Служебная записка о невыполнении служебных обязанностей

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Служебная записка о невыполнении служебных обязанностей" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Составляем докладную записку о нарушении трудовой дисциплины

Когда и кем составляется

Несмотря на то что термин «докладная записка» является устоявшимся и входит в справочник ОКУД, законодательство не содержит каких-либо указаний насчет того, кто может выступать составителем данного документа. Иными словами, автором служебной записки может стать любой работник предприятия, установивший факт того или иного нарушения трудовой дисциплины. Традиционно докладную пишет руководитель отдела на имя руководителя организации. В данном случае излагается факт дисциплинарного проступка сотрудника (сотрудников) в конкретном подразделении. Однако не исключена и обратная ситуация, когда работник (или работники) составляют аналогичный документ на своего непосредственного руководителя, если считают его действия неправомерными. Как правило, это происходит в случае ущемления прав работника, например, несоблюдения режима труда и отдыха, необоснованного депремирования и пр.

Для чего необходима

Правила и порядок составления

Несмотря на отсутствие требований к оформлению этого документа на уровне закона, при ее составлении следует придерживаться основных принципов делопроизводства. Посмотрите образец — служебная записка о нарушении трудовой дисциплины должна в себя включать:

  • указание адресата;
  • ФИО и должность составителя;
  • название документа;
  • регистрационный номер (если требуется согласно системе внутреннего делопроизводства);
  • констатацию ситуации (факты, обстоятельства, хронология событий);
  • анализ (причинно-следственные связи, описание имеющихся или возможных последствий произошедшего нарушения дисциплины);
  • рекомендации по принятию мер в отношении провинившегося сотрудника;
  • подпись составителя;
  • дату.

Как написать докладную записку о нарушении трудовой дисциплины

Служебные записки бывают разными, и могут иметь как положительный, так и отрицательный характер. И работник, и руководитель должен знать о том, какую важность несет в себе каждая из видов записок, и как их наличие может повлиять на дальнейшую судьбу каждого из них.

Давайте рассмотрим, что же такое докладная записка о нарушении трудовой дисциплины.

Определение

Докладная записка – это один из видов служебных записок, которые несут информативный характер, и предполагают наличие разъяснительной и рекомендательной частей.

Пишут докладную на имя руководителя, либо представителя бухгалтерии или отдела кадров.

Не следует недооценивать ценность докладных записок, так как они имеют вполне реальную юридическую силу. Обычно меры, которые предлагает составитель в качестве наказания, принято принимать по отношению к нарушителю.

Как и любой документ, составлять докладную записку нужно в соответствии с правилами и стандартами, которые регламентирует государство или конкретное предприятие. Для начала, нужно приготовить лист формата А4 и ручку с черными, либо синими чернилами.

По закону, набрать записку можно и на компьютере, но кадровики с большой неохотой принимают такие документы. Заявление или записка, написанные от руки, защитят как сотрудников, так и работодателей от всевозможных манипуляций.

Внешняя же докладная направляется напрямую к высшему руководству. Такую меру можно отнести к списку крайних, поэтому к ней обращаются достаточно редко. Разглашение деталей записки может послужить причиной увольнения сотрудников.

Трудовая записка о нарушении трудовой дисциплины содержит в себе информацию о происшествии и содержит часть, в которой автор требует принять меры по отношению к нарушителю. При этом работник, составивший доклад, может указать одну или список мер, которые он считает подходящими.

Цель написания докладной записки

В целом служебные записки несут в себе:

  1. Просьбы о предоставлении доступа к информации.
  2. Получение и передачу инструкций.
  3. Дополнение к другому документу.
  4. Уведомление о происшествии.

В слаженном коллективе практика составления жалоб не распространена, но если в нем появляется слабое звено, которое тянет команду на дно и угрожает общему результату, такой документ все же придется составить.

Работника следует уведомить о том, что подобная письменная жалоба причисляется к документам, которые могут быть использованными против нерадивого сотрудника.

Нарушители дисциплины чаще подпадают под сокращения или бывают уволенными по статье. Докладные записки могут различаться по своей сути и содержанию.

Они бывают:

  • Информативными – то есть просто уведомляют работодателя о свершившемся факте и дают ему право самостоятельно выбрать меры пресечения беспорядков, которые он считает нужными.
  • Инициативные – рассчитаны на выявление слабых членов команды и работы с ними, а также на сбор предложений автора записки.
  • Отчетные – составляются с определенной периодичностью и служат для передачи статистических, текущих, или отчетных данных.

Для составления внешней записки нужно приготовить отдельные шаблоны бланков, на которых заранее будут расположены все реквизиты предприятия.

  • На бланке должно быть указано полное название организации, должности, и специальности нарушителя.
  • Имя документа должно быть написано большими буквами.
  • Под названием документа пишут его назначении («о нарушении трудовой дисциплины») и указывают дату происшествия (если точной даты нет, а докладная пишется об общей ситуации, когда сотрудник систематически нарушает трудовую дисциплину, здесь дату не пишут).
  • В шапке нужно полностью расписать место составления (цех, подразделение), указать почтовый индекс и полный адрес (если руководство находится в другом городе или районе).
  • Текст составляется в произвольной форме, но без использования жаргонизмов и нецензурной лексики.
  • Так как составляет внешнюю записку руководитель, он должен указать свое имя и поставить подпись под всем изложенным.

Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

Отдел рекламы Коммерческому директору
ООО «Руфус»
Коваленко М.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
17.07.2015

О нарушении трудовой дисциплины

Прошу Вас принять к сведению факт нарушения трудовой дисциплины, который имел место 17.07.2015 дизайнером Мороедовой Ольгой Вячеславовной.

Нарушение состояло в ее отсутствии на рабочем месте с 10.00 до 10.45, и ее отказ от выполнения поручения лица, которое имеет право на делегацию некоторых обязанностей.

Мороедова О.В. не может предоставить документ, который способен оправдать отсутствие и подобное поведение.

Учитывая вышесказанное, прошу принять меры в виде дисциплинарного наказание дизайнера Мороедовой Ольги Вячеславовны.

Дисциплинарное взыскание за неисполнение должностных обязанностей

Если обнаруживается факт невыполнения или недостаточно добросовестного выполнения должностных обязанностей, ответственные лица вправе составить должностную записку в соответствии с образцом, принятым в данной компании. О том, как правильно оформить подобный документ, на что нужно обратить внимание и готовые примеры записок – в этой статье.

Читайте так же:  Минимальный размер пенсии в дагестане

Назначение и виды

Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.

Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:

  • опоздание без уважительной причины;
  • преждевременный уход с работы;
  • прогул;
  • появление в нетрезвом виде;
  • некорректное выполнение своих обязанностей;
  • бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
  • некорректное общение с коллегами и т.п.

Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:

  1. Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
  2. Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.

По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.

Как составить

Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником. Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

Соображения деловой этики исключают описание в записке каких-либо субъективных мнений. Важно понимать, что документ именно фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, несоблюдения обязанностей, поэтому в тексте следует отразить только сам инцидент и предложить меру ответственности по отношению к недобросовестному работнику.

Кто и на кого подает

Конкретного единого регламента, не существует. Однако в каждой компании установлен свой порядок – как в письменной, так и в устной форме: обычно все докладные записки подаются на имя:

  • генерального директора;
  • его заместителя;
  • начальника филиала;
  • бригадира.

При этом подают такой документ либо старшие по должности работники, либо находящиеся на одной ступени – то есть именно те, кто зарегистрировал факт недостаточно добросовестного выполнения обязанностей.

Каждый человек в компании имеет право на обращение с запиской на любого сотрудника, вне зависимости от его конкретной должности. То есть теоретически и рядовой работник может написать жалобу генеральному директору на своего непосредственного руководителя. На практике в каждой компании существует негласный порядок и собственная иерархия, однако в принципе все люди имеют возможность пожаловаться.

Порядок оформления

В разных организациях порядок фиксирования фактов нарушения трудовой дисциплины и письменного подтверждения может быть разным, однако в общем случае последовательность действий следующая:

  1. Фиксируется факт нарушения дисциплины, недобросовестного выполнения или полного невыполнения обязанностей. Можно применять средства аудио- и видеофиксации, привлекать других работников в качестве свидетелей.
  2. Составляется текст записки.
  3. Бумага заверяется ответственным лицом – как правило, это старший продавец, старший смены, бригадир, менеджер по персоналу и другие работники.
  4. Затем бумага подается непосредственно руководителю, на имя которого она была составлена.
  5. Руководитель рассматривает обращение по существу, принимает меры и издает свое распоряжение (приказ) или же отклоняет обращение, при необходимости разъясняя мотивы отказа сотрудникам, оформившим ее.

Образец и примеры

В общем варианте за основу можно взять такой бланк:

Далее рассматривается несколько примеров докладных записок, которые можно взять за образец при необходимости зафиксировать факт невыполнения работником своих должностных обязанностей.

Виды дисциплинарных взысканий

В настоящий момент все взыскания, которые можно применить к работнику, сводятся к 3 видам:

  1. Письменное замечание.
  2. Составление выговора.
  3. Вынужденное увольнение в связи с недостаточно добросовестным выполнением работы.

[1]

При этом в ТК указывается, что никакие другие виды взысканий применять не допускается. Руководство может выбрать любую из этих мер, причем в некоторых случаях речь идет сразу об оформлении выговора или даже об увольнении, поэтому работодатель не обязан соблюдать приведенную последовательность.

Однако порядок применения меры учитывать необходимо – в общем виде он состоит из таких действий:

  1. Фиксируется факт невыполнения должностных обязанностей, по результату которого можно составить докладную записку по установленному образцу. Оформление этой бумаги – право, но не обязанность работодателя.
  2. От работника нужно потребовать составления объяснительной – т.е. письменного разъяснения причин его поступка (или бездействия).
  3. Если он отказывается выполнить это требование, нужно составить соответствующий акт, который подписывается свидетелями (коллегами).
  4. Далее реализуется мера, которая предполагается в качестве ответственности за поступок – фиксируется замечание, составляется выговор или работник сразу принудительно увольняется.

Зафиксировать нарушение допускается в течение максимально 6 месяцев с того дня, когда оно было допущено работником. То есть при обнаружении инцидента после этого срока инициировать процедуру по дисциплинарному взысканию будет невозможно. Хотя не исключается обращение в суд.

Более подробно о дисциплинарных взысканиях можно увидеть здесь.

Выговор: инструкция по составлению

После того, как было отмечено невыполнение должностных обязанностей, о чем составлена докладная записка по соответствующему образцу, чаще всего работодатели принимают две меры – замечание или выговор. При этом важно понимать, что за один проступок применяется только одна мера.

Как правило, руководство принимает решение о выговоре, о чем сообщается в письменном распоряжении (приказе). При этом ни форма выговора, ни форма этого приказа не установлены, поэтому каждая компания вправе применять собственные бланки и образцы. Обычно в документе содержатся такие разделы:

  1. Дата, место составления приказа, полное официальное наименование организации.
  2. Название и номер приказа в соответствии с принятыми правилами документооборота (обычно в хронологическом порядке).
  3. Собственно изложение содержания приказа. Приводится информация о работнике (ФИО, должность, табельный номер при наличии, прочие существенные сведения) и о причине объявления выговора. Описываются ссылки на нормативные документы – трудовое законодательство, внутренние регламенты, а также доказательные бумаги (например, докладная записка).
  4. Описываются приложения – то есть документы, которые прикладываются к приказу с указанием количества и вида (копия или оригинал).
  5. Ставится печать, подпись директора и расшифровка (фамилия, инициалы).
Читайте так же:  Основные преимущества платежной карты билайн

Образец приказа представлен ниже:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Приказ всегда должен подписать работник – предполагается, что этими действиями подтверждает факт ознакомления с текстом, однако это не равнозначно тому, что он согласен с содержанием. Если сотрудник отказывается поставить подпись, составляется соответствующий акт об отказе, который подписывается другими работниками организации, засвидетельствовавшими этот факт.

Как написать докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

Хорошо когда на рабочем месте царит дружественная атмосфера и коллектив работает как один слаженный механизм.

Но что делать, если один или несколько человек подрывают дисциплину или отказываются выполнять свои обязанности, тем самым подставляя под удар успех всей команды? В таком случае придется составлять жалобу в виде докладной записки.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – это документ, который информирует руководителя или вышестоящие инстанции о невыполнении одним или группой сотрудников своих прямых должностных обязанностей.

Докладная также содержит в себе прошение о наказании сотрудника и привлечению его к ответственности (чаще всего – дисциплинарной).

Как написать докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

Для того чтобы записка была принята с первого разу и просьба о наказании сотрудника была выполнена, нужно указывать следующие пункты:

  • Полное название подразделения, в котором работает нарушитель;
  • название самого документа (в данном случае «Докладная записка»);
  • номер документа по порядку, фактическую дату его составления;
  • фамилию и инициалы руководителя, которому сдается записка;
  • указание под основным названием документа дополнительного заголовка, например, «о невыполнении должностных обязательств»;
  • перейдя к содержанию записки, нужно начать с описания ситуации, в которой сотрудник не выполнил своих обязательств;
  • в следующем абзаце излагается просьба о наказании;
  • документ заверяется подписью составителя, его фамилией и инициалами.

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Название отдела, департамента Должность руководителя в дательном падеженазвание организацииФИО руководителя

Докладная записка

[2]

Дата составления, порядковый номер документа

О невыполнении (касательно невыполнения) должностных обязанностей (должностной инструкции)

Прошу Вас принять к сведенью тот факт, что сотрудника (название отдела) подразделения (ФИО работника), не выполнил свою прямую трудовую обязанность (описать). Таким поведением он/она нарушил (а) статью №… должностной инструкции.

В связи с такими обстоятельствами предлагаю (требую) наказать вышеуказанного сотрудника (указать предложенное наказание).

Должность составителя Подпись автора: ФИО составителя

Виды докладных записок

Существует три основных вида записок, различие которых заключается в их содержании:

  1. инициативные записки пишутся сотрудниками, которые хотят повлиять на своего коллегу и руководителя. В такой записке описывается одно или ряд происшествий, и предлагаются методы решения проблемы;
  2. информативные докладные не принимают за цель доклад на конкретного человека и его наказание, они составляются регулярно для общего контроля работы и составления отчетности;
  3. отчетные – пишутся на конечном этапе работы или после ее полного завершения. В такой форме руководителю предоставляется отчет о проделанной работе и о вкладе каждого из участников процесса.

Как оформить докладную записку на сотрудника?

  • правильное расположение элементов записки играет не последнюю роль в ее составлении: в левом углу располагается название отдела, в котором работает автор докладной. Правый же угол предназначен для размещения персональной информации о руководителе, который должен принять и отреагировать на записку;
  • название документа обычно пишут по центру, но допускается расположение ближе к левому краю (для тех, кто обладает размашистым почерком);
  • дата, которая указывается сразу под названием документа, пишется исключительно арабскими цифрами в формате день. месяц. год;
  • суть проблемы нужно описать четко и кратко, не опускается художественный стиль и использование литературных приемов (например, гипербола);
  • обвинение, выдвинутое работнику, должно быть подтверждено пунктом из должностной инструкции или другого нормативного документа;
  • предложенное наказание указывается в рекомендательной форме, без преувеличений;
  • должность, ФИО, и подпись автора записки указываются на одной и той же строке.

Докладная записка образец

Меняться может только текст основной части, но импровизация в оформлении шапки записки недопустима.

Тематика записок

Тематика подобных документов может быть различной, начиная от единичного мелкого инцидента на производстве, заканчивая докладом о систематическом невыполнении обязанностей, нарушении трудовой дисциплины, которые влекут за собой неприятные, или даже опасные, последствия.

Докладывать начальству можно даже о бытовом хамстве, которое мешает комфортной работе и взаимодействию сотрудников в коллективе. Опоздания являются более частым поводом для составления жалоб, так же, как и невыполнения должностных обязанностей.

Работник, который имеет право делегировать некоторые из своих обязанностей младшему по рангу, может пожаловаться начальнику в случае отказа работника выполнять поручение.

Происшествия, которые могли повлечь (или повлекли) за собой материальные или физические потери, считаются самым распространенным поводом для написания записок.

Разногласия в коллективе приводят к написанию жалоб, но такая ситуация редкая и свидетельствует о тотальном разладе между коллегами. В таком случае руководитель должен внимательно отнестись к проблеме, провести беседы, и, если нужно, расформировать коллектив.

Часто докладные на конкретное лицо пишут тогда, когда хотят снять ответственность с индивида или остальной группы.

Направленность докладной

По направленности, докладные делят на два вида:

Первый вариант более распространен, так как вся проблемы, описанные в докладной, решаются на месте. Распространение проблем и выход их за пределы подразделения, чреват негативными последствиями как для сотрудника, на которого была составлена записка, так и для руководителя.

Внутренние записки может писать любой сотрудник отдела, независимо от ранга и статуса. Проверяет их и принимает решения руководитель данного структурного подразделения.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Причиной для написания может послужить невыполнение должностной инструкции, нарушение техники безопасности, отказ от выполнения приказов, прогул, и некорректное поведение по отношению к коллегам.

Внешняя же докладная, выходит за пределы подразделения, и часто доходит до руководителей организации в целом. Писать внешнюю докладную может только начальник подразделения, а не рядовой сотрудник.

Читайте так же:  Прием на работу иностранцев с видом на жительство или разрешением на временное проживание

Еще одним принципиальным отличием является то, что такая докладная не может быть составлена на обычном листе, ее написание предполагает заполнение определенной формы, которую выдает предприятие или организация.

Общей чертой для этих двух видов докладных является то, что составляются они строго согласно требованиям, так как каждая из них прикладывается к личному делу работника.

Правила составления докладной записки о невыполнении работником должностных обязанностей + примеры оформления + полезные советы и нюансы составления документа

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей: образец формы и пример заполнение бланка – тема нашего сегодняшнего обзора. С такой ситуацией, как ненадлежащее выполнение обязанностей сотрудниками, сталкивается каждый работодатель. Поэтому нужно знать как можно бороться с такими ситуациями, как не допускать игнорирование трудовой дисциплины и поддерживать слаженную рабочую обстановку в коллективе. Ведь для этого нужно, чтобы каждый сотрудник качественно и своевременно исполнял все свои профессиональные обязанности, от этого зависит результат общей работы.

Самым простым и действенным методом для таких проблемных ситуаций, является служебная (докладная) записка, которая позволяет выставить работнику аргументированные официальные претензии, заставить нести ответственность за ненадлежащее исполнение профессиональных обязанностей. С помощью такой записки можно заставить работника задуматься о своем ненадлежащем поведении, например, объявив ему замечание или выговор. Также, такой документ может являться основанием для увольнения сотрудника по соответствующим основаниям, одной из статей трудового кодекса.

Докладная записка, служит инструментом официального информирования руководителя организации о ненадлежащем исполнении конкретным работником своих обязанностей, имеющим зачастую серьезные последствия для организации, нередко в виде существенного материального ущерба, а также наложением дисциплинарной ответственности на работника. В таких случаях, нередко проводятся служебные проверки. А при наличии ущерба, кто-то должен нести за это ответственность, таким образом, с помощью докладной записки, можно официально проинформировать руководство о вине конкретного сотрудника за произошедшее. На основании этого документа, уже выносится приказ о наложении дисциплинарной или иной ответственности на провинившегося сотрудника.

Таким образом, эта бумага является основанием для решения об ответственности конкретного лица, допустившего серьезную оплошность. Рассмотрим подробно, как правильно оформить такую докладную, и какие нюансы должны быть учтены при ее составлении.

Должностные обязанности сотрудника

При приеме нового работника, его непосредственный руководитель или сотрудник кадрового отдела, обязаны ознакомить работника, со всеми действующими в организации правилами. Кроме этого, в некоторых организациях есть также дополнительный внутренний порядок или правила корпоративной этики. В организациях, где прием на работу был осуществлен с соблюдением всех необходимых процедур, в процессе работы возникает меньше вопросов и неприятных ситуаций в отношении должностных обязанностей работников и соблюдения ими трудовой дисциплины.

В должностной инструкции работника и общих правилах корпоративной этики или иных подобных документах четко прописываются все обязанности сотрудников и их права. Работник организации должен следовать установленным правилам и понимать, что их несоблюдение, в конечном счете, может привести к материальному ущербу организации, за который он должен будет отвечать. Но такие случаи, когда работники не уделяют должного внимания своим прямым обязанностям, все же бывают, это может негативно отражаться на деятельности какого-то отдела или подразделения организации, компания может понести убытки. И тогда, непосредственный руководитель провинившегося работника должен проинформировать вышестоящее руководство о произошедшем факте, указать, чьи именно действия привели к возникновению неприятной ситуации, и кто должен нести ответственность за негативные последствия.

В таких случаях непосредственный руководитель подает вышестоящему руководству докладную записку, в которой описывает факт произошедшего и указывает лицо, которое не исполнило свои обязанности должным образом. Может также быть ситуация, когда какой-то сотрудник систематически не исполняет свои обязанности должным образом и другие работники, должны выполнять часть его обязанностей или исправлять его ошибки, такие случаи так же должны быть доведены до руководства.

Рассмотрим далее подробно, как правильно составить докладную записку.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – общие положения

Докладная (служебная) записка – по сути, информационный документ, в котором руководителю сообщается о ненадлежащем выполнении работником своих профессиональных обязанностей, также эта записка является основанием для наложения дисциплинарного взыскания на провинившегося. В докладной записке обычно излагаются факты, подтверждающие недобросовестное выполнение сотрудником своих профобязанностей и высказывается просьба применить к провинившемуся меры ответственности. В качестве мер ответственности могут быть: замечание, выговор, а иногда даже увольнение по соответствующим основаниям труд.кодекса.

Отметим, что докладная составляется линейным менеджером (руководителем подразделения), лишь при наличии веских оснований и доказательств об умышленном нежелании работника выполнять свои должностные обязанности или о фактах грубого неоднократного неисполнения им своих обязанностей и отсутствии у работника весомых аргументов в свое оправдание — весомой причины. Именно эти доказательства и служат основанием составления докладной записки.

Поэтому, до выяснения всех обстоятельств инцидента, докладная не составляется.

И особо отметим, что только после анализа всех фактов произошедшего, именно непосредственный руководитель провинившегося, а никакое-то иное лицо, принимает решение о составлении докладной, ее составляет и подает вышестоящему руководителю или директору организации, обычно через секретаря. На основании докладной провинившегося работника могут наказать штрафом, объявить выговор или применить иное наказание. Если сотрудник, уже имеет несколько докладных, он может быть уволен по неприглядной статье трудкодекса.

Правила оформления докладной о невыполнении обязанностей

Действующее законодательство не предусматривает унифицированной формы для докладных записок подобного рода. Однако, при составлении документа, следует придерживаться общих положений по делопроизводству. Записка оформляется вручную, либо на компьютере. Общие правила оформления:

  1. Справа вверху, сначала указывается полное наименование адресата, а именно: должность лица и наименование организации, ФИО;
  2. ФИО и должность заявителя;
  3. Далее по центру листа заголовок «Служебная записка» и обычно кратко указывается суть во втором подзаголовке — «о невыполнении должностных обязанностей»;
  4. Далее, следует текст, с перечислением невыполненных обязанностей;
  5. приведение доказательств и аргументов о виновности сотрудника, выводы;
  6. предложения мер ответственности для провинившегося сотрудника;
  7. подпись, должность заявителя, ФИО, дата составления бумаги.

Так как, четко прописанной и унифицированной единой формы документа на данный момент нет, то возможны некоторые отступления от приведенного шаблона. Такая бумага тоже может считаться действительной.

Обычно составленную бумагу передают секретарю, который регистрирует ее и ставит на ней порядковый номер документа и дату принятия. Затем документ передают директору или иному вышестоящему руководящему лицу.

Читайте так же:  Что такое спецоценка условий труда

Подобные документы должны регистрироваться в организации, так как записка содержит официальную информацию, которая имеет правовые последствия. Расскажем о способах и порядке регистрации немного подробней.

Обычно для регистрации важных документов в организации используется одна из следующих форм:

  • Журнальная форма. В организации существует специальный учетный журнал, в который заносят сведения обо всех внутренних официальных документах организации. Новому документу присваивают порядковый номер, затем в журнале в ручную делают построчные записи в хронологической порядке с указанием кратких реквизитов документов. Автоматическая форма. Документ составляется на компьютере и сразу заносится в базу данных электронного документооборота.
  • Карточная форма. Для каждого документа заводится отдельная карточка с регистрационным номером и указанием реквизитов записки. Затем карточка помещается в классификатор. Такой способ обычно используется в ведомственных учреждениях.

[3]

Специфические особенности докладных записок

Цель докладной (служебной) записки — донести до вышестоящего руководства просьбу о применении мер дисциплинарной ответственности к провинившемуся сотруднику. В докладной обязательно указываются подтвержденные факты, отражающие ненадлежащее невыполнение работником его прямых профессиональных обязанностей.

К записке можно приложить документы, подтверждающие аргументы заявителя. Таковыми могут быть, например, неправильно составленные сотрудником бумаги, записи системы видеонаблюдения и иные доказательства. По указанным в записке фактам может быть проведена служебная проверка. По итогам рассмотрения записки и проведенным проверочным действиям принимается решение о мерах ответственности провинившегося работника, в виде дисциплинарной ответственности (замечания, административного выговора) или даже увольнения сотрудника по соответствующей статье трудового кодекса. Это решение оформляется в виде приказа руководителя организации.

Как было отмечено ранее, записка составляется и рассматривается высшим руководством организации, только если сотрудник не выполнил прямого указания своего линейного начальника или свои текущие профобязанности, без какой-либо уважительной причины. В случае возникновения спорных ситуаций должна быть проведена внутренняя служебная проверка.

Если в организации уже есть разработанные специальные бланки или шаблоны для подобных документов, в этом случае они должны быть использованы. Записку можно заполнять от руки на бланке, на компьютере или полностью написать от руки.

Иногда во внутренних положениях организации бывает указано, что докладная о невыполнении профобязанностей должна согласовываться с определенными должностными лицами. Необходимо соблюдать предписанный внутренний порядок, иначе записка не будет принята директором или иным вышестоящим должностным лицом.

Служебная записка о снятии дисциплинарного взыскания

Как мы уже говорили, докладная о невыполнении профобязанностей, фактически содержит просьбу о наложении мер ответственности на провинившегося работника. Если вышестоящий руководитель принял положительное решение о том, что сотрудник компании должен нести ответственность за свою оплошность, то работник несет определенное наказание за свой поступок, которое ему назначается руководством организации в целях предотвращения подобных повторных ситуаций.

Но бывает, что провинившийся работник понимает и признает ошибочность своего поведения или совершенных им действий, вследствие чего быстро исправляется, стремится не допускать таких ошибок в дальнейшем, старается прикладывать больше усилий к исполнению своих обязанностей, пытаясь реабилитироваться и вернуть доверие. В подобных случаях, линейный менеджер (начальник) провинившегося сотрудника вполне может подать служебку о снятии взыскания или иных послаблениях в наказании работника. Такой документ оформляется подобно докладной о невыполнении обязанностей.

Рассмотрим подробно, что именно нужно указать:

  1. должность руководителя и название организации, ФИО;
  2. должность составителя записки, ФИО;
  3. заголовок «Служебная записка»;
  4. далее приводится ссылка на приказ о назначении взыскания с работника, с указанием даты и номера этого приказа;
  5. привести факты, о новых трудовых успехах сотрудника и причины для отмены наказания;
  6. просьба отменить меры дисциплинарной ответственности раньше срока или смягчить наказание;
  7. имя и должность составителя служебной записки;
  8. дата составления документа, подпись заявителя.

Заключение

На данный момент в российском законодательстве не предусмотрено какой-то определенной унифицированной формы или бланка для подобных служебных записок, но организации вправе сами составлять бланки (шаблоны) для таких целей.

При составлении таких документов следует руководствоваться общепринятыми правилами делопроизводства, указывать все необходимые реквизиты. Соблюдение этих простых норм, поможет избежать возникновения спорных или даже конфликтных ситуаций.

В тексте документа, надо четко указывать какие должностные обязанности работник не выполнил, привести доказательства этого факта и имеющиеся последствия его действий, предложить меры ответственности для провинившегося сотрудника.

Отметим, что без нарушений обязанностей или трудовой дисциплины не обходится ни один коллектив, поэтому руководящему составу следует знать основные правила составления подобных документов, а работники должны знать о мерах ответственности, в случае не выполнения, своих должностных обязанностей.

Мы разобрали основные правила и оформление докладной о ненадлежащем выполнении обязанностей, рассмотрели различные нюансы, возникающие в таких ситуациях. Сам документ является не сложным для составления, можно сказать, оформляется в произвольной форме. Однако, некоторые моменты нужно знать и учитывать. Мы также рассказали, какие важные обстоятельства произошедшего необходимо учесть, прежде чем вообще составлять такую служебку.

Ведь в большинстве случаев бывает достаточно, простого грамотно сделанного замечания сотруднику. Или может быть, нужно просто разобраться в причинах, из-за которых сотрудник не смог, в достаточной мере исполнить свои обязанности, такое тоже часто бывает и не всегда причины лежат на поверхности. Иногда нужно изменить схему работы на данном трудовом участке, внести коррективы в установившейся порядок, в связи с изменением экономической ситуации или может быть, производственный процесс требует корректировки.

Правила составления докладной записки о невыполнении должностных обязанностей и образец документа

Людям с советским прошлым много рассказывали в детстве о Павлике Морозове как о собирательном образе стукача.

Однако прогрессивный мир диктует свои законы.

Так любой работник в случае невыполнения кем-то из коллег должностных обязанностей, может – и даже должен – проинформировать об этом руководство.

В противном случае это чревато простоем в бизнесе, убытками, а значит и, возможно, задержкой зарплаты всем, в том числе и свидетелю.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Читайте так же:  Рабочее место сотрудника - что это

Что по закону считается невыполнением сотрудником должностных обязанностей?

Итак, накатать «телегу» на нерадивого коллегу очень даже можно. Следующий вопрос – когда, в каком случае это делать? Как только вы увидели, что он направился к кофемашине вне обеденного времени? Или пошел покурить? Отказал клиенту в каком-то его запросе или коллеге, потребовавшему сделать что-то сверх обычного?

Прежде всего, следует вспомнить, что по закону считается невыполнением должностных обязанностей.

Это может проявляться в следующем:

  • работник отказался выполнить распоряжение непосредственного руководителя;
  • человек на работе должен быть занят конкретным делом или заданием, однако он бездействует.

Если некто столкнулся именно с таким поведением коллеги – на такое надо реагировать. Однако, первым шагом должна стать не докладная записка, а подтверждение ваших слов – чем вы обоснуете перед боссом ваши выводы? Одно дело, пожаловаться устно, это частный разговор, но докладная записка уже официальное свидетельство.

И если вы не подкрепите свои слова ничем, например, свидетельством других коллег, либо , что предпочтительнее, видеозаписью или жалобой клиента, на не вышедшего на работу или не исполняющего свои обязанности работника. То есть должно быть подтверждено, что человек в рабочее время не делает того, что должен делать.

Цель докладной записки

Это следует из назначения документа – информативно-справочного. То есть, записка нужна для того, чтобы уведомить главу фирмы об инциденте и исправить положение.

Больше о том, для чего нужна докладная записка, что это за документ, читайте тут, а о видах этого документа, мы рассказывали в отдельном материале.

Каким должно быть содержание?

Документ, которым вы информируете босса о том, что ваш коллега не исполняет должностные обязанности, должен включать в себя:

  1. наименование организации;
  2. данные адресата;
  3. от кого;
  4. заголовок – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
  5. регистрационный номер;
  6. коротко – суть произошедшего;
  7. чего вы хотите этим добиться – обычно пишут «Прошу издать приказ о проверке в отношении»…далее следуют данные коллеги;
  8. дата, подпись.

Основные правила при составлении и оформлении

Единого установленного шаблона для такого документа нет, служащий оформляет его, основываясь на собственных знаниях норм делопроизводства и служебной этики. Зачастую в локальных документах крупных фирм имеются шаблоны готовых служебных записок на разные случаи жизни – и в бумажном ,и в электронном виде.

  1. Лучше если вы напишете бумагу в двух экземплярах – после проставления на обоих пометки о принятии к рассмотрению, один нужно оставить у себя.
  2. При написании нельзя допускать ошибок, следует писать правильным и четким языком, короткими, не перегруженными фразами.
  3. Стиль письма – деловой.
  4. Нельзя использовать личностно окрашенные обороты, тем более оскорбительные или неэтичные.
  5. Также следует воздержаться от оценки поступка коллеги – плохо он поступил или хорошо, проверка решит, вам же не стоит присваивать себе такие полномочия.
  6. То же можно сказать и в отношении дисциплинарных мер – даже если, казалось бы, все очевидно, не нужно писать «прошу уволить» или «прошу наложить штраф» (что уже прямо противозаконно).
  7. Лучше сообщить о случившемся и попросить руководство инициировать проверку.

Подробно об особенностях и нюансах оформления докладной записки можно узнать здесь.

Пример документа

Ниже представим образец документа на сотрудника, не выполняющего свои обязанности. В данной ситуации можно говорить и о несоответствии занимаемой должности.

Генеральному директору ЗАО «Лютик- М»

от администратора Квакина М. С.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

(о неисполнении служебных обязанностей)

Довожу до Вашего сведения, что менеджер Петрова Е.И. сегодня, 20 января 2017 года не исполнила свои должностные обязанности – не приехала на назначенную презентацию к клиенту утром в 9.00, о чем сообщили представители фирмы-клиента.

Прошу вас в отношении Петровой Е. И. инициировать проверку и принять в отношении ее меры дисциплинарного воздействия.

ПРИЛОЖЕНИЕ (распечатка СМС)

Квакин Михаил Сергеевич (подпись)

20 января 2017 года.

Реакция руководства

Обычно она поступает сразу же – например, когда документ отправляется по корпоративной почте (что чаще всего и происходит), приходит уведомление о прочтении. Далее директор издает приказ о проверке или самолично беседует со всеми участниками инцидента.

После этого решается вопрос о мерах – могут объявить замечание или выговор, лишить премии, а то и уволить – в зависимости от серьезности ситуации.

Написать докладную директору – дело совсем нехитрое, но это как раз тот самый случай, когда требуется несколько раз подумать, и только потом что-то предпринимать. Ведь речь идет о репутации другого человека, о его дальнейшей карьере и вполне может получиться так, что ваша «бдительность» сыграет против вас, если вы не озаботитесь обоснованием приводимых директору доводов.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Источники


  1. Подведомственность и подсудность дел судам и арбитражным судам. Судебная практика. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2017. — 144 c.

  2. Теория государства и права. — М.: Инфра-М, Норма, 2011. — 496 c.

  3. Александр, Чашин Пособие по написанию курсовых и дипломных работ по теории государства и права / Чашин Александр. — М.: Дело и сервис (ДиС), 2008. — 932 c.
  4. Экзамен на звание адвоката. Учебно-практическое пособие. В 2 томах (комплект); Юрайт — М., 2014. — 885 c.
Служебная записка о невыполнении служебных обязанностей
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here