http://cabinets.fss.ru
Выбор пункта «кабинет страхователя» Необходимо осуществить вход в кабинет
Авторизация пользователя Ввод логина и пароля
Проверка сертификата для ключа После подтверждения доступа пользователь получает возможность получения информации
Использование фильтра для поиска ЭЛН Поиск осуществляется по выбранному пользователем параметру – фамилии, имени, отчеству, СНИЛС, статус ЭЛН, № ЭЛН
Запрос ЭЛН в базе данных фонда Доступ к данным осуществляется после нажатия кнопки «получить ЛН» по номеру листка и СНИЛС

Существует возможность у работодателя осуществить взаимодействие с фондом через обслуживающую учетную программу. Например, электронный обмен с ФСС поддерживает программное обеспечение 1С: «Зарплата и управление персоналом 8». При использовании программного обеспечения ответственное лицо работодателя:

  • Осуществляет запрос об электронном листке напрямую из программы 1С. Данные получают по номеру выданного бюллетеня.
  • Производит расчет суммы к выплате по листку в автоматическом режиме. Необходимая для произведения расчета информация о лице, стаже, суммах, предшествующих году наступления страхового случая, имеется в базах программы.
  • Направляет реестр в фонд социального страхования.

Использование варианта открытия личного кабинета или обмена посредством обслуживающей программы зависит от выбора работодателя. Минусом ведения учета напрямую через личный кабинет служит необходимость выгрузки в обслуживающую программу для расчета и сохранения учетных данных. Преимуществом использования личного кабинета является широкий набор возможностей по формированию журнала данных, получению данных по истории страховых случаев.

Варианты оплаты ЭЛН в рамках пилотного проекта

Существует 2 варианта оплаты листков нетрудоспособности в зависимости от применяемого в регионе. Ряд регионов воспользовались возможностью осуществления оплаты напрямую через ФСС по данным, рассчитанным работодателем.

Способы оплаты ЭЛН Прямая оплата в ФСС Оплата через работодателя
Движение бюллетеня Направляется в ФСС через реестр работодателя Работодатель производит все операции с бюллетенем
Расчет положенной суммы Производит работодатель Работодатель
Выплата суммы ФСС на счет работника или почтовым переводом Работодатель из кассы либо на зарплатную карту
Покрытие суммы Не производится Сумма засчитывается в счет отчислений взносов либо возмещается ФСС

В перспективе развития социального страхования планируется исключить предприятия из плательщиков пособий, покрываемых в конечном итоге за счет средств ФСС.

Одним из преимуществ электронных больничных является точное определение даты получения работодателем закрытого бюллетеня для осуществления выплат работникам. Ранее фиксация поступления листков нетрудоспособности осуществлялась в журнале учета входящих документов кадрового органа. При использовании ЭЛН поступление и расчет осуществляется в более оперативном режиме.

Случаи нетрудоспособности, при которых не выдаются ЭЛН

Случаи нетрудоспособности служащих силовых ведомств также подтверждаются больничными листками. Оплата периода болезни по бюллетеням осуществляется в рамках законов силовых структур и не покрывается за счет средств социального страхования. Данное условие одинаково действует как для стандартных случаев заболеваний, так и для бюллетеней, выданных по беременности и родам.

Организации силовых структур не входят в систему социального страхования, подконтрольного ФСС. С организациями нет возможности наладить электронный обмен данными. Служащие имеют право на получение листов нетрудоспособности только на бумажных носителях.

Рубрика «Вопросы и ответы»

Вопрос №1. Установлен ли штраф при отказе работодателя от подключения к электронной системе обмена информацией с ФСС?

Работодатели самостоятельно выбирают, подключаться ли к системе электронного обмена информацией с ФСС. Санкций за отказ от участия не предусмотрено.

Вопрос №2. Имеется ли установленная форма образца предоставления согласия пациента на публикацию личных данных?

Форма согласия пациента на формирование бюллетеня в электронном виде предоставляется на бланке, разработанном Минтруда.

Вопрос №3. Может ли лицо, которому был выписан лист нетрудоспособности в электронном виде, ознакомиться с ним?

Работники, которым были оформлены ЭЛН, могут открыть на портале ФСС свой личный кабинет. Лица получают доступ к информации о бюллетене, личных данных, ранее выданных листках. Дополнительно можно получить данные о справке-расчете пособия. Все документы, доступные застрахованному лицу, можно вывести на печать.

Вопрос №4. Предоставляет ли ФСС информацию о порядке обмена, получения данных, использованию личного кабинета?

Фонд выпустил несколько видов инструкций пользователей, предназначенных для застрахованного лица, страхователя, и пользователей кабинета МСЭ. Информацию о порядке пользования можно получить в электронном виде или на бумажном носителе после вывода на печать.

Вопрос №5. Имеет ли возможность работодатель получить доступ к ЭЛН, выданным работнику другими работодателями, например, при трудоустройстве сотрудника по совместительству?

Страхователь имеет возможность доступа к информации о ЭЛН, выписанных только в рамках организации. Также работодатель не имеет доступа к сведениям о заболевании лица, название которого заменяет уникальная кодировка.

Виды электронных документов

Статьи по теме

Все чаще многим секретарям приходится сталкиваться по работе с электронными документами. Однако, к большому сожалению, лишь немногие знают правила и основы работы с ними. Чтобы электронные документы больше не вызывали недоумения и озадаченности на лицах сотрудников, рекомендуем ознакомить их с данной статьей.

Из данной статьи вы узнаете:

  • перечень документов, которые бывают в электронном виде;
  • как осуществляется регистрация электронных документов;
  • основы работы с электронными документами;
  • какие существуют виды носителей электронных документов;
  • как правильно хранить документы в электронном виде;
  • правильное оформление электронных документов.

Документы в электронном виде все больше вытесняют обычную бумажную документацию. Объясняется это очень просто – с ними проще работать, к ним легче организовать доступ, а для их хранения не требуется много места. Однако не все виды допускается хранить в электронном виде.

[1]

Перечень документов в электронном виде

Существует определенный перечень документов в электронном виде, который формируется из входящей корреспонденции и созданных внутри организации электронных документов. Кроме того, также допускается хранение в электронном виде первичных документов, регистров бюджетного учета и бюджетной отчетности. Это объясняется тем, что большая часть бухгалтерских операций осуществляется с помощью специальных программ, которые и позволяют создавать и хранить соответствующую документацию.

Читайте так же:  Аттестация сварщиков накс

Также в электронном виде могут храниться документы по кадрам. К примеру, если организация берет на дистанционную работу сотрудника, то трудовой договор может быть оформлен в электронном виде и путем получения от работника всех необходимых документов таким же способом. Однако в любом случае работодатель должен отправить почтой распечатанный экземпляр оформленного трудового договора.

Регистрация документов в электронном виде

В большинстве случаев в системах электронного документооборота (СЭД) используется карточная система регистрации. В ее основу заложен принцип создания регистрационной карточки (РК) или регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа. Она содержит все основные данные о деловой бумаге и, как правило, копию или сам электронный документ. Далее карточка и прикрепленные к ней приложения сохраняются в базе данных системы электронного документооборота.

Следует отметить, что совокупность полей (реквизитов) регистрационных карточек в разных СЭД могут отличаться. Наиболее удобными являются те системы электронного документооборота, которые позволяют пользователям самостоятельно добавлять в перечень необходимые реквизиты или выбирать вид РК и состав ее реквизитов.

Работа с документами в электронном виде

Многие руководители организаций уже ведут учет, в том числе бухгалтерский и налоговый, в электронном виде. И хотя полностью отказаться от бумажных первичных документов на данный момент еще не представляется возможным, в электронном виде оформляется все больше документов. Да и взаимодействие с налоговыми органами экономит большое количество времени и сил с использованием систем ЭД.

Что касается электронных документов, то исходя из норм Федерального закона № 63‑ФЗ, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, такие документы признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документам на бумажных носителях, подписанных собственноручной подписью.

В случаях, установленных НК РФ, обязательным является применение квалифицированной электронной подписи (для электронных счетов-фактур, при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности).

Существуют два вида электронных подписей: усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее – НЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – КЭП). При этом для взаимодействия с контрагентами участники электронного документооборота заключают соответствующее соглашение, в котором определяют порядок электронного взаимодействия и вид электронной подписи.

Виды носителей электронных документов

Одно из главных преимуществ электронной документации заключается в том, что с ее помощью можно организовать быструю и качественную работу с документами. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если сотрудники, которые должны их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество времени и сил. Кроме того, наличие электронного архива позволяет избежать необходимости выделять много места в организации под бумажный архив. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет организовать квалифицированную работу с имеющимися материалами. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Например, использование в качестве носителей дисков предъявляет довольно жесткие требования к температурно-влажностному режиму. Правильный выбор указанных параметров позволяет обеспечить физическую сохранность носителей на протяжении десятилетий.

Хранение документов в электронном виде

Хранение электронных документов в архиве предполагает наличие носителей с большой емкостью, поскольку представляется нецелесообразным нарушение целостности документации, составляющей единый смысловой блок или относящейся к одному подразделению.

Практика показывает, что система, сложившаяся в ряде предприятий, характеризуется следующими чертами: документы, необходимость в которых периодически возникает (т. е. востребованные постоянно), хранятся на компьютерах исполнителей, чей доступ к ним открыт в связи с выполнением должностных обязанностей. Документация же, необходимость в которых возникает значительно реже, хранится на резервном сервере или на внешних носителях различной (необходимой) емкости.

Оформление документа в электронном виде

Оформление документа в электронном виде осуществляется по аналогии с бумажными носителями. Как правило, многие СЭД имеют ряд стандартных бланков для электронных документов. Особенно это актуально при работе с бухгалтерской и налоговой документацией, где порядок оформления четко определен и регламентирован.

Кроме того, каждая организация вправе создать свои личные бланки в электронном виде. Их использование целесообразно при большом объеме электронного документооборота, так как значительно упрощает необходимость постоянного заполнения реквизитов.

Раздел 3. Электронный документ Понятие документа

Документом называется структурированная совокупность информации, предназначенной для восприятия человеком, которая может быть цельным объектом обмена между пользователями и/или информационными системами.

Электронным документом называется документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена электронной цифровой подписью.

Появление термина «электронный документ» связано с интенсивным применением информационных технологий на предприятиях и в организациях и формированием на машинных носителях разнообразной информации: научно-технической, производственной, управленческой и др.

В силу незнания нормативных документов, определяющих статус электронного документа, этим термином часто пользуются при создании электронных копий отчетов, писем, платежных поручений, квитанций, других видов текстовой информации, а также баз данных на машинных носителях.

Согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе»электронный документ – информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом.

Машинный носитель – магнитный диск, магнитная лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.

Основные требования, предъявляемые к электронному документу

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

иметь структуру, установленную Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», и содержать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;

быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Структура электронного документа

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Информация об адресате относится к общей части.

[3]

Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей.

Читайте так же:  Как правильно заполнить бланк формы рсв-1

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа.

ЭЦП используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручно правомочным лицом и скрепленного печатью.

Средства электронной цифровой подписи – программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной системе сертификации Республики Беларусь.

Для формирования ЭЦП используются средства криптографической защиты информации (СКЗИ), использующие так называемые асимметричные алгоритмы, в которых применяются открытый и личный ключи каждого пользователя.

Личный ключ подписи – набор символов, принадлежащий конкретному лицу и используемый при выработке электронной цифровой подписи.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов, доступный для всех заинтересованных лиц и используемый при проверке электронной цифровой подписи.

Карточка открытого ключа проверки подписи – документ на бумажном носителе, содержащий значение открытого ключа проверки подписи и подтверждающий его принадлежность какому-либо физическому или юридическому лицу.

Личный ключ пользователя хранится на машинном носителе в недоступном другим лицам месте, открытый ключ передается всем участникам обмена информацией.

Электронный документ может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут совершаться сделки (заключаться договоры), производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации.

Электронные документы могут пересылаться с помощью любых средств связи, включая информационные системы и сети, если это не противоречит законодательству Республики Беларусь и международным договорам Республики Беларусь.

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления.

Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе.

Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком.

Закон РБ «Об электронном документе» определяет основные понятия, связанные с юридической силой оригинала и копией электронного документа.

Оригинал электронного документа существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

В случае, когда одним лицом создаются документ на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может осуществляться:

нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющими в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности.

Воспроизведение электронного документа на ином, кроме бумажного, отделимом от машинного носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа.

Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям.

Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях имеют одинаковую юридическую силу.

Основные вопросы придания юридического статуса электронным документам, а также защиты электронных документов регулируются следующими законодательными актами и нормативными документами Республики Беларусь:

[2]

Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», который устанавливает юридический статус электронного документа в качестве официального документа, требования к его оформлению, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов;

СТБ 1221-2000, который устанавливает единые требования к порядку создания, оперативного обращения и архивного хранения официальных электронных документов независимо от способов обмена, обработки информации и области применения;

СТБ РБ 1176.1-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедура хэширования»;

СТБ РБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи»;

РД РБ 07040.12-3-2004 «Банковские технологии. Технология электронной цифровой подписи. Термины и определения»;

РД РБ 07040.1204-2004 «Банковские технологии. Формат карточки открытого ключа»;

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

РД РБ 07040.1206-2004 «Банковские технологии. Формат сертификатов открытых ключей и списков отозванных сертификатов» и др.

Источники


  1. Селиванов, Н.А. Справочник следователя; М.: Российское право, 2012. — 320 c.

  2. Султанова, А. Н. Организация юридической службы на предприятии / А.Н. Султанова. — М.: Дашков и Ко, Наука-Спектр, 2013. — 320 c.

  3. Попова А. В. Международное частное право; Питер — Москва, 2010. — 192 c.
  4. Краткий юридический справочник для профактива. — М.: Профиздат, 2012. — 432 c.
Получение электронной формы документа
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here