Требования к учету кассовых операций

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Требования к учету кассовых операций" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации

I. Общие положения

1. Предприятия, объединения, организации и учреждения (в дальнейшем — предприятия) независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков (далее — банках).

2. Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

4. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

5. Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

6. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

7. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот (в последующем — оплата труда), закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

8. Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

9. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до 5 дней), включая день получения денег в банке.

10. Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

11. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

12. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

Учет кассовых операций

Для всех организаций Российской Федерации установлены единые требования к порядку учета и хранения наличных денежных средств. Все операции по приему и расходованию наличных денежных средств, а также хранение денег и денежных документов должны осуществляться в кассе организации.

Касса – это подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и денежными ценностями. Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать требованиям по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений.

Порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ».

[1]

Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы, установленных банками по согласованию с руководителями организаций.

Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов, утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:

  • оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером;
  • регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
  • регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
  • сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.

В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.

Порядок учета кассовых операций

Для организации бухгалтерского учета кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». Согласно утвержденному плану счетов бухгалтерского учета к счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

  • 50.1 «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ;
  • 50.2 «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п.;
  • 50.3 «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
  • 50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.
Читайте так же:  Как оплачивается больничный в выходные дни сроки и документы

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации.

Контроль кассовой дисциплины

Обязанность контроля за соблюдением кассовой дисциплины в коммерческих организациях, согласно ч. IV Порядка ведения кассовых операций в РФ, возложена на банки.

Техническая укрепленность помещений касс, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях проверяются органами внутренних дел.

Ответственность за соблюдение установленного порядка ведения кассовых операций и создание условий сохранности денег в помещении кассы несут руководитель, главный бухгалтер и кассиры организации.

Контроль соответствия остатка наличных денежных средств в кассе с учетными данными осуществляется проведением инвентаризации денежной наличности кассы. Ревизия кассы может проводиться периодически в соответствии с регламентом инвентаризаций, установленным в организации или в неплановом порядке при смене кассира.

Излишки, выявленные в результате инвентаризации денежных средств, оформляются приходным кассовым ордером.

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:
  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • содержание операции;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Читайте так же:  Виды рекламных каналов в интернете

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Проверь себя: порядок ведения кассовых операций

Оборот наличных денежных средств между экономическими субъектами, а также порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации устанавливает Центробанк РФ. Основы закреплены в нормативных документах: Указания Банка РФ №3210-У от 11.03.2014 — для юридических лиц, Положение №318-П от 24.04.2008 — для кредитных организаций.

Операции применяются при получении, перерасчете или выдаче наличных денежных средств на следующие цели:

  • выплата заработной платы, стипендий, пособий;
  • перечисление страховых взносов, расчеты по налоговым обязательствам;
  • расчеты с подотчетными лицами;
  • расчеты с поставщиками и подрядчиками;
  • расчеты за оказание платных услуг;
  • безвозмездные поступления и пожертвования;
  • прочие расчеты.

Правила ведения кассовых операций в 2019 году

Установлены обязательные требования к порядку организации наличного денежного оборота, а также вопросы, которые бюджетная организация устанавливает самостоятельно.

Обязательные требования (регламентированы действующим законодательством)

[3]

  1. Порядок определение лимита остатка наличных денег в кассе учреждения, за исключением дней выплаты заработной платы (пособий, стипендий).
  2. Сдача наличности в банк при превышении утвержденного остатка.
  3. Закрепление должностных обязанностей за кассиром (ответственным работником).
  4. Прием и выдача наличности на основании приходных и расходных ордеров, обязательное ведение кассовой книги.
  1. Лимит остатка наличности в кассе.
  2. Правила обеспечения сохранности документов и наличности на предприятии.
  3. Правила хранения и перевозки денежных средств.
  4. Периодичность и алгоритм проведения проверок ведения кассовой дисциплины. Определение ответственных лиц (комиссии) для проведения проверок, в том числе внезапных.

Необходимые документы

Документально операции должны быть оформлены соответствующими документами.

Так для поступления наличности в кассу применяется форма приходный ордер (ПРО) ОКУД 0310001. Форма № КО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Для выдачи наличных денег используется расходный ордер (РКО) ОКУД 0310002. Форма № КО-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Новые правила применения ККТ

В 2019 году действует порядок применения контрольно кассовой техники, утвержденный Федеральным законом №54-ФЗ от 22.05.2003 (с изменениями от 03.07.2016). Последние зменения коснулись не только правил регистрации аппаратов ККТ в налоговой инспекции, но и порядка применения онлайн-касс.

Организации, применяющие ККТ, не должны предоставлять аппарат в инспекцию для регистрации или внесения изменений. Все действия можно осуществить через личный кабинет на сайте ФНС России. К тому же, вся информация о расчетах будет автоматически передаваться налоговикам через операторов фискальных данных.

Новшества позволят повысить финансовую эффективность применения ККТ, сократить расходы на обслуживание и перерегистрацию техники, снизить риск финансовых махинаций. Изменения направлены на повышения прозрачности расчетов, осуществляемых наличными деньгами, а также сокращение количества налоговых проверок.

Ответственность и штрафные санкции

За несоблюдение законодательства в части ведения операций по кассе предусмотрена административная ответственность. Часть 1 статьи 15.1 КоАП устанавливает:

  1. Наказание для юридических лиц, допустивших нарушение 318 положения о порядке ведения кассовых операций и Указаний №3210-У — штраф от 40 000 до 50 000 рублей.
  2. Наказание для должностных лиц организаций и индивидуальных предпринимателей, в виде штрафа от 4 000 до 5 000 рублей.

Основные проводки для отражения кассовых операций

Представим основные операции с наличными деньгами бюджетного учреждения в виде таблицы.

Читайте так же:  Пошаговая инструкция после регистрации организации

Документальное оформление кассовых операций ИП

Центробанк РФ в 2015 году установил новые правила ведения кассовых операций для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Изменения затронули документооборот компаний – порядок проведения расчетов, уменьшение численности документов, упрощенные требования к их оформлению.

Сущность и специфика проведения кассовых операций

Кассовые операции – это совокупность материально-технических действий с юридическими или физическими лицами по приему или оплате денежных средств. Их сущность заключается в приеме, сохранении и оплате наличных.

Кассовые операции состоят из следующих этапов:
  • зачисление;
  • передача;
  • пересчет банкнот, монет;
  • хранение;
  • документирование кассовых операций.

Документооборот включает заполнение, прием и ведение бумаг, которые подтверждают выполнение финансовых обязательств.

Абсолютно все денежные операции должны отражаться в отчетности. При этом важно отталкиваться от нормативной базы РФ и соблюдать установленный Центральным Банком порядок ведения документооборота.

Рекомендации: для регулирования потоков денежных средств все предприниматели, которые работают с наличными деньгами, обязаны придерживаться кассовой дисциплины.

От необходимости вести учет платежных операций освобождаются только предприятия, которые не работают с наличными и принимают оплату по безналу. В таком случае во время проверки налоговой службе в свободной форме сообщается данный факт, который обязан подтверждаться документально.

Порядок проведения кассовых операций

Документальное оформление кассовых операций отображается в установленной межведомственной форме первичного документооборота. Порядок ее ведения регламентирует Центробанк и Министерство финансов РФ. Также нормативная база включает положения Федеральной службы государственной статистики и инструкции Государственной налоговой службы.

Вести документооборот может кассир или другой человек, который имеет данные полномочия. И в первом, и во втором случае необходимо оформить приказ о его назначении. Как правило, данную функцию выполняет один человек. Но при большом товарообороте на крупных предприятиях работают несколько кассиров. В таком случае в штатном расписании указывается старший кассир, который отвечает за документооборот фирмы. Если же работает сам предприниматель и не имеет дополнительного персонала, вести учет кассовых операций он должен самостоятельно.

Документы для ведения кассового учета

Федеральная служба статистики РФ утверждает несколько первичных документов: расходный и приходный ордера, книги по работе с кассой или по учету денежной наличности, финансовые ведомости. Их специфика и особенности заполнения будут рассмотрены ниже.

ИП, которые ведут учет финансовых показателей организации согласно условиям Налогового кодекса России, кассовую книгу, расходный и приходный ордер могут не оформлять.

Иногда возникают ситуации, в которых ведение кассового документооборота может улучшить эффективность организации, способствовать грамотному планированию и разработке стратегии. В таком случае вести учет нужно согласно всем требованиям Центробанка РФ. Рассмотрим виды кассовой документации, нормативная база которых — Общероссийский классификатор финансовых операций ОК 011-93.

Особенности заполнения кассовой книги

Кассовая книга ведется для контроля финансовых потоков, которые поступают в кассу за проданный товар, предоставленные услуги или выполненные работы. Ведение учета допускается и в бумажном, и электронном виде. В последнее время все больше предприятий оценили преимущества электронного документооборота.

Если вы предпочитаете оформлять кассовую книгу традиционным методом, пронумеруйте каждый лист и в месте скрепления заверьте документ у главного бухгалтера или владельца бизнеса. Если для своей работы предприятие использует печать, она также должна проставляться в месте скрепления листов.

При электронном документообороте кассовая книга заверяется электронными подписями. Решение о печати данных принимает руководитель (ежедневно, еженедельно или раз в месяц). Перед началом заполнения установите опцию нумерации страниц, чтобы данные вводились в хронологическом порядке.

После завершения рабочего дня или смены кассир обязан сверять оставшуюся сумму в кассе со сведениями в кассовой документации и указывать количество остатков. После закрытия смены кассовая книга заверяется бухгалтером или владельцем бизнеса.

Приходный и расходный ордера

Приходным ордером фиксируются финансовые операции для контроля над финансовой деятельностью компании и возможности принятия грамотных управленческих решений. Он применяется для фиксации поступления денег в кассу и может быть оформлен на бумаге или в электронном виде.

Приходный ордер должен содержать:

  • номер регистрации;
  • название компании;
  • код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
  • номер корреспондентского счета или субсчета (если ведется бухгалтерия);
  • дата регистрации ордера.

После получения денег ордер по учету финансовых операций должен находиться у кассира, а покупателю предоставляется бланк отчетности (квитанция, чек) как подтверждение выполнения обязательств.

Расходный ордер используется для регламентации первичных документов, по нему выдается наличность из кассы предприятия.

Расходный ордер должен быть в одном экземпляре, с подписью бухгалтера или владельца бизнеса. Он фиксируется в журнале кассовой документации.

Другие документы для учета финансовых операций

Книга учета денежной наличности заполняется старшим кассиром для фиксации передачи финансовых средств между кассирами на протяжении рабочей смены. Если компания небольшая в ведении такой книги нет необходимости. В начале смены старший кассир выдает определенную сумму наличных каждому продавцу, а после окончания дня остаток фиксируется.

Если из кассы берутся средства для оплаты заработной платы, отчитаться за выполнение финансовых обязательств нужно до завершения периода, прописанного в ведомости. Нераспределенная сумма на остатке в конце смены опечатывается и передается главному бухгалтеру или ответственному лицу.

Расчетно-платежная ведомость необходима для фиксации отработанных часов, по учету премий и штрафов работникам компаний. Данный документ составляется бухгалтером или ответственным лицом для расчета рабочего времени и оплаты труда персонала.

Если сотрудники получают зарплату на банковские счета, оформляется расчетная ведомость. В ней должны быть заполнены все статьи доходов определенного работника: оклад, премии, надбавки, отпускные, материальная помощь и др. Сумма к оплате должна быть прописана на титульном листе.

Платежная ведомость необходима для предоставления зарплаты и социального страхования. Начислить зарплату можно без заполнения таких бланков – достаточно отталкиваться от расходного ордера. Но гораздо удобнее и эффективней оформлять данную ведомость. Заполняется такой документ главным бухгалтером или ответственным за денежные операции лицом.

Поправки в платежных ведомостях не разрешаются и считаются грубым нарушением.

Документальное оформление кассовых операций должно быть принято на основе приказа, в котором прописываются ключевые принципы проведения кассовых операций. Перед допуском к работе кассиров, необходимо утвердить их права и обязанности для дальнейшей работы.

Читайте так же:  Как оформить кредитную карту бинбанка

Кассовые операции: как небольшой фирме организовать учет наличных денег

Начинающие бухгалтеры нередко путают понятие «касса» в значении «кассовая техника» и понятие «касса» как операции с наличными денежными средствами. Сегодня мы расскажем о том, как они соотносятся друг с другом, а также о том, как небольшой фирме организовать учет кассовых операций и как ей в этом может помочь онлайн-ККТ.

Касса и кассовая техника — не одно и то же

Из-за созвучности понятий легко перепутать значение двух терминов. С одной стороны, касса — это совокупность всех денежных операций с наличностью, то есть казна, кошелек предпринимателя или организации. С другой точки зрения, касса — это оборудование, а значит, правильнее ее именовать контрольно-кассовой техникой или машиной, ККТ или ККМ.

[2]

Касса отражает, как изменился объем денежной массы в связи с наличными поступлениями и расходами. Поступления в данном случае — это и выручка, и внесение средств собственника, и пополнение уставного капитала. Все операции, которые влияют на объем кассы, должны быть зафиксированы в документах о кассовых операциях, например, в приходном и расходном ордерах (ПКО и РКО).

ККТ также тоже отражает приход и расход денег, но только в разрезе выручки, то есть продаж или возвратов покупателю. В данном случае документом о денежной операции является фискальный чек прихода, возврата или чек коррекции. Таким образом, расчеты через онлайн-кассу — это часть всего кассового учета предприятия.

Касса — это.

Кассовые операции

Документы о проведенных операциях

Совокупность наличных денежных средств предприятия

  • Приход, поступления денежных средств, например, возврат неиспользованной подотчетной суммы
  • Расход денежных средств, например, выдача аванса, зарплаты
  • ПКО
  • РКО
  • Кассовая книга

(операции на ККТ являются частью кассового учета)

  • Приход, то есть получение наличных или безналичных денег от покупателя при продаже через ККТ
  • Расход, например, выплата денег покупателю за возвращенный товар
  • Фискальный чек прихода
  • Чек возврата
  • Чек коррекции

Сначала расскажем о двух разновидностях кассового учета, а затем о том, как на них влияет применение ККТ.

Как вести кассовые операции: базовый и упрощенный учет

Документы о кассовых операциях (ПКО, РКО, кассовую книгу) необходимо составлять и вести независимо от наличия ККТ в торговой точке.

«Базовый» учет

«Базовый» учет кассовых операций ведут организации и ИП, которые не относятся к субъектам малого предпринимательства. Они документируют кассовые операции следующим образом:

  • создают приходный кассовый ордер (ПКО) при поступлении денег в кассу;
  • формируют расходный кассовый ордер (РКО) при выплате денег из кассы;
  • ведут кассовую книгу, где отражают все поступления и расходы, которые зафиксированы в ПКО и РКО;
  • оформляют расчетно-платежную форму № Т-49 и платежную ведомость № Т-53. Это документы для расчета и выплаты персоналу заработной платы или других вознаграждений в наличной форме;
  • составляют авансовый отчет. Это делает сотрудник или директор организации (но не ИП), чтобы отчитаться за расходы наличности, выданной ему авансом или потраченные из личных средств.

Кроме перечисленных документов предприятие должно иметь локальный нормативный акт (например, приказ по организации), утверждающий лимит остатка наличных денег (кассовый лимит). Документ указывает, какое количество денег может находиться в кассе в одно время. Лимит можно превышать, если это связано с выплатой наличности персоналу. Допустимый срок превышения включает день получения денег со счета, день выплаты, выходные и праздники.

Кассовый лимит организация устанавливает сама по формуле, приведенной в Указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У.

Упрощенный учет

Упрощенный учет введен с 1 июня 2014 года Указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. Подробнее о нем см. статью «Новые правила кассовой дисциплины: для ИП и малых предприятий введен упрощенный порядок». Такой учет могут вести те ИП и юрлица, которые являются субъектами малого предпринимательства (см. «Минэкономразвития разъяснило, кто относится к субъектам малого предпринимательства»). Проверить, относится ли организация к малым предприятиям, можно на сайте ФНС.

Упрощенный порядок позволяет всем субъектам малого предпринимательства не устанавливать лимит остатка денежных средств в кассе. А «малым» предпринимателям можно еще не оформлять ПКО, РКО и кассовую книгу. Обязательными документами для них являются только форма № Т-49 и ведомость № Т-53 для выплат персоналу, а также авансовый отчет.

Кассовые операции с применением ККТ

Благодаря переходу на онлайн-ККТ, изменился принцип документирования кассовых операций. С 1 июля 2017 года те, кто торгует через ККТ и отправляет данные о продажах в ФНС, могут отказаться от девяти форм кассовой отчетности. Вот перечень документов, которые пользователи онлайн-касс могут не применять:

  • Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ (КМ-1);
  • Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию (КМ-2);
  • Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (КМ-3);
  • Журнал кассира-операциониста (КМ-4)
  • Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (КМ-5);
  • Справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6);
  • Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации (КМ-7);
  • Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (КМ-8);
  • Акт о проверке наличных денежных средств кассы (КМ-9).

С внедрением онлайн-касс теперь все перечисленные документы приходят в ФНС в электронном виде автоматически.

Работа с документами, которые остались обязательными (в базовом учете), также стала проще благодаря расчетам через онлайн-кассу. Расскажем об этом подробнее.

Документирование кассовых операций по 54-ФЗ

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) можно оформлять автоматически в электронном виде на основе фискальных данных с ККТ. Форматы фискальных записей и реквизиты документов при использовании онлайн-касс введены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229.

Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих документов:

  • отчетов о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах;
  • кассовых чеков и аналогичных документов для коррекции фискальных записей.

Чтобы сформировать ПКО на основе данных фискального накопителя, ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерским сервисом, который умеет это делать.

Читайте так же:  Получение автокредита в ак барс банке

Расходный кассовый ордер

РКО можно оформлять в электронном виде. Расходным кассовым ордером нужно документировать:

  • выдачу наличных из денежного ящика, который находится при онлайн-кассе
  • выплату денег покупателю (физическому лицу).

1) Выдавая наличку из денежного ящика, нужно указать на онлайн-кассе причину выема средств:

  • выдача зарплаты;
  • оплата товаров и услуг поставщику.

Фискальные документы об этих операциях ФНС не получает. О выеме средств налоговая узнает опосредованно, поскольку видит, сколько было денег в кассе на момент открытия и закрытия смены.

2) Выдача денег покупателю за возвращенный товар — еще одна операция в рамках расхода денежных средств. Действия кассира зависят от двух факторов:

1. Дата возврата товара

  • Если покупатель принес товар обратно в тот же день, кассир создает на ККТ чек с признаком расчета «возврат прихода» и возвращает деньги. ФНС сразу получает фискальный чек, подтверждающий эту операцию.
  • Если покупатель возвращает товар в другой день, кассир находит нужную смену (касса хранит смены за 14 дней), в ней отыскивает нужный чек и нажимает возврат чека. ФНС в режиме онлайн получит чек с признаком «возврат прихода».

2. Способ расчета при возврате денег покупателю

  • Если покупатель совершил покупку за наличные и принес товар обратно, кассир возвращает ему наличку из денежного ящика ККТ.
  • Если покупатель расплачивался через терминал эквайринга и хочет получить деньги на карту, операция возврата может усложниться, поскольку не все терминалы умеют совершать возврат.

Порядок действий следующий:

1) Покупатель пишет заявление о возврате товаров, кассир оформляет РКО, покупатель его подписывает.
2) На основании РКО уполномоченный сотрудник магазина составляет бухгалтерский документ — платежное поручение.
3) Согласно платежному поручению выплата происходит со счета предприятия (если это электронный перевод на счет покупателя) или наличными из общей кассы (а не из денежного ящика ККТ).

3. Отчет о закрытии смены необходим для правильного документирования кассовых операций на ККТ. В отличие от ПКО и РКО этот отчет обязаны делать все пользователи онлайн-касс. Отчет должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

До появления онлайн-ККТ существовал аналог отчета о закрытии смены, который назывался z-отчет. На его основе бухгалтер заполнял журнал по форме КМ-4 и справку по форме КМ-6. Теперь эти документы можно не оформлять, потому что ККТ создает отчет в автоматическом режиме и отправляет его в ФНС.

Если ККТ интегрирована с сервисом бухучета (такая интеграция существует между сервисами «Контур.Маркет» и «Контур.Бухгалтерия»), то данные отчета приходят с онлайн-кассы в сервис в виде ПКО.

В отчете о закрытии смены могут отражаться ПКО с разным типом проводки:

  • Полная оплата товаров (в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1);
  • Частичная оплата товаров (проводка ДТ 50, КТ 62-1);
  • Предоплата (проводка ДТ 50, КТ 62-2).

Если предприятие не применяет ККТ, то описанные проводки нужно фиксировать в регистрах бухучета.

Штрафы для нарушителей

Грубые нарушения ведения бухгалтерского учета перечислены в ст. 15.11 КоАП РФ. Эта статья позволяет оштрафовать должностное лицо на сумму 5-10 тыс. рублей, а при повторном нарушении — на 10-20 тыс. рублей или дисквалифицировать на два года или меньше.

Нарушения в сфере применения ККТ описаны в ст. 14.5 КоАП РФ.

За неприменение ККТ оштрафуют:

  • • должностное лицо или ИП — в размере от ¼ до ½ суммы расчета без применения ККТ, но не менее, чем на 10 тыс. рублей;
  • • организацию — в размере от ¾ до полного размера суммы расчета без применения ККТ, но не менее 30 тыс. рублей.

За повторное нарушение или проводку «мимо кассы» суммы от миллиона рублей штраф составит:

  • должностному лицу грозит дисквалификация на 1-2 года;
  • ИП и организациям — приостановление деятельности на срок до 90 суток.

За невыдачу чека выпишут предупреждение или штраф:

  • должностному лицу — в размере 2 тыс. рублей;
  • юрлицу — 10 тыс. рублей.

За нарушения правил применения и порядка регистрации ККТ предупредят или оштрафуют:

  • должностное лицо в размере от 1,5 до 3 тыс. рублей;
  • юридическое лицо — от 5 до 10 тыс. рублей.
Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Чтобы избежать штрафа за неприменение кассы, добровольно сообщите в налоговую инспекцию о своем нарушении. Согласно абзацу 3 п. 15 ст. 14.5 КоАП РФ вы избежите штрафа, если на момент вашего признания ФНС еще не знала о данном правонарушении.

Выполнить все требования к учету кассовых операций можно с помощью сервиса «Контур.Маркет». Сервис также обеспечивает передачу данных о пробитых чеках в ИНФС через ОФД согласно Закону № 54-ФЗ. При этом «Контур.Маркет» интегрирован с сервисом для ведения учета и сдачи отчетности «Контур.Бухгалтерия», что позволяет быстро и безошибочно отражать данные о продажах в налоговом и бухгалтерском учете.

Источники


  1. Сидорова, Е.В. Используем сервисы Google. Электронный кабинет преподавателя: моногр. / Е.В. Сидорова. — М.: БХВ-Петербург, 2015. — 966 c.

  2. Гусева, Т. А. Государственная регистрация юридических лиц (+ CD-ROM) / Т.А. Гусева, А.В. Чуряев. — М.: Деловой двор, 2008. — 232 c.

  3. Кулаков В. В., Каширина Е. И., Карапетян Л. А., Старков О. В. Правоведение; Феникс — Москва, 2011. — 224 c.
  4. Розен, Александр Прения сторон. Времена и люди / Александр Розен. — М.: Советский писатель. Ленинградское отделение, 2013. — 589 c.
Требования к учету кассовых операций
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here