Учет журнала регистрации больничных листов на предприятии

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Учет журнала регистрации больничных листов на предприятии" с комментариями профессионалов. Все вопросы по теме вы можете задать нашему дежурному консультанту.

Журнал учета листков нетрудоспособности

Формирование журнала учета листков нетрудоспособности обычно происходит в организациях с большим количеством наемного персонала. Несмотря на то, что этот документ не является обязательным, многие предприятия его все-таки заводят, т.к. в конечном итоге его наличие всегда оправдано.

Зачем нужен документ

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.

Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние. Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности.

Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).

Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:

  • систематизирует хранение данных документов;
  • помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
  • позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
  • дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

Особенности документа

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)

Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Образец журнала учета листков нетрудоспособности

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
  • ответственное за ведение журнала лицо;
  • если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

  • номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
  • название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
  • должность и ФИО работника;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • период нахождения на больничном;
  • код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
  • дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Сколько времени и как хранить документ

Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.

Заполнение журнала регистрации больничных листов

Особенно актуально их ведение для крупного предприятия, где ведение больших объемов документооборота упрощается за счет использования этих регистрационных форм.

Предписание хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет — если иное не установлено законом, содержит п. 98 Положения по бухгалтерскому учету, введенного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. Отсутствие работника на рабочем месте по причине болезни должно быть подтверждено предоставлением им листка нетрудоспособности из медицинского учреждения. В противном случае оплата не будет произведена. Как известно, в большинстве случаев работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальные дни выплачиваются из Фонда социального страхования.

Ответственность за неведение журнала учета больничных листов

По усмотрению лечащего врача листы нетрудоспособности также заполняются по уходу за несовершеннолетним ребенком до 14 лет, инвалидом или пожилым родителем. Впрочем, независимо от обстоятельств выдачи документа, работодатель обязан оплатить неотработанные дни по тарифу, равному ежедневной заработной плате работника. Положениями законодательного акта зафиксировано, что все документы, на основании которых производятся денежные выплаты гражданам, должны храниться минимум 6 лет.

Итак, теперь перейдем к рассмотрению того, как именно нам нужно заполнить правую сторону разворота журнала для регистрации и учета больничных листов.
Несмотря на то, что нормативными актами на работодателя не возлагается обязательное ведение данного учетного документа, существуют определенные правила его заполнения.

Ведение журнала учета листков нетрудоспособности

Журнал учета больничных листов считается одним из важных отчетных моментов кадрового документооборота любого серьёзного предприятия.
При временной нетрудоспособности работника оформляется больничный лист. Этот документ является законным основанием отсутствия лица на рабочем месте и защищает его от применения норм дисциплинарной ответственности за прогулы. Кроме того, на основании больничного листка сотруднику выплачиваются денежные средства из ФСС и от работодателя.

Читайте так же:  Быстрое получение кредитной карты

Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа. Заполнять данную сторону также будет намного проще, если организовать ее содержимое именно в таком порядке, какой был нами указан, поэтому, вы можете использовать данный образец с уверенностью, что впоследствии работать с журналом вам обязательно будет удобно.

Журнал регистрации больничных листов: образец

Журнал учета больничных листов — образец заполнения вы можете загрузить на нашем сайте. Кто должен вести такой журнал? Как выглядит его форма? Как вообще ведется учет больничных? Является ли больничный БСО? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете в нашей статье.

Учреждение, которое выдало листок нетрудоспособности, будет отмечено в искомом документе. Поэтому, вы просто сможете переписать из него все данные непосредственно в журнал.

Несмотря на отсутствие возложенной обязанности на организации, вести книгу регистрации документов нетрудоспособности (ведение книги, это личная инициатива работодателя), сроки хранения данного документа строго регламентированы законом.

На предприятии листок передается работнику отдела кадров, который вносит в рабочий табель отметку об отсутствии по причине недуга. Затем документ направляется в бухгалтерию для оплаты.

[2]

Образец заполнения журнала больничных листов

Законодательство не обязывает предприятие в обязательном порядке вести журнал регистрации больничных листов (листков нетрудоспособности). Но даже в таком случае для грамотного ведения учета социальных выплат многие работодатели заводят журнал регистрации больничных листов, чтобы в дальнейшем не возникало трудностей по вопросу оплаты больничных выплат, отчетах перед Фондом социального страхования и других спорных моментах.

Он полезен как для специалиста по кадрам, так и бухгалтера-расчетчика. Первый на основании него заполняет табель учета рабочего времени, второй подает сведения в ФСС для возмещения излишне уплаченных работнику начисленных сумм.

Срок хранения журнала регистрации больничных листов

Основными моментами, которые должны быть указаны на титульном листе документа, являются:

[3]

  1. Указание полного наименования и реквизитов организации, которая принимает бюллетени нетрудоспособности.
  2. Указание названия документа «Журнал (или книга) учета (или регистрации) больничных листов». Обозначение документа носит добровольный характер и может быть выбрано также на усмотрение работодателя.
  3. Период действия документа – указывается дата открытия и дата закрытия журнала регистрации.
  4. Срок хранения документа на предприятии.
  5. Указание данных лица, ответственного за ведение книги учета, и его подпись.

Регистрацией называется фиксирование основной информации документа в соответствии с принятой формой, закрепляющее факт его наличия и дату возникновения.

Что касается формата ведения документа регистрации листков нетрудоспособности сотрудников, предполагается ведение бумажной или электронной формы.

В соответствии с п. 896 раздела 11.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (данный нормативный акт — ведомственный, но используется многими хозяйствующими субъектами исходя из принципа правовой аналогии), больничные листки в организации хранятся в течение 5 лет. Аналогично — документы, связанные с выплатой пособий по временной нетрудоспособности.

Образец журнала регистрации листков нетрудоспособности

То есть, если в организации решили вести журнал учета больничных, то кадровику и бухгалтеру, ответственным за его заполнение, придется придерживаться рекомендаций по его ведению.
Во втором столбике нужно указать, по какой причине гражданину был выдан листок нетрудоспособности. Смотреть диагноз также нужно будет непосредственно в предоставленном сотрудником документе.

Каждый работодатель вправе вести журнал учета по своему усмотрению. Однако существует стандартная разработанная форма, которая используется большинством организаций. Грамотно заполненный образец журнала регистрации больничных листов позволит организовать систематический учет поступления документов о нетрудоспособности на предприятии.

Ведение книги регистрации листов нетрудоспособности не является обязательным условием и не закреплено в законодательстве Российской Федерации. Однако её создание носит рекомендательный характер, согласно пункту 10 «Путеводителя по кадровым вопросам». Для этого каждый месяц производятся отчисления в ФСС. Предприятию необходимо лишь погасить часть суммы рассчитанного больничного листа за первые три дня периода.

После оформления листа нетрудоспособности он прикрепляется к личному делу работника и хранится вместе с другими документами.
Для своего удобства каждый работодатель может вести книгу бюллетени в свободном формате. Наличие такой учетной книги в будущем, может помочь при определении общего количества дней конкретного работника либо быстро найти необходимый лист нетрудоспособности по требованию проверяющих органов или ФСС.

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

Существует также точка зрения, по которой больничный как бухгалтерский документ, имеющий отношение к расчетам с ФСС, необходимо хранить в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Оформление больничного листа осуществляется по строго обозначенной процедуре и с учетом следующих принципов:

  • основанием для получения документа является личное заболевание работника или же болезнь близкого родственника;
  • бланки имеют присвоенные номера, которые не повторяются;
  • заполненные больничные листки выдаются только под подпись;
  • медицинское учреждение должно обладать лицензией на лечение пациентов;
  • согласно правилам делопроизводства, документ должен быть представлен работодателю для оплаты не позже чем через полгода после выписки пациента.

Если вам будет удобно вести его как-либо иначе, пожалуйста, делайте так, порой индивидуально созданная система учета оказывается куда более удобной и эффективной.

Руководство самостоятельно принимает решение о его необходимости, исходя из важности подобной информации не только для начисления оплаты труда, но и для корректного разрешения спорных ситуаций с работником.

Журнал регистрации больничных листов

Такой журнал не является обязательным документом для работодателя. Но все-таки лучше вести журнал учета больничных листов. Например, он послужит хорошим помощником:

Кроме того, журнал регистрации больничных листов пригодится работнику кадровой службы при подсчете дней отпуска, подлежащих продлению, в случае, когда период нетрудоспособности приходится на время отпуска.

Журнал регистрации больничных листов: образец

Унифицированной формы журнала учета больничных листов нет. Следовательно, каждый работодатель может самостоятельно разработать форму такого журнала. Но за основу можно взять предложенный нами образец журнала регистрации больничных листов.

Читайте так же:  Понятие договора гражданско-правового характера (гпх)

Кстати, если вы нажмете на название формы под картинкой, то вы сможете образец журнала регистрации больничных листов скачать в формате Word.

Срок хранения журнала регистрации больничных листов

Если работодатель все-таки решил вести журнал учета больничных листов, то хранить его он должен в течение 5 лет (п. 897 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Ответственность за неведение журнала учета больничных листов

Так как у работодателя нет обязанности вести журнал регистрации больничных листов, соответственно, за отсутствие такого журнала нет никакого наказания.

Журнал регистрации больничных листов (образец)

Листки нетрудоспособности (больничные листы) – первичный кадровый и учётный документ. Поступление его в организацию фиксирует журнал регистрации больничных листов, образец заполнения его граф есть в интернете. Регистрация и учёт в названии журнала взаимозаменяемы, играют роль полных синонимов. Процесс является одним из этапов документооборота больничных.

Инстанции прохождения больничных листов

Бланк листка временной нетрудоспособности разработан в ФСС и распечатывается на фабриках Гознака. Он имеет достаточно высокую степень защиты и подлежит строгой отчётности. Получение пустых бланков медучреждением отмечается в соответствующем журнале. Бланк начинает заполняться лечащим врачом. На руки больному он может быть выдан как в день начала его действия, так и во время выписки.

Затем пациент должен поставить в больничный лист печати в регистратуре и отнести на работу. В фирме пациента больничный лист (БЛ) передаётся в отдел кадров, в бухгалтерию, начальству цеха или офис-менеджеру. Это зависит от того, кто занимается кадрами.

Ответственное должностное лицо заполняет БЛ до конца и отправляет в ФСС. Сотрудник Фонда после обработки возвращает БЛ на предприятие, где он и должен храниться отведённое время. Пациент-работник в этом документообороте не участвует – ФСС не примет от него документы, если предприятие действует.

Учёт больничных листов в журнале

Движение и хранение листков нетрудоспособности на предприятии не регулируются в нормативно-методических актах. Специалисты по кадровому делу рекомендуют придерживаться общих принципов делопроизводства: входящий документ надо зарегистрировать, желательно каждый вид в отдельном журнале.

При предоставлении больничного листа работником кадровику стоит вписать в журнал регистрации порядковый номер, фамилию сотрудника, серию БЛ, причину выдачи (можно кодом), количество дней и период нетрудоспособности. На самом БЛ никаких отметок ставить нельзя.

Для отслеживания сроков в журнале учёта больничных листов стоит указать сроки поступления БЛ в организацию, отправки БЛ в ФСС и возврата оттуда. После получения документа из ФСС разумно учесть размер страховой выплаты от предприятия и от Фонда, т.е. придётся заглядывать в журнал второй раз.

Исходя из требований ФЗ «О страховых взносах» больничные листы следует хранить не меньше 6 лет после окончания расчётного периода. Иначе говоря, если пособие было выплачено 20.12.2015 г., то хранить БЛ надо до 31.12.2021 г. Логично хранить столько же и журнал регистрации БЛ, хотя это не регламентируется в законах.

Разработка формы журнала регистрации больничных

Нормативных шаблонов журнала учёта листков нетрудоспособности нет. Разработкой формы нужно заниматься:

специалисту по кадрам, работающему с больничными листами;

руководителю службы управления персоналом, ответственному за правильность и полноту кадрового делопроизводства;

представителю делопроизводственной службы или отдела информационных технологий, занимающемуся оптимизацией и автоматизацией документационного обеспечения управления;

[1]

представителю бухгалтерии – это позволит убрать двойную работу (от бухгалтеров может потребоваться реестр БЛ).

Можно создать как бумажный, так и электронный журнал регистрации больничных листов, образец последнего есть в интернете. Однако не все варианты удобны: иногда отсутствуют полезные графы и присутствуют лишние. Электронную таблицу можно составить в программах типа 1С или взять за основу образец реестра от ФСС (он был изначально разработан для пилотного проекта).

Журнал учета больничных листов: образец заполнения

Журнал учета больничных листов облегчает работу кадровой службы в вопросах выплаты пособий по нетрудоспособности. Вести его организация не обязана. Однако его наличие делает учет более простым и эффективным.

Зачем нужен журнал учета больничных

Законодательной обязанности заводить его нет. Но необходимость хранить документы никто не отменял. Это касается и листков трудоспособности. А хранение следует организовать должным образом.

Обращаясь к такому регистру, бухгалтер или кадровик может оперативно получать необходимые сведения:

  • о наличии больничных у отдельных сотрудников в интересующий период;
  • об их продолжительности;
  • о причинах возникшей нетрудоспособности.

С его помощью ответственный сотрудник гораздо быстрее посчитает количество дней, которые сотрудник проболел, и сможет отследить, сколько из них еще будет оплачено.

Оформление и содержание

Унифицированной формы не существует. Каждая администрация разрабатывает собственную или использует один из стандартных вариантов. Тем, кто впервые заводит журнал учета больничных листов, образец заполнения предлагаем взять такой:

Как правило, в него обязательно заносят следующие данные:

  • Ф.И.О. работника;
  • номер листа нетрудоспособности;
  • его дата выдачи;
  • начало и конец периода нетрудоспособности;
  • продолжительность этого периода (в днях);
  • код причины нетрудоспособности.

По желанию можно добавить подразделения, должности, медицинские учреждения, выдающие БЛ, и другие сведения.

Правила ведения

Существовать этот регистр может как в бумажном, так и в электронном виде. Последний вариант можно представить не только в текстовом формате.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Для крупных организаций удобнее будет файл Excel с возможностями фильтрации, сортировки и суммирования данных. В специальных программных продуктах, например «1С:Зарплата и управление персоналом», такая форма присутствует.

Если все же выбран бумажный формат, то следует соблюдать такие правила:

  • прошивать и пронумеровывать страницы;
  • использовать только черные чернила;
  • избегать исправлений и помарок;
  • при завершении очередного журнала на последней странице проставлять количество страниц и заверять это подписью руководителя и печатью.

Хранить его необходимо пять лет, в соответствии с пунктом 897 Перечня типовых архивных документов, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Правила оформления журнала учета листков нетрудоспособности – образец и бланк для скачивания

Листок временной нетрудоспособности – это бланк строгой отчетности. Он выпускается по строго определенной форме, имеет инвентарный номер, степени защиты.

Читайте так же:  Как составить соглашение о разделе имущества супругов

В медицинских учреждениях и ФСС процесс учета и хранения листов детально регламентирован законом. В организациях, которые являются страхователями (предприятия), также ведется такой учет с помощью заполнения журнала регистрации.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Сроки хранения больничных листов

Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает, что больничные листы должны храниться 5 лет.

Важно! Закон о страховых взносах говорит, что все документы, на основании которых осуществляются выплаты, должны храниться 6 лет. Именно этим законом следует руководствоваться.

Это решение обосновано тем, что ФСС является органом, с которым экономический субъект взаимодействует непосредственно при назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.

Приказ Минкульта и Приказ ФСС имеют равную юридическую силу, но работает с документооборотом именно ФСС. Это означает, что бумаги, непосредственно связанные с начислением пособий по временной нетрудоспособности, должны храниться 6 лет.

Как ведется учет в организации?

Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.

Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.

Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:

  • На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.
  • Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
  • На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
  • В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.

Обязательно ли вести книгу регистрации?

Закон не обязывает вести журнал учета листков нетрудоспособности, но делать это рекомендуется в целях:

  1. Учета лимита оплачиваемых дней по каждому работнику:
  2. Отслеживания срока предоставления листка нетрудоспособности работником на предприятие.
  3. Для быстрого поиска бланков при предоставлении в органы ФСС для проведения сверок и проверок.
  4. Для установления виновного лица в случае потери или иной утраты и возмещения материального вреда.

Какую форму нужно использовать?

Важно! Единой унифицированной формы для ведения этого журнала нет, поэтому организация может самостоятельно разработать форму этого журнала.

Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:

  • Номер страницы;
  • Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
  • Номер и серия листка нетрудоспособности;
  • Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
  • Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
  • Продолжительность нетрудоспособности в днях;
  • Сумма начисленного пособия;
  • Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.

Инструкция по заполнению

Существуют общие правила к заполнению бланков, имеющих юридическую силу:

  1. Все записи необходимо делать черной гелевой или перьевой ручкой.
  2. Данные заносятся разборчивым почерком, ошибки и помарки не допускаются. В случае ошибочной записи ее следует аккуратно зачеркнуть, внести исправление и подписать «Исправленному верить» за подписью ответственного лица, заполняющего документ.
  3. Использование корректирующих средств («штрих», специальный ластик) недопустимы.

Нарушение общих правил ведения, учета и регистрации документов может привести к потере ими юридической силы. Их нельзя будет использовать в суде или других правоохранительных органах в качестве доказательства в случае споров.

Скачать бланк и образец формы

Ниже предлагаем скачать бланк журнала, рекомендованный к использованию для учета больничных листов, а также образец его заполнения.

Скачать бланк журнала учета листков нетрудоспособности – word.

Скачать образец заполнения книги регистрации больничных – word.

Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?

Книгу учета утерянных, украденных или испорченных бланков листков нетрудоспособности обязаны вести только медицинские учреждения и органы ФСС. Для экономических субъектов такое правило не установлено.

Однако существуют строгие правила действий для работников и работодателей в случае утери первичного бланка

  1. В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить. Работнику следует взять справку, что пособие по данному листку не выплачивалось, и по этой справке получить дубликат документа.
  2. Если больничный лист утерян ответственным лицом. В случае установления данного факта контролирующими или инспектирующими органами сумма, начисленная по этому листу, должна быть возвращена в органы ФСС, или не принята к зачету. В этом случае встает вопрос о возмещении вреда, нанесенного работником (бухгалтером);
  3. В случае если врач испортил документ или допустил в нем ошибку, медицинское учреждение выдает дубликат;
  4. В случае если бухгалтер испортил документ, то он должен внести в него исправления установленным законом способом.

Важно! Случаи утери, порчи или иной утраты больничных листов на предприятии крайне редки, и поэтому вести отдельный реестр регистрации таких случаев не нужно.

Достаточно будет сделать соответствующую пометку в журнале учета и регистрации больничных листов.

Учет, хранение и регистрация листков нетрудоспособности на предприятии должны быть четко организованы с возложением соответствующих полномочий на отдельное ответственное лицо.

Несмотря на то, что закон прямо не обязывает работодателя документировать этот процесс, это все же необходимо делать. Это в интересах самого работодателя, так как утеря или иная утрата первичных документов влечет за собой финансовые потери.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Правила и порядок ведения журнала регистрации больничных листов

При временной нетрудоспособности работника оформляется больничный лист. Этот документ является законным основанием отсутствия лица на рабочем месте и защищает его от применения норм дисциплинарной ответственности за прогулы. Кроме того, на основании больничного листка сотруднику выплачиваются денежные средства из ФСС и от работодателя.

Читайте так же:  Льготы инвалидам 2 группы по оплате транспортного налога

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

Оформление больничного листа осуществляется по строго обозначенной процедуре и с учетом следующих принципов:

  • основанием для получения документа является личное заболевание работника или же болезнь близкого родственника;
  • бланки имеют присвоенные номера, которые не повторяются;
  • заполненные больничные листки выдаются только под подпись;
  • медицинское учреждение должно обладать лицензией на лечение пациентов;
  • согласно правилам делопроизводства, документ должен быть представлен работодателю для оплаты не позже чем через полгода после выписки пациента.

На предприятии листок передается работнику отдела кадров, который вносит в рабочий табель отметку об отсутствии по причине недуга. Затем документ направляется в бухгалтерию для оплаты. Расчет пособия по нетрудоспособности происходит по алгоритму:

  • на протяжении пяти суток с момента получения листка от работника бухгалтер передает документ в ФСС;
  • с ближайшей оплатой труда (зарплатой или авансом) служащему приходит компенсация за три пропущенных дня, которая выплачивается фирмой;
  • в зависимости от даты получения больничного формуляра службой ФСС выплаты поступают на счет сотрудника на протяжении одной недели.

После оформления листа нетрудоспособности он прикрепляется к личному делу работника и хранится вместе с другими документами. Граничный срок хранения не обозначен в законе, но можно руководствоваться статьями Закона «О страховых взносах».

ВНИМАНИЕ! Положениями законодательного акта зафиксировано, что все документы, на основании которых производятся денежные выплаты гражданам, должны храниться минимум 6 лет.

Исходя из вышесказанного, особое внимание нужно уделять правилам учета документов по нетрудоспособности. Нет единых требований к тому, какие учетно-регистрационные документы должны присутствовать на предприятии для систематизации сведений о больничных листках. Чаще всего для этого используется книга (или журнал) формуляров нетрудоспособности.

Согласно правилам оформления, тетрадь должна быть составлена с учетом следующих требований:

  • оформление титульного листа, который содержит наименование предприятия и название документа, отчетный год;
  • заполненные листы подлежат обязательной нумерации;
  • на последнем листе указывается число страниц и подпись работника, оформившего тетрадь;
  • в начале указывается фамилия служащего, на которого возложена ответственность по его ведению.

Что касается объема книги, к этому нет единых требований: кадровик самостоятельно решает, какого количества страниц ему будет достаточно для регистрационной работы.

Ведение журнала учета листков нетрудоспособности

Правовое регулирование этого вопроса обеспечивают следующие нормативно-правовые акты:

  • Трудовой кодекс РФ – определяет уважительные причины для временного отсутствия служащего на работе, а также правила подтверждения таких обстоятельств.
  • Письмо Министерства здравоохранения и социального развития от 11.01.2007 № 79.
  • Приказ Минздрава № 1030 от 04.10.1980.

Оформление книги не является обязательным, но помогает систематизировать информацию обо всех больничных и работниках, временно отсутствующих на рабочем месте по причине своего недуга. Также учет листков временной нетрудоспособности необходим для реализации следующих целей:

  • правильный расчет трудодней;
  • защита от наказания за прогулы;
  • выявление виновных лиц, допустивших нарушение в производственном процессе (больничный формуляр подтверждает временное отсутствие на работе).

Если принято решение организовать ведение журнала на предприятии, то нужно учесть некоторые правила его заполнения. Документ должен быть обязательно зарегистрирован с присвоением инвентарного номера. Внесение сведений осуществляется ручкой одного цвета (черной или синей). Не допускаются зачеркивания или исправления в журнале: возле каждой правки должна стоять подпись и фамилия должностного лица, внесшего изменения.

Кто обязан вести журнал

Назначение ответственного лица – задача руководителя фирмы. Как правило, им становится кадровик. О том, что к числу функциональных обязанностей работника кадрового аппарата добавилась обязанность ведения журнала листков, подтверждающих нетрудоспособность, выносится соответствующий приказ. Служащий ознакамливается с ним под подпись.

В функции ответственного работника входят:

  • своевременное заполнение книги;
  • внесение правильных сведений или правка неверных данных;
  • прикрепление больничного листка к личному делу сотрудника;
  • гарантия сохранности учетных документов.

Ненадлежащее исполнение служебных обязанностей может привести к дисциплинарной ответственности. Серьезное нарушение сотрудников отдела кадров – утрата больничного формуляра. В таком случае предприятие готовит запрос на имя медицинского учреждения для оформления нового бланка нетрудоспособности.

По окончании календарного года или же после заполнения всех страниц журнал передается на хранение в архив. Об этом составляется специальный акт.

Какие сведения вносить

В книге регистрации листков нетрудоспособности должны присутствовать следующие графы для заполнения:

  • персональные сведения о работнике (указывается Ф. И. О. и должность лица);
  • серийный номер формуляра нетрудоспособности;
  • дата выдачи листка;
  • наименование медицинского учреждения, которым был выдан документ;
  • основание для оформления больничного (личное заболевание или уход за близким родственником);
  • дата начала и окончания периода, когда служащий не исполнял свои обязанности;
  • численность суток, на протяжении которых он отсутствовал на рабочем месте (от этих показателей зависит расчет больничного пособия);
  • примечания;
  • подпись сотрудника, который принял на хранение журнал.

На практике часто возникают вопросы касательно оформления дополнительной тетради, где отображаются сведения обо всех больничных листах, испорченных или потерянных во время хранения на предприятии. Этот вид учета не нужен: только больницы оформляют ведомости по сохранности и использованию бланков нетрудоспособности.

В случае потери или порчи бланка предприятие инициирует процедуру восстановления. С этой целью сам работник или администрация фирмы обращаются в больницу за изготовлением дубликата бюллетеня.

Образец журнала регистрации листков нетрудоспособности

Скачать пример оформления книги для ознакомления можно по этой ссылке.

Независимо от наличия журнала, листки нетрудоспособности должны храниться на предприятии минимум шесть лет. Что касается книг учета, то длительность их хранения составляет только пять лет и этот период времени начинает считаться со дня окончания ведения тетради и ее передачи в архив.

Образец заполнения журнала учёта больничных листов

Как необходимо вести учёт больничных листов? Какие документы необходимы для их учёта? В данной статье будет представлен не только порядок учёта, но и образец заполнения журнала учёта больничных листов.

Кому необходимо предоставить больничный лист?

Расчёт и, соответственно, выплата пособия по временной нетрудоспособности осуществляется на основании представленного больничного листка, который выдаётся в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» работникам, не имеющим возможность выполнять свои трудовые обязанности в связи с рядом причин:

  • заболевание или травма работника, в том числе медицинское прерывание беременности и проведение процедуры экстракорпорального оплодотворения (ЭКО);
  • уход за больным членом семьи;
  • карантин работника или ребёнка в возрасте до 7 лет, посещающего дошкольную образовательную организацию, или другого члена семьи, признанного законодательством недееспособным;
  • осуществление протезирования в стационарном специализированном медицинском учреждении;
  • реабилитация в санаторно-курортных учреждениях на территории Российской Федерации после проведённого стационарного лечения.

Иными словами, если человек ведёт трудовую деятельность, то он может рассчитывать на предоставление больничного листа.

Организации, которые могут выдавать больничный лист

  • лечащие врачи медицинских организаций;
  • фельдшеры и зубные врачи медицинских организаций;
  • лечащие врачи клиник НИИ, в том числе клиник НИИ протезирования или протезостроения.
Читайте так же:  Заморозка накопительной пенсии

Выдача листков нетрудоспособности осуществляется при предъявлении документа, удостоверяющего личность. В случае, если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей и в два предшествующие календарные года до выдачи листка нетрудоспособности был занят у тех же работодателей, выдается несколько листков нетрудоспособности по каждому месту работы.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Организации, которые не могут выдавать больничный лист

  • организаций скорой медицинской помощи;
  • организаций переливания крови;
  • приемных отделений больничных учреждений;
  • бальнеологических лечебниц и грязелечебниц;
  • медицинских организаций особого типа (центров медицинской профилактики, медицины катастроф, бюро судебно-медицинской экспертизы);
  • учреждений здравоохранения по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

Как необходимо вести учёт больничных листов?

Согласно п. 11.1 приказа Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» листок нетрудоспособности относится к управленческим архивным документам, образующимся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. В соответствии с данным документом больничные листы необходимо хранить в течение 5 лет.

Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» регулируется период хранения документов, согласно которому организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Для учёта больничных листков необходимо вести журнал учёта листков нетрудоспособности, который позволит:

  • отслеживать период нетрудоспособности и сравнивать его с табелем учёта рабочего времени;
  • отслеживать своевременность предоставления листка временной нетрудоспособности;
  • отслеживать продление отпуска работника в случае болезни во время очередного отпуска.

Как выглядит журнал учёта больничных листов?

Законодательством РФ не предусмотрена унифицированная форма журнала учёта листков нетрудоспособности, в связи с чем каждая организация вправе разработать собственную форму.

При разработке формы журнала важно учесть наличие следующих разделов:

  • № листка нетрудоспособности;
  • название медицинской организации, выдавшей листок нетрудоспособности;
  • ФИО застрахованного лица;
  • дата предоставления листка нетрудоспособности;
  • период нетрудоспособности;
  • данные о нарушении режима или обстоятельств, провоцирующих уменьшение размера пособия по нетрудоспособности.

Хранение журнала и листков нетрудоспособности должно быть обеспечено в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР), согласно которому первичные документы, учетные регистры до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Образец заполнения журнала учёта больничных листов

Порядок применения журнала учёта временной нетрудоспособности должен быть прописан в учётной политике организации.

Общество с ограниченной ответственностью «АБВ»

листков временной нетрудоспособности

Начат «05» мая 2019 г.

Окончен «____»___________20___ г.

Срок хранения 5 лет

Хранить до «___»_________20___г.

Ответственный за ведение журнала: Иванова И.И.

№ п/п Номер листка нетрудоспособности Открыт Закрыт Предъявлен Коды Наименование медицинской организации ФИО застрахованного лица Должность Подпись ответственного лица
Нетрудоспособности Нарушения режима / прочее
1 123-456-789 01.05.2019 05.05.2009 06.05.2019 01 Нет ДГБ № 9 Павлова П.П. Вахтер Иванова

Вопросы и ответы

  1. Можем ли мы не вести журнал учёта больничных листов?

Ответ: Обязательности ведения журнала учёта нетрудоспособности в законодательстве нет, но данный документ рекомендован для оптимизации работы кадровой службы.

  1. Журнал учёта листков нетрудоспособности хранить тоже 5 лет?
Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Ответ: Да, журнал учёта хранить тоже 5 лет.

Источники


  1. Бредихин, А. Л. Правоведение. Учебное пособие / А.Л. Бредихин. — М.: Феникс, 2015. — 256 c.

  2. Ведихин, А. Forex от первого лица. Валютные рынки для начинающих и профессионалов / А. Ведихин. — М.: Омега-Л, 2005. — 428 c.

  3. Кондрашков, Н.Н. Тунеядство: против закона и совести; М.: Юридическая литература, 2012. — 160 c.
  4. Яковлев, Я.М. Половые преступления; Душанбе: Ирфон, 2013. — 450 c.
Учет журнала регистрации больничных листов на предприятии
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here