Совместно с какими документами используется

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Совместно с какими документами используется" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Совместно с какими документами используется

Представляем вашему вниманию презентацию Екатерины Носковой, слушательницы курса для технических писателей компании «Протекст». Она посвящена инструментам совместной работы над документацией и сравнению некоторых из них.

Примечание. 27 октября компания MadCap Software заявила о доступности бета-версии своего нового облачного сервиса для управления контентом MadCap Central. Этот факт не отражен в данной презентации, информация об этом новом продукте в ближайшее время появится на нашем сайте.

Создание любой документации – сложный и многогранный процесс, который включает в себя следующие действия.

Разработка документации предполагает тесное взаимодействие со всеми заинтересованными лицами.

Общение с другими техническими писателями предполагается, если работа над документом разбита на несколько исполнителей или текст проходит обязательную проверку у руководителя.

Эксперты владеют наиболее полной информацией для написания документа.

Приемщики согласуют текст документа.

Заказчик может одновременно являться экспертом и приемщиком.

Грамотный выбор инструмента для совместной работы облегчает сбор необходимой информации и помогает выстроить эффективное взаимодействие всех участников процесса.

Специализированное ПО для технических писателей используется:

  • в крупных компаниях с большим штатом технических писателей;
  • если необходима локализации документации на нескольких языках.
  • Комплексное решение от MadCap:
    • Flare (разработка документации),
    • Lingvo (локализация),
    • Capture (скриншоты)
  • Dr. Explain

Неспециализированное ПО для технических писателей используется:

[3]

  • небольшими компаниями или фрилансерами;
  • для решения более широкого круга задач.
  • офисный пакет (MS Office, Google Docs)
  • wiki (DokuWiki, Confluence)
  • CMS (WordPress)

Выбор ПО определяется целями и задачами, которые стоят перед техническим писателем.

При совместной работе над документацией ПО должно обладать следующим набором возможностей.

Microsoft Word относится к категории неспециализированного ПО для технических писателей. Проприетарное ПО.

Позволяет создавать практически весь стандартный набор технической документации. Исключения составляют файлы справки и справочные системы, формат которых требует использования специализированных программ для их создания.

Один из самых популярных программных продуктов для работы с текстовыми документами.

  • в реальном времени (при наличии подписки на облачный сервис Office 365)
  • в режиме оффлайн (при установке любой настольной версии продукта).

Редактор поддерживает добавление комментариев (примечаний) к отдельным элементам документа и режим предложения исправлений.

  • в Office 365 реализуется средствами облачного хранилища данных;
  • в настольной версии ограничение на форматирование и редактирование документа задается на вкладке Рецензирование.

Поддерживает только историю изменений с возможностью отката. Историю примечаний или исправлений нельзя просмотреть отдельно.

Можно выполнить сравнение двух версий одного документа.

Google Documents относится к категории неспециализированного ПО для технических писателей. Распространяется бесплатно.

Ориентирован на работу в реальном времени, что облегчает работу над документом на этапах рецензирования и согласования.

Ограниченный набор функциональных возможностей по сравнению с настольными версиями его аналогов.

Настройка доступа выполняется в любой момент времени при работе с документом.

Уровень доступа задается отдельно – на чтение, комментирование или редактирование для разных групп пользователей:

  • для всех,
  • только для пользователей, обладающих ссылкой;
  • для выбранных пользователей.

Поддерживает добавление комментариев к отдельным элементам документа и просмотр истории комментариев.

Одобренные и отклоненные исправления записываются в историю комментариев.

Wiki-движок в Atlassian Confluence, предназначен для организации и хранения данных и командной работы с ними.

Относится к категории неспециализированного ПО для технических писателей. Проприетарное ПО.

Расширяемость функциональных возможностей за счет плагинов и макросов позволяет создать конфигурацию под определенные задачи.

Совместная работа ведется в реальном времени и оффлайн.

Изменения, внесенные всеми пользователями, автоматически применяются при сохранении документа.

Доступ к документу определяется разрешениями страницы или рабочего пространства (области с определенной организацией контента). Уровни доступа задаются на чтение или редактирование.

Поддерживает добавление комментариев к отдельным элементам текста. Возможность комментирования определяется разрешениями рабочего пространства.

Поддерживает историю изменений документа с возможностью отката на любую из предыдущих версий. Также можно выполнить сравнение двух любых версий документа.

MadCap Flare относится к категории специализированного ПО для технических писателей. Проприетарное ПО.

Поддерживает технологию единого источника. Позволяет повторно использовать контент для создания документов, предназначенных для разной целевой аудитории.

Комплексное решение включает несколько редакторов (XML-редактор, редактор стилей, редактор шаблонов), инструменты локализации и возможность экспорта в различные форматы.

Совместная работа осуществляется в режиме оффлайн и основана на использовании системы контроля версий.

Обеспечивает контроль над вносимыми изменениями с возможностью просмотра и отката на предыдущую версию документа.

Взаимодействие участников процесса возможно с помощью электронной почты, SharePoint или других внешних ресурсов.

Для рецензирования документов используется отдельное приложение MadCap Contributor.

Все рассмотренные возможности совместной работы над документацией и их реализации в отдельных инструментах можно представить в виде сравнительной таблицы.

Google Documents наиболее удобен для совместной работы. Плюсы:

  • позволяет эффективно организовать работу большого количества участников, территориально находящихся далеко друг от друга;
  • есть возможность бесплатного использования.

Минусы Google Documents:

  • относится к неспециализированному программному обеспечению;
  • может не соответствовать требованиям, которые предъявляет к инструменту технический писатель для решения определенных задач;
  • нет возможности полностью реализовать функциональные возможности настольных текстовых редакторов.

При узкоспециализированных задачах в выборе инструмента следует ориентироваться на комплексное профессиональное решение (MadCap Flare и аналоги).

5 инструментов для совместной работы над текстовыми документами

О разработке алгоритма, позволяющего заранее определить, на какую популярность может претендовать литературное произведение, в начале января 2014 года сообщила британская The Telegraph со ссылкой на работу исследователей из Университета Стоуни-Брук штата Нью-Йорк. Специалисты по компьютерной обработке информации смогли определить, станет ли произведение бестселлером, с точностью до 84%. Оказалось, что успех книги, написанной на английском языке, во многом зависит от частоты использования союзов «и» и «но» (их должно быть много), от частоты использования глаголов и наличия литературных клише (а этих элементов — мало). В менее успешных произведениях, как правило, в большей степени используются глаголы и наречия, которые описывают не действия, а эмоции или мыслительные процессы. Успехом в исследовании считались исторические сведения о признании произведений широкой публикой.

Однако зачастую более надежный способ заработать на книгах — писать их больше. Либо самому, либо в соавторстве с коллегой или редактором. Сейчас существуют десятки инструментов, позволяющих нескольким пользователям трудиться над одним и тем же текстовым документом в режиме онлайн одновременно. Обычно к ним предъявляются «стандартные» требования: простота подключения к редактированию, возможность сохранять документы на разных стадиях работы в разных версиях, возможность следить за тем, кто, что и когда именно поправил. Разумеется, пользователи также обращают внимание на дизайн и интерфейс сервиса, на возможности по управлению и обмену файлами, на стоимость использования тех или иных продуктов. В нашем обзоре — 5 сервисов, на которые в первую очередь следует обратить внимание людям, которым очень часто приходится работать с текстами.

Читайте так же:  Кто должен заполнять форму

Google Docs

Это один из самых популярных инструментов для совместной работы над документами. Пользователи могут добавлять редакторов к нужным им файлам, просто указывая почтовый адрес другого пользователя. Тот может получить право не только просматривать документ, но и редактировать его. Поэтому сразу два или даже три курсора, работающих над документов для Google Docs — обыденное явление. Основное преимущество пакета Google Docs в том, что он не ограничивает количество пользователей, которых можно «подключить» к документу. И все они могут работать над его редактированием одновременно. Также сервис может похвастаться функцией встроенных комментариев и уведомлений о том, что кто-то исправил тот или иной документ. Наконец, здесь есть возможность предоставления публичного доступа к документу — для просмотра, а не для редактирования. Так что пакет GDocs идеально подходит для того, чтобы члены одной команды могли разрабатывать какие-то внутренние документы для общего использования другими членами коллектива. Также этот инструмент популярен в редакциях и издательствах: автор, редактор и корректор могут взаимодействовать друг с другом прямо в режиме онлайн.

Главный недостаток Google Docs: система не сохраняет отдельные копии файлов для отдельных редакторов. Поэтому уследить, кто именно и что конкретно исправил в документе с общим доступом, невозможно.

Частные пользователи могут пользоваться базовым функционалом сервиса бесплатно.

Editorially

Этот онлайновый редактор, главная характерная особенность которого — дизайн. Editorially имеет простой лаконичный дизайн, приятный шрифт и минимальный набор функций по части форматирования и табуляции. Панель инструментов сервиса состоит всего из шести элементов. Этот сервис ориентирован, в первую очередь, на людей, которым необходимо набирать текст и редактировать его, а форматированием для последующей печати документов заниматься уже в других программах. В текст, правда, есть возможность вставлять HMTL-код. Передать контроль над редактированием документа можно двумя способами: сторонний пользователь будет либо рецензентом, либо редактором. Первые могут только читать и комментировать текст, вторые — вносить в него правки. И эта функция — еще одно ключевое преимущество сервиса.

Ключевой же его недостаток в том, что сервис не поддерживает одновременную обработку документа двумя и более пользователями. Editorially предлагает поэтапную работу над документом и переход его «из рук в руки» между автором, редактором и рецензентом.

Использование сервиса бесплатно.

Draft

Главное преимущество этого сервиса перед остальными — в контроле над версиями. Если над текстом работает сразу два человека, то каждый из них сможет быстро посмотреть, как выглядел файл до вмешательства коллеги и после него. И сделать необходимые для работы выводы. Интерфейс самого сервиса прост и напоминает программы типа iA Writer. Здесь нет инструментов для форматирования, а из статистики доступен только подсчет количества слов или знаков в тексте. Пользователь может изменить только размер, цвет и вид шрифта. Для того, чтобы иметь возможность разместить документ в публичном доступе или экспортировать его в обычный текстовый файл, нужно согласие всех авторов, работающих над документом. Так что Draft — отличный инструмент, который позволяет более опытным редакторам, например, контролировать и обучать младший персонал. Приглашать людей к соавторству здесь так же просто, как и в Google Docs — посредством электронной почты. Уведомления о сделанных изменениях каждым из пользователей его коллега тоже получает на почту.

Недостаток сервиса в том, что здесь нет поддержки редактирования документов одновременно несколькими пользователями в режиме онлайн. С другой стороны, полный контроль над версиями документа позволяет всегда знать, кто за какой кусок текста несет ответственность.

Базовая версия сервиса бесплатна. За $3,99 в месяц пользователю предлагают право первого доступа к новым функциям и обновлениям сервиса.

Penflip

Создатели этого сервиса изначально ориентировались на студентов, преподавателей, веб-разработчиков, которым иногда приходится работать над текстовыми документами. Главное преимущество сервиса — в том, что он позволяет очень быстро подключать к просмотру или редактированию документа любых пользователей и так же быстро отключать их от этого процесса. Это может пригодиться в тех случаях, когда автор документа нуждается в консультациях со стороны. Интерфейс здесь довольно простой, но не подчеркнуто минималистичный: базовые возможности для работы со шрифтами и форматированием здесь, в отличие от некоторых конкурентов, все же имеются. В частности, здесь есть возможность создавать и подчеркивать гиперссылки. Процесссовместного редактирования документов здесь выглядит так. Автор может послать на почту товарищу ссылку на текущую версию документа. Тот внесет в нее правки и отправит автору свою версию. Если правки автора устраивают, он просто переходит к новой версии документа, если нет — продолжает использовать «свою». Характерная деталь: в Penflip нет «документов», вместо них — «проекты». Когда группа пользователей заканчивает работу над «проектом», его можно экспортировать в такие форматы как pdf, word doc, epub, html.

Главный недостаток — «сырость». Penflip все еще находится на стадии открытого альфа-тестирования, а потому баги и глюки здесь — явление довольно частое.

Использование сервиса бесплатно.

TitanPad

Это один из самых «легких» среди доступных на рынке сервисов для быстрого обсуждения текста и его совместного редактирования. По сути, это общедоступный веб-блокнот, в котором каждый член рабочей группы может быстро делать собственные пометки. Для создания больших и готовых к публикации документов TitanPad подходит с натяжкой, но для работы с небольшими корпоративными документами — вполне. Также он может служить прекрасной альтернативой традиционному чату. Хотя здесь и доступны инструменты для простейшего форматирования.

Для того, что пригласить кого-либо к совместной работе, необходимо нажать кнопку Share This Pad. Пользователь получит ссылку на документ, которую впоследствии можно отослать соавтору. Каждый человек, получивший такую ссылку, сможет без регистрации и ввода паролей мгновенно подключиться к работе над документом. При этом каждая правка выделяется своим цветом: пользователи легко смогут определять, кто что написал.

TitanPad — хорошее «разовое» решение для тех, кому нужно вместе с коллегами единожды совместно поработать над документом с теми пользователями, которые не хотят регистрироваться на новых специализированных сервисах. Использование сервиса бесплатное.

Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую

Переход на обмен электронными документами подразумевает безбумажное общение не только с контрагентами и партнерами, но и с контролирующими органами. Как только компания подключилась к оператору ЭДО, инспекция по месту ее нахождения будет уведомлена о том, что еще один налогоплательщик присоединился к обмену электронными документами. Теперь вместо сканов в ответ на электронное требование такая компания будет отправлять электронные оригиналы.

Читайте так же:  Как заполнить приходной-кассовый ордер

С какими форматами умеет работать налоговая

Перед тем, как загрузить документы в спецоператора, следует проверить форматы. Налоговая умеет работать только с тремя форматами. Скан-копии должны быть в tiff или jpg, а электронные оригиналы в формате xml.

Несовершенства действующего законодательства

Для формализованных документов определен формат xml. В случае счетов-фактур в обязательном порядке, для первички – рекомендация. Если вы используете накладную или акт не в xml, то такой документ автоматически становится неформализованным.

Представление формализованных документов не вызывает проблем. Что делать с документами, которые были созданы и получены, например, в doc, pdf, xls или др., сегодня большой вопрос.

Поиск решения

  1. Преобразовать в нужный формат. Теоретически с помощью какого-нибудь конвертера можно из doc сделать jpg, tif или xml. Тут же появится множество вопросов. Что мы получим таким преобразованием? Копию электронного договора? Допустим. А сможем ли мы ее отправить? Приказ ФНС РФ N ММВ-7-6/[email protected] упоминая tif и jpg, явно указывает на скан-копии бумажных оригиналов. Утвержденного xml-формата для договора нет, значит, такой документ налоговая просто не сможет проверить. Также не понятно, что делать с файлами ЭП в этом случае. Вариант однозначно не подходит.
  2. Преобразовать в нужный формат через сканирование. Распечатать документ, заверить его собственноручной подписью руководителя и печатью организации, затем сделать скан в нужных tif или jpg. Вот только в этот раз получится копия с копии и непонятно, что делать с файлами ЭП.

Технически оба варианта реализуемы, но на практике не проверены.

О выборе унифицированного формата

В качестве варианта еще можно рассмотреть появление новых утвержденных налоговой форматов для разных видов документов: счет на оплату, договор и др.

Использование совместного доступа к документам диска google для организации коллективной работы студентов

Цель данной статьи – поделиться опытом использования сервиса “Диск Google” (https://drive.google.com) в процессе обучении студентов очного и заочного отделений Института Детства НГПУ предмету “Информационные технологии”.

“Диск Goolge” — это облачное хранилище данных от компании Google. В этом хранилище можно размещать свои файлы и работать с ними как через веб-интерфейс (используя интернет-обозреватель), так и как с обычными файлами на жестком диске (требуется установка дополнительной программы).

С помощью этого сервиса можно безопасно и надежно хранить свои файлы. Он удобен для синхронизации рабочего пространства между несколькими компьютерами (для поддержания документов на разных рабочих мест в актуальном состоянии). Например, используя “Диск Google” вы можете быть уверены, что важные файлы будут присутствовать на вашем домашнем и рабочем компьютерах, на вашем смартфоне (или других устройствах), причём последней версии.

Размещение папки с рабочими материалами на Диске Google позволяет гарантировать доступ к ним в случае какой-нибудь сбоя. Неоднократно автор забывал флэш-накопитель или обнаруживал в процессе ведения занятия, отсутствие какого-то нужного электронного учебного материала. Приходилось решать ситуацию, быстро скачав недостающий файл с “Диска Google”.

Определяющим же преимуществом этого сервиса по сравнению с другими облачными хранилищами является то, что в нём наиболее удобно, с нашей точки зрения, организовывать совместный (общий) доступ к файлам.

[2]

Совместный доступ (шаринг) позволяет пользователям получать доступ к предоставленным им файлам через интернет.

Самым важным преимуществом “Диска Google” по сравнению с другими подобными сервисами является наличие такого мощного инструмента, как онлайн-офис. Он позволяет открывать и редактировать документы прямо через интернет, не используя никаких дополнительных программ, кроме обозревателя.

Несколько пользователей могут одновременно открывать и редактировать один файл. Это позволяет с помощью “Диска Google” осуществлять такой формат деятельности, как коллективная работа. Это весьма применимо в образовании, особенно в рамках предмета “Информационные технологии”.

При шаринге файлов нужно настроить ряд параметров прав доступа к ним. Настраиваются два типа параметров: способ предоставления доступа и права доступа.

Имеется три варианта способа предоставления доступа к документу.

“Всем в интернете” — каждый пользователь интернета сможет получить доступ к документу. Поисковая система Google будет индексировать этот файл и к нему можно будет получить доступ из поиска.

“Всем у кого есть ссылка” – к файлу можно получить доступ, зайдя в обозревателе по специальной ссылке.

“По приглашению” – в этом случае явно указывается список пользователей (их адреса электронной почты), которым разрешен доступ к файлу. Они получат уведомление на e-mail о факте предоставления доступа с указанием ссылки для работы с этим файлом. В этом варианте пользователю обязательно нужно иметь учётную запись Google. Способ позволяет контролировать список людей с правами доступа к конкретному документу.

Первые два варианта доступа не предусматривают обязательности наличия у пользователя, которому предоставляют файл, учётной записи Google.

Google, для “идентификации” пользователей в процессе совместного доступа к документу, даёт в соответствие каждому из них какое-либо животное и цвет курсора. Например, ”Неопознанный кугуар”– курсор синего цвета. Одно из развлечений студентов при работе в совместном доступе – это вычислять, что он за неопознанное животное.

Вариант “всем у кого есть ссылка” проще и удобнее всего, так как студентов в группе обычно от десяти человек и в этом случае прописывать список пользователей в явном виде не требуется.

Права доступа имеют три варианта.

“Чтение” – пользователь может только открывать предоставленный ему файл, никаких изменений там внести не сможет.

“Комментирование” – пользователь может не только просматривать файл, но и оставлять комментарии как к самому документу, так и к отдельным его частям (например, в таблице — к диапазонам ячеек).

“Редактирование” – пользователь имеет полные права доступа к файлу. Может не только оставлять комментарии, но и вносить любые исправления в его содержимое. Целесообразно предварительно сделать копию такого файла, чтобы пользователи случайно или намеренно не уничтожили содержимое документа.

Кроме того, есть ещё один вариант предоставления документа в совместный доступ – “Опубликовать в Интернете”. В этом случае создается копия документа, к которой можно получить доступ, зайдя по специальной ссылке. Получив доступ к файлу таким образом, его нельзя будет редактировать, специальные меню онлайн-офиса и панели инструментов будут отсутствовать. Подобный документ можно встраивать в веб-сайты. Таким способом удобно давать доступ для просмотра. Например, предоставить студентам таблицу со списком группы (построчно) и выполненными заданиями (столбцы).

Наличие двух вариантов взаимодействия с файлом: “расшаривание” и “публикация в интернете” позволяют одновременно вести совместное редактирование файла одной группой пользователей и одновременное предоставление конечного результата некоторым другим потребителям.

Доступны пять стандартных видов файлов Google Диск со специфическими онлайн-редакторами.

1. “Документ” – текстовый файл с форматированием, его редактор похож на Microsoft Word. Конечно, у этого онлайн инструмента гораздо меньше возможностей, чем у своего устанавливаемого аналога, однако всё что важно и наиболее востребовано – присутствует.

Читайте так же:  Можно ли встать в очередь в садик в мфц

Для обучения работы с этим инструментом студентам на занятиях предлагается зайти на открытый для совместного доступа и редактирования документ такого типа и начать коллективную работу по написанию сказки. Преподаватель вводит первую строчку, последующие строки предлагалось ввести уже студентам. Вначале также им нужно было определиться с тем, про что будет сказка, в каком порядке (допустим по очереди или еще по какому принципу) они будут писать текст.

2. “Презентация” – аналог файла презентаций Power Point. С помощью веб-интерфейса можно как готовить презентацию, так и демонстрировать её.

Для освоения онлайн-редактора презентаций студентам предлагалось подготовить презентацию под названием “Мои любимые фотографии”. Для её подготовки нужно было подобрать фотографии, воспользовавшись поиском Google по картинкам, или использовать свои источники изображений. Можно было также снимать фотографии, используя встроенную в устройства студентов веб-камеру. Далее, нужно было подготовить презентацию на основании этих изображений с помощью онлайн-редактора презентаций.

Финальной частью работы было задание правильно настроить права доступа (“всем у кого есть ссылка”, “комментирование”) к каждой презентации для доступа на просмотр и комментирование.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Далее, преподавателем совместно со студентами готовился специальный документ типа “Таблица Google”, в которую каждый должен был внести информацию о себе (ФИО) и добавить ссылку на свою презентацию. В итоге получалась “выставка”, где каждый желающий мог посетить презентацию любого своего товарища по группе.

Другая форма работы для обучения работы с онлайн-редактором – коллективная работа над тематической презентацией. Заранее преподавателем делался послайдовый план презентации (тема была – “Платёжные системы интернета”, но можно предложить и любую другую). Этот план был первым слайдом после титульного в открытой для общего редактирования презентации. Каждый из студентов должен был определиться, какой слайд он хочет взять на себя и записать своё ФИО напротив понравившегося раздела. Далее, каждый работал над своим слайдом и спустя отведённое время, таким образом подготовленную презентацию демонстрировали всем. Важным моментом является некоторый общий стандарт оформления слайдов, который предоставлялся как слайд. Отсутствие стандарта может привести к нестыковке оформления презентации, когда слайды, подготовленные разными людьми, выглядят принципиально по-разному.

Такая форма работы позволяет фантастически быстро (минут за 10-20) приготовить к использованию большую презентацию, которую можно использовать как учебное пособие, причём каждый из студентов “приложил свою руку” к этой работе.

3. “Таблица” – файл электронной таблицы, аналог таблиц Microsoft Excel. Инструмент, который позволяет удобно работать со структурированными данными, делать вычисления по формулам, строить диаграммы.

С помощью таблиц удобно для каждой учебной группы вести список выполненных заданий, контролируя, таким образом, посещаемость и успеваемость. К этому списку студентам каждой группы отдельно имеет смысл дать доступ на просмотр и комментирование. Каждый сможет контролировать, все ли задания у него выполнены, отслеживая, есть ли “+” у выполненных заданий в графе напротив его фамилии.

Еще один вариант использования совместного доступа к таблицам – это мозговой штурм. Студентам нужно было ввести свои идеи решения какой-либо поставленной проблемы в таблицу. В итоге получилась таблица со списком идей, которые уже можно обсуждать.

4. “Форма“ оригинальный вид файлов, прямого аналога которого в Microsoft Office нет. Это полезный инструмент для создания анкет, опросов, тестов и прочих форм.

Онлайн редактор позволяет быстро настроить внешний вид и конкретные вопросы каждой формы. В случае необходимости форма может быть многостраничной. Ответы респондентов могут сохраняться в виде строк электронной таблицы. Форму можно встроить и как часть уже существующей таблицы.

Разработанную форму для её заполнения можно разместить на какой-нибудь сайте как ссылку, отправить по почте или встроить внутрь страницы сайта.

Для обучения работы с формами студентам предлагалось сделать опрос на свободную тему и провести его среди товарищей по группе.

Есть вариант коллективной работы над формой, когда каждый участник добавляет один или несколько вопросов в форму общую, а потом все вместе её заполняют.

5. “Рисунок” – векторное изображение, онлайн-редактор представляет собой упрощённый аналог CorelDraw, при этом его интерфейс подобен простейшему редактору типа Paint.

Для групповой работы давалось задание на совместное рисование общего рисунка. Желательно сразу же обозначить тематику. Например, так как занятие было перед Новым годом, то предлагалось рисовать новогоднюю праздничную открытку. Процесс совместного рисования очень захватывающий, с этого лучше всего начинать обучение совместной работы с файлами.

Важным является тот факт, что все эти виды документов можно создавать, открывать и редактировать прямо из веб-интерфейса. То есть для обучения и работы, нет необходимости приобретать и устанавливать программного обеспечения типа Microsoft Office. Работа с “Диском Google” бесплатна.

В случае необходимости, можно подключать к учётной записи дополнительные приложения, большинство из которых даёт дополнительные виды документов “Диска Google”. Список наиболее интересных с точки зрения автора приложений ниже.

Программы для проектирования схем и диаграмм.

LucidChart – программа для проектирования визуальных схем типа блок-схем.

Sketchboard.Me – инструмент для работы со схемами, связанными с разработкой сайтов и другими информационными технологиями.

Cacoo – редактор диаграмм с широких возможностями. Позволяет рисовать интеллект-карты, алгоритмы, электрические схемы и прочее.

Gantter – инструмент для построений диаграммы Ганта (популярный тип гистограмм, используется для иллюстрации плана и графика работ по проекту, является одним из методов планирования больших проектов).

GeoGebra – свободно распространяемая (по лицензии GPL) динамическая геометрическая среда, которая даёт возможность создавать чертежи, в частности, для построений с помощью циркуля и линейки. У программы богатые возможности работы с функциями (построение графиков, вычисление корней, экстремумов, интегралов и т. д.).

Pixlr Editor — редактор растровой графики, по возможностям приближается к Adobe Photoshop.

WeVideo for Google Drive — редактор видео. С его помощью можно отредактировать видеоролики, хранящиеся на “Диске Google”, наложить эффекты, звуковую дорожку и многое другое.

Кроме того, на “Диск Google” существует довольно много приложений для конвертации из одного медиа-формата в другой.

Однако, так как эти программы внешние, то они могут в любой момент перестать функционировать. Во всяком случае, Google не может гарантировать работоспособность их в будущем.

Довольно важным вопросом является и то, как студенты получают доступ к общему документу.

После создания такого файла владельцем, для доступа к нему другим пользователям нужно посетить специальный URL-адрес. Этот адрес совершенно невозможно ввести вручную — из-за его длины и не читаемости вслух.

Есть несколько вариантов “доставки” учащимся документа с общим доступом.

Читайте так же:  Рефинансирование (перекредитование) ипотеки в банке дельтакредит условия, калькулятор, ставка и отзы

1. Размещать ссылку на некоторой странице в интернете: это может быть страница группы в социальной сети, в блоге или на каком-либо из веб-сайтов.

2. Сокращать ссылку до короткой, которую уже реально ввести в адресную строку обозревателя. Автор использует для этого сервис коротких ссылок goo.gl, который позволяет сокращать любую ссылку до ссылки вида “http://goo.gl/123456”, где 123456 — это некоторые буквы латинского алфавита как строчные, так и заглавные. Студентам достаточно ввести этот адрес, чтобы попасть на нужный документ.

Можно сгенерировать сокращенный адрес несколько раз до тех пор, пока результат не будет максимально однозначно читабельным. Сервис позволяет также отслеживать нажатия на сокращенный адрес.

3. Прислать ссылку каждому студенту на адрес электронной почты. Для этого заранее нужно подготовить соответствующую группу контактов в Gmail со списком студентов и их адресами электронной почты. У этого варианта есть минус – электронные письма не всегда доходят быстро, иногда и могут вообще не дойти. Можно использовать и альтернативный вариант – применять сервис мгновенных сообщений типа Google Hangouts.

Подводя итого, можно смело утверждать, что использование совместного доступа к документам “Диска Google” позволяет, кроме приобщения студентов к информационным технологиям, дать им опыт работы в команде.

Совместное редактирование документов Word в режиме реального времени

В этом курсе:

Когда кто-то поделился с вами документом Word, полученное вами сообщение содержит ссылку, открывающую документ в веб-браузере: в Word Online. Выберите Редактировать документ

> Изменить в браузере.

Если кто угодно работает над документом, вы увидите его состояние присутствия и изменения, внесенные ими. Мы вызываем этот совместный автор или совместной работы в режиме реального времени.

Если вы предпочитаете работать с приложением Word, нажмите кнопку изменить в Word

, расположенную в верхней части окна.

Вы по-прежнему будете соавторами, если вы являетесь подписчиком Office 365, используя одну из следующих версий Word:

Word 2016 для Windows

Word 2016 для Mac

Word на мобильном устройстве (Android, iOS или Windows)

Если вы используете более старую версию Word или вы не являетесь подписчиком, вы можете редактировать документ одновременно с другими пользователями, но не в режиме совместной работы в реальном времени. Для просмотра изменений и предоставления общего доступа к вашим пользователям вам потребуется сохранить документ.

Документы с макросами (. docm)

Если документ состоит из макросов (DOCM), вы по-прежнему можете редактировать и совместно работать. Вы можете открывать и редактировать содержимое, как и любой другой документ, в том числе на выполнение макросов. Если вам нужно изменить код макроса, просто извлеките его, измените код и снова верните.

Примечание:

Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Совместная обработка документов

Статьи по теме

В ходе оперативной деятельности на предприятии часто приходиться создавать и обрабатывать документы, в работе над которыми задействованы сотрудники различных подразделений. Совместного редактирования требуют такие документы как бизнес-планы, различные отчеты, проекты бюджетов, стратегии развития, договора, соглашения и др. При этом встает вопрос выбора технологии и инструмента совместного редактирования документов.

Технологии совместного редактирования документов

Рассмотрим несколько технологий совместного редактирования документов:

  1. Последовательное редактирование (рис. 1).

    Рис. 1. Последовательное редактирование документа.

Широко распространенная технология, при которой документ редактируется одним сотрудником, потом передается другому сотруднику, который вносит свои правки в документ и передает его дальше по цепочке и так до окончания работы над документом. Основным недостатком такого подхода является длительное время обработки документа, что приводит к снижению оперативности деятельности.

  1. Параллельное редактирование (рис. 2).

    Рис. 2. Параллельное редактирование документа.

Параллельное редактирование также широко распространенная технология, основанная на создании версий документов. Документ редактируется одновременно всеми привлеченными сотрудниками, создающими свой вариант документа, затем все изменения должны быть объединены в одном итоговом документе. При таком подходе сокращается время внесения изменений, но может потребоваться значительное время для обработки всех версий и подготовки окончательного варианта документа.

Для передачи документов в том и другом случаях используются любые средства коммуникации:

  • электронная почта для организации свободной маршрутизации документа;
  • средства рассылки для работы с версиями;
  • сетевые диски, общие папки для просмотра и редактирования;
  • маршрутизация в системе электронного документооборота (рис. 3).

Рис. 3. Маршрут документа в системе Евфрат.

  1. Совместное редактирование.

Совместное редактирование — это коллективная работа в режиме реального времени или онлайновая работа, при которой сотрудники могут работать над одним и тем же документом одновременно. При этом могут использоваться следующие подходы:

  • Нестрогое редактирование.

Например, по принципу «мозгового штурма», когда сотрудники, используя различные технологии совместной работы, обсуждают документ и вносят свои предложения и замечания. Желательно при этом использовать приложения, в которых будут фиксироваться все высказывания. Это могут быть онлайновые записные книжки, кейсы в системе электронного документооборота, различные социальные сервисы.

При использовании записной книжки, например, Microsoft OneNote (рис. 4), все сотрудники одновременно записывают свои мысли и мгновенно видят появившиеся материалы. На обсуждение отводится определенное время, по истечении которого все высказывания обрабатываются, и создается окончательный вариант документа.

Рис. 4. Обсуждение документа в записной книжке OneNote.

Использование кейсов позволяет собрать всю информацию, необходимую для создания или редактирования документа, а также все пожелания и замечания относительно содержания разрабатываемого документа в одном месте. Кейс может содержать стандартный набор документов, шаблонов, информацию по взаимодействию с сотрудником или клиентом и задачах, которые необходимо при этом решить. Информация представляется в виде целостной, наглядной системы связанных блоков задач, документов, переписки и т.п. Ходом исполнения кейса можно управлять, в работу легко ввести исполнителей, которые не были задействованы на начальных этапах, собранные информационные материалы просто систематизировать и использовать (рис. 5).

Рис. 5. Кейс в системе Company Media.

Социальные сервисы обеспечивают оперативную связь между сотрудниками, а также горизонтальные связи между функциональными подразделениями и филиалами предприятия, повышая эффективность коллективной работы.

Обсуждение документов, которые необходимо подготовить или согласовать, может осуществляться сотрудниками на корпоративном портале или в системе электронного документооборота с применением соответствующих социальных инструментов. Сейчас стали широко распространяться профессиональные социальные сети, организованные группой людей, объединенных общей задачей и взаимодействующих для ее решения.

  • Строгое редактирование.

Все сотрудники одновременно работают с документом. Могут быть два варианта такой работы: синхронная посимвольная обработка и фрагментальная обработка.

В первом случае сотруднику доступен весь текст документа. Сотрудник может вводить текст, набрасывать краткие тезисы, редактировать свою часть и при этом видеть работу других сотрудников.

Читайте так же:  Как купить дом с помощью материнского капитала пошаговая инструкция, документы и отзывы

Возможен конфликт при редактировании одного и того же фрагмента, например, одновременный ввод и удаление одних и тех же символов. Если в приложении применяются или отменяются изменения всех пользователей, то могут быть потеряны ценные правки.

В случае фрагментального редактирования абзац, с которым работает в настоящий момент сотрудник, блокируется от

изменений другими сотрудниками. Многие приложения позволяют отобразить информацию о том, какой фрагмент в данный момент заблокирован, и даже указать фамилию сотрудника, который с ним работает.

В последнее время появилось много приложений, позволяющих работать с документами в режиме реального времени в виртуальном офисе (Документы Google, Office 365, Office Online и пр.). Для таких приложений самой привлекательной возможностью является коллективная работа над документом, который размещается в облачном хранилище.

Сервисы для совместной работы над документами от Google

Виртуальный офис Google позволяет работать с текстовыми документами, электронными таблицами и презентациями, сохранять документы на диске Google (рис. 6).

Рис. 6. Приложения Google.

Для начала работы сотруднику достаточно иметь аккаунт Google. Сотрудник создает документ и сохраняет его на диске Google (рис. 7 и 8).

Рис. 7. Главная страница Google.

Рис. 8. Документ в приложении Google Docs.

Для совместной работы с документом необходимо назначить права доступа к нему для других сотрудников. Существует три группы доступа.

  1. Можно опубликовать документ в интернете и предоставить к нему доступ всем пользователям интернета.
  2. Можно опубликовать ссылку на документ и любой пользователь имеющий ссылку может получить доступ к документу.
  3. Можно предоставить доступ по приглашению, послав ссылку на документ конкретным сотрудникам (рис. 8).

Рис. 9. Настройка доступа к документу в Google.

При нажатии в верхнем правом углу на кнопку Настройка доступа, можно увидеть, какой вид доступа выбран, кто является владельцем документа (рис. 9).

Рис. 10. Доступ к документу.

При необходимости можно пригласить к работе над документом других сотрудников, введя имя или адрес электронной почты. Здесь же для каждого сотрудника можно определить права доступа к документу: право на редактирование, комментирование или чтение.

Права на редактирование позволяют также изменять и настройки доступа к документу. При этом сотрудник является соавтором владельца документа. Соавторы могут совместно редактировать документ в режиме реального времени, делать в этом документе свои исправления – редактировать фрагменты текста по своему усмотрению.

Открыв документ, соавтор может видеть, что ему предоставлен доступ к документу и что первый абзац текста в настоящий момент редактирует другой сотрудник (рис. 11).

Рис. 11. Совместное редактирование документа.

Введенные изменения появляются по мере сохранения текста. Все соавторы видят эти изменения, могут их прокомментировать. Комментарии выделяются цветом, а справа можно видеть сам комментарий и его автора (рис. 12).

Рис. 12. Комментарий соавтора.

Все внесенные изменения сохраняются на диске и их можно просмотреть в хронологии изменений (рис. 13). Для легкости просмотра изменений каждому автору присвоена своя цветовая метка.

Рис. 13. Хронология изменений.

Сервис Google позволяет работать с текстовыми документами и презентации до десяти соавторам одновременно. Для электронных таблиц одновременный доступ возможен до пятидесяти человек. При работе с таблицей соавтор видит ячейки, с которыми в данный момент работает другой сотрудник (рис. 14).

Рис. 14. Совместное редактирование документа Excel.

На рисунке синим цветом выделена рабочая ячейка, с которой работает сотрудник, зеленым – заблокированная ячейка, с которой работает соавтор.

Сервисы для совместной работы над документами от Microsoft

Компания Microsoft также предоставляет подобные сервисы для совместной работы с документами. Office Online от компании Microsoft содержит следующие сервисы (рис. 15):

Рис. 15. Сервис Microsoft Office Online.

  • Word Online — для работы с текстовыми документами;
  • Excel Online — приложение для работы с электронными таблицами;
  • PowerPoint Online — создание презентаций;
  • OneNote Online – записная книжка;
  • OneDrive – облачное хранилище для предоставления общего доступа к документам.

Сервис обеспечивает полную совместимость с форматами Microsoft Office разных версий. Это является большим преимуществом, т.к. в компаниях используются разные версии пакета Microsoft Office. Также обеспечиваются все функции, которые могут потребоваться обычному пользователю.

Документы сохраняются в облачном хранилище OneDrive (рис. 16).

Рис. 16. Документы в хранилище OneDrive.

В хранилище можно добавлять документы, а также создавать текстовые документы, электронные таблицы и презентации, не выходя из хранилища. При этом открывается соответствующее приложение, предоставляя пользователю все его возможности.

Организовать общий доступ к документу можно также с помощью отправки ссылки для доступа необходимым сотрудникам (рис. 17).

Рис. 17. Организация общего доступа к документу.

Коллективная работа с документом происходит в Office Online аналогичным образом. Работающий с документом сотрудник может видеть фрагменты документа, с которыми работают другие сотрудники. Эти фрагменты для него в текущий момент не доступны (рис. 18).

Рис. 18. Совместная работа в Word Online

Если для работы с документом требуются расширенные функции программы, то можно открыть данный документ в классическом приложении Microsoft Office установленном на компьютере, внести изменения и затем сохранить. При этом документ по-прежнему находится в облачном хранилище, и все изменения сохраняются в документе.

Совместная работа над документами очень важна для эффективной коллективной работы в организации. Знание современных информационных технологий, средств и способов совместной работы с документами позволяет выбирать варианты работы, лучше всего соответствующие потребностям компании, и повышать эффективность деятельности сотрудников.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Т.В. Алексеева, доцент, Московский финансово-промышленный университет «Синергия»

Источники


  1. Миронов, Иван Борисович Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн / Миронов Иван Борисович. — М.: Книжный мир, 2015. — 216 c.

  2. Михайловская, И. Б. Суды и судьи. Независимость и управляемость / И.Б. Михайловская. — М.: Проспект, 2014. — 124 c.

  3. Нешатаева, Т.Н. Иностранные предприниматели в России – судебно-арбитражная практика / Т.Н. Нешатаева. — М.: Дело, 2013. — 216 c.
  4. Сборник постановлений пленума верховного суда СССР. (1924-1977 гг.) (комплект из 2 книг). — М.: Известия Советов народных депутатов СССР, 2016. — 822 c.
Совместно с какими документами используется
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here