Составление графика отпусков

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Составление графика отпусков" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Составляем график отпусков

График отпусков является обязательным документом, который должен присутствовать в любой организации.

В нем отображается распределение ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам. График составляется работодателем в соответствии с требованиями законодательства и на основании потребности производственного процесса. При разработке графика работодатель должен учитывать пожелания работников.

Порядок разработки графика и правил предоставления отпусков отражается в локальных нормативных актах организации. Если данный документ отсутствует, то его необходимо разработать и утвердить.

При его разработке необходимо определить:

  • Лицо, ответственное за разработку графика отпусков;
  • Срок подачи работниками своих пожеланий относительно даты отпуска;
  • Сроки согласования графика с руководителями структурных подразделений;
  • Срок подачи графика на утверждение работодателю.

Графиком отпусков рекомендуется составлять по форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако, работодателем может быть разработана самостоятельная форма графика.

Подготовка графика отпусков

Перед составление графика рекомендуются проверить:

  • Историю предоставления отпусков за последние годы;
  • Присутствие в штате льготные категории работников.

Некоторые категории работников вправе потребовать отпуск в другое, подходящее для них время:

  • Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
  • Муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • Совместитель, если он уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ);
  • Работник, являющийся родителем (опекуном, попечителем) ребенка в возрасте до 18 лет, для сопровождения несовершеннолетнего, поступающего в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности.

Также стоит не забывать, что продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). А для некоторых категорий работников должен быть предоставлен ежегодный дополнительный отпуск (ст. 116 ТК РФ).

Проект графика отпусков рекомендуется передавать руководителям структурных подразделений. Которые в свою очередь возвращают его после проведения корректировок, связанных с производственной необходимостью и пожеланиями работников.

На основании подданных сведений кадровая служба готовит сводный график отпусков организации и передает его на утверждение работодателя.

Заполнение графика отпусков

В большинстве случаев график заполняется кадровым работником.

В нем указывается:

  • Полное и сокращение наименование организации;
  • Наименование структурных подразделения и должностей в соответствии со штатным расписанием;
  • Фамилии, имена, отчества и табельные номера работников (без сокращений);
  • Продолжительность отпуска в календарных днях (если отпуск состоит из нескольких частей, то информация о продолжительности каждой части указывается отдельной строкой);
  • Дату начала отпуска.

Примечание: в графике должна быть предусмотрен графа для проставлении отметок о дате фактического окончания отпуска, причинах его переноса.

После составления график подписывается руководителем кадровой службы и подается на утверждение работодателю.

Рекомендуется ознакомить работников с график отпусков под роспись (во избежание трудовых споров).

Это можно сделать включив в график соответствующею графу, заведя специальный журнал и т.п.

Кроме того, рекомендуется выдать копию графиков отпусков руководителям структурных подразделений, бухгалтерии и т.п. Оригинал графика должен хранится в кадровой службе в течении года.

График отпусков – порядок составления и утверждения

Для его составления необходимо руководствоваться установленными законодательными нормами и придерживаться строго оговоренных сроков.

Нередко при составлении графиков отпусков возникают разногласия по поводу времени выхода на отдых того или иного сотрудника или возможности разделения полагающегося отдыха. Стороны не всегда четко понимают, чье мнение приоритетнее при определении этих вопросов. Трудовой кодекс отвечает на все спорные вопросы и регулирует противоречия между наемными лицами и работодателями, главное, знать статьи закона и правильно их применять.

Очередность отпусков

Обязательность предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска ставит перед работодателем серьезные задачи. Каждый работник должен в течение 12 месяцев выбрать положенное ему по закону время отдыха, чтобы восстановить душевные и физические силы.

Минимальный срок отпускного периода в РФ определен в 28 дней. Такое количество дней предоставляется всем вне зависимости от должности, возраста и уровня образования. Но существует немало категорий работников, которые, кроме обязательных дней, получают прибавочные к очередному ежегодному отпуску или обеспечиваются специальными дополнительными днями за вредность выполняемой работы. При этом работодатель обязан не просто учесть все нюансы и дать каждому отдельному работнику то количество дней, на которое он может претендовать по закону, но и распределить так отдых каждого, чтобы впоследствии это не сказалось на производственном процессе. Чем больше организация и выше в ней количество наемных сотрудников, тем сделать это становится сложнее.

Для того чтобы соблюсти право каждого трудящегося и не навредить организации труда и было определено понятие очередности отпусков, которое закреплено в Трудовом кодексе РФ.

Необходимость графика отпусков

Для упрощения формирования очередности и исключения случаев непредоставления кому-либо из сотрудников отпускного периода, было введено понятие графика предстоящих отпусков. Его применение носит далеко не рекомендательный характер, в статье 123 ТК РФ в пункте 2 прописано, что составление графика есть обязательная процедура для обеих сторон трудового договора как для работодателя, так и для наемных лиц.

Составленный график позволяет решать множество проблем. Работникам он дает возможность планировать свои действия, зная, что отказать в реализации права, закрепленного на бумаге, руководство организации не сможет. И хотя чисто теоретически возможность отсрочки отпускного периода в связи с производственной необходимостью существует, но на практике такое случается нечасто.

[2]

Работодателю данный документ позволяет:

  1. Своевременно подготавливать нужную документацию для оформления отдыха, а бухгалтерии начислять компенсационные выплаты.
  2. Производить своевременные рокировки и подготавливать замены на места временно отсутствующих работников.
  3. Следить за тем, чтобы право на отдых реализовывалось своевременно и тем самым не нарушались нормы закона.

Как видно, этот документ весьма важен, а потому должен быть составлен в строгом соответствии с правилами.

Процедура составления

Процедура создания графиков очередности ежегодно предоставляемого отдыха несложна, но имеет аспекты подготовки, которые требуют разъяснения.

Речь идет о больших предприятиях и компаниях, где каждое подразделение выполняет свою, строго установленную, функцию. Такое разделение позволяет начальникам отделов принимать участие в определении сроков и продолжительности отпусков.

Обычно процедура оформления отпускной очередности выглядит следующим образом:

  1. Сотрудники внутри одного отдела или подразделения самостоятельно решают, когда они будут отдыхать. На этом этапе они вправе не только выбрать нужные им даты, но и разделить отдых на несколько составных частей.
  2. Начальник отдела оценивает пожелания подчиненных и соотносит их с производственной возможностью. На этом этапе крайне важно также урегулировать любые возникающие споры в коллективе. В каждой организации есть свои негласные правила между сотрудниками о том, как правильно распределять периоды.
  3. Сформированные в отделах документы вновь отправляются к кадровикам, которые перепроверяют сведения на соответствие нормам, в частности, следят, чтобы была правильно указана продолжительность отрезков.
  4. Проверенные бланки отдаются директору организации, который также имеет право не согласиться с какими-то аспектами и инициировать изменения.
Читайте так же:  Можно ли взять автокредит для ип

Вообще график очередности – это соглашение между сторонами трудового договора. Ни одна из сторон не может самолично диктовать условия и выставлять свои требования. Конечно, бывают и исключения, например, учителя средних школ в большей своей массе отдыхают в строго отведенные летние месяцы, во время каникул. Они не могут взять отпуск в разгар учебного года и сорвать учебный процесс.

Сведения, вносимые в график

Согласно законодательным нормам, бланки очередности могут составляться на специально разработанной унифицированной форме или на самостоятельно разработанных формах. При разработке, главное, чтобы учитывались требования к обязательным сведениям, которые должны быть внесены в документ.

К обязательной информации относят:

  1. Период действия документа.
  2. Поименное перечисление абсолютно всех сотрудников фирмы.
  3. Продолжительность отпусков по каждому работнику. Здесь важно индивидуальное соблюдение, проверить, у кого остались неотгулянные периоды за прошлый год, и учесть все отрезки будущего календарного года.
  4. Начальные и конечные даты отсутствия.

Кроме обязательных граф, в таблице могут добавляться и иные столбцы, для внесения уточняющей информации. Например, для уточнения подразделения, к которому относится тот или иной сотрудник. Рекомендуется всегда оставлять один столбец с названием «примечание», чтобы внести в него какие-то непредусмотренные данные.

Оформление документа

Составление графика отпусков – это особая процедура, которая требует придерживаться установленных норм. Каждая организация сама для себя решает, в каком виде данный документ будет вестись. Хотя форма установлена по закону и обсуждению не подлежит, но вот вид заполнения сможет быть либо бумажным от руки, либо посредством внесения сведений в компьютерную программу, специально разработанную для этих целей.

Вне зависимости от избранного вида ведения заниматься вопросами очередности должен кадровый работник, а в случае его отсутствия сотрудник, который выполняет его полномочия. Это может быть помощник руководителя или даже сам директор фирмы.

В оформлении бланка принимают участие несколько ответственных лиц, но отвечает за правильность его составление кадровый работник. Именно он рассылает формы по структурным подразделениям для первичного заполнения, а после проверяет правильность внесенной информации. Кадровик при оформлении обязан проверить сроки и продолжительность, чтобы отрезки не накладывались друг на друга, а количество дней отпуска соответствовало положенному.

Окончательно утвержденный бланк подписывается начальников кадрового отдела, а затем утверждается руководителем организации или тем, кто исполняет его обязанности.

Унифицированная форма Т-7

Большинство работодателей при составлении графика предпочитают пользоваться специальной формой Т-7, которая разработана Госкомстатом России еще в 2004 году и действует и поныне. Эта форма отвечает всем требованиям составления, кроме того, в ней можно убирать ненужные строки или столбцы или добавлять их.

В шапку унифицированной формы Т-7 вносятся следующие данные:

  1. Наименование организации.
  2. Номер бланка и дату его заполнения.
  3. Год действия графика очередности.

Основная часть бланка представлена в виде таблицы, которую следует заполнять таким образом:

  1. Название структурного подразделения, к которому относится работник.
  2. Должность сотрудника.
  3. Фамилия, имя, отчество работника в полном виде.
  4. Табельный номер.
  5. Количество полагающихся дней отдыха. Отразить сведения можно в совокупном порядке, если весь период будет выбран за один раз. Если общее количество разделяется на несколько составных частей, то вносить сведения необходимо по каждому отрезку отдельно, разбивая одну строку на несколько подстрок и указывая в каждой, сколько дней на нее приходится.
  6. Дата начала отдыха, которая была запланирована.

В конце заполненный шаблон подписывается ответственными лицами.

Утверждение графика

Утверждение графика отпусков в форме Т-7 производиться в двухстороннем порядке:

  1. Профсоюзной организацией.
  2. Директором предприятия.

Профсоюз защищает права работников и следит за тем, чтобы вся составляемая документация учитывала права наемных лиц и никоим образом не нарушала их. Поэтому каждый сотрудник при наличии спорных вопросов, которые не урегулировались самостоятельно, может обратиться к представителям профсоюза за помощью. Далеко не все организации имеют представителей профсоюза, да и их наличие не говорит о том, что членство в нем возникает автоматически. Члены профсоюза отчисляют взносы и получают защиту от организации.

Если профсоюзная организация в компании есть, то с ней в обязательном порядке согласовывается вся локальная документация, к коей относится и график очередности отпускных периодов. После изучения формы председатель профсоюза должен его письменно утверждать.

Последним этапом утверждения становится виза руководителя фирмы. После того как он ее проставляет, подготавливается и издается приказ о принятии и утверждении бланка очередности на следующий год.

Внесение изменений и дополнений

Запланированные действия могут подлежать изменениям или дополнениям. Это стандартная практика, так как жизнь вносит свои коррективы, а на предприятии могут возникать форс-мажорные ситуации. Изменения в действующий документ могут вноситься как по инициативе работника, так и нанимателя.

Руководитель имеет довольно ограниченный спектр полномочий, позволяющий ему действовать вопреки установленным планам. Инициировать перенос он может только при наличии достаточных оснований и с согласия самого работника. Более того, наниматель обязан не позднее чем за две недели до начала отпуска по графику выдать человеку письменное уведомление о скором начале отпуска. Если срок пропущен или извещение вообще не выдано, то отпускник имеет законное право отказаться идти на отдых, а потребовать переноса на то время, когда ему будет удобно.

Самим работникам перенести периоды гораздо проще. Для этого они пишут заявление, где должны просить о возможности перенести запланированное время на иной месяц. Руководство должно принять заявление, но соглашаться с ним не обязано. Если просьба не стыкуется с производственными нуждами, то может быть отклонена. При одобрении директор подписывает прошение и разрешает изменения.

На основании разрешения от руководителя издается приказ о переносе отпуска, при этом исправлять весь график нет нужды. Приказ об изменении графика издается только в случае массовых корректировок.

В самом бланке есть специальные столбцы, которые позволяют править информацию. При перенесении отпускного периода проставляется не только новая дата, но и сведения о документе, который стал основанием для такого решения.

Срок хранения

Сроки хранения документации определяются по специальному перечню, который утвержден Приказом Министерства культуры России №558 от 25.08.2010 года. Согласно этому нормативному акту, хранить графики отпускных периодов следует в течение одного календарного года. Такая информация изложена в пункте 693 Перечня. Срок хранения начинает свой отсчет сразу после окончания календарного года, к которому относился документ.

Эти формы не сдаются на временное хранение в архив организации и уж тем более не передаются в государственные архивные учреждения. Уничтожать их следует, как и иные локальные документы по актам.

Читайте так же:  Мастерская по изготовлению ключей с чего начать, какие документы необходимы

Ответственность за отсутствие графика

Составление графика отпусков – это обязанность нанимателей. В ТК РФ в статье 123 есть четко установленные сроки для окончательного принятия документа на следующий год. Конечной датой введения будущей очередности считается середина декабря текущего года, а если быть точнее, то форма должна быть утверждена за 14 дней до начала нового года.

Если сроки не соблюдены, то работодателю грозят административные наказания в виде штрафных санкций:

  1. Для юридических лиц штрафы составляют от 30 до 50 тысяч рублей.
  2. Для должностных лиц от одной до пяти тысяч рублей.
  3. Физическим лицам – индивидуальным предпринимателям, также дается от 1 000 до 5 000 рублей.

Штрафные ставки прописаны в КоАП РФ статье 5.27 части 1.

Судебная практика

Центральный районный суд г. Читы рассмотрел ходатайство от индивидуального предпринимателя, который просил отменить ранее установленные административное наказание, которое было назначено ввиду выявленных значительных нарушений, в том числе и отсутствия графика отпусков.

Ходатайству о пересмотре дела ИП апеллирует к тому, что сам факт, из-за которого были выявлены многочисленные нарушения, был истолкован неверно. В частности, бывшая сотрудница, права которой были нарушены, принята не по трудовому договору, а по гражданско-правовому соглашению.

После изучения дела суд отказал в удовлетворении просьбы на основании того, что все вскрытые факты свидетельствуют о нарушениях норм трудового законодательства.

Особенности составления графика отпусков

Одно из обязательных дел, которое нужно успеть завершить до Нового года, – это утвердить график отпусков. Норма законодательства, регламентирующая данную процедуру, весьма лаконична. В жизни же возникает немало вопросов. Ситуации из арбитражной практики, рассмотренные в статье, помогут на них ответить.

Обязанность работодателя

Ежегодно не позднее чем за две недели до наступления календарного года работодатель должен определиться с очередностью предоставления работникам оплачиваемых отпусков, составив и утвердив график отпусков. Такое требование установлено в статье 123 Трудового кодекса РФ.

Лучше подстраховаться

Прежде чем приступить к составлению графика, следует учесть мнение Президиума ВС РФ (изложено в п. 5 раздела II Судебной практики по гражданским делам Обзора судебной практики Верховного суда Российской Федерации за III квартал 2013, утвержденного Президиумом ВС РФ 5 февраля 2014 г.).

Суд считает, что в случае увольнения работника до окончания рабочего года, в счет которого он получил оплачиваемый отпуск, задолженность за неотработанные дни отпуска взысканию в судебном порядке не подлежит. В том числе если работодатель не смог произвести удержание из причитающейся к выплате заработной платы вследствие ее недостаточности. При возникновении спора суд откажет работодателю во взыскании с работника денег (определение ВС РФ от 12 сентября 2014 г. № 74-КГ14-3).

Это означает, что строительным организациям, где высока текучесть кадров, безопаснее предоставлять отпуск работнику в конце его очередного рабочего года. Тогда задолженности за неотработанную часть отпуска не возникнет. Кстати, положения Трудового кодекса РФ такой маневр осуществить в графике позволяют.

Соблюдение процедуры оформления графика

График утверждает руководитель организации, а работник должен быть всего лишь извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели.

Есть, правда, в статье 123 Трудового кодекса РФ оговорка, что при этом должно быть учтено мнение профсоюзной организации. Однако учет мнения – это не получение согласия, а всего лишь выслушивание позиции профсоюза. Следовательно, даже если заключение профсоюза будет отрицательным, работодатель вправе в составленном графике ничего не менять (подробно порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации изложен в ст. 372 Трудового кодекса РФ).

Унифицированная форма графика отпусков № Т-7 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

С 1 января 2013 года унифицированные формы документов не являются обязательными к применению. Но поскольку в самостоятельно разработанной форме могут быть не полностью учтены требования трудового законодательства, для учета труда и его оплаты целесообразно применять унифицированные формы первичной учетной документации. (Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами (информация Минфина России № ПЗ-10/2012)).

Чем грозит отсутствие графика

Как показывает судебная практика, отсутствие графика отпусков работодателю обходится недешево.

Так, в одном из случаев инспекция по труду оштрафовала за это организацию по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях на 40 тыс. руб. Работодатель попросил признать нарушение малозначительным, поскольку график отпусков он сразу же составил. Однако суд с этим не согласился, ввиду того что нарушение законодательства о труде является нарушением установленных государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, благоприятных условий труда, прав и интересов работников (см. решение Октябрьского районного суда г. Кирова от 26 сентября 2014 г. № 12-544/2014). А это существенное нарушение.

Арбитры отметили, что добровольное устранение последствий (составление графика отпусков) не является обстоятельством, свидетельствующим о малозначительности нарушения.

Тем не менее размер штрафа был снижен до 30 тыс. руб., учитывая, что нарушение совершено впервые и что оно было быстро устранено.

Льготные категории работников

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Помимо этого перед составлением графика следует учесть, что некоторые категории работников вправе взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для них время. В таком порядке отпуск предоставляется:

  • мужу по его желанию в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, причем независимо от времени его непрерывной работы в данной организации (ст. 123 Трудового кодекса РФ);
  • женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 Трудового кодекса РФ);
  • работникам в возрасте до 18 лет (ст. 267 Трудового кодекса РФ);
  • лицам, работающим по совместительству, – одновременно с отпуском по месту основной работы (ст. 286 Трудового кодекса РФ);
  • другим категориям работников в случаях, указанных в федеральных законах и иных нормативных правовых актах, действующих на основании статьи 423 Трудового кодекса РФ (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Отделу кадров необходимо заранее собрать сведения о том, кто и в какое время собирается отдыхать в следующем году, чтобы учесть их при составлении графика.

Конечно, в течение года планы работников, имеющих право на выбор времени отдыха, могут поменяться в зависимости от конкретных обстоятельств. В этом случае при предоставлении отпуска работодатель выполняет волю работника. (Подробнее о процедуре оформления графика отпусков и об ответственности работодателя рассказано в статье «Составляем график отпусков», опубликованной в журнале «Учет в строительстве» № 1, 2012.).

Неурегулированные моменты

Приведем некоторые характерные примеры споров по поводу отпусков.

Отдых не по графику

Как быть, если работник хочет уйти в отпуск не по графику? Трудовой кодекс РФ этот вопрос не рассматривает вообще.

Читайте так же:  Особенности ежемесячных выплат из материнского капитала

При нежелании идти навстречу работнику, работодатель может руководствоваться статьей 123Трудового кодекса РФ, в которой говорится, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Ленинградский областной суд в определении от 26 декабря 2012 г. № 33-5595/2012 указал, что предоставление отпуска, не зафиксированного в графике, возможно только по соглашению сторон с учетом как интересов работника, так и интересов работодателя.

Иногда, наоборот, у работодателя возникает желание не давать работнику отпуск по графику. Однако перенос отпуска работодателем по собственной инициативе без согласования с работником действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Это подтверждено в апелляционном определении Хабаровского краевого суда от 19 октября 2012 г. № 33-6499. Суд отметил, что поскольку работник не давал согласия на перенос отпуска с октября на декабрь, решение руководителя об отказе в предоставлении очередного отпуска, согласно графику отпусков, и распоряжение о переносе отпуска с октября на декабрь являются незаконными.

При этом работники через суд нередко взыскивают с работодателей компенсацию морального вреда.

Первый отпуск

Существует неопределенность и в порядке предоставления работнику первого отпуска.

С одной стороны, соблюдая требования статьи 123 Трудового кодекса РФ и составляя график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года, еще не принятых работников работодатель в него не включает.

С другой – право на первый отпуск у работника возникает по истечении шести месяцев работы (ст. 122 Трудового кодекса РФ). Ленинский районный суд г. Махачкалы в решении от 11 сентября 2014 г. № 2-3017/14 указал, что в этом случае отпуск работнику подлежит предоставлению по взаимной договоренности с работодателем с учетом производственной необходимости.

Дата начала отпуска

Следует учитывать, что отпуск, оформленный с первого числа месяца (как, впрочем, со второго и третьего числа), для бухгалтеров создает проблему. Дело в том, что, согласно статье 139 Трудового кодекса РФ, расчет средней зарплаты работника производится исходя из фактически начисленной ему зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. Это означает, что при отправлении работника в отпуск, скажем, с 1 декабря, ноябрьский заработок должен попасть в расчет отпускных. Но статья 136 Трудового кодекса РФ требует, чтобы оплата отпуска производилась не позднее чем за три дня до его начала.

Как бухгалтерия может выдать работнику отпускные 27 ноября, когда у нее еще нет информации о его работе за последние три дня месяца? Обычно бухгалтеры начисляют отпускные из фактически отработанных (по 27 ноября) дней, а затем по окончании месяца делают перерасчет.

Поскольку законодательно эта проблема не решена, оптимальным (с точки зрения бухгалтерии) является график отпусков, в соответствии с которым работники с первого по третье число любого месяца в отпуск не уходят.

[1]

Применение графика

После того как график утвержден руководителем строительной компании, он становится руководством к действию.

Извещение работника

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели.

Чтобы выполнить это требование, сотрудника можно ознакомить с графиком под подпись еще в декабре текущего года. Если ему по графику идти в отпуск, допустим, в сентябре следующего года, то получится, что он был с этим фактом ознакомлен в строгом соответствии с нормой законодательства.

Такой порядок позволяет в дальнейшем избежать неприятности, которая заложена в статье 124Трудового кодекса РФ. Ведь если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала или ему своевременно не произведена оплата ежегодного отпуска, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Обратите внимание: при уходе работника в отпуск по графику никаких заявлений на предоставление отпуска от него не требуется. Заявление нужно лишь в том случае, если сотрудник хочет взять отпуск в неурочное время или разбить его на части.

В соответствии со статьей 125 Трудового кодекса РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней. (То есть любая другая из частей отпуска может составлять даже один календарный день. При этом не имеет значения, использовал работник к этому времени часть отпуска величиной не менее 14 календарных дней или нет.).

Деление отпуска на части

А если работник отказался использовать отпуск частями?

Мособлсуд в определении от 12 октября 2010 г. № 33-19615/2010 пришел к выводу, что исковые требования о предоставлении отпуска целиком и компенсации морального вреда подлежат удовлетворению, так как отпуск был предоставлен работнику не полностью, а он согласия на его деление не давал.

Иногда случается, что работник не отдыхает несколько лет подряд. В этой ситуации заменить ежегодные отпуска денежной компенсацией (даже при наличии согласия сотрудника) работодатель не имеет права.

Вместе с тем не предоставленные дни отпуска за прошлые годы не могут быть аннулированы работодателем, он обязан их предоставить ( апелляционное определение Вологодского областного суда от 5 октября 2012 г. № 33-4157/2012). Поэтому задолженность по отпускам за прошлые годы должна учитываться при составлении графика отпусков на очередной календарный год.

Совпадение очередного отпуска с учебным

Очередной отпуск по графику может совпасть с учебным. Как быть?

Ярославский областной суд в апелляционном определении от 23 июля 2012 г. № 33-3831/2012посчитал, что в этом случае в силу статей 114, 173 Трудового кодекса РФ сотрудник, обучающийся без отрыва от производства, имеет право на оба отпуска: ежегодный и учебный. Поэтому, если учебный отпуск совпадает с ежегодным, работодатель по согласованию с работником должен перенести очередной отпуск на другой период в соответствии со статьей 124 Трудового кодекса РФ.

Еще в одном деле возникло непонимание применения статьи 126 Трудового кодекса РФ, на основании которой часть ежегодного отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Из этого следует, что работник сам вправе решать, каким образом распорядиться дополнительными днями к отпуску, и работодатель не может в одностороннем порядке предоставлять дополнительный оплачиваемый отпуск.

Однако работодатель обязан этот отпуск включить в график отпусков. В том случае, если работник не напишет заявление на замену ежегодного дополнительного отпуска денежной компенсацией до дня ухода в отпуск, то права работника не нарушаются. (На это указано в решении Дзержинского районного суда г. Перми от 21 мая 2014 г. № 2-1529-14.).

График очередных оплачиваемых отпусков составляется ежегодно. Утверждает его руководитель организации.

Читайте так же:  Виды премий работникам

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

[3]

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

График отпусков на 2019 год: особенности составления, форма

За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разбираемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2019 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых без очереди.

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть его составить работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводного единого графика отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2019 года. При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

  • 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) – для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
  • 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) – для работников до 18 лет;
  • 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 N 181-ФЗ) – для инвалидов;
  • 30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) – для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
  • 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) – для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.
Читайте так же:  Из-за нарушений закона россии центробанк исключил из госреестра 26 мфо

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей должен предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Относительно недавно был принят Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ, который дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители трех и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную органиазцию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков? Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в свободный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ):

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

влечет предупреждение или наложение административного штрафа

  • на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1000 до 5000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Источники


  1. Астахов, Павел Правописные истины, или Левосудие для всех / Павел Астахов. — М.: Эксмо, 2016. — 368 c.

  2. ашов, А. И. Правоведение. Учебник для вузов / А.И. Балашов, Г.П. Рудаков. — М.: Питер, 2015. — 544 c.

  3. Изварина, А. Ф. Судебная система России. Концептуальные основы организации, развития и совершенствования / А.Ф. Изварина. — М.: Проспект, 2014. — 304 c.
  4. Каутский, К. Аграрный вопрос; Киев: Пролетарий, 2012. — 330 c.
Составление графика отпусков
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here