Порядок оформления выдачи подотчетных сумм

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Порядок оформления выдачи подотчетных сумм" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Как выдать деньги под отчет по новым правилам

Новые правила подотчета с 19 августа 2019 года

Недавние изменения законодательства о выдаче подотчетных сумм дают возможность несколько упростить эту процедуру. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления документов, чтобы понять, в чем заключаются преимущества.

Основание для выдачи денег в подотчет

Напомним, что до 19 августа денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Но 19 июня ЦБ внес изменения в подотчет (Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У), вступившие в силу 19.08.2017. Теперь пункт 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У позволяет обосновывать передачу денег работнику двумя способами:

  • издать распорядительный документ о выдаче подотчетных средств (как правило, это приказ);
  • оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь в связи с изменениями по подотчетным суммам в 2019 году организация может выбирать основание для выдачи денежных средств.

Во многих случаях удобнее будет оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно и/или одновременно. В этом случае не нужно оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать «общий» приказ о выдаче им наличности.

Предлагаем такой вариант приказа по новому образцу для подотчета с 19 августа:

Оформление кассовых документов в электронном виде

С 19 августа стало проще выдавать средства под отчет, поскольку теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег можно оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег может проставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанция вносителю денег может направляться на его адрес электронной почты, без оформления в бумажном виде.

Эти новшества будут очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.

Деньги в подотчет должникам

Новые правила подотчета 2019 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У исключено условие о том, что деньги можно выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Однако руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Иногда действительно есть объективная необходимость выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.

Но необходимо ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения 2019 года не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины.

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Какие изменения нужно учитывать в 2019 году

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3.

Новые правила подотчета:

  • получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
  • для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
  • выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Таким образом, с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета 2019 представляют собой следующий порядок последовательных действий:

  1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
  2. Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
  3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
  4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Читайте так же:  Социальная ипотека общие вопросы и процесс оформления

Если работник потратил свои деньги

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.

Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. Однако письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.

[2]

Подотчетные средства: порядок выдачи и возврата

Как оформить выдачу в подотчет

Основной документ, определяющий, как выдать деньги в подотчет, — это Указания № 3210-У. На основании пп. 6.3. п. 6 Указания деньги выдаются на основании распоряжения руководителя (в приказе обязательно указываются Ф.И.О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата) или заявления подотчетного лица с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата. Данный порядок обязателен как при выдаче наличных через кассу, так и при перечислении денег на счет подчиненного со счета организации.

Выдача наличных оформляется РКО, порядок оформления которого установлен в пп. 4.2., 4.3. п. 4 Указания № 3210-У. Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Выдача денег из кассы оформляется в учете проводками Дт 71 Кт 50.

Перечисление денег со счета на счет имеет свою специфику.

  1. Либо в учетной политике, либо в ином локальном акте необходимо прописать возможность выдачи в подотчет как наличных, так и безналичных средств.
  2. В заявлении или в приказе руководителя обязательно следует указать способ выдачи денег: в безналичном порядке с расчетного счета организации (указать реквизиты счета) на зарплатную или личную карту сотрудника (указать реквизиты счета, данные карты).
  3. Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств.

Как отчитаться за подотчетные деньги

При получении наличных авансовый отчет (форма АО-1) об их использовании должен быть предоставлен в течение трех дней после:

  • дня истечения срока, на который они выданы (срок указан в заявлении или Приказе);
  • дня выхода на работу.

При перечислении денег безналом такого срока не установлено. Поэтому для своевременной отчетности и исключения рисков признания полученных средств в качестве дохода физлиц с начислением на них НДФЛ в той же учетной политике или локальном акте (документ, которым установлена возможность перечисления денег в подотчет со счета на счет) нужно указать срок для предоставления авансового отчета. Например:

К авансовому отчету сотрудником, получившим деньги любым способом, прикладываются документы, подтверждающие его расходы на нужды предприятия (чеки, БСО, квитанции, накладные, проездные билеты, др.). Перечисляются подтверждающие расходы документы на оборотной стороне авансового отчета.

Главный бухгалтер проверяет авансовый отчет и приложенные к нему документы в срок, установленный внутренним документооборотом предприятия. После прохождения проверки главным бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем, и приобретенные сотрудником товары (работы, услуги) отражаются в учете проводками Дт 10 (08, 20, 26, 44, 60, 76 ) Кт 71.

Если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, они возвращаются предприятию и отражаются проводками:

  • Дт 50 Кт 71 (при внесении в кассу);
  • Дт 51 Кт 71 (при перечислении денег на счет организации с обязательным указанием в назначении платежа: возврат подотчетных сумм).

Если выданных денег не хватило, и сотрудник рассчитывался своими сбережениями, ему необходимо компенсировать расходы, выдав перерасход по авансовому отчету Дт 71 Кт 50 (51).

Если выданные в подотчет деньги не возвращены в срок, в учете делается проводка Дт 94 Кт 71 или Дт 70 Кт 71 — подотчетные суммы удержаны из зарплаты.

Удержание происходит в течение месяца после истечения срока для возврата подотчетных сумм на основании приказа руководителя об удержании. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом и дать письменное согласие на удержание суммы (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). На невозвращенные и неудержанные из зарплаты суммы начисляются страховые взносы, НДФЛ не начисляется.

Взыскать с директора подотчетные денежные средства необходимо в порядке, аналогичном для всех сотрудников и описанном в статье.

Готовим положение о подотчетных лицах

Зачем необходимо

С 19.08.2017 изменился порядок выдачи денежных средств под отчет. Поправки внесены в Указание от 11.03.2014 N 3210-У, которое регламентирует правила ведения кассовых операций и выдачи денег. Руководитель бюджетной организации по-прежнему должен создать и утвердить правила расчетов с подотчетными лицами. Для этого необходимо создать единый документ, в котором будут прописаны все тонкости и нюансы работы с подотчетниками – Положение о расчетах с подотчетными лицами 2019 года.

Требования к содержанию

Нормативная документация по бюджетному учету не содержит требования о составлении такого документа. Но практика доказывает, что лучше это сделать, поскольку он позволяет упорядочить все взаиморасчеты с подотчетниками. Ниже вы сможете скачать образец положения о подотчетных лицах 2019 года.

При составлении следует пользоваться нормативной базой:

  • Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • Приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
  • Трудовым кодексом РФ.

Также важно учитывать нормы Положения об организации наличного денежного обращения на территории РФ (от 05.01.1998 N 14-П).

Документ должен содержать:

  1. Цели, на которые выдаются суммы под отчет. Организация имеет право выдавать денежные средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
  2. Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет. Наличные на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто включен в Приказ о подотчетниках.
  3. Условия и сроки расчетов с сотрудниками. Если сотрудник добровольно не погашает задолженность, то организация вправе удержать нужную сумму из его заработной платы.
  4. Подотчетные суммы в безналичном порядке. В положении о расчетах с подотчетниками можно прописать, что организация выдает деньги как наличными, так и на банковскую карту.
  5. Отчет по израсходованным суммам и окончательный расчет.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами

Как утвердить

Это не обязательный документ, но он снимет большое количество вопросов со стороны бухгалтерии и подотчетников. Его можно оформить приложением к учетной политике.

Создать и утвердить его должен руководитель бюджетной организации.

Читайте так же:  Гражданство по рождению

Сотрудники должны с ним ознакомиться и поставить подпись.

Порядок выдачи подотчетных сумм в 2019 году

Статьи по теме

Недавние изменения в законодательстве несколько упростили работу бухгалтеров с подотчетными средствами. Мы разобрались, в чем заключаются преимущества. Читайте, какой порядок выдачи подотчетных сумм действует в 2019 году.

Правила выдачи подотчетных средств в 2019 году

Иногда кому-то из работников необходимы деньги, чтобы произвести расходы для организации.

Например, приобрести хозяйственные или канцелярские товары. Такие денежные средства называются подотчетными, а работник, который их получил, является подотчетным лицом. Указанием от 19.06.2017г. №4416-У Банк России изменил порядок выдачи подотчетных сумм. Этот же порядок действует в 2019 году. Изменения в работе с подотчетными средствами показаны в таблице ниже.

Таблица. Порядок выдачи подотчетных сумм в 2019 году

Основание для выдачи денежных средств в подотчет

Отменена необходимость оформлять сразу два документа: заявление о выдаче подотчетных средств и приказ руководителя компании. Оба документа одновременно не нужны (Письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-0Э/20642). Достаточно оформить один из них на выбор компании:

Приказ руководителя компании,

Заявление работника с соответствующей резолюцией руководителя

На основании заявления работника оформляли приказ руководителя компании

Отменен запрет выдавать подотчетные средства, если работник не отчитался за предыдущий подотчет. Даже если старый подотчет не закрыт, выдавать новый можно

Выдавать новые суммы можно было после того, как работник отчитался по предыдущему подотчету

Оформление приходных кассовых ордеров

Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, его квитанцию можно отправить вносителю на электронную почту. При условии, что вноситель высказал такую просьбу и предоставил адрес электронной почты

Корешок ПКО выдавали вносителю только в бумажном виде

Оформление приходных и расходных кассовых ордеров

ПКО и РКО, составленные в электронном виде, подписываются электронно-цифровой подписью

ПКО и РКО составлялись только на бумажных носителях. Получатель, вноситель денежных средств, кассир и главный бухгалтер ставили собственноручные подписи

Ведение кассовой книги

Записи в кассовую книгу может вносить любой работник, уполномоченный руководителем компании

Кассовую книгу мог вести кассир

Работу с подотчетными суммами в 2019 году можно упростить. Для этого нужно разработать и утвердить Положение о расчетах с подотчетными лицами или другой аналогичный документ. В нем предусмотреть, на основании какого документа (заявление или приказ) выдаются денежные средства, в каком порядке эти документы составляются, сроки и порядок предоставления отчета о расходах и т.д.

Обратите внимание, когда в кассе на конец дня осталась большая сумма денег, многие организации выдают деньги под отчет. Налоговики знают об этой уловке и начисляют штраф по части 1 статьи 15.1 КоАП за накопление денег в кассе сверх лимита. Как показывает практика, отменить штраф в суде не получится. Эксперты «Зарплаты» подготовили рекомендации, как не спорить с налоговиками.

Кому можно выдавать деньги в подотчет в 2019 году

В тексте п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014г. №3210-У предусмотрена возможность выдачи подотчетных средств работнику компании. В Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н) подотчетными лицами тоже называются работники. В обоих документах не предусмотрена возможность выдачи денег лицам, с которыми не заключен трудовой договор.

Вместе с тем, законодательство не содержит и прямого запрета выдавать подотчетные средства другим лицам, кроме работников. Например, лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, или совсем никакого договора не заключено. Чиновники Минфина в письме от 02.07.2012г. №02-06-10/2476 предлагают компаниям данный вопрос решать самостоятельно. По их мнению, возможность выдачи и порядок учета таких средств следует предусмотреть в учетной политике.

Для упрощения работы в некоторых компаниях издают приказ об утверждении списка лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет. Образец такого приказа вы можете скачать по ссылке ниже.

[1]

Как оформить выдачу подотчетных сумм в 2019 году

Выдачу подотчетных сумм в 2019 году можно оформить на основании одного из двух документов:

  • Заявления работника,
  • Приказа руководителя предприятия.

Выбранный вариант следует закрепить в отдельном документе (положении о расчетах с подотчетными лицами) или в учетной политике.

Заявление о выдаче сумм в подотчет

Если компании удобнее работать с заявлениями, целесообразно разработать его шаблон. Заявление составляют с соблюдением основных следующих требований:

  • Заявление пишет работник на имя руководителя компании,
  • Документ можно написать от руки или распечатать на принтере. В любом случае на нем должна быть собственноручная подпись работника. За исключением случаев, когда заявление подается в электронном виде, тогда его подписывают электронно-цифровой подписью,
  • Текстовая часть содержит просьбу выдать подотчетные средства, их сумму в рублях, цель выдачи (планируемые расходы).

В резолюции руководитель указывает сумму и срок, на который выдаются деньги.

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Выдать подотчетные средства можно без заявления работника на основании приказа руководителя компании. В приказе должны быть указаны:

  • Кому выданы денежные средства,
  • Сумма, выдаваемая под отчет,
  • Срок, на который выдаются денежные средства. По истечении этого срока подотчетник должен отчитаться о расходах.

В одном приказе может быть оформлена выдача подотчетных сумм нескольким лицам. Тогда в документе нужно привести перечень работников, а суммы и сроки необходимо указать отдельно для каждого работника.

Недопустимы неточные или обобщенные формулировки. Например, нельзя наложить такую резолюцию: «Впредь выдавать менеджеру Павловой А.Е. подотчетные средства в размере 5 000 рублей без заявлений». Не подойдет и такая формулировка приказа: «Выдавать денежные средства без заявлений, пока сумма подотчетных средств не достигнет 50 000 рублей».

Понятно стремление упростить работу и уменьшить объем составляемых документов. Однако приведенные выше примеры формулировок противоречат требованиям законодательства. А значит, выданные денежные средства могут посчитать не подотчетными, а доходом работника и начислить НДФЛ.

Если подотчетные средства выдаются на командировочные расходы, можно совместить два приказа в одном документе:

  • Приказ о направлении в командировку,
  • Приказ о выдаче подотчетных средств.

Как выдать деньги в подотчет в 2019 году

Лимита выдачи подотчетный сумм в законодательстве не содержится. Руководитель организации определяет, какую максимальную сумму выдавать работникам. А конкретная сумма указывается каждый раз в заявлении или приказе.

Выдача денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером КО-2 (утв. Госкомстата РФ от 18.08.1998г. №88). Ордер составляет главный бухгалтер, «рядовой» бухгалтер или руководитель компании. Кассир или лицо, исполняющее его обязанности, проверяет расходный кассовый ордер, сверяет паспортные данные. Если ошибок нет, наличные денежные средства выдаются из кассы компании.

Деньги можно выдать не только из кассы, но и перевести по безналичному расчету на банковскую карту сотруднику. В письме от 21 июля 2017 г. № 09-01-07/46781 чиновники Минфина разрешили переводить подотчетные средства на зарплатную карту работника. На практике банки переводят денежные средства на любую банковскую карту:

  • Карта по зарплатному проекту,
  • Любая дебетовая карта,
  • Любая кредитная карта.
Читайте так же:  Подача заявления о банкротстве физического лица

Главное, чтобы она была выдана на имя подотчетного лица, указанного в приказе о выдаче подотчетных средств.

Чтобы перечисленные деньги не посчитали авансом или зарплатой и не начислили НДФЛ, нужно правильно заполнить поле 24 «Назначение платежа». В нем необходимо указать:

[3]

  • Цель денежного перевода – перечисление подотчетных средств,
  • Реквизиты приказа о выдаче денег в подотчет,
  • Цель подотчета.

Назначение платежа может быть, например, таким: «Подотчетные средства на приобретение канцелярских товаров по приказу №3 от 21.01.2019г.».

Еще один способ – выдать работнику корпоративную карту, привязанную к банковскому счету организации. Оплата расходов будет произведена прямо с расчетного счета. Однако это будет уже не выдача в подотчет, ведь рассчитываться будет организация напрямую со своего расчетного счета. А работник в данном случае лишь выступает временным держателем карты по доверенности.

Как выдавать подотчетные суммы директору компании

Порядок выдачи подотчетных сумм директору компании ничем не отличается от порядка выдачи обычному работнику. В том числе, если директор является и единственным учредителем организации. Для получения денежных средств директор должен написать заявление или оформить приказ, и не забыть вовремя отчитаться.

Часто компании выдают директору денежные средства, чтобы не превысить лимит остатка по кассе. Лишние наличные в конце дня выдаются в подотчет руководителю, а на следующий день он вносит их обратно в кассу. Под подотчетные средства нередко маскируют выдачу денег на личные нужды руководителя.

Как в первом, так и втором случае со временем у директора накапливается большая сумма, за которую очень сложно, а иногда и совсем невозможно отчитаться. Налоговики в таких случаях пытаются оштрафовать компанию по ст.15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с наличными денежными средствами. И есть решения суда в пользу инспекторов, например решение Московского горсуда от 14.08.13 г. по делу №7-1920/2013.

Порядок оформления выдачи подотчетных сумм

Одним из важных документов при выдаче подотчетных денег является приказ руководителя. Правильно составленный приказ позволит обезопасить компанию от претензий налоговых органов. В статье подробно рассмотрим как составить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году.

С обновлением Центробанком указаний по ведению кассовых операций выдача подотчетных средств теперь ведется по новым правилам. С 19 августа 2017 года для выдачи подотчетной суммы можно составить только приказ, без написания заявления от сотрудника. Однако, организации не обязаны отменять установленные ранее правила. Если для компании удобно применять заявления, то она вправе их оставить (

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Новая редакция Указаний Банка России не содержит информацию о том, какими именно документами нужно оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств. Налоговые органы поясняют, что в таким документом должен быть приказ руководителя.

Рассмотрим как оформить приказ, чтобы избежать ненужных споров в налоговыми органами.

Составить приказ нужно в свободной форме. Однако содержать он должен четко сформулированную, а не «размытую» информацию. Если информация будет представлена в неточном виде, то организацию могут привлечь к административной ответственности за неправильное ведение кассовых документов. Штраф при этом составит 50 000 рублей. Помимо этого сотруднику на подотчетные средства могут начислить НДФЛ, если проверяющие налоговые инспекторы посчитают выданные денежные средства за доход работника.

Важно! «Размытые» формулировки в приказе на выдачу подотчетных сумм могут привести к штрафу в 50 000 рублей за нарушение правил хранения наличных денежных средств.

Приказ на выдачу суммы в подотчет должен содержать следующую информацию:

  • Дата документа и его номер;
  • ФИО работника, которому выдаются денежные средства в подотчет;
  • Сумма подотчетных средств;
  • Срок, на который выдаются денежные средства;
  • Подпись руководителя.

При перечислении денежных средств под отчет на карту сотруднику в приказе также потребуется указать реквизиты карты. Кроме того, следует указать срок, в течение которого подотчетный сотрудник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет, то есть отчитаться по выданным средствам. Как правило на это выделяют 3 рабочих дня, после того, как истечет срок, на который были выданы деньги, либо с момента выхода сотрудника после командировки на работу. По рекомендации налоговиков в приказе лучше ставить конкретную дату для авансового отчета (

Отдельно стоит рассмотреть отчет по подотчетным суммам, перечисляемым на карту работника. На эти деньги Указания Центробанка не распространяются, так как они не относятся к «кассовым» операциям. Однако это не означает, что срок предоставления авансового отчета сотрудником может быть неопределенным. Он может отличаться от установленного трехдневного срока для выдачи наличных денег из кассы и составлять, например, 5 рабочих дней. При этом этот срок должен быть прописан в Положении о выдаче подотчетных средств, а также указан в приказе на выдачу этих денег.

Важно! Денежные средства в подотчет можно перечислить не только на зарплатную карту сотрудника, но и на его личную карту.

Приказ также можно оформить одновременно на несколько работников, а также на несколько сумм. Однако, согласно Указаниям Банка России приказ должен оформляться на каждую выдачу. Это означает, что выдавая в один день нескольким сотрудникам подотчетные деньги, составить можно один приказ. Но по каждому подотчетному лицу указывается ФИО, сумма и дата и фиксируется это в отдельной строке.

Приказ представляет собой распорядительный документ руководителя, поэтому подписывает его директор организации (

Как уже указывалось выше, важным при выдаче подотчетных средств является оформление приказа на выдачу.

Рассмотрим некоторые формулировки, которые могут вызвать у проверяющих органов сомнения и привести к наложению на организацию штрафа в 50 000 рублей.

  • «Приказываю в будущем выдавать Катановой О.И. денежные средства в размере не превышающем 35 000 рублей без заявлений»;
  • «Приказываю выдавать Катановой О.И. денежные средства без заявлений до тех пор, пока авансовая сумма не достигнет размера 35 000 рублей»

Приведенные в качестве примера формулировки не содержат точной информации о конкретной выдаче денежных средств. Кроме того в них не указывается срок, на который выдаются подотчетные средства работнику. Проверяя такие документы, налоговики вправе посчитать выдачу денежных средств доходом сотрудника, что приведет к ненужным последствиям для компании и работника.

Какие формулировки должен содержать приказ

Для того, чтобы выдача подотчетных средств не привела к начислению штрафов, составить приказ нужно правильно. Формулировка может быть следующая:

  • «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой под отчет 35 000 рублей на 3 рабочих дня для приобретения канцтоваров»;
  • «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой из кассы на хозяйственные нужды 35 000 (Тридцать пять тысяч) рублей 00 копеек на срок до …».

Такие варианты формулировок содержат необходимую информацию, поэтому претензий со стороны проверяющих органов не будет.

Приведем образец приказа на выдачу подотчетных сумм.

Приказ на выдачу подотчетных сумм (образец 2018)

Так как приказ может оформляться одновременно на выдачу подотчетных средств нескольким сотрудникам, приведем образец приказа о выдаче подотчетных денег при направлении работников в командировку.

Читайте так же:  Когда выходное пособие при увольнении не выплачивается

Приказ о выдаче подотчет в командировку (образец 2018)

Приказ на выдачу подотчетных сумм директору

Выдача денежных средств из кассы в подочет распространяется не только на работников организации, но и на его руководителя. В этом случае также необходимо оформить приказ на выдачу денег. В нем следует указать цель выдачи, размер и срок, в течение которого руководитель должен купить необходимые для организации товары. Даже если в организации оставили написание заявлений от сотрудников на выдачу подотчетных средств, директору писать его не нужно. Достаточно оформить приказ, в котором руководитель будет являться одновременно и подотчетным лицом.

Порядок оформления первичных документов при выдаче денежных средств в подотчет

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как краткосрочная дебиторская задолженность работников связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

Приказ об учетной политике;

приказы о направлении сотрудников в командировки;

копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

сметы представительских расходов;

приказы об утверждении смет представительских расходов;

оправдательные первичные документы.

Подотчетными суммами называются авансы, выданные работникам предприятия из кассы на хозяйственные расходы и расходы по командировкам.

Денежные средства выдаются из кассы. В учетной политике предприятия в обязательном порядке должен быть учтен порядок учета наличности в кассе.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру (далее — РКО) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного ордера. Документы на выдачу наличных денег должны быть подписаны индивидуальным предпринимателем или руководителем организации или лицом, его заменяющим, главным бухгалтером, кассиром.

Выдача наличных денег из кассы в подотчет производится на основании распоряжения руководителя предприятия, которое может быть как в устной, так и в письменной форме.

Наиболее часто выдаются денежные средства подотчетным лицам на оплату услуг работ поставщиков, приобретение товарно-материальных ценностей на рынке и в магазинах, командировочные расходы.

Сроки представления подтверждающих документов по подотчетным суммам должны быть предусмотрены в учетной политике исходя из специфики работы предприятия, и обычно крайний срок представления авансовых отчетов по сумам, выданным на хозяйственные расходы, командировочные расходы, или возврат неиспользованных сумм ограничивается одним месяцем.

Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается приказе руководства предприятия.

По результатам выполнения задания работник представляет авансовый отчет о фактических расходах денежных средств. К авансовому отчету прилагаются следующие документы: сче.

перечень первичных документов, которые должны представляться подотчетными лицами для подтверждения израсходованных сумм. Кроме перечня документов, желательно указать реквизиты, которые должны присутствовать в этих документах,

перечень бухгалтерских документов для регистрации операций в бухгалтерском учете,

перечень лиц, санкционирующих в авансовых отчетах целесообразность произведенных расходов,

сроки и порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами.

Все лица, уполномоченные производить оплату товаров (работ, услуг) за наличные деньги, должны быть ознакомлены с установленными правилами на предприятии. При соблюдении всех предписанных процедур система контроля будет работать эффективно.

Особое внимание следует обратить на сроки представления авансовых отчетов. На предприятии должно быть регламентировано и строго соблюдаться правило: не выдавать денежные средства в подотчет, если подотчетные лица не отчитались по ранее выданным авансам. При утверждении руководством действий в случае несоблюдения этого правила и предварительного ознакомления с ним подотчетных лиц, предприятие имеет право действовать по предписанным процедурам: удержать из заработной платы работника или потребовать внесение остатка подотчетной суммы в кассу.

Если руководитель принимает решение о списании суммы долга с работника и подтверждает свое решение приказом, то списанный долг в соответствии со ст. 151 Кодекса РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» будет являться доходом работника в виде материальной выгоды и облагаться у источника выплаты.

При взаимоотношениях с поставщиками могут возникать различные проблемы. Главная из них — непредставление всех необходимых документов для отражения операций в бухгалтерском учете.

Согласно ст. 546 Налогового кодекса па территории Республики Казахстан денежные расчеты с потребителями, осуществляемые при торговых операциях или оказании услуг посредством наличных денег, платежных банковских карточек, чеков производятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин (далее — ККМ) с фискальной памятью и выдачей контрольного чека потребителю. Данное требование не распространяется на:

1. Индивидуальных предпринимателей (кроме реализующих подакцизные товары):

осуществляющих деятельность на основе разового талона или патента в рамках специального налогового режима для субъектов малого бизнеса,

если с момента государственной регистрации налогоплательщика в качестве индивидуального предпринимателя, ранее не получившего свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, не истекло шести месяцев,

¦ осуществляющих деятельность в рамках специального налогового режима для крестьянских (фермерских) хозяйств.

  • 2. Налогоплательщиков в части оказания услуг населению с выдачей квитанций, билетов, талонов, знаков почтовой оплаты или других, приравненных к чекам, документов строгой отчетности по формам, утвержденных уполномоченным органом (Министерством финансов РК).
  • 3. Адвокатов.

Если поставщик товаров (работ, услуг) относится к организациям, для которых обязательно применение ККМ, то покупателю должны быть предоставлены следующие документы: фискальный чек, счет-фактура, накладная (на товары). Непредставление фискального чека влечет за собой административную ответственность продавца (ст. 215 Кодекса РК «Об административных нарушениях»).

В случае, если продавец обязан проводить расчеты с применением ККМ, но в момент сделки отсутствует электроэнергия либо ККМ испорчена, допускается выдача товарного чека с указанием перечня товаров, количества, ценой за единицу, общей стоимостью по каждому товару и по покупке в целом.

В соответствии с п. 2 ст. 92 Налогового кодекса вычеты налогоплательщиком производятся при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с получением дохода.

Согласно ст. 66 Налогового кодекса учетная документация представляет собой первичные документы, регистры бухгалтерского учета и иные документы, являющиеся основанием для определения объектов налогообложения.

Согласно Закону РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (с изменениями и дополнениями) первичные документы как на бумажных, так на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом и (или) Национальным Банком РК, разрабатываются предпринимателями и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа (формы),

наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя, от имени которого составлен документ,

Читайте так же:  Что представляет собой журнал km-8

содержание операции или события,

единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении),

наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) правильность ее (его) оформления.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов РК и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операций, событий.

Таким документом может служить акт закупа, содержащий все необходимые реквизиты и сведения.

Согласно п. 2 ст. 369 Налогового кодекса расчеты с бюджетом по реализации на рынках (за исключением реализации в киосках, стационарных помещениях (стационарных типовых отделах) на территории рынков по договорам аренды) производятся только по специальному налоговому режиму для субъектов малого бизнеса на основе разового талона в порядке, установленном ст. 373 Налогового кодекса, кроме лиц, определенных п. 1 ст. 392 настоящего Кодекса.

При этом на лиц, осуществляющих расчеты с бюджетом по реализации на рынках, не распространяются положения ст. 370, 371 и 379 Налогового кодекса. Специальный налоговый режим на основе разового талона применяют физические лица, деятельность которых носит эпизодический характер, а также лица, определенные п. 2 ст. 369 Налогового кодекса.

К предпринимательской деятельности, носящей эпизодический характер, относится деятельность, в общей сложности не превышающая 90 дней в календарном году, за исключением деятельности, осуществляемой на основе заключенных с налоговыми агентами договоров.

Согласно п. 2 ст. 368 Налогового кодекса разовый талон — документ, удостоверяющий право применения специального налогового режима и подтверждающий факт расчета с бюджетом по индивидуальному подоходному налогу, за исключением индивидуального подоходного налога, удерживаемого у источника выплаты.

Форма закупочного акта не является эталоном, важно что в ней имеются все необходимые реквизиты.

В случае закупа товаров у индивидуального предпринимателя необходимо указать помер и серию свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, а также в момент совершения сделки проверить наличие документа, подтверждающего соответствие вида и срока действия документа, дающего право на осуществление торгово-закупочной деятельности (патент, упрощенная декларация, общеустановленный режим — копии желательно приложить).

В соответствие со ст. 163 Налогового кодекса налогооблагаемый доход индивидуального предпринимателя относится к доходам, не облагаемым у источника выплаты, т.е. при наличии у предпринимателя вышеперечисленных документов, удержание индивидуального подоходного налога не производится.

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в приобретении канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря и других мелких покупок, оплата за которые, как правило, производится наличными денежными средствами. Для этих целей работнику предприятия выдаются необходимые денежные суммы в подотчет.

Приобретая товары (работы, услуги) у юридических лиц, подотчетные лица должны представить к авансовому отчету следующие первичные документы, подтверждающие произведенные расходы за наличный расчет:

фискальный чек ККМ,

накладную (товарный чек) на товары.

Оформление счета-фактуры должно соответствовать требованиям ст. 242 Налогового кодекса, что дает право покупателю отнести сумму НДС в зачет.

Согласно п. 8 ст. 242 Налогового кодекса счет-фактура не требуется в следующих случаях:

осуществления расчетов за предоставленные коммунальные услуги, услуги связи населению через банки с применением первичных документов, служащих основанием при ведении бухгалтерского учета;

оформления перевозки пассажиров проездными билетами;

в случае реализации товаров (работ, услуг) с применением ККМ с фискальной памятью и выдачей контрольного чека;

4) при предоставлении товаров (работ, услуг), освобождаемых от НДС.

В соответствии с п. 7 ст. 235 Налогового кодекса в случае приобретения товаров (работ, услуг) с применением ККМ с фискальной памятью и выдачей контрольного чека, суммой НДС, относимого в зачет, является сумма налога, указанная в чеке ККМ.

Однако необходимо обратить внимание на следующий аспект: в соответствии с п. 20 «Правил применения ККМ с фискальной памятью» (Постановление Правительства РК от 18.04.2002 г. №449) контрольный чек, в котором указан НДС, должен дополнительно (кроме указанной в п. 19 Правил) содержать следующую информацию:

серию и номер свидетельства о постановке на учет по НДС,

наименование товара (работ, услуг),

Приобретение товаров юридическими лицами у физических лиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, на практике осуществляется не часто, однако, имеет место. Рассмотрим порядок оформления документов и особенности налогообложения в данном случае.

Подотчетные лица, представляя авансовый отчет в бухгалтерию предприятия об израсходованных суммах, должны приложить закупочный акт, содержащий все необходимые реквизиты, предусмотренные Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», а именно:

наименование документа (формы),

Ф.И.О. физического лица, его РНН, адрес проживания,

содержание операции или события,

единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении),

наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления.

Закупочный акт составляется в произвольной форме, утвержденной на предприятии.

В соответствии со ст. 154 Налогового кодекса к доходу от разовых выплат относятся доход налогоплательщиков по заключенным налоговыми агентами в соответствии с законодательством Республики Казахстан договорам гражданско-правового характера, а также другие разовые выплаты физическим лицам, за исключением:

выплат индивидуальным предпринимателям, частным нотариусам и адвокатам по доходам, связанным с их деятельностью, а также выплат физическим лицам по доходам, связанным с осуществлением деятельности с применением специального налогового режима на основе разового талона;

выплат физическим лицам за приобретенные у них недвижимое имущество, механические транспортные средства и прицепы, подлежащие государственной регистрации.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Доходы, выплачиваемые физическому лицу за приобретенные (не на рынке) ТМЦ, относятся к другим разовым выплатам и подлежат обложению индивидуальным подоходным налогом по ставке 10% (п. 1 ст. 145 Налогового кодекса). Удержание подоходного налога с физических лиц у источника выплаты обязаны производить налоговые агенты-предприятия.

Источники


  1. Контрольно-кассовая техника. Нормативные акты, официальные разъяснения, судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2018. — 113 c.

  2. Котенев А. А., Лекарев С. В. Современный энциклопедический словарь по безопасности. Секьюрити; Ягуар — М., 2013. — 504 c.

  3. История политических и правовых учений / В.Г. Графский и др. — М.: Норма, 2003. — 944 c.
  4. Пикалов И. А. Уголовное право. Особенная часть; Эксмо — Москва, 2011. — 560 c.
Порядок оформления выдачи подотчетных сумм
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here