Штатная расстановка образец заполнения

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Штатная расстановка образец заполнения" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Штатная расстановка

Штатное расписание содержит информацию о структуре организации, ее штатном составе и численности, а также заработной плате по каждой должности. Однако кадровые работники используют в своей деятельности также такой документ, как штатная расстановка. Рассмотрим ее особенности и отличия от штатного расписания в данной статье.

Что такое штатная расстановка

Рассматриваемый документ также еще называют штатным замещением и штатным списком. Он не является обязательным для ведения кадровой службой, а скорее представляет собой удобный инструмент для ведения кадрового учета. За его отсутствие работодателя нельзя привлечь к ответственности.

Законодатель не утвердил форму этого документа, поэтому разработка и изготовление бланка штатной расстановки ложатся на саму организацию. За основу, как правило, берется форма Т-3 , используемая для оформления штатного расписания, к которой добавляется еще один столбец (или несколько). В него заносятся сведения о работниках, которые занимают соответствующую должность (фамилия, имя, отчество, а также категория работника, от которой может зависеть оплата труда или режим работы сотрудника, например, пенсионер, учащийся, инвалид и др.). Данные сведения позволяют создавать отчеты для руководства или вести статистику по определенным вопросам. Такие сведения могут быть необходимы для представления сведений в Пенсионный фонд, военкомат, страховые компании и т.д.

Однако главное назначение штатной расстановки – возможность отслеживать вакантные должности, определять нуждаемость организации в дополнительных работниках, рассчитать заполнение штатных единиц имеющимися кадрами, в том числе совместителями. Составление данного документа будет очень полезно в организациях с постоянной «текучкой» персонала. Штатный список – отличный инструмент для построения кадровой политики организации. В случае освобождения должности лицо, занимающееся кадровыми вопросами, может, используя данный документ, определить, кто из действующих сотрудников способен эту должность занять.

Заполнение штатной расстановки

Так как рассматриваемый документ разрабатывается на основании формы штатного расписания, приведем порядок составления штатного списка наряду с общими положениями об оформлении штатного расписания.

Форма штатного расписания ( Т-3 ) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В таблице, которая используется для штатного списка, по каждой должности заполняются следующие графы:

  • структурное подразделение, к которому относится должность;
  • наименование должности (специальность или профессия) с указанием сведений о квалификации (разряд, класс, категория);
  • количество штатных единиц;
  • сведения о тарифной ставке (т. е. оклад);
  • доплаты и надбавки, помимо тарифной ставки;
  • общая сумма заработной платы, которая получается путем сложения значений из граф, касающихся оплаты труда.

Дополнительно к утвержденной форме таблицы при составлении штатного списка добавляются столбцы:

  • ФИО работника, занимающего должность;
  • дополнительные сведения (например, «отпуск по беременности и родам до 19.11.2018»).

Штатное замещение может заполняться как в бумажном виде, так и в электронном. Последний вариант более удобен для составления отчетов и подсчета вакантных должностей, а также упрощает заполнение данного документа, особенно в случае постоянной «текучки» кадров.

Штатное замещение: образец заполнения и важные нюансы процедуры

Рабочая деятельность в организации наполнена разного рода бюрократическими нюансами. Ведение некоторых документов обязательно и определено на законодательном уровне, в то время как другие бумаги представители компаний могут ввести исключительно по своему желанию. Одной из последних считается штатное замещение, используемое для формирования списка сотрудников организации и удобного слежения за ее кадровым составом.

Подробней именно об этом документе, принципах его оформления и особенностях данной процедуры пойдет речь сегодня. Также ниже можно найти образец для заполнения штатного замещения, который без проблем используется для ведения списка работников любого российского предприятия.

Для чего используется штатное замещение

Штатное замещение или штатная расстановка – один из многочисленных документов, используемых в системе кадрового учета предприятия.

На законодательном уровне необходимость его ведения не утверждена, однако многие организации все-таки предпочитают иметь этот документ в своем наличии и систематически используют таковой в процессе деятельности. Связано подобное положение дел с рядом преимуществ, получаемых любым предприятием при ведении штатного замещения.

В общем случае этот документ содержит:

  • штатное расписание труда
  • перечень сотрудников и занятых ими должностей
  • точную зарплату каждого работника

Использование таких списков позволяет кадровикам организации всегда иметь понимание относительно кадровой ситуации. Однажды составив и своевременно корректируя документ, представители отдела кадров без проблем могут отслеживать текучку сотрудников и грамотно реагировать на нее.

Помимо этого, отраженные в расстановке сведения нередко требуются госструктурам, поэтому при наличии соответствующей необходимости и самого документа руководителю предприятия не потребуется внепланово заниматься сбором сведений о кадровом составе. В общем, юридической подоплеки в ведении штатного замещения нет, но вот с точки зрения общего предназначения для организации эта бумага будет более чем полезна.

[1]

Порядок ведения документа

Из рассмотренной ранее информации, можно сделать следующие выводы:

  1. Штатное замещение – это удобный инструмент кадрового учета.
  2. Законодательство РФ не обязывает вести данный документ, поэтому руководители организации или представители отдела кадров сами должны определить соответствующую необходимость.

Порядок ведения расстановки ничем не отличается от принципов использования хозяйственной документации в компаниях России. Так как законодатель не предъявляет существенных требований ни к содержанию, ни к общему виду замещения, организации вправе собственнолично определять формат документа. Единственное, что следует учитывать при ведении штатной расстановки – это нормы и правила делопроизводства, принятые в РФ.

При оформлении замещений и их использовании российские кадровики часто используют форму Т-3.

В обычном варианте она применяется для ведения штатного расписания труда на предприятии, но при необходимости составления замещения слегка модернизируется. В частности, в табличную структуру документа включают несколько столбцов для отражения сведений о сотрудниках, их категориях, зарплаты и другой информации.

Следует отметить, что рекомендации по оформлению штатного замещения законодательством РФ все же предусмотрены. В частности, подобные сведения можно найти в Приказах:

  • Ростехнадзора под номером 372 от 30.05.2008 года
  • и Минкультуры России под номером 558 от 25.08.2010 года

Имеющиеся в законодательных актах рекомендации не обязательны к соблюдению и могут учитываться организациями по желанию. В любом случае, прямых указаний по оформлению и ведению штатного замещения законодатель не предусмотрел.

Образец и содержание расстановки

Как было упомянуто ранее, в качестве бланка штатной расстановки используется форма Т-3, предназначенная для ведения расписания труда в российских организациях. Путем простой модернизации данная форма превращается в замещение и становится заметно расширенней в плане содержания. В общем случае в документе отражают:

  • его номер в организации
  • дату составления
  • кодовые сведения о сотрудниках
  • все виды их возможных зарплат (за полный, сокращенный рабочий день и т.п.)
  • расписание труда
  • информацию об ответственном лице за ведение расстановки и его подпись (как правило, им является начальник отдела кадров)
Читайте так же:  Определение и виды локальных нормативных актов

Все сведения в штатном замещении отражают в виде таблицы для удобства их восприятия. При необходимости в организации могут расширить содержание документа, добавив к отмеченным пунктам что-то еще. Нередко в расстановках также указывают категории всех сотрудников и информацию об их отпуске.

Скачать заполненную форму расстановки можно здесь:

Скачать бланк заполнения штатного замещения удастся тут:

Сроки и другие особенности хранения штатного замещения

В процессе ведения штатной расстановки организации ответственные за это лица вправе всячески корректировать и видоизменять документ. Главное – чтобы это делалось в рамке его структуры, а она оставалась неизменной. Проще говоря, кадровики могут вычеркивать из замещения уволенных сотрудников, менять их зарплату и осуществлять подобные действия, но при изменении табличной структуры документа необходимо провести его полную замену.

Как и любая хозяйственная документация, штатная расстановка имеет свой срок хранения. Определен он в отмеченном ранее Приказе и составляет целых 75 лет. По истечению данного периода времени документ должен быть уничтожен и при необходимости заменен.

Если же в процессе деятельности предприятие вело штатное замещение, но позже отказалось от него, то сразу избавляться от документа не стоит. По закону расстановку нужно поместить в архив и продержать там положенный срок. Естественно, проверять соблюдение подобных норм никто не будет, но для реализации законодательных формальностей все же отказываться от них не стоит.

Непосредственно за хранение документа ответственно лицо, которое отражено в нем в качестве такового. Зачастую им является начальник отдела кадров, однако при необходимости в соответствующую графу можно вписать любого представителя отдела кадров или же руководителя организации. На законодательном уровне полномочия и требования к ответственному за хранение замещения лицу не определены, поэтому в этом плане следует полагаться исключительно на нормативно-правовые акты самого предприятия.

На этом наиболее важные сведения по резюмированному вопросу подошли к концу. Как видите, штатное замещение – довольно-таки многофункциональный и полезный документ. Стоит ли его вести или нет? Вопрос сложный. Пожалуй, представители любой организации должны ответить на него сами. Надеемся, представленный материал был полезен всем читателям нашего ресурса.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Штатное расписание (форма T-3)

shtatnoe_raspisanie.jpg

Похожие публикации

Индивидуальный предприниматель на УСН может заключать со своими сотрудниками как договоры гражданско-правового характера, так и трудовые. Статья 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора называет указание «работы по должности в соответствии со штатным расписанием». При составлении штатного расписания для ИП на упрощенке, пример которого мы рассмотрим ниже, рекомендуем использовать унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Что такое штатное расписание и для чего оно нужно?

Штатное расписание – внутренний документ, которым индивидуальный предприниматель утверждает структуру, численность своих штатных работников и их заработную плату в соответствии с занимаемой должностью.

Форму документа предприниматель может разработать сам, но проще использовать унифицированную форму № Т-3. Ее основные разделы включают:

  • наименование структурного подразделения (отдел, цех и т.п.),
  • должность сотрудника (должность, указанная в трудовом договоре, должна соответствовать должности в штатном расписании),
  • число предусмотренных штатных единиц по каждой должности,
  • оклад или тарифную ставку (зависит от принятой формы оплаты труда),
  • дату вступления расписания в силу.

Фамилии сотрудников, замещающих должности, в расписании не указываются, их назначают приказом уже после утверждения «штатки». Включать самого себя в штатное расписание ИП не должен, так как согласно ТК сотрудником не является. Расписание утверждается и вводится в действие приказом за подписью предпринимателя.

Закон не содержит прямого предписания всем работодателям составлять штатное расписание, но на практике лучше не пренебрегать этим важным кадровым документом. И вот почему:

  • без утвержденного штатного расписания невозможно провести сокращение штата и увольнение сотрудников по п. 2 ст. 81 ТК РФ;
  • штатное расписание или выписки из него часто запрашивают при проверке налоговые органы и внебюджетные фонды, инспекция по труду;
  • отсутствие штатного расписания грозит предпринимателю предупреждением или наложением штрафа.

Образец штатного расписания 2018

Рассмотрим, как заполнить штатное расписание для ИП на упрощенке. Пример расписания, принятого и действующего в 2018 году, приведен ниже.

Унифицированная форма Т-3 (штатное расписание) скачать

Образец заполнения штатной расстановки

Штатной расстановкой называют вид рабочей документации, созданный руководителями организаций для удобного ведения деятельности.

Его также иногда называют штатным замещением. В нем подробно указана информация по персоналу предприятия, вместе с высокими должностями.

Что это такое

В штатной расстановке формируются сведения по утверждённым штатным расписанием занятым должностям, с занесением фамилий, имен и отчеств сотрудников, а также их точной заработной платой.

Данный документ еще имеет следующие названия: штатные замещения и списки. Законодательство не требует его обязательного учета, который должен вести отдел кадров.

Штатная расстановка является удобным способом кадрового учета. Руководитель организации имеет право не формировать рассматриваемый документ, за это он не несет наказания.

Согласно нормативным актам, не существует утвержденной формы штатного списка, следовательно, она разрабатывается самой организацией. При его создании обычно используют форму Т-3.

Ее применяют, оформляя штатное расписание, но только для первого документа предусмотрено наличие дополнительных столбцов. В этих графах фиксируется информация о сотрудниках, занимающих определенные должности.

В данные разделы входят фамилии, имена, отчества, категории служащих, влияющие на размер заработной платы, наличие инвалидной группы, сведения об отпуске и прочая информация.

Категория рабочих — это важный показатель при начислении оплаты труда, например, у пенсионера и учащегося она будет существенно отличаться. Перечисленные выше характеристики помогают при составлении отчетов, направляемых руководителю, либо ведения статистики на существенные темы.

Данная информация может понадобиться ПФР, военкомату, страховым компания и другим ведомствам. Штатное замещение предусматривает оперативную передачу данных по запросу определенными организациями.

Но главной функцией рассматриваемого документа является возможное отслеживание вакантных должностей, определение нуждаемости предприятия в дополнительной рабочей силе, расчет заполнения штата сотрудниками компании. Сюда же относится прием в организацию новых рабочих, включая занятость по совместительству.

[3]

Формирование штатной расстановки наиболее подходит организациям, где постоянно меняется рабочий персонал. Подобный список служит превосходным механизмом в установлении системы кадров на предприятии.

Нормативно-правовая база

Законодательные нормы не предусматривают оформление штатного замещения, включая правила его заполнения, но работодатели, создавая данный документ, должны придерживаться определенного регламента.

В Приказе Ростехнадзора №372 от 30 мая 2008 года содержатся рекомендации относительно правил составления и заполнения штатных расстановок. В указанных выше параграфах, где также можно узнать об основных подразделах, перечислены необходимые сведения, включая должности сотрудников, подходящих для выполнения обязанностей по составлению замещения.

Приказ Минкультуры России №558, принятый 25 августа 2010 года, содержит информацию о штатной расстановке и утвержденную типовую управленческую документацию, позволяющую осуществлять хозяйственную деятельность определенной организации.

Читайте так же:  Что признается возвратом товара

Прямых указаний по заполнению штатного списка законодательство не устанавливает. Руководитель предприятия по необходимости сам утверждает способы формирования данного списка на основании потребностей в перечне сведений о сотрудниках или согласно отраслевым нормативным актам, при условии их создания.

Необходимость использования

Обычно в штатном расписании содержатся лишь названия должностей и число сотрудников, в отличие от расстановки, с самого начала формирующейся по фамилиям рабочего персонала.

Поэтому в данном документе становится возможным, в виде таблицы, заносить большой объем информации, а значит, выполнить соответствующие задания. К возможным выполняемым задачам можно отнести:

  • расчет присутствующих свободных вакансий;
  • определение периодичности обновления рабочего персонала;
  • выявление должностей по совместительству;
  • вычисление работников, находящихся на инвалидности или пенсии для отчета перед руководителем, а также ПФР.

С помощью штатного списка можно видеть подробную картину размеров оплаты труда всех сотрудников. Это позволяет упростить задачу начисления заработной платы, если у работника имеется определенный разряд, класс, дополнительные поощрения за какие-либо достижения на службе, специальные условия выполнения рабочей деятельности.

Еще таблица штатной расстановки позволяет фиксировать информацию, касающуюся отпусков, обращая внимание на их наличие, ведь определенным сотрудникам положен отпуск несколько раз за год. Это относится к работникам с ненормированной занятостью и опасными условиями деятельности.

Согласно штатному замещению, работодатели могут достаточно легко и за короткое время предоставить данные по рабочему персоналу, включая его фактическую численность, свободные вакансии, льготные категории работников, размеры окладов. Важное назначение штатного списка заключается в достаточно быстром создании отчетов для налогового органа, Пенсионного фонда или Центра занятости.

Отличия от штатного расписания

Штатному расписанию и списку приемлемы отличия по их содержанию. Благодаря штатной расстановке, у руководителя есть возможность контролировать практически всю деятельность компании.

Расписанием называют необязательный документ, создаваемый для ведения рабочего распорядка. Он формируется в произвольной форме и составляется должностным лицом отдела по персоналу. Штатное замещение оформляется в соответствии с установленной формой и непосредственно уполномоченным сотрудником.

Несмотря на то, что Закон о трудовой деятельности Российской Федерации не регламентирует обязательные требования по составлению штатного списка, указанный документ является важным, когда рабочие обязанности персонала распределяются по должностям, а не по наименованиям выполняемых работ.

Цели составления

Не обращая внимания на тот факт, что штатное замещение и расписание предприятия похожи друг на друга, они все же отличаются по назначению:

  1. Роль расписания состоит в утверждении числа сотрудников, согласно объему рабочих задач, и расформированию их по разработанной иерархической схеме.
  2. Расстановка отличается информационным характером и служит упрощением в разработке плановых отчетов, включая отслеживание смены персонала или присутствия на предприятии работников, которые относятся к льготной категории.

Различия на примерах

Штатное расписание состоит из 10 типовых колонок, выражающих существенные данные о работниках, начиная с названия должностей и заканчивая величиной оплаты труда.

Расстановка, по сравнению с предыдущим документом, состоит из нескольких и более колонок, где можно увидеть информацию о личных сведениях сотрудников, приказы по предоставлению декретного отпуска, о переводе на другую должность по совместительству и прочие данные.

Документ для ввода штатной расстановки в 1С представлен в инструкции.

Особенности на 2018 год

С 2018 года составление штатной расстановки по-прежнему будет создаваться согласно расписанию, учитывая некоторые нюансы по дополнительным подразделам, в которые вносятся соответствующие данные о сотрудниках.

Обязательным требованием будет указание в этом документе наименований отделений, должностей и имен работников, а также вакантных мест. В примечаниях можно будет отметить тип занятости работников: постоянной, временной, основной или по совместительству.

Обычно составление данного документа входит в обязанности инспектора отдела кадров. Именно этот сотрудник должен располагать необходимой информацией по поводу принятия и передвижения рабочих фондов предприятия.

Подпись, утверждение, сроки хранения

Если хранение штатного замещения производится на электронном носителе, подпись не требуется. Следовательно, утверждение данного документа также не обязательно.

Штатная расстановка создается для внутреннего учета в организации. Он позволяет наглядно представить полную картину относительно рабочего персонала, включая наличие вакантных должностей.

По Приказу Минкультуры России №558 архивные документы по управлению, сформированные для рабочего процесса на предприятиях, включая штатные расстановки, должны храниться в течение 75 лет.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Таким образом, главное значение штатного замещения состоит в оперативном подсчете числа свободных вакансий, актуального перечня занятых сотрудников, а также анализе утвержденных окладов.

Как оформить штатную расстановку? Ответ на вопрос — на видео.

Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание — бланк унифицированной формы Т-3 — и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

[2]

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

Читайте так же:  Какой бизнес следует относить к среднему критерии среднего предприятия

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

  • на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
  • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
  • профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении. графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Читайте так же:  Новый пенсионный закон – все нюансы

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

Составляем штатную расстановку 2019: образец

Кадровику нужна штатная расстановка 2019. Все знают, что штатное расписание или иными словами «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названия их должностей, наименования структурных подразделений. А что такое штатная расстановка? Зачем нужен этот документ? Штатная расстановка на 2019 год, оформляем по всем правилам.

Отличие от «штатки»

Под штатным расписанием понимается документ, содержащий в себе структурированную информацию о персонале организации. В «штатке» перечислены все, предусмотренные компанией должности и количество запланированных единиц по каждой из них.

В свою очередь, штатная расстановка это документ, в котором указано, какие единицы и кем заняты. То есть в штатной расстановке прописывают Ф.И.О. сотрудников, занимающих те или иные должности, а также их табельные номера и другие необходимые сведения. Например, указание на инвалидность, совместительство, пенсионный возраст и т.п. Обязательный ли документ штатная расстановка? Конечно, нет. Как и штатное расписание его можно составлять или игнорировать. Выбор за администрацией организации.

Однако «штаткой» и штатной расстановкой лучше не пренебрегать. Ведь имея в своем распоряжении эти документы, можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений. Поэтому штатная расстановка 2019 года лишней в компании не будет.

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Таким образом, штатная расстановка, хотя и не относится к обязательным для составления кадровым документам, чрезвычайно популярна у специалистов и ее широко применяют в своей работе кадровики.

  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Единой формы нет

В отличии от штатного расписания для штатной расстановки действующим законодательством унифицированной формы не предусмотрено. Поэтому она может быть составлена в произвольном виде.

Обычно в качестве основы для расстановки используют форму штатного расписания № Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в которую добавляют необходимые графы. Именно так в большинстве случаев оформляется штатная расстановка на 2019 год. Образец, подготовленный нашими специалистами, поможет кадровику не тратить время на разработку собственного документа.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Штатное расписание: что это и как составить

Статьи по теме

Наличие этого документа не обязательно по закону. И, все-таки, он есть во многих, особенно крупных, компаниях. В этой статье разбираем важные вопросы: как заполнить штатное расписание, кто его должен утверждать и можно ли работать без него.

Что такое штатное расписание и для чего нужно

«Кадры решают все», — сказано в советские времена, но не утратило актуальности и в современном деловом мире. Действительно, если сравнить организацию с живым организмом, то штатное расписание будет выполнять в нем роль скелета — структуры, на которую «наращиваются» кадры: рабочие, менеджеры, руководители разных уровней.

Скачать документы из статьи:

Сколько компании нужно всего сотрудников? Сколько из них должны занимать руководящие должности? Сколько всего требуется подразделений? Какие есть перспективы роста? Сколько надо платить всем этим людям? Если задавать такие вопросы хаотично, управлять бизнесом будет непросто. Но когда в организации есть штатное расписание, картина становится намного более четкой. Итак, первая причина для составления «штатки» — практическая, оно помогает:

  • Сформировать четкую структуру предприятия.
  • Набирать эффективную команду и всегда вовремя реагировать на появление вакансий.
  • Управлять фондом заработной платы и контролировать оплату труда.

Указывать конкретные имена сотрудников не обязательно. Штатное расписание — это структурный документ, на основании которого служба занятости наполняет штат сотрудниками. При приеме на работу сотрудника или после его увольнения основной документ не меняется.

Штатное расписание на 2019 год: изменения, на которые опасно соглашаться

Целесообразно предусмотреть в штатном расписании все подразделения организации: от отделов до филиалов. Это означает, что если у компании есть филиалы, в том числе и в разных городах, для них не обязательно разрабатывать отдельные документы, достаточно в основном ШР заполнить графы с 1 по 10-ю для каждого подразделения.

Еще одна важная причина связана с возможными проверками. На первый взгляд, Трудовой кодекс не обязывает работодателей составлять ШР: можно прописывать названия должностей, служебные обязанности и оклады в трудовые договоры. С другой, есть ряд законодательных актов, выполнить требования которых без «штатки» довольно сложно.

Так, из статей 15 и 57 ТК явствует, что если по трудовому соглашению сотрудник выполняет обязанности, связанные с определенной должностью, эта должность должна соответствовать ШР. Например, если в договоре сказано, что человек принят на должность офис-менеджера, ШР должно содержать эту должность. А раз так, стоит уделить этому документу должное внимание.

Наличие ШР налагает определенные обязательства на кадровую службу. Так, если в расписании значится должность, за ней должен быть закреплен работник. Если должность вакантна, HR-отдел должен об этом знать и искать человека. В противном случае при проверке могут быть санкции, ведь это нарушит требования Закона №1032-1 от 19.04.1991 года.

Следует помнить, что «штатка» относится к документам первичного учета. Его могут попросить при налоговой проверке, так как по нему удобно проверять оклады и фонд заработной платы.

Как правильно составить штатное расписание

Несмотря на то, что обязательных норм и образцов составления ШР нет, всем, кто несет ответственность за этот документ, хочется видеть конкретный пример правильного заполнения.

Здесь уместно взять за основу унифицированную форму Т3, которую Госкомстат России утвердил 05.01.2004 года. С 2013 года постановление об этой форме отменено, а все образцы из обязательных превратились в рекомендованные. То есть при необходимости любая компания может вносить в шаблон изменения в соответствии с внутренним потребностями организации. Однако надежнее, да и проще, придерживаться уже разработанных ранее стандартов.

Читайте так же:  Нарушение трудовой дисциплины

При разработке индивидуального бланка ШР надо следить за соответствием второй части статьи 9 закона «О бухгалтерском учете».

Составление штатного расписания можно условно разделить на заполнение трех основных разделов: шапка, основная и заключительная части. Рассмотрим каждый раздел подробно.

Вне зависимости от формата (по форме Т-3 или без нее), заголовочная часть начинается с наименования документа. В нашем случае это «Штатное расписание». Также обязательно указать все реквизиты компании:

  • Название, включая организационно-правовую форму (ООО, АО или другое).
  • Регистрационный номер, а также коды ОКУД и ОКПО.

Здесь же следует прописать даты: составления, утверждения, вступления в силу, окончания действия. Стоит также предусмотреть гриф утверждения.

Обратите внимание: унифицированной формой не предусмотрен строгий формат утверждения, поэтому стоит руководствоваться существующими государственными стандартами заполнения грифа утверждения. Подробнее об утверждении ШР — далее в статье. Чтобы на практике разобраться со всеми нюансами составления, скачайте образец документа.

Пример заполнения штатного расписания формы формы Т3

Основная часть

Согласно унифицированной форме, этот раздел штатного расписания формируется на основе десяти граф:

  • Графа 1: Название подразделения (с заглавной буквы).
  • Графа 2: Код подразделения (надо взять из документа о структуре организации).
  • Графа 3: Название и код должности. Если в подразделении работает несколько специалистов, их лучше указывать в порядке ниспадающей иерархии – от руководителей до рядовых работников. Если есть требования по квалификации или разряду — указывать.
  • Графа 4: Количество вакансий для каждой должности. Совместители и работающие на часть ставки суммируются для этой графы. Например, если в отделе есть 3 полставочника и один сотрудник на полную ставку, значение для графы равно 2,5.
  • Графа 5: Тарифная сетка или оклад.
  • Графы 6–8: Данные о надбавках и видах финансовой мотивации, если такая предусмотрена.
  • Графа 9: Итоговый фонд зарплаты. Для расчета следует умножить число из графы 4 на сумму значений из граф 6,7 и 8. Эта графа должна быть заполнена даже в том случае, если оплата труда смешанная или бестарифная.
  • Графа 10: Заметки и примечания, если они есть.

Заключительная часть

Здесь, как правило, расположены подписи тех, кто отвечает за составление и выполнение «штатки». Например, главбух и начальник отдела кадров. В официальной форме нет места для печати, поэтому она ставится по усмотрению руководителя.

Если специфика компании предполагает использование временных или сезонных работников, стоит дополнить ШР графой «Срок выполнения работ». Если в штате есть сотрудники, которые работают в опасных условиях, названия их должностей должны совпадать с теми, что перечислены в государственных классификаторах и других нормативных актах. Если штатное расписание составлено и утверждено, названия должностей в трудовых договорах должны совпадать с указанными в нем.

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

Кто составляет штатное расписание в организации

Вопрос о том, кто должен разрабатывать ШР — один из наиболее частых на форумах кадровиков. И это неудивительно, ведь нет законодательно утвержденных нормативов, касающихся «штатки». Важно то, что он объединяет кадровые вопросы с финансовыми. Поэтому логично, чтобы структуру организации и названия должностей прописывали специалисты отдела кадров, а экономисты или бухгалтеры занимались графами, касающимися тарифной ставки, надбавок и других финансовых вопросов. В небольших компаниях все задачи по составлению ШР часто берет на себя главный бухгалтер.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Когда составляется штатное расписание

Оптимальный вариант — составить и утвердить сразу после основания компании. Если по каким-то причинам это не было сделано, никогда не поздно такое расписание составить.

Установленной законом периодичности составления ШР нет. На усмотрение руководства это можно делать 1 раз в год, а можно чаще или реже. Чаще всего компании выбирают такой режим: документ составляют ежегодно, на этапе планирования следующего года. В течение этого периода, если возникает необходимость, в него вносят изменения, подтверждая их соответствующими приказами.

Эксперты рекомендуют закрепить форму ШР, а также порядок и периодичность его обновления отдельным локальным нормативным актом.

Как утвердить

Утверждает штатное расписание руководитель компании или сотрудник, который имеет такие полномочия (это должно быть указано в учредительных документах). Надо издать соответствующий приказ, а в документе, в грифе утверждения, проставить данные о распоряжении: его номер и дату вступления в силу.

Сроки хранения

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Как и другие организационно-нормативные документы компании, ШР имеет определенный срок хранения. Чтобы определить, насколько долго следует хранить этот документ, обратимся к приказу Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. В нем есть несколько позиций:

  • Хранится постоянно, если разработан на этом же предприятии. Если на стороне — то срок хранения всего 3 года.
  • Проекты и рабочие документы по составлению такой документации — 5 лет.
  • Внутренняя переписка, связанная с изменениями в ШР, должна сохраняться 3 года после того, как эти изменения были приняты.
  • Смежный документ (штатные расстановки) следует хранить 75 лет.

Источники


  1. Гельфер, Я. М. История и методология термодинамики и статистической физики / Я.М. Гельфер. — Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2013. — 536 c.

  2. Бадинтер, Робер Смертная казнь. Отмена смертной казни; М.: Nota Bene, 2012. — 416 c.

  3. Фохт-Бабушкин, Ю.У. Искусство в жизни человека. Конкретно-социологические исследования искусства в России конца XIX — первых десятилетий XX века. История и методология / Ю.У. Фохт-Бабушкин. — М.: Алетейя, 2016. — 788 c.
  4. Васильева, Вера Как судили Алексея Пичугина. Судебный репортаж / Вера Васильева. — М.: Human Rights Publishers, 2013. — 621 c.
Штатная расстановка образец заполнения
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here